Zamawiający Fundacja Instytut Studiów Wschodnich ul. Solec 85 00-382 Warszawa Warszawa, 29.01.2015 Przedmiot zapytania ofertowego: Opracowanie koncepcji architektonicznej pt. program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza. W związku z realizacją projektu Przygotowania projektu Centra Aktywnego Wypoczynku, w tym Trasy Biegowo-Rowerowe realizowanego w ramach działania 9.3 Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zwracamy się do PT Wykonawców gotowych wykonać usługę w zakresie planistycznym o przesłanie oferty na opracowanie Koncepcji architektonicznej pt. program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza, która będzie stanowić dokument wyjściowy do opracowania dokumentacji projektowej Budynku Centrum Biegacza. Koncepcja ma służyć dokładnemu oszacowaniu kosztów dokumentacji projektowej Budynku Centrum Biegacza, zawierać wymagania zamawiającego oraz opis przedmiotu zamówienia, obejmującego przygotowanie dokumentacji projektowej Budynku Centrum Biegacza. I. Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia 1. Nazwa zamówienia Opracowanie Koncepcji architektonicznej pt. program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza 2. Ramy prawne Zamówienie jest udzielane z pominięciem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z uwagi na wartość przedmiotu zamówienia, zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy PZP. Zmówienie zostanie udzielone poprzez przyjęcie najkorzystniejszej oferty złożonej w odpowiedzi na zapytanie ofertowe i podpisanie umowy o dzieło, jednocześnie zobowiązującej do przeniesienia autorskich praw majątkowych. Oferent zobowiązany jest do zawarcia wspomnianej umowy na warunkach określonych w złożonej ofercie i niniejszym ogłoszeniu, pod rygorem odpowiedzialności oferenta za ujemny interes umowny (art. 72 2 k.c.) i przy założeniu, iż szkoda Zamawiającego poniesiona w wyniku braku zawarcia umowy jest nie niższa niż 10 tys. zł.
Zamówienie wykonywane będzie w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego, w szczególności art. 628 i nast k.c., przy czym zaoferowane cena będzie miała charakter ryczałtu w rozumieniu art. 632 k.c. Umowa z wykonawcą zakładać będzie kary umowne za nie dotrzymanie terminu prac, w wysokości 2 % zaoferowanej ceny za każdy dzień opóźnienia oraz dodatkową karę umowna na wypadek odstąpienia od umowy z przyczyn lezących po stronie wykonawcy w wysokości 30 % zaoferowanej ceny. Umowa przewidywać będzie przeniesienia autorskich praw majątkowych do wykonanego dzieła, celem wykorzystania koncepcji do ogłoszenia postępowania na wykonanie dokumentacji projektowej, wykonania na jej podstawie tej dokumentacji oraz ewentualnego wprowadzenia do koncepcji niezbędnych zmian na etapie wykonywania dokumentacji projektowe. Pola eksploatacji zostaną określone w umowie przez Zamawiającego w sposób umożliwiający pełną realizację celu zamówienia i całego Projektu. 3. Cel zamówienia Celem zamówienia jest opracowanie koncepcji architektonicznej stanowiącej program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza w rozumieniu zapisów Projektu. Koncepcja stanowić będzie opis przedmiotu zamówienia na wykonanie dokumentacji projektowej Budynku Centrum Biegacza. Zgodnie z ideą Projektu koncepcja będąca przedmiotem zamówienia, będzie musiał uwzględnić następujące funkcję związane z Budynkiem Centrum Biegacza: Budynek Centrum Biegacza będzie pełnił rolę instytucji zarządzającej rozwojem sieci tras biegowych i biegowo-rowerowych oraz rozwojem imprez sportowych na terenie Południowej Małopolski. Potrzeba stworzenie Centrum Biegacza wiąże się z rosnącym zapotrzebowaniem na infrastrukturę związaną z bieganiem, zapotrzebowaniem na stworzenie spójnego systemu zarządzania organizacją imprez biegowych i około sportowych oraz upowszechnianie