Regulamin Konferencji LPG - Wyjątkowa Energia. Międzynarodowa Konferencja LPG. Warszawa, 5-6.03.2014 1 Postanowienia ogólne 1.1 LPG - Wyjątkowa Energia. Międzynarodowa Konferencja LPG, zwana w dalszej części regulaminu Konferencją, odbędzie się w dniu 5-6 marca 2014 roku w Sheraton Warsaw Hotel przy ulicy Bolesława Prusa 3 w Warszawie. 1.2 Organizatorem Konferencji jest Polska Organizacja Gazu Płynnego - Zwi!zek Pracodawców, z siedzibą przy ulicy Czackiego 3/5 w Warszawie, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000024249, zwaną w dalszej części regulaminu Organizatorem. 1.3 Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników. 1.4 Konferencja odbywa się w oparciu o przepisy prawa polskiego, przepisy niniejszego regulaminu oraz wszelkich załączników wskazanych w regulaminie i stanowiących jego nierozerwalną część. 1.5 Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod linkiem: www.pogp2014.pl, zwanym w dalszej części regulaminu Portalem. 2 Konferencja 2.1 Konferencja ma charakter zamknięty. 2.2 Informacje o programie oraz prelegentach Konferencji Organizator umieści na Portalu, jednak do dnia rozpoczęcia Konferencji (05.03.2014) mogą one ulegać zmianom, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności. 2.3 Podczas Konferenecji odbędą się wydarzenia towarzyszące: 2.3.1 Prezentacja Raportu Rocznego POGP za 2013 rok 2.3.2 Wieczorny bankiet 2.4 Wszystkim uczestnikom Konferencji Organizator zapewnia pakiet konferencyjny, w skład którego wejdą materiały konferencyjne w wersji elektronicznej.
3 Warunki udziału w Konferencji 3.1 Uczestnikami Konferencji mogą być tylko osoby, które dokonały rejestracji za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego na Portalu w zakładce rejestracja oraz wniosły określoną przez Organizatora opłatę uczestnictwa, zwaną w dalszej części regulaminu opłatą. 3.2 Uczestnik po poprawnym wypełnieniu elektronicznego formularza zgłoszeniowego i przesłaniu go do Organizatora otrzyma informację zwrotną w wersji elektronicznej na podany w formularzu adres skrzynki e-mail. Informacja będzie zawierała potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia udziału w Konferencji oraz numer konta bankowego na jakie w przeciągu 7 dni należy wpłacić określoną opłatę. 3.3 Od momentu wyniesienia określonej opłaty na konto bankowe, Organizator ma 7 dni na wystawienie faktury VAT i przesłanie jej na podany w formularzu adres skrzynki e-mail uczestnika oraz jej wersji drukowanej na adres korespondencyjny firmy. 3.4 Zgłoszenia udziału w Konferencji przyjmowane będą do 26 lutego 2014 roku. 3.5 Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest także zapoznanie się i akceptacja za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego niniejszego regulaminu zamieszczonego na stronach Portalu oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych podawanych przez uczestnika w ramach rejestracji. 4 Koszty udziału w Konferencji oraz wydarzeniach towarzyszących 4.1 Uczestnictwo w Konferencji jest płatne. Uczestnikami Konferencji mogą być tylko osoby, które spełniają warunki uczestnictwa w Konferencji, określone w 3. 4.2 Opłata za uczestnictwo w Konferencji jest różna w zależności od: 4.2.1 Terminu rejestracji udziału uczestników w Konferencji poprzez Portal. 4.2.2 Wyboru opcji uczestnictwa - udziału w dwóch dniach Konferencji, lub tylko w bankiecie wieczornym, lub też wybór pełnego pakietu, czyli udziału w dwóch dniach Konferencji oraz bankiecie wieczornym. 4.3 Opłaty wynikacjące z uczestnictwa w Konferencji bądą realizowane w formie przelewów bankowych w złotych polskich (PLN) na rachunek bankowy: Deutsche Bank PBC S.A. Oddział Warszawa Budynek Focus
