zatwierdzam Warszawa, 24.05.2011 Minister Środowiska zatwierdzam Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MINISTERSTWIE ŚRODOWISKA Rozdział 1 PRZEPISY OGÓLNE 1. Niniejsze procedury regulują sposób: 1) udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej zamówieniami, w Ministerstwie Środowiska; 2) zawierania i wykonywania umów w sprawach zamówień. 2. 1. Niniejszych procedur nie stosuje się do: 1) zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 5 000 zł brutto, z wyłączeniem zamówień finansowanych ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, do których stosuje się Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko; 2) zamówień, w których Minister Środowiska powierzył na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy, przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia innej niż Ministerstwo Środowiska własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej; w takim przypadku zastosowanie mają odrębne procedury udzielania zamówień, obowiązujące w ramach własnej jednostki organizacyjnej lub osoby trzeciej. 2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, odpowiada za prawidłową realizację zamówienia. 3. Komórki organizacyjne właściwe dla poszczególnych zamówień, o których mowa w ust. 1 pkt 1, zobowiązane są do prowadzenia rejestru tych zamówień. 3. 1
Ilekroć w niniejszych procedurach jest mowa o: 1) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.); 2) ministerstwie należy przez to rozumieć Ministerstwo Środowiska; 3) kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Ministra Środowiska albo Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska; 4) siwz należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia; 5) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć departament albo biuro w Ministerstwie Środowiska; 6) dyrektorze komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć dyrektora albo zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej; 7) komórce organizacyjnej do spraw zamówień publicznych należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego; 8) komórce organizacyjnej do spraw finansowych należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego. Rozdział 2 POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA, DO KTÓREGO NIE MAJĄ ZASTOSOWANIA PRZEPISY USTAWY 4. Zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, udziela się z zachowaniem następujących zasad: 1) postępowanie jest prowadzone przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia; 2) zamówienie może zostać udzielone po zabezpieczeniu środków finansowych na ten cel przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia; 3) zamówienie może zostać udzielone po przeprowadzeniu rozeznania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia; 4) z dokonania wyboru wykonawcy sporządza się notatkę, która wraz z informacjami zebranymi w trakcie rozeznania rynku stanowi dokumentację postępowania; 5) notatkę zatwierdza dyrektor komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia; 6) postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się wyborem oferty albo jego unieważnieniem; 7) w zakresie wymaganych elementów umowy stosuje się 18 ust. 1; 8) jeżeli zawarcie umowy ma nastąpić przez złożenie oferty (zlecenia) i jej przyjęcie przez wykonawcę albo przystąpienie przez niego do wykonania umowy, składana oferta (zlecenie) powinna zawierać elementy, o których mowa w 18 ust. 1. 5. Zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 1-7 i pkt 10-12 ustawy, udziela się z zachowaniem następujących zasad: 1) postępowanie jest prowadzone przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia; 2
2) zamówienie może zostać udzielone po zabezpieczeniu środków finansowych na ten cel przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia; 3) zamówienie może zostać udzielone po przeprowadzeniu rozeznania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia; 4) w celu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się notatkę, która wraz z informacjami zebranymi w trakcie rozeznania rynku, stanowi dokumentację postępowania; 5) notatka powinna zawierać: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, b) szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w złotych polskich, c) termin wykonania zamówienia, d) podstawę prawną wraz z uzasadnieniem faktycznym zakwalifikowania zamówienia, jako zamówienia, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy, e) firmy i dane teleadresowe proponowanych wykonawców; 6) notatkę należy przekazać komórce organizacyjnej do spraw zamówień publicznych celem zaopiniowania, zarejestrowania i zaakceptowania, pod względem formalnym, przez jej dyrektora; 7) notatkę zaakceptowaną pod względem formalnym przekazuje się do akceptacji Sekretarzowi Stanu albo właściwemu Podsekretarzowi Stanu, zgodnie z ustalonym dla nich zakresem czynności; 8) notatkę zaakceptowaną przez Sekretarza Stanu albo właściwego Podsekretarza Stanu zatwierdza kierownik zamawiającego; 9) postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się wyborem oferty albo jego unieważnieniem; 10) w zakresie wymaganych elementów umowy stosuje się 18 ust. 1; 11) jeżeli zawarcie umowy ma nastąpić przez złożenie oferty (zlecenia) i jej przyjęcie przez wykonawcę albo przystąpienie przez niego do wykonania umowy, składana oferta (zlecenie) powinna zawierać elementy, o których mowa w 18 ust. 1. 