i propagowanie aktywności sportowej. W obiekcie o powierzchni ok. 1500 m2 dostępne będą m.in. powierzchnie biurowe dla personelu Centrum, sala konferencyjna, powierzchnie wystawiennicze, serwerownia dla obsługi systemów informatycznych sieci, portalu biegowego, magazyny, pomieszczenia rehabilitacyjne, pomieszczenia socjalne. W Budynku Centrum Biegacza prowadzona będzie działalność związana z: obsługą Centrów Aktywnego Wypoczynku oraz Klastra Aktywnej Turystyki (popularyzacja i promocja poszczególnych CAW, podejmowanie działań zmierzających do uruchamiania kolejnych lokalizacji); szeregiem działań związanych z popularyzacją sportów biegowych oraz innego rodzaju aktywności fizycznej i promocją zdrowego stylu życia m.in. za pośrednictwem spotkań, konferencji oraz portalu biegowego i video nagrań; organizacją imprez sportowo-rekreacyjnych, odbywających się na terenie Małopolski (a także poza nią w zakresie wydarzeń wynikających ze
współpracy z Fundacją Festiwal Biegów ), w tym organizacja treningów biegowych i zawodów, zapewnienie obsługi informatycznej całego procesu rekrutacji i tworzenia list startowych, zarządzania zawodami, zbierania, opracowywania i udostępniania wyników zawodów; informatyczną i promocyjną obsługą Karty Biegacza, która poprzez wdrożenie sytemu rozwiązań informatycznych stanie się jednym z głównych elementów sieci CAW. W obiekcie o pow. 1 500 m2 mieścić się będą: sala konferencyjna dla 150-200 osób, gdzie organizowane będą wydarzenia około sportowe, wydarzenia powiązane z imprezami sportowymi realizowanymi na terenie powiatu sądeckiego i powiatów sąsiednich; mniejsze salki konferencyjne przeznaczone na spotkania partnerskie; hol, gdzie będą realizowane wystawy dotyczące sportu i aktywności fizycznej; powierzchnia biurowa zamknięte, gdzie będą pracować osoby odpowiedzialne za: 1. zarządzanie systemem tras biegowych budowanych w regionie (sieć CAW) oraz Klastrem Aktywnego Wypoczynku; 2. organizację imprez biegowych, sportowo-rekreacyjnych; 3. obsługę, marketing i promocję Karty Biegacza. powierzchnie biurowe otwarte (open space) dla zespołu zajmującego się promocją i upowszechnianiem biegania na portalu biegowym; magazyn pomieszczenie na sprzęt sportowy oraz sprzęt wykorzystywany przy organizacji imprez sportowych w tym do pomiaru czasu; pomieszczenie na sprzęt informatyczny niezbędny do prowadzenia portalu poświęconego bieganiu oraz prowadzenia pomiaru czasu podczas imprez biegowych, a także obsługi Karty Biegacza i strony internetowej http://www.festiwalbiegowy.pl/; pomieszczenie na prowadzenie działań promocyjnych związanych z upowszechnianiem biegów, w tym przestrzeń do przygotowywania i nagrywania programów związanych z promocją aktywności sportowej; pomieszczenia rehabilitacyjne; sanitariaty; pomieszczenie socjalne; parking przed Centrum. 4. Zakres zamówienia Koncepcja pt. program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza powinna: uwzględniać założenia programowe Budynku Centrum Biegacza zgodne z ideą sieci Centrów Aktywnego Wypoczynku opisane jako cel zamówienia (może zawierać twórcze
uzupełnienie założeń programowych zawartych w Projekcie) wskazywać kierunki i możliwości rozbudowy obiektu; określać optymalne zasady zabudowy i zagospodarowania terenu działki, w tym obsługi komunikacyjnej; zapewniać bezpieczną komunikację użytkowników; umożliwiać poprawne funkcjonowanie obiektu bez stałego nadzoru, np. poprzez odpowiednie strefowanie obiektu - rozdział przestrzeni publicznej (ogólnodostępnej) od wewnętrznej (np. zapleczowej); charakteryzować się wysokim poziomem rozwiązań architektonicznych z uwzględnieniem poszanowania najbliższego otoczenia i krajobrazu poprzez określenie m.in. indywidualnej formy projektowanego obiektu, wykreowanie atrakcyjnej przestrzeń publicznej oraz odpowiedni