Al. Armii Ludowej 26, 00-646 Warszawa IBAN: PL 44 1910 1048 2205 0063 8623 0002 SWIFT: DEUTPLPK 4.4 Organizator upoważnia firmę Grupa TRIP do wspólnej organizacji Konferencji oraz do otrzymywania opłat i wystawiania faktur z tytułu uczestnictwa w Konferencji. 4.5 Brak terminowej płatności, opisanej w 3 traktowany jest przez Organizatora jako rezygnacja z udziału w Konferencji. 4.6 W uzasadnionych przypadkach uczestnik czy też firma zgłaszająca swoich przedstawicieli ma prawo do dokonania zmian nazwiska uczestnika. Wszystkie zmiany muszą być dokonane w formie pisemnej i przesłane do Organizatora na adres określony w 1, podpunkcie 1.1. 4.7 Koszty podróży służbowej, zakwaterowania, wyżywienia oraz ubezpieczenia Uczestnicy pokrywają we własnym zakresie. 4.8 Organizator Konferencji pokrywa koszty organizacji Konferencji, pakietów konferencyjnych, publikacji, przerw kawowych oraz obiadów. 4.9 Uczestnictwo w wydarzeniu towarzyszącym określonych w 2, podpunkcie 2.3.2 jest płatne. Koszty udziału oraz formularz zgłoszenia w tym wydarzeniu określone są na Portalu. 4.10 Uczestnik, który dokonał już opłaty uczestnictwa w Konferencji ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji. W przypadku rezygnacji do 14 lutego 2014 roku Organizator zwraca uczestnikowi 50% opłaty. Po przekroczeniu tego terminu Organizator nie zwraca opłaty. Informacje o rezygnacji należy kierować pod adres mailowy: info@pogp.pl 4.11 W przypadku gdy Organizator nie otrzyma informacji określonych w punkcie 4.10 z przyczyn od siebie niezależnych, a uczestnik nie weźmie udziału w części lub całości Konferencji, uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu opłaty. 4.12 Organizator Konferencji nie zwraca opłaty w przypadku odmowy otrzymania wizy przez uczestnika. 5 Noclegi 5.1 Organizator zarezerwował dla uczestników Konferencji określoną ilość pokoi hotelowych
w Sheraton Warsaw Hotel oraz wynegocjował specjalne opłaty noclegowe, zależne od rodzaju pokoju. 5.2 Informacja o cenach oraz formularz rezerwacji pokoi w Sheraton Warsaw Hotel przedstawione są na Portalu w zakładce zakwaterowanie. 5.3 Uczestnicy chcąc skorzystać z zarezerwowanych przez Organizatora pokoi zobowiązani są pobrać z Portalu formularz rezerwacji, wypełnić go oraz przesłać faxem pod wskazany w formularzu numer telefonu, należący do Działu Rezerwacji w Sheraton Warsaw Hotel. 5.4 Organizator nie ponosi kosztów noclegów uczestników, jedynie odpowiada za rezerwację wstępną. 6 Wizerunek 6.1 Administratorem danych podanych przez uczestnika w ramach zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest Organizator. Dane bądą przetwarzane w celu przeprowadzenia oraz realizacji Konferencji. Uczestnik ma prawo dostępu do treści danych oraz do ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne jednak ich niepodanie czy też niewyrażenie zgody na ich przetwarzanie w celu przeprowadzenia oraz realizacji Konferencji może uniemożliwić udział w Konferencji. 6.2 Dane chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami przy wykorzystaniu nowoczesnych zabezpieczeń technicznych, są przechowywane i przetwarzane z wykorzystaniem najnowocześniejszego oprogramowania. 6.3 Organizator może zdecydować, że uczestnik, który poda niepełne lub nieprawdziwe dane nie zostanie dopuszczony do udziału w Konferencji. 7 Postanowienia końcowe 7.1 Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na Portalu. 7.2 Organizator ma prawo wykluczyć uczestnika z Konferencji w przypadku, gdy działania uczestnika negatywnie wpływają na dobre imię lub w inny sposób wyrządzaj lub mogą wyrządzić szkodę Organizacji lub pozostałym uczestnikom Konferencji. 7.3 Niezależnie od powyższego, uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za swoje działania będące podstawą wykluczenia go z Konferencji, w szczególności ponosi pełną
odpowiedzialność odszkodowawczą względem Organizacji, Sheraton Warsaw Hotel oraz osób trzecich. 7.4 Uczestnik oświadcza, że akceptuje fakt, że w ramach Portalu mogą być umieszczone reklamy lub inne treści komercyjne w różnych formach i godzi się na zapoznanie z nimi. 7.5 Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo wprowadzania zmian w regulaminie nienaruszających podstawowych zasad Konferencji. Zmiany w regulaminie nie mogą naruszać praw nabytych przez uczestników. Zmiany nie wymagają uzasadnienia. 7.6 Ewentualne informacje o zmianach lub wprowadzeniach poprawek do Regulaminu będą niezwłocznie publikowane na stronach Portalu lub drogą elektroniczną rozsyłane do uczestników. 7.7 W kwestiach nieregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie ma prawo polskie.