Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 22/2014 Dyrektora Generalnego z dnia 15 października 2014 r. INSTRUKCJA BEZPIECZEŃSTWA BUDYNKU POMORSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W GDAŃSKU Gdańsk, październik 2014 r.
Instrukcja Bezpieczeństwa Budynku ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja Bezpieczeństwa Budynku, zwana dalej Instrukcją została opracowana dla budynku, z siedzibą przy ul. Okopowej 21/27 w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie obiektu oraz ochrony mienia będącego własnością Urzędu. 2. Postanowienia niniejszej Instrukcji mają zastosowanie do wszystkich komórek organizacyjnych oraz innych jednostek organizacyjnych mających siedzibę w budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. 3. Zasady dotyczące pozostawania pracowników w budynku w związku z: - pracą w godzinach nadliczbowych, - odpracowywaniem wyjść prywatnych, oraz opuszczania budynku w związku: - wyjściami służbowymi pracownika, - wyjściami prywatnymi pracownika, reguluje Zarządzenie nr 21/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego z dnia 10 czerwca 2011 r. w sprawie ustanowienia procedury zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych oraz korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim. 4. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: a) Urzędzie należy przez to rozumieć Pomorski Urząd Wojewódzki ; b) Dyrektorze Generalnym należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego ; c) Dyrektorze Wydziału - należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, biura, kierującego zespołem wchodzącym w skład Urzędu lub kierownika innej jednostki organizacyjnej mającej siedzibę w budynku ; d) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć Wydziały i jednostki równorzędne ; e) jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostki inne niż wchodzące w skład mające siedzibę w budynku Urzędu; f) budynku należy przez to rozumieć część obiektu pozostającego w trwałym zarządzie, położonego przy ul. Okopowej 21/27 stanowiącego siedzibę ;
g) pracowniku - należy przez to rozumieć wszystkich pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, bez względu na podstawę prawną zatrudnienia, dla których miejscem pracy jest obiekt położony przy ul. Okopowej 21/27; h) tymczasowym użytkowniku należy przez to rozumieć osoby wykonujące pracę w budynku Urzędu, a nie będące jednocześnie pracownikami (tj. kontrolerzy, praktykanci, stażyści, itp.). Zasada działania karty użytkownika tymczasowego jest taka sama jak karty pracowniczej; i) służbach organizacyjnych - należy przez to rozumieć pracowników administracyjnych Oddziału Zarządzania Nieruchomościami Wydziału Administracyjno - Gospodarczego; j) służbach porządkowych należy przez to rozumieć personel ochrony świadczący usługi na rzecz Urzędu; k) pomieszczeniu pracy - należy przez to rozumieć pomieszczenie biurowe, gospodarcze, techniczne bądź pomocnicze znajdujące się w budynku oraz będące miejscem wykonywania pracy; l) systemie - należy przez to rozumieć system informatyczny zarządzający portiernią; m) karcie elektronicznej - należy przez to rozumieć kartę zbliżeniową, będącą częścią systemu, indywidualną dla każdego pracownika, służącą do pobierania kluczy z portierni; n) rejestrze elektronicznym należy przez to rozumieć elektroniczną ewidencję danych odnoszących się do określonej czynności, w szczególności do: wejść/wyjść, wypożyczeń kluczy; o) rejestrze tradycyjnym należy przez to rozumieć tradycyjną formę ewidencji danych odnoszących się do określonych czynności, w szczególności do: wejść, wyjść oraz przebywania poza godzinami funkcjonowania Urzędu. Rejestr prowadzony jest w wersji papierowej; p) administratorze systemu należy przez to rozumieć osobę zarządzającą bazą danych systemu, wprowadzającą schemat budynków i definiującą poszczególne pomieszczenia, do których przydzielane są klucze oraz określającą prawa dostępu do kluczy użytkownikom; q) identyfikatorze należy przez to rozumieć kartę kryptograficzną służącą do logowania na stacji roboczej będącą jednocześnie fizycznym identyfikatorem pracownika zawierającą w szczególności wizerunek, imię oraz nazwisko pracownika; r) innych służbach należy przez to rozumieć w szczególności Policję, Straż Pożarną, Straż Miejską oraz pogotowie ratunkowe lub inne służby mundurowe. 5. Niniejsza Instrukcja nie stoi w sprzeczności z innymi przepisami i aktami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie. ROZDZIAŁ II Zasady bezpieczeństwa w budynku w godzinach pracy Urzędu oraz ewidencja kluczy 2 1. Po wejściu do budynku, w drodze do swojego pomieszczenia pracy, a także w swoim pomieszczeniu pracy, pracownik powinien zwracać szczególną uwagę na otwarte (wyłamane) drzwi lub okna oraz ewentualne awarie techniczne, o czym niezwłocznie powinien zawiadomić służby organizacyjne.
