ZARZĄDZENIE NR 33/14 WÓJTA GMINY OLEŚNICA z dnia 25 kwietnia 2014 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień przez Urząd Gminy Oleśnica Na podstawie art. 30 ust.2 pkt. 3 i 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz. 594 z późń. zm.), w związku z art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Udzielanie zamówień przez Urząd Gminy Oleśnica, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, następuje na zasadach niniejszego zarządzenia. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Oleśnica; 2) skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną; 3) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Oleśnica; 4) kierowniku - należy przez to rozumieć kierowników referatów w Urzędzie Gminy Oleśnica inicjujących postępowanie o udzielenie zamówienia oraz odpowiedzialnych merytorycznie za realizację zamówienia; 5) przygotowującym - należy rozumieć pracownika Urzędu Gminy Oleśnica sporządzającego pisemne zamówienie; 6) Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 307 z późn. zm.); 7) ustawie o finansach publicznych należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.); 8) wartości zamówienia należy przez to rozumieć wartość określoną w przepisach Pzp; 9) zamówieniu należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane i które mogą spowodować powstanie zobowiązania pieniężnego. 3. 1. Kierownicy prowadzą postępowania: 1) o udzielenie zamówienia, do których nie stosuje się Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp; 2) według zasad, o których mowa w art. 254 ustawy o finansach publicznych biorąc pod uwagę, iż wydatki powinny być dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań i w granicach kwot określonych w planie finansowym. 2. Kierownicy zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji zamówień o wartości zamówienia, o której mowa w 4 ust.1 pkt 2-4 przy wykorzystaniu formularza dokumentującego udzielenie zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Zamówień udziela się na czas określony, a kierownicy i przygotowujący zobowiązani są do przestrzegania zasady konkurencyjności w procesie udzielania zamówień. 4. 1. Udzielanie zamówień o wartości: 1) nie przekraczającej kwoty 2.000,00 PLN może nastąpić w formie ustnej z wybranym dostawcą lub wykonawcą; 2) nie przekraczającej kwoty 15.000,00 PLN następuje, po dokonaniu rozeznania rynku, z wybranym dostawcą lub wykonawcą poprzez sporządzenie: a) pisemnego zlecenia dla wykonawców lub dostawców prowadzących działalność gospodarczą, Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 1
b) pisemnej umowy o dzieło lub umowy zlecenia w przypadku jej zawarcia z wykonawcą lub dostawcą nie prowadzącym działalności gospodarczej; 3) nie przekraczającej kwoty 40.000,00 PLN następuje, po dokonaniu porównania ofert od co najmniej dwóch oferentów, poprzez sporządzenie: a) pisemnego zlecenia lub umowy z wykonawcą lub dostawcą prowadzącym działalność gospodarczą, b) pisemnej umowy o dzieło lub umowy zlecenia w przypadku jej zawarcia z wykonawcą lub dostawcą nie prowadzącym działalności gospodarczej; 4) przekraczającej kwotę 40.000,00 PLN następuje, po zamieszczeniu ogłoszenia na stronie internetowej urzędu w zakładce Ogłoszenia i przetargi Zamówienia poza Pzp i wywieszeniu w siedzibie urzędu zaproszenia do składania ofert przez okres co najmniej 3 dni roboczych, poprzez zawarcie z wykonawcą lub dostawcą umowy w formie pisemnej. 2. Rozeznania rynku dokonuje się poprzez porównanie cen na podstawie ofert, dostępnych bezpośrednio w sieci Internet, odpowiedzi dostawców lub wykonawców na zapytania przesyłane drogą mailową lub faksową albo rozmów telefonicznych prowadzonych z wybranymi wykonawcami lub dostawcami. 3. Oferty, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4 mogą być składane również w formie oferty pisemnej przesłanej fax-em lub mailem. W przypadku nie otrzymania zwrotnej informacji od dostawcy lub wykonawcy, do którego zostało wysłane zaproszenie do złożenia oferty, przygotowujący zamówienie sporządza na tę okoliczność notatkę służbową lub stosowną adnotację. 4. Kierownik może podjąć negocjacje z oferentami, którzy złożyli oferty. 5. Chęć przystąpienia do negocjacji może zgłosić każdy z oferentów. 6. Negocjacje odbywają się przy udziale wszystkich oferentów. Na okoliczność przeprowadzonych negocjacji kierownik sporządzona protokół. Brak woli przystąpienia do negocjacji ze strony któregokolwiek z zaproszonych do negocjacji oferentów powinno zostać potwierdzone w sporządzonym protokole. 7. W wyniku przeprowadzonych negocjacji wartość zamówienia nie może być wyższa niż najniższa wartość zamówienia wynikająca ze złożonych ofert przed podjęciem negocjacji. 