dobór materiałów; uwzględniać wymogi projektowania wszystkich obiektów kubaturowych planowanych do realizacji w ramach przyszłego projektu inwestycyjnego z zastosowaniem technologii niskoenergochłonnej z wykorzystaniem odnawialnych źródeł energii bez względu na terminy określone w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie charakterystyki energetycznej budynków (2010/31/UE) jako promowanie działań pro środowiskowych; uwzględniać założenia określone w dokumentach: Koncepcja realizacji inwestycji strategicznej pn. Centra Aktywnego Wypoczynku w tym Trasy Biegowo-Rowerowe ; Koncepcja Architektoniczna Centrum Aktywnego Wypoczynku ; System Identyfikacji Wizualnej zostaną udostępnione na prośbę podmiotów składających ofertę. 5. Zakres i forma przekazanych dokumentów Opracowanie powinno zawierać opis oraz spięte rysunki w formacie A4 lub A3, w 4 egz. oraz 1 płytę CD z cyfrową wersją opracowania w formacie PDF Minimalny zakres opracowania: plan sytuacyjny modelowego Budynku Centrum Biegacza w skali 1:500; schematy funkcjonalne; charakterystyczne rzuty i elewacje budynku w skali 1:100 lub 1:200; wizualizację obiektu; opisy poszczególnych pomieszczeń; informacja o dokumentach projektowych niezbędnych do wykonania przyszłej inwestycji; koszty przygotowania dokumentacji projektowej oraz wykonania robót budowlanych. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy zgodnie z warunkami Zamawiającego, zasadami współczesnej wiedzy technicznej oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
II. Informacje o procedurze zapytania ofertowego 1. Wykonawca musi wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Za spełnienie tego warunku zamawiający uzna wykazanie się dysponowaniem co najmniej jedną osobą posiadającą uprawnienia budowlane do projektowania w specjalności architektonicznej mającą doświadczenie w wykonaniu w okresie ostatnich 3 lat co najmniej 2 koncepcji architektonicznych lub projektów budowlanych obiektów kubaturowych powierzchni użytkowej co najmniej 1.000 m2 o charakterze sportowym. W celu oceny spełnienia ww. warunku zamawiający wymaga załączenia do oferty wykazu osób, które będą wykonywały zamówienie wraz z opisem ich doświadczenia zawodowego. 2. Ofertę na załączonym formularzu ofertowym należy złożyć w biurze Fundacji Instytut Studiów Wschodnich (ul. Solec 85, 00-382 Warszawa) w terminie do dnia 05.02.2015 r. do godz. 16:00 w formie pisemnej osobiście lub listownie. Dopuszcza się przesłanie oferty w formie elektronicznie jako skan podpisanej oferty na adres: forum@isw.org.pl (do wiadomości e.borkowska@isw.org.pl) pod warunkiem, iż równocześnie oryginał oferty zostanie przesłany pocztą lub kurierem. Oferty nie potwierdzone oryginałem nie będą rozpatrywane. 3. Przy wyborze wykonawcy Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: - cena ryczałtowa 100% 4. Ostateczny termin w realizacji ostatniego zakresu zamówienia do dnia 28 lutego 2015 r. 5. Osobą upoważnioną do kontaktów z oferentami oraz wszelkich wyjaśnień udziela: Emilia Borkowska, tel.: 22 583-11-52, e-mail: e.borkowska@isw.org.pl
Załącznik nr 1 wzór oferty Oferta Projekt Przygotowanie projektu Centra Aktywnego Wypoczynku, w tym Trasy Biegowo- Rowerowe współfinansowany z Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, działanie 9.3. Zamawiający Fundacja Instytut Studiów Wschodnich ul. Solec 85 00-382 Warszawa Przedmiot zapytania ofertowego: Opracowanie Koncepcji pt. program funkcjonalno-użytkowy Budynku Centrum Biegacza Wykonawca...... Proponowana cena brutto.. Przy obliczaniu ceny oferty Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszelkie koszty, które mogą wystąpić w związku z wykonywaniem zamówienia. Załącznik: Wykaz osób, które będą wykonywały zamówienie wraz z opisem ich doświadczenia zawodowego. Podpis wykonawcy