2. W przypadku podejrzenia dokonania włamania do pomieszczenia pracy, pracownik sprawdza stan pomieszczenia w taki sposób, aby nie zatrzeć śladów włamania. 3. Czasowe przemieszczenie wyposażenia pomieszczenia pracy w budynku, jak i poza budynek Urzędu, odbywa się zgodnie z zasadami wykonywanymi przez służby organizacyjne. W szczególności zabrania się samodzielnej zmiany miejsca wyposażenia poza pomieszczenie pracy. 4. Pracownik zobowiązany jest zamknąć na klucz pomieszczenie pracy, jeżeli je opuszcza, a nie przebywają w nim inni pracownicy. 5. Pracownik nie powinien pozostawiać interesantów, ani innych osób postronnych samych w pomieszczeniu pracy. 6. Pracownik może wchodząc i wychodząc z pracy przenosić bagaż podręczny, a także urządzenia elektroniczne przydzielone do osobistego użytku, w tym laptopy oraz służbowe telefony komórkowe. Wniesienie lub wyniesienie innego bagażu wymaga wcześniejszego powiadomienia służb organizacyjnych. 7. Po zakończeniu pracy pracownik powinien zabezpieczyć dokumenty i wyposażenie oraz zamknąć na klucz szafy, sejfy, okna i drzwi do pomieszczenia pracy. 8. Pracownik służy pomocą osobom niezdecydowanym przebywającym w budynku, w szczególności poprzez udzielenie niezbędnych informacji lub skierowanie do służb porządkowych. 9. Pracownik przeciwdziała handlowi obnośnemu poprzez niedokonywanie zakupów od akwizytorów na terenie budynku. O przypadkach handlu obnośnego informuje służby organizacyjne. 10. Pracownik reaguje we wszystkich sytuacjach nietypowych (wypadki, urazy, przypadki agresji), w szczególności poprzez poinformowanie służb organizacyjnych, służb porządkowych, bezpośredniego przełożonego lub innych służb. 3 1. Punkt wydawania i zdawania kluczy znajduje się w portierni na parterze przy wejściu B budynku Urzędu. 2. Klucz do pomieszczenia pracy wydawany jest po identyfikacji pracownika. Identyfikacji dokonuje się poprzez przyłożenie karty elektronicznej do czytnika. 3. Po zakończeniu pracy, pracownicy opuszczający budynek zobowiązani są do zdania pobranego na portierni klucza. Zdeponowanie klucza polega na przyłożeniu breloka klucza do czytnika i jest potwierdzane sygnałem dźwiękowym. 4. Zabrania się wynoszenia kluczy od pomieszczeń pracy poza teren budynku. Informacja o niezdeponowaniu pobranego klucza po opuszczeniu budynku, przekazywana będzie do służb organizacyjnych, a następnie do dyrektorów wydziału.
5. Klucze wydawane są osobom uprawnionym. Za osobę uprawnioną uznaje się pracownika bądź tymczasowego użytkownika, któremu wcześniej przydzielono w systemie uprawnienia do pobierania poszczególnych kluczy, a także wydano kartę elektroniczną. 6. W przypadku utraty, bądź zniszczenia karty przez pracownika, wypożyczenie klucza możliwe jest wyłącznie po dokonaniu weryfikacji danych osobowych użytkownika systemu. Warunkowe wydanie klucza odnotowywane jest w systemie elektronicznej ewidencji kluczy. 7. Otrzymanie duplikatu karty jest możliwe po uprzednim złożeniu wniosku o wydanie karty elektronicznej ewidencji kluczy. Wniosek pracownika podpisany przez dyrektora wydziału należy złożyć za pomocą systemu EZD do sekretariatu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Jeżeli utrata/zniszczenie karty/klucza spowodowana została z winy pracownika, pracownik ponosi koszty ich odtworzenia. Wzór wniosku o wydanie karty elektronicznej stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Instrukcji. 8. Odtworzenie karty poprzedzone jest wystąpieniem administratora systemu do Oddziału Budżetowo Księgowego WAG o obciążenie pracownika z tytułu uszkodzenia lub utraty karty elektronicznej 9. W przypadku gdy upoważniony pracownik nie posiada przy sobie karty, pobranie klucza jest możliwe po dokonaniu weryfikacji danych osobowych użytkownika systemu. Warunkowe wydanie klucza odnotowywane jest w systemie elektronicznej ewidencji kluczy. 10. Wniosek o udzielenie zastępstwa lub zmiana przydzielonych pracownikowi uprawnień, powinien zostać zgłoszony nie później niż na dwa dni przed planowaną zmianą przez dyrektora wydziału za pomocą systemu EZD i przekazany do sekretariatu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. W sytuacjach nagłych, możliwe jest wydanie klucza przed złożeniem wniosku o zmianę uprawnień poprzez telefoniczne powiadomienie administratora systemu przez pracownika sekretariatu wydziału. Wzór wniosku o zmianą uprawnień stanowi załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji. 11. Karty mogą być wydane użytkownikom tymczasowym, po uprzednim uzyskaniu zgody wydanej przez dyrektora Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Wniosek o wydanie karty elektronicznej należy złożyć za pomocą systemu EZD do sekretariatu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Wniosek powinien być złożony najpóźniej na dwa dni przed planowanym przekazaniem karty. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Instrukcji. Karta do pomieszczeń pracy dla użytkowników tymczasowych przyznawana jest na czas określony. Najpóźniej ostatniego dnia świadczenia pracy, osoby którym przyznano kartę, zobowiązane są do jej zdania służbom organizacyjnym. 12. W przypadku ustania stosunku pracy, kartę należy zdać do kierownika Oddziału Zarządzania Nieruchomościami lub administratora systemu, najpóźniej w ostatnim dniu świadczenia pracy. Jeśli odejście pracownika uniemożliwi dostęp do pomieszczenia pracy, upoważnienie do pobierania kluczy otrzymają pracownicy sekretariatu wydziału.
13. Pracownicy zobowiązani są oddać wszystkie posiadane klucze do pomieszczeń pracy nie widniejące w ewidencji elektronicznej portierni. Wejście do pomieszczenia pracy przy pