SYSTEM ZAPEWNIENIA JAKOŚCI w NAJWYŻSZEJ IZBIE KONTROLI (zarys) Jacek Uczkiewicz Dąbrowa Górnicza, 20. marca 2015r.
Standardy ISSAI 40 Kontrola jakości NOK 1. Odpowiedzialność Kierownictwa. 2. Odpowiednie wymogi etyczne. 3. Właściwe relacje z klientem. 4. Kadry. 5. Procedury kontrolne, monitoring i ewaluacja.
zmiany na skutek kontroli PIRAMIDA JAKOŚCI AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO Kontrola sprawdzająca Zbieranie informacji Jakość raportu końcowego Jakość kadry audytorskiej Jakość narzędzi audytorskich (metodologia) Jakość stosowanych standardów audytorskich System Zapewnienia Jakości NIK Jacek Uczkiewicz, Dąbrowa Górnicza, marzec 2015r.
Najwyższa Izba Kontroli to: - 206 kontroli planowych w roku, - 222 kontrole doraźne w roku, - 2563 wystąpienia pokontrolne, - 14 departamentów, - 16 delegatur, - 1666 pracowników, - 1065 kontrolerów mianowanych,
Dotychczasowy system zarządzania jakością: - Struktura pionowa (silosy) Prezes Wiceprezes Wiceprezes Wiceprezes Departament Departament Departament Departament Departament Departament Departament Delegatura Departament Departament Delegatura Departament Departament Delegatura
Wizją Najwyższej Izby Kontroli jest cieszący się powszechnym autorytetem najwyższy organ kontroli państwowej, którego raporty będą oczekiwanym i poszukiwanym źródłem informacji dla organów władzy i społeczeństwa Ryzyko strategiczne: utrata autorytetu z powodu nierzetelnych raportów opartych na nierzetelnych ustaleniach w kontrolach jednostkowych.
Ryzyko istotnego zniekształcenia wyników kontroli to: R = Rn x Rzkz Dbamy o właściwą realizację czynności merytorycznych aby minimalizować ryzyko nieodłączne oraz dbamy o właściwe działanie systemu aby minimalizować ryzyko zawodności systemu kontroli zarządczej
Ryzyka nieodłączne zidentyfikowane w NIK: 1) niezrealizowanie w pełnym zakresie tematyki kontroli; 2) zastosowanie metodyki badań niezgodnej z programem kontroli; 3) nieuzyskanie odpowiednich dowodów kontroli na poparcie ustaleń kontroli; 4) niewłaściwa interpretacja prawa; 5) niepełna identyfikacja istotnych nieprawidłowości; 6) opisanie ustaleń kontroli w sposób niespełniający wymogów merytorycznych lub formalnych.
Ryzyka dotyczące zawodności systemu kontroli zarządczej w NIK wynikające z niedostatków: 1) właściwej samooceny swoich działań przez kontrolerów. 3) właściwego nadzoru realizowanego przez koordynatora kontroli koordynowanej. 4) bieżącego wsparcia doradcy prawnego. 5) właściwego nadzoru realizowanego przez wicedyrektora/ dyrektora jednostki kontrolnej. 6) narzędzi do zarządzania kontrolami koordynowanymi. 7) narzędzi wspomagających wymianę informacji w ramach realizowania kontroli koordynowanej.
System Zapewnienia Jakości - Nie jest pierwszym działaniem NIKK w tym zakresie; - Jest formą najbardziej kompletną, opartą na międzynarodowych standardach i nauce o zarządzaniu
Kontrola jako projekt (elementy): Zarządzanie projektowe: dyrektor (wicedyrektor) zarządza poziomem operacyjnym, Prezes (Wiceprezes) zarządza poziomem strategicznym. Obowiązek dokonywania określonych ustanowionych działań merytorycznych w kluczowych punktach procesu. Obowiązek dokonywania samooceny poziomu jakości wytwarzanych dokumentów w stosunku do określonych wymagań. Obowiązek dokonywania oceny jakości (realizowany wewnątrz jednostki i na zewnątrz jednostki) oraz praca nad doprowadzeniem do pożądanego poziomu jakości. Obowiązek dokonywania oceny realizacji przydzielonego zadania. Obowiązek oceny wkładu poszczególnych jednostek kontrolnych w uzyskane efekty kontroli. Dokonywanie ocen efektów kontroli jako całości. Możliwość dokonywania ewaluacji po zakończeniu kontroli
system zarządzania jakością: - Zarządzanie przez cele Prezes Wiceprezes Wiceprezes Wiceprezes Kontrola Kontrola Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola. Kontrola Kontrola. Kontrola.
