Newsletter prawny PNP LAW III kwartał 2016 Legal Newsletter of PNP LAW 3 rd quarter of 2016 Zespół prawników i doradców podatkowych z PNP LAW chciałby przybliżyć Państwu w ramach niniejszego Newslettera wybrane zagadnienia prawne. With this Newsletter our team of PNP LAW lawyers and tax advisors would like to present to you certain chosen legal issues. Spis treści: str. Contents: page Ustawa o delegowaniu pracowników... 2 The Act on the Posting of Workers... 2 Obowiązek pisemnego potwierdzenia umowy o pracęzmiana... 2 Change of obligation to confirm the conclusion of an employment contract in writing... 2 Zmiany w księgach wieczystych zwiększające pewność obrotu nieruchomościami... 3 Changes in land and mortgage registers to increase safety of transactions on the real estate market.... 3 Czy sms zapisany na telefonie może być dokumentem?... 3 May a text message stored in a phone be a document?... 3 Dowody elektronicznie w sądach cywilnych... 4 Electronic evidence in civil courts... 4 Nowe obowiązki sprawozdawcze od 1 lipca 2016 roku JPK... 4 New reporting obligations since 1 July 2016 Unified Control File... 4 1
Ustawa o delegowaniu pracowników W dniu 18 czerwca 2016 r weszła w życie ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która przede wszystkim określa zasady delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach świadczenia usług. Ze wspomnianej ustawy wynika szereg obowiązków dla pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP, m.in. konieczność złożenia Państwowej Inspekcji Pracy stosownego oświadczenia nie później niż w dniu rozpoczęcia delegowania jak również obowiązek wyznaczenia osoby do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy, która będzie przez okres delegowania przebywała na terenie RP oraz konieczność przechowywania na terenie RP dokumentacji pracowniczej delegowanych pracowników. Jeśli delegowanie pracowników już trwa w dniu wejścia w życie wspomnianej ustawy pracodawca delegujący pracowników dopełnia obowiązku przechowywania dokumentacji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie wspomnianej ustawy. Przygotowała: Dorota Dąbrowska Kobus, ddk@pnplaw.pl The Act on the Posting of Workers On 18 June 2016 there entered into force the Act on the Posting of Workers within the framework of provision of services, which, most of all specified the rules of the posting of workers in the territory of the Republic of Poland within the framework of provision of services. The aforementioned act provides for a range of obligations for employers posting workers within the territory of Poland, including the obligation to submit an appropriate statement to the National Labour Inspectorate no later than on the day when the posting commenced, the obligation to appoint a person responsible for contacts with the National Labour Inspectorate who will be present in the territory of Poland for the duration of the posting, as well as the obligation to keep employee documentation of the posted workers. If the workers are being posted on the day of entry into force of the aforementioned act, an employer who posts workers shall comply with the obligation to keep documentation within 3 months from the entry into force of this act. By: Dorota Dąbrowska Kobus, ddk@pnplaw.pl Obowiązek pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy o pracę - zmiana 1 września br. weszła w życie ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy. Nowe przepisy wprowadzają zasadę, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Przed zmianą Kodeksu pracy pracodawca mógł potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia umowy o pracę najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Ponadto doprecyzowano w Kodeksie pracy, że karze grzywny podlega pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy. Wysokość grzywny nie uległa zmianie i nadal wynosi od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Change of obligation to confirm the conclusion of an employment contract in writing On 1 September 2016 there came into force the Act of 13 May 2016 on changing of the Labour Code. The new provisions introduce the rule that if an employment contract has not been concluded in writing, the employer shall confirm to the employee the arrangements concerning parties to the contract, a kind of the contract and terms and conditions of the contract in writing before the employee is allowed to commence work. Before the Labour Code was changed the employer had been able to confirm to the employee the arrangements of the employment contract in writing on the day of commencement of work at the latest. Moreover, it has been stipulated more specifically in the Labour Code that the employer or a person acting on behalf of the employer is subject to a fine if he/she has failed to confirm in writing the employment contract concluded with the employee before the employee is allowed to commence work. The amount of the fine has not been changed and it still is PLN 1,000 up to PLN 30,000. 2
Zmiany w księgach wieczystych zwiększające pewność obrotu nieruchomościami 1 lipca br. weszły w życie nowe przepisy o elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym. Od 1 lipca notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego działający jako administracyjny organ egzekucyjny składa wniosek o wpis do księgi wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przed 1 lipca notariusz miał 3 dni na złożenie w sądzie wniosku o wpis w księdze wieczystej. Obecnie notariusz ma obowiązek złożyć wniosek wpis do księgi wieczystej w dniu sporządzenia aktu notarialnego. Za chwilę wpływu wniosku o wpis złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uważa się godzinę, minutę i sekundę umieszczenia wniosku w systemie. Ponadto składane elektronicznie wnioski o wpis do księgi wieczystej pozwolą na automatyczne zamieszczanie wzmianek w księgach wieczystych o nowym wniosku z chwilą rejestracji wniosku w repertorium elektronicznym. W ten sposób nowa procedura ma przyczynić się m.in. do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami w Polsce. Przygotował: Paweł Tomasik, pt@pnplaw.pl Changes in land and mortgage registers to increase safety of transactions on the real estate market New provisions on electronic proceedings regarding land and mortgage registers came into force on 1 July 2016. Since 1 July, a notary, bailiff and head of a tax office while acting as an administrative enforcement authority submits an application for an entry into a land and mortgage register via the IT system only. Before 1 July a notary had 3 days to submit an application to the court for an entry into a land and mortgage register. Now, a notary is obliged to submit an application for an entry into a land and mortgage register on the day on which the notarial act has been drawn up. The time (the hour, minute and second) the application has been placed in the IT system is recognised as the moment the application for an entry submitted via the IT system has been received. Moreover, applications for entries into land and mortgage registers submitted electronically will allow for annotations on new applications to be revealed in land and mortgage registers automatically at the moment the application has been registered in the electronic repertory. This way the new procedure is, i.a. to increase safety of transactions on the real estate market in Poland By: Paweł Tomasik, pt@pnplaw.pl Czy sms zapisany na telefonie może być dokumentem? 8 września wprowadzona została do Kodeksu cywilnego ustawowa definicja dokumentu. Dokument określany jest jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nie przesądzając, czy według tej definicji dokumentem jest sama informacja zapisana w sposób umożliwiający jej odtworzenie np. na karcie pamięci w telefonie komórkowym, czy też odwrotnie, że dokumentem jest nośnik tej informacji np. dysk twardy w laptopie, należy stwierdzić, że definicja poszerza dotychczasowy zakres pozaustawowego definiowania tego pojęcia i odnosi się zarówno do dokumentu w postaci tradycyjnej papierowej jak i w postaci elektronicznej. May a text message stored in a phone be a document? The statutory definition of a document was introduced to the Civil Code on 8 September. The document is defined as an information carrier which allows to learn the contents of this information. Without judging beforehand whether this definition means that the very information stored in a manner which allows the information to be retrieved e.g. on a memory card in a mobile is the document or whether it is the other way round, i.e. it is a carrier of the information, e.g. a hard drive in a laptop which is the document, it should be stated that the definition pushes further the limits of hitherto non-statutory way of defining the term document and now it refers to a document both in a traditional, paper form as well as in an electronic form. 3
Dowody elektronicznie w sądach cywilnych Od 8 września Kodeks postępowania cywilnego uznaje za dowody w sądzie nie tylko dokumenty prywatne w formie pisemnej, lecz również w formie elektronicznej. Dowodami są więc smsy, e-maile, nagrania audio i video. To udogodnienie może jednak nieść za sobą ryzyko, szczególnie dla przedsiębiorców. W związku z tym należy zachować większą niż dotychczas ostrożność np. w komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Electronic evidence in civil courts Since 8 September the Civil Procedure Code has recognised that not only private documents in a written form but also private documents in an electronic form may serve as proofs in court. So, text messages, e- mails, audio and video recordings are also proofs. Such facilitation may however involve a risk, especially for entrepreneurs. Thus, one should be even more careful now than before about e.g. how one communicates via e-mail. Nowe obowiązki sprawozdawcze od 1 lipca 2016 roku JPK Od 1 lipca 2016 r. osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe są zobowiązane przekazywać organom podatkowym informacje o prowadzonej ewidencji w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Co kryje się pod pojęciem Jednolitego Pliku Kontrolnego? Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to zbiór danych, tworzonych z systemów informatycznych firmy poprzez bezpośredni eksport danych. Zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiada ustandaryzowany układ i format (schemat XML), który umożliwia jego łatwe przetwarzanie. Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa zobowiązane są realizować powyższy obowiązek od 1 lipca 2016r. Wielkość przedsiębiorstwa ma tutaj decydujące znaczenie. Należy również podkreślić, iż mamy do czynienia z dwoma różnymi obowiązkami związanymi z przesyłaniem danych w formacie JPK, mianowicie: 1) przekazywanie plików JPK na żądanie organów (m.in. w przypadku kontroli czy czynności sprawdzających); 2) comiesięczne przekazywanie plików JPK bez wezwania (w celach raportowania). Przekazywanie plików JPK na żądanie organów Przekazywanie postaci elektronicznej ksiąg podatkowych i dowodów księgowych na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej będzie odbywało się za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach. Podmioty będą zobowiązane przekazywać pliki JPK na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej w terminach: - od 1 lipca 2016 r. duże podmioty, - od 1 lipca 2018 r. średnie, małe i mikro New reporting obligations since 1 July 2016 Unified Control File Since 1 July 2016 legal entities, organisational units without legal personality and individuals keeping tax books have been obliged to inform tax authorities about the records they keep in a form of a Unified Control File. What is the Unified Control File? The Unified Control File (UCF) is a set of data created from company s IT systems by direct data export. It includes information on business transactions in a given period, it is in a standardised layout and format (XML) which ensures that the file is easily processed. However, not all enterprises have been obliged to perform the above obligation since 1 July 2016. The decisive factor here is how big an enterprise is. It should also be underlined that we deal with two different obligations connected with transmitting data in the UCF format, namely: 1) transmitting of UCFs at authorities request (i.a. in case of an inspection or controlling activities); 2) monthly transmitting of UCFs without being summoned (for reporting purposes). Transmitting UCFs at authorities request An electronic form of tax books and bookkeeping proofs at request of tax authorities and fiscal inspection authorities will be transmitted via electronic means or by an IT data carrier while, at the same time, safety, reliability and indisputability of data included in the books need to be ensured. Entities shall transmit UCFs at request of tax authorities and fiscal inspection authorities within the following deadlines: - since 1 July 2016 big entities, - from 1 July 2018 medium, small, and micro enterprises. 4
przedsiębiorstwa. Zgodnie z definicją tych przedsiębiorstw, znajdującą się w Ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 584 z późn. zm.), za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro. Z kolei za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro. Za mikro przedsiębiorcę uważa się tego, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro. Comiesięczne przekazywanie plików JPK bez wezwania Comiesięczne przekazywanie plików JPK dotyczy ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT). Przekazywanie odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach. Obowiązek comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) będzie obowiązywał od: - 1 lipca 2016 r. duże podmioty, - 1 stycznia 2017 r. małe i średnie podmioty, - 1 stycznia 2018 r. mikro przedsiębiorcy. Przygotowała: Anna Mata; am@pnplaw.pl In accordance with the definitions of these enterprises as provided for in the Act of 2 July 2004 on Freedom of Economic Activity (i.e. Journal of Laws of 2015 item 584 as amended), a small entrepreneur means an entrepreneur who in at least one of the two preceding financial years: 1) employed on average less than 50 employees annually and of EUR 10 million, or the sum total of the assets in its balance sheet drawn up as at the end of one of those years did not exceed the equivalent in PLN of EUR 10 million. A medium entrepreneur then means an entrepreneur who in at least one of the two preceding financial years: 1) employed on average less than 250 employees annually and of EUR 50 million, or the sum total of the assets in its balance sheet drawn up as at the end of one of those years did not exceed the equivalent in PLN of EUR 43 million. And finally, a micro entrepreneur is an entrepreneur who in at least one of the two preceding financial years: 1) employed on average less than 10 employees annually and of EUR 2 million, or the sum total of the assets in its balance sheet drawn up as at the end of one of those years did not exceed the equivalent in PLN of EUR 2 million. Monthly transmission of UCFs without being summoned Monthly transmissions of UCFs refer to records of purchases and sales (UCF_VAT). Transmissions are made by electronic communication means while, at the same time, safety, reliability and indisputability of data included in the books are ensured. The obligation to transmit a UCF_VAT (records of purchases and sales subject to VAT) will be in force: - since 1 July 2016 for big entities, - from 1 January 2017 for small and medium entities, - from 1 January 2018 for micro entrepreneurs. By: Anna Mata, am@pnplaw.pl 5