8. W sytuacjach zagrożenia życia lub zakłócenia porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz w sytuacjach możliwości powstania o znacznych rozmiarach szkód lub strat majątkowych w mieniu gminnym, wymagających natychmiastowego działania w celu zapobieżenia im, udzielenie zamówienia może nastąpić z pominięciem procedury określonej w ust. 1. 9. Trybu udzielania zamówień, o którym mowa w ust. 1, można nie stosować do udzielania zamówień dotyczących dostaw lub świadczenia usług związanych z działalnością twórczą lub artystyczną, usług zamieszczania ogłoszenia lub innej informacji w prasie, usług notarialnych, prawniczych, gastronomicznych, noclegowych, szkoleniowych, edukacyjnych lub zdrowotnych. 10. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, udziela się zamówienia z wykonawcą zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą, przestrzegając zasad określonych w 3 ust. 1. 11. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4 podpisuje wójt. 12. Zamówienia, o których mowa w ust.1 pkt 2 po zgłoszeniu wójtowi mogą podpisywać kierownicy referatów w ramach upoważnień wydanych przez wójta do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Oleśnica. 5. 1. Zlecenia oraz umowy należy przedkładać do kontrasygnaty skarbnika wraz z wymaganymi załącznikami najpóźniej w dniu ich zawarcia. 2. Umowy lub zlecenia bez kontrasygnaty skarbnika są prawnie nieskuteczne. 3. Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek poprawek w treści umowy lub zlecenia w zakresie wartości zamówienia lub terminu realizacji posiadających kontrasygnatę skarbnika. 4. Zawarcie aneksu do umowy wymaga kontrasygnaty skarbnika. 6. Przygotowujący i kierownik są zobowiązani do: 1) sporządzenia umowy lub zlecenia, ze szczególnym uwzględnieniem warunków określonych w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia; Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 2
2) sporządzenia umowy lub zlecenia w trzech egzemplarzach, a po podpisaniu przez strony oraz kontrasygnacie skarbnika do przekazania w dniu zawarcia po 1 egzemplarzu dla: a) Referatu Finansowego w urzędzie, b) kierownika, c) wykonawcy lub dostawcy; 3) przekazania do Referatu Finansowego w urzędzie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia w przypadku zamówień udzielanych osobom nie prowadzącym działalności gospodarczej, o których mowa w 4 ust 1, pkt 1 i 2 lit. b. 7. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom. 8. Traci moc zarządzenie Nr 288/10 Wójta Gminy Oleśnica z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie zasad udzielania zamówień przez Urząd Gminy Oleśnica. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Marcin Kasina Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 3
Załącznik Nr 1 do Zrządzenia Nr 33/14 Wójta Gminy Oleśnica z dnia 25 kwietnia 2014 r.... (pieczęć referatu merytorycznego) Znak sprawy:... FORMULARZ dokumentujący udzielenie zamówienia na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp 1. Przedmiot zamówienia (w przypadku rozbudowanej treści - opisać w odrębnym dokumencie) : 2. Rodzaj zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana * 3. Wartość zamówienia: PLN (netto)... Euro (netto)... PLN (brutto)... 1) data obliczenia wartości zamówienia 2) imię i nazwisko osoby dokonującej obliczenia wartości zmówienia 3) przyjęta podstawa obliczenia wartości zamówienia 4. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Pzp na podstawie art.... 5. Sposób dokonania oceny oferty: (podać nazwy i adresy dostawców/wykonawców, którzy złożyli oferty oraz wartości ofert, uzasadnienie wyboru) Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 4
6. W wyniku dokonanej oceny ofert zdecydowano, że przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone: (wpisać nazwę lub firmę i adres dostawcy/wykonawcy, któremu udzielono zamówienia) za ceną...pln (brutto) 7. Postępowanie przygotował: Oleśnica, dnia... * Niepotrzebne skreślić... Kierownik Referatu Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 5