strategiczny poziom zarządzania kontrolą Zespół Wsparcia Kierownictwa Prezes/Wiceprezes + radcowie prezesa Propozycja tematu kontroli Roczny Plan Kontroli Projekt Programu kontroli Program kontroli Czynności kontrolne Wystąpien ia pokontroln e Informacja o wynikach kontroli operacyjny poziom zarządzania kontrolą Grupa Zarządzająca Kontrolą Dyrektorzy, koordynator
KWESTIONARIUSZE I REJESTRY.
Kwestionariusze wymagań jakościowych dokumentów: Sformalizowane listy kontrolne pozwalające na odnotowanie w jednolity sposób spełnianie wymogów jakościowych dokumentów kończących poszczególne etapy procesu kontrolnego. Wypełniane są na zasadzie samooceny przez autora/autorów wersji dokumentu przekazywanej przełożonym, a następnie podlegają wraz z dokumentami, których dotyczą, ocenie przez osoby nadzorujące. Są rodzajem oświadczenia o spełnieniu wymagań jakościowych dokumentów kończących zadanie, składanego przez kontrolerów wykonujących to zadanie.
Docelowo: paper less
Kwestionariusze oceny wykonania zadań: Kwestionariusze pozwalające na ocenę realizacji zadań kontrolnych przez kontrolerów przeprowadzających kontrolę, kontrolerów nadzorujących kontrolę, koordynatora kontroli oraz wicedyrektora nadzorującego i ocenę całej kontroli: Kwestionariusz oceny wykonania zadania, wypełniany w stosunku do kontrolerów przeprowadzających kontrolę, kontrolerów nadzorujących kontrolę, koordynatora kontroli i wicedyrektora nadzorującego, Kwestionariusz oceny wykonania zadań przez jednostki kontrolne biorące udział w kontroli, Kwestionariusz oceny kontroli jako całości.
REJESTRY Rejestry bieżące: Rejestr Zarządzania kontrolą Baza Zasobów opcjonalna Rejestry stałe: Rejestr Kontroli Jakości Rejestr Finansowych Rezultatów Kontroli Rejestr Wniosków Pokontrolnych Rejestr Wniosków de lege ferenda Rejestr Zasobów i Systemów Informacyjnych Rejestr Skarg i Wniosków Wykaz kwestionariuszy oceny realizacji zadania
Rejestr Zarządzania kontrolą swoisty dla danej kontroli i udostępniony uczestnikom do bieżącego wykorzystania wykaz: ryzykdot. kontrolowanej działalności (aktualizowany), narzędzi służących do zarządzania kontrolą, stanów wskazujących na wystąpienie nieprawidłowości (połączony z kartami nieprawidłowości), zidentyfikowanych dobrych praktyk.
Baza Zasobów (BBZ) tworzona dla wybranych kontroli zbiór danych i analiz dot. kontrolowanego obszaru lub jednostek objętych kontrolą, pozyskanych z różnych źródeł na etapie przygotowania kontroli i aktualizowanych do czasu jej zakończenia.
WDRAŻANIE SZJ
System Zapewnienia Jakości NIK jako projekt Zespół do spraw Wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakości rodzaj Komitetu Sterującego odpowiedzialnego za wdrożenie Jednostka Zarządzająca Systemem Zapewnienia Jakości grupa pracowników odpowiedzialna za realizację prac wdrożeniowych, a po etapie wdrożenia za stały rozwój i monitorowanie SZJ Liderzy Jakości wskazani wicedyrektorzy jednostek kontrolnych NIK Trenerzy ZDiS osoby wspierające kontrolerów w obsłudze ZDiS, w tym formularzy SZJ
System Zapewnienia Jakości NIK jako projekt - gromadzenie informacji z etapu wdrożeniowego - korekty (uproszczenia) systemu (dorźne bieżące; systemowe po roku ) - znaczenie systemów informatycznych
Fot. Bartłomiej Zborowski PAP