6. 1. Komórki organizacyjne właściwe dla poszczególnych zamówień, o których mowa w 4, zobowiązane są do prowadzenia rejestru tych zamówień. 2. Komórka organizacyjna do spraw zamówień publicznych prowadzi rejestr zamówień, o których mowa w 5. Rozdział 3 POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA, KTÓREGO WARTOŚĆ PRZEKRACZA WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 14 000 EURO 7. 1. Komórka organizacyjna właściwa dla danego zamówienia, planująca udzielenie zamówienia: 1) sporządza, zgodnie z art. 29-31 ustawy, opis przedmiotu zamówienia, który jest następnie zatwierdzany przez jej dyrektora; 2) sporządza merytoryczne uzasadnienie celowości udzielenia zamówienia; 3
3) oszacowuje wartość zamówienia z odpowiednim uwzględnieniem, w zależności od rodzaju zamówienia, art. 32-35 ustawy; 4) przeprowadza analizę rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia; 5) przygotowuje, na podstawie przepisów ustawy, propozycję wyboru trybu postępowania. 2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia odpowiada za należyte wykonanie czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4; 3. Komórka organizacyjna właściwa dla danego zamówienia, po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1: 1) wypełnia wniosek o udzielenie zamówienia publicznego: a) którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszych procedur w przypadku zamówień, dla których kierownikiem zamawiającego jest Minister Środowiska, b) którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszych procedur w przypadku zamówień, dla których kierownikiem zamawiającego jest Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska; 2) przekazuje wypełniony wniosek o udzielenie zamówienia publicznego do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych, w celu zaopiniowania pod względem formalnym przez jej dyrektora; 3) przedkłada zaopiniowany wniosek do akceptacji Sekretarzowi Stanu albo właściwemu Podsekretarzowi Stanu, zgodnie z ustalonym dla nich zakresem czynności; 4) przekazuje wniosek zaakceptowany przez Sekretarza Stanu albo właściwego Podsekretarza Stanu do komórki właściwej do spraw zamówień publicznych. 4. Do wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 3 pkt 4, załącza się wzór umowy, która zostanie zawarta z wybranym wykonawcą, zaopiniowany przez Departament Prawny, a w przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. a także dokumenty potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych na realizację zamówienia i określające termin ich wydatkowania. 5. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 3 pkt 4, oraz dokumenty, o których mowa w ust. 4, przekazuje się do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych co najmniej na 14 dni przed planowanym dniem wszczęcia postępowania. 6. Komórka organizacyjna do spraw zamówień publicznych przedkłada kierownikowi zamawiającego przekazany wniosek o udzielenie zamówienia publicznego do zatwierdzenia. 7. Komórka organizacyjna do spraw zamówień publicznych, po zatwierdzeniu wniosku o udzielenie zamówienia publicznego przez kierownika zamawiającego: 1) wszczyna i prowadzi postępowanie zgodnie z przepisami ustawy, albo 2) przygotowuje powołanie komisji przetargowej i przekazuje jej prowadzenie postępowania. 8. Jeżeli postępowanie jest prowadzone przez komórkę organizacyjną do spraw zamówień publicznych: 1) pytania wykonawców ubiegających się lub zamierzających ubiegać się o udzielenie zamówienia, dotyczące przedmiotu zamówienia, są przekazywane do komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia, która przygotowuje projekt odpowiedzi i przekazuje go do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych; 4
2) za badanie i ocenę złożonych ofert pod względem zgodności z opisem przedmiotu zamówienia odpowiada komórka organizacyjna właściwa dla danego zamówienia. 8. W przypadku zamówień, dla których właściwy jest Departament Geologii i Koncesji Geologicznych, nie stosuje się postanowień 7 ust. 3 pkt 4 oraz ust. 4 i 5, a czynności komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych, o których mowa w 7 ust. 6-8, wykonywane są przez Departament Geologii i Koncesji Geologicznych. 9. 