Załącznik Nr 2 do Zrządzenia Nr 33/14 Wójta Gminy Oleśnica z dnia 25 kwietnia 2014 r. WARUNKI które winny być uwzględnione przy sporządzaniu umów 1. W umowach przedkładanych do kontrasygnaty skarbnika należy ująć m.in. następujące elementy: 1) dane identyfikujące zleceniobiorcę (wykonawcę lub dostawcę) zawierającego umowę z Gminą Oleśnica tj.: a) w przypadku osób fizycznych imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, b) w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL oraz nazwę firmy, numer wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub innego właściwego rejestru, NIP, REGON oraz adres siedziby, pod którym wykonywana jest działalność gospodarcza; c) w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej nazwę (firmę), jej siedzibę, NIP, REGON, nazwa i numer właściwego dla danego podmiotu prawnego rejestru oraz imiona i nazwiska osób, które ją reprezentują wraz z zajmowanymi stanowiskami; 2) szczegółowy zakres rzeczowo-finansowy przedmiotu umowy (w umowie lub w załączniku do umowy). 3) wysokość wynagrodzenia brutto (z wyszczególnieniem stawki lub kwoty podatku VAT) za wykonanie przedmiotu umowy (np. wynagrodzenie ryczałtowe, kosztorysowe itp.). 4) termin realizacji przedmiotu umowy; 5) sposób płatności : a) przelewem na rachunek bankowy wykonawcy lub dostawcy wskazany w rachunku lub fakturze Vat. Zapis, że za miejsce i czas spełnienia płatności uznaje się termin i miejsce dokonania przelewu przez Zamawiającego (obciążenie rachunku Zleceniodawcy). b) gotówką w kasie (wysokość wypłaty zależna od aktualnie obowiązujących przepisów prawnych); 6) termin płatności do 14 dni od daty złożenia prawidłowo wystawionego rachunku lub faktury VAT wraz z kompletem wymaganych dokumentów lub dłuższy. 7) warunki dostawy przedmiotu umowy; 8) zapis, że rachunek lub fakturę VAT należy wystawić na : Gmina Oleśnica ul.11 Listopada 24, 56-400 Oleśnica NIP 911-17-77-943. 9) wysokość kar umownych w przypadku opóźnienia, zwłoki w wykonaniu umowy oraz jej niewłaściwego wykonania lub nie wykonania oraz zapis o zgodzie wykonawcy na potrącenie należnych zamawiającemu kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia; 10) określenie możliwości dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną w przypadku poniesienia przez Gminę Oleśnica strat z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy; 11) zastrzeżenie możliwości i określenie przypadków odstąpienia od umowy; 12) zapis, że cesja wierzytelności wynikająca z umowy nie może nastąpić bez zgody Zamawiającego (Gminy Oleśnica); Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 6
13) zapis w umowach o roboty budowlane o sposobie wykonania umowy (osobiście lub za pomocą podwykonawców). W przypadku wyrażenia zgodę na wykonawstwo za pomocą podwykonawców należy dostarczyć do Referatu finansowego umowę wykonawcy z podwykonawcą lub jej projekt (przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), art. 647-658 mają odpowiednio zastosowanie); 14) zapis, że wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby zamawiającego; 15) w umowach nie należy używać skrótów; 16) wszelkie zmiany treści umowy mogą nastąpić tylko w formie aneksu. Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 7
Załącznik Nr 3 do Zrządzenia Nr 33/14 Wójta Gminy Oleśnica z dnia 25 kwietnia 2014 r. OŚWIADCZENIE dla celów podatkowych oraz ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego DOTYCZY:... 1. Nazwisko:... 2. Imiona:... 3. Nazwisko rodowe:... 4. Adres zamieszkania (z kodem pocztowym):... 5. Adres do korespondencji: (jeżeli jest inny niż adres zamieszkania). 6. Seria i numer dowodu osobistego oraz data wystawienia i przez kogo: 7. Data urodzenia:... 7. Miejsce urodzenia:... 8. Imię ojca:....9. Imię matki:... 9. PESEL:... 11. NIP:... 10. Informacja dotycząca zatrudnienia i posiadanych uprawnień w zakresie ubezpieczenia społecznego (wypełniają osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy Oleśnica a) Miejsce, adres, wymiar czasu pracy stałego zatrudnienia... * zarobki powyżej najniższego miesięcznego wynagrodzenia -TAK * zarobki poniżej najniższego miesięcznego wynagrodzenia- TAK b) Jestem uprawniony do emerytury, renty ustalonej decyzją ZUS, znak z dnia: c) Jestem studentem, uczniem szkoły ponad podstawowej do ukończenia 26 roku życia, nazwa i adres placówki:... d) Jestem objęty odrębnymi przepisami w zakresie ubezpieczenia społecznego (wymienić z jakiego tytułu):... Na podstawie przedłożonej w pkt. 12 informacji oświadczam, że z tytułu niniejszej umowy: *a) wnoszę o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem społecznym -TAK WNOSZĘ *b) nie wnoszę o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem społecznym - NIE WNOSZĘ 11. Nazwa i adres Urzędu Skarbowego:... Oświadczam, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem faktycznym. Jestem świadoma/y odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy. O wszelkich zmianach dotyczących powyższego oświadczenia uprzedzę Zleceniodawcę/zamawiającego na piśmie. Miejscowość i data......... pieczęć i podpis przyjmującego oświadczenie podpis składającego oświadczenie * Nie potrzebne skreślić Id: E49B2BA5-40BB-46D6-8A39-F4B5F86BCE7F. Przyjęty Strona 8