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 125 000 euro: 1) kierownik zamawiającego Minister Środowiska może upoważnić do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia: a) Sekretarza Stanu albo Podsekretarza Stanu, b) Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska, c) dyrektora komórki organizacyjnej, d) innego pracownika zamawiającego; 2) kierownik zamawiającego Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska może upoważnić do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia: a) dyrektora komórki organizacyjnej, b) innego pracownika zamawiającego. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 125 000 euro, czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonuje kierownik zamawiającego, a jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik zamawiającego, upoważniony przez kierownika zamawiającego. 10. 1. Jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 125 000 euro, powołuje się komisję przetargową. 2. W uzasadnionych przypadkach komisja przetargowa może zostać powołana także wtedy, gdy wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 125 000 euro. 3. W skład komisji przetargowej wchodzi od 3 do 5 osób, w tym pracownik komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych i pracownik komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia. 4. Spośród osób wchodzących w skład komisji przetargowej wyznacza się przewodniczącego oraz sekretarza, przy czym funkcję sekretarza, z wyjątkiem postępowań o udzielenie zamówienia, dla których właściwy jest Departament Geologii i Koncesji Geologicznych, powierza się każdorazowo pracownikowi komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych. 5
5. Kierownik zamawiającego powołuje komisję przetargową w drodze decyzji. 6. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, członek komisji przetargowej obowiązany jest wyłączyć się z udziału w jej pracach, niezwłocznie po powzięciu o tym wiadomości, przez złożenie pisemnego powiadomienia kierownikowi zamawiającego. 11. 1. Komisja przetargowa rozpoczyna pracę z dniem jej powołania, chyba że inaczej wskazano w decyzji o jej powołaniu. 2. Komisja przetargowa obraduje na posiedzeniach, z których sporządza się protokół. 3. Do obowiązków członków komisji przetargowej należy czynny udział w jej posiedzeniach oraz wykonywanie czynności powierzonych przez przewodniczącego. 4. Członkowie komisji przetargowej wykonują powierzone im obowiązki w ramach swoich obowiązków służbowych. 5. Przełożony osoby będącej członkiem komisji przetargowej jest obowiązany zapewnić tej osobie możliwość udziału w pracach komisji przetargowej. 6. W sprawach spornych komisja przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu. W przypadku równej liczby głosów za i przeciw rozstrzyga głos przewodniczącego. 7. W przypadku dokonywania przez komisję przetargową rozstrzygnięcia w głosowaniu członek komisji przetargowej nie może wstrzymać się od głosu, może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania. 8. Komisja przetargowa kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie udzielenia zamówienia lub z dniem unieważnienia postępowania. 12. 1. Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia komisja przetargowa w szczególności: 1) przygotowuje projekt wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji udostępnianej wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym ubiegać się o udzielenie zamówienia; 2) prowadzi negocjacje z wykonawcami, jeżeli ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji; 3) składa wnioski do kierownika zamawiającego o wprowadzenie zmian do dokumentacji postępowania; 4) składa wnioski o przedłużenie terminu składania ofert; 5) uczestniczy w czynnościach otwarcia ofert; 6) dokonuje oceny ofert; 7) dokonuje poprawek oczywistych omyłek pisarskich, omyłek rachunkowych oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z siwz, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona; 8) przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycję wykluczenia z postępowania wykonawcy lub odrzucenia oferty w przypadkach określonych w ustawie; 6
9) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów; 10) składa wnioski o przedłużenie terminu związania ofertą, w tym terminu ważności wadium; 11) informuje wykonawców o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą; 12) przygotowuje i przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź występuje o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie; 13) informuje kierownika zamawiającego o wniesionym proteście oraz przedstawia propozycję odpowiedzi na protest. 2. Komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego projekty dokumentów dotyczących prowadzonego postępowania, w celu ich zatwierdzenia. 3. Przewodniczący, członkowie oraz sekretarz, na czas trwania postępowania, w zakresie wykonywanych w ramach postępowania czynności, podlegają bezpośrednio kierownikowi zamawiającego. 13. 1. Przewodniczący kieruje pracami komisji przetargowej, a w szczególności: 1) nadzoruje dokonywanie czynności wykonywanych przez członków i sekretarza; 2) wyznacza miejsca i terminy posiedzeń komisji przetargowej; 3) dokonuje podziału prac między członków komisji przetargowej; 4) uczestniczy w przygotowaniu siwz i innych dokumentów; 5) podczas czynności otwarcia ofert: a) przedstawia zebranym skład komisji przetargowej, b) podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, c) okazuje zebranym oferty w celu stwierdzenia ich nienaruszenia, d) podaje nazwiska lub firmy oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny oraz innych kryteriów oceny ofert, jeśli zostały podane w siwz, w szczególności termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności zawarte w ofertach; 6) składa oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy, i odbiera takie oświadczenia od członków komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, niezwłocznie po dokonaniu otwarcia ofert; 7) dokonuje oceny ofert; 8) na bieżąco informuje kierownika zamawiającego o problemach zaistniałych w trakcie prac komisji przetargowej i innych sprawach związanych z prowadzeniem postępowania; 9) po zakończeniu oceny ofert przedkłada propozycję komisji przetargowej w sprawie wyboru oferty, wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty; 10) podejmuje wszelkie niezbędne działania mające na celu ochronę interesów zamawiającego, w przypadku korzystania przez wykonawcę ze środków ochrony prawnej przewidzianych przez ustawę. 2. Przed podpisaniem umowy z wykonawcą, który został wyłoniony w wyniku przeprowadzonego postępowania, przewodniczący parafuje projekt tej umowy wraz z załącznikami i kieruje go do parafowania przez: 7
1) dyrektora komórki organizacyjnej do spraw finansowych w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia oraz zgodności umowy z powszechnie obowiązującymi przepisami finansowymi, 2) dyrektora Departamentu Prawnego. 3. Projektów umów finansowanych ze środków, o których mowa w art. 401 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150, z późn. zm.), nie kieruje się do parafowania przez dyrektorów komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 2. 4. W przypadku nieobecności przewodniczącego komisji przetargowej czynności zastrzeżone dla przewodniczącego, o których mowa w ust. 1-2, wykonuje członek komisji przetargowej upoważniony przez niego na piśmie i zaakceptowany przez kierownika zamawiającego. 14. Do obowiązków sekretarza należy: 1) prowadzenie protokołu postępowania; 2) organizowanie w uzgodnieniu z przewodniczącym posiedzeń komisji przetargowej; 3) dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję przetargową; 4) udział w przygotowaniu projektów dokumentów i korespondencji przygotowywanej przez komisję przetargową, w zakresie zleconym przez przewodniczącego; 5) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego; 6) przekazywanie wykonawcom nieobecnym na otwarciu ofert, na ich pisemny wniosek, informacji odczytanych podczas części jawnej otwarcia ofert; 7) obsługa techniczno-organizacyjna komisji przetargowej; 8) prowadzenie rejestru wykonawców, którzy pobrali siwz; 9) udział w przygotowywaniu treści ogłoszeń oraz ich publikowanie, zgodnie z przepisami ustawy; 10) przekazywanie wyjaśnień lub informacji o zmianach siwz, opracowanych przez komisję przetargową i zatwierdzonych przez kierownika zamawiającego; 11) przyjmowanie i rejestracja wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; 12) przyjmowanie i rejestracja ofert; 13) przyjmowanie i rejestracja zapytań dotyczących siwz; 14) złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy; 15) wysyłanie wykonawcom informacji o wniesieniu protestu oraz jego treści; 16) w razie zwołania zebrania wykonawców prowadzenie protokołu zebrania; 17) przechowywanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem; 18) powiadamianie wykonawców o dokonanym wyborze oferty albo unieważnieniu postępowania; 19) zamieszczanie, zgodnie z przepisami ustawy, ogłoszeń dotyczących prowadzonych postępowań na stronie internetowej ministerstwa i tablicy ogłoszeń w budynku ministerstwa, a w przypadkach wskazanych w ustawie w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazywanie ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w celu publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 8
20) występowanie do komórki organizacyjnej do spraw finansowych w sprawie zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 15. Do obowiązków członka komisji przetargowej należy: 1) wykonywanie zadań wskazanych przez przewodniczącego komisji przetargowej; 2) udział w pracach, o których mowa w 12 ust. 1; 3) złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy. 16. 1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiedzy specjalistycznej, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. 2. Biegli, o których mowa w ust. 1, przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie przewodniczącego komisji przetargowej mogą uczestniczyć w jej pracach, z głosem doradczym. 3. Przed przystąpieniem do czynności biegły składa oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy. 17. Postępowanie o udzielnie zamówienia kończy się: 1) wyborem oferty; 2) unieważnieniem postępowania w razie zaistnienia przesłanek określonych w art. 93 ustawy, które wymaga zatwierdzenia przez kierownika zamawiającego. 18. 1. Umowy o udzielenie zamówienia są sporządzane w formie pisemnej i zawierają w szczególności: 1) oznaczenie zamawiającego; 2) oznaczenie wykonawcy; 3) określenie przedmiotu umowy, sformułowane w sposób precyzyjny, wyczerpujący i jednoznaczny; 4) oznaczenie terminu realizacji umowy; 5) oznaczenie dodatkowych warunków realizacji umowy, jeżeli występują; 6) określenie wartości umowy (wynagrodzenia, ceny brutto z tytułu wykonania przedmiotu umowy ze wskazaniem stawki podatku od towarów i usług); 7) określenie sposobu i warunków płatności; 8) określenie kar z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania umowy przez strony umowy. 2. Za zawarcie umowy odpowiada dyrektor komórki właściwej dla danego zamówienia albo osoba upoważniona do tego przez kierownika zamawiającego. 3. Umowy są zawierane i podpisywane zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie organizacyjnym ministerstwa. 9
4. Kopię zawartej umowy należy niezwłocznie przekazać do komórki właściwej do spraw zamówień publicznych, nie później jednak niż w ciągu 2 dni od daty jej podpisania. 5. Zmiana umowy jest możliwa jedynie w przypadku, gdy możliwość dokonania takiej zmiany dopuszcza ustawa. 19. 1. Za realizację i rozliczenie umowy odpowiada dyrektor komórki właściwej dla danego zamówienia albo osoba upoważniona do tego przez kierownika zamawiającego. 2. Odbioru przedmiotu umowy dokonuje wyznaczony przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę pracownik lub pracownicy komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia. 3. Odbiór przedmiotu umowy stwierdza się w protokole odbioru lub w innym dokumencie odbioru, który powinien zawierać, co najmniej: 1) oznaczenie zamawiającego i wykonawcy; 2) wskazanie umowy, której przedmiot jest odbierany; 3) stwierdzenie wykonania umowy albo wskazanie, w jakim zakresie umowa nie została wykonana należycie wraz z określeniem terminu i sposobu usunięcia nieprawidłowości albo stwierdzenie, że umowa nie została wykonana; 4) datę sporządzenia; 5) podpisy osób upoważnionych do przekazania i odbioru przedmiotu umowy. 4. Podstawę do przyjęcia przez zamawiającego faktury za wykonanie zamówienia stanowi protokół odbioru lub inny dokument odbioru zatwierdzony przez kierownika zamawiającego lub pracownika zamawiającego, w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez kierownika zamawiającego. 20. 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych są zobowiązani do przekazania do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych, niezwłocznie po zatwierdzeniu rocznego planu rzeczowo-finansowego przez kierownika zamawiającego, informacji na temat wszystkich zamówień planowanych do realizacji w ciągu kolejnych 12 miesięcy, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszych procedur. 2. Dyrektor Departamentu Geologii i Koncesji Geologicznych jest zobowiązany do przekazywania do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po upływie kwartału, kwartalnych zestawień z wykonania planu zamówień, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszych procedur. 3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych są zobowiązani do przekazywania do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po upływie kwartału, kwartalnych zestawień z wykonania planu zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszych procedur. 4. Komórka organizacyjna do spraw zamówień publicznych zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji postępowania przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a postępowania dotyczącego zamówienia finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura 10
i Środowisko przez okres 5 lat od daty zakończenia projektu, w ramach którego udzielono zamówienia, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. 5. Departament Geologii i Koncesji Geologicznych zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji postępowania, dla którego jest właściwy, przez okres i w sposób, o których mowa w ust. 4. 6. Informacje dotyczące zmian w rocznym planie rzeczowo-finansowym, w szczególności dodatkowych przedsięwzięć i zamówień, z których wszczęcia zrezygnowano, należy przekazywać do komórki organizacyjnej do spraw zamówień publicznych w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po upływie kwartału, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszych procedur. Rozdział 4 PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 21. Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem zatwierdzenia niniejszych procedur stosuje się procedury z dnia 16 czerwca 2010 r. 22. Niniejsze procedury wchodzą w życie z dniem 30 maja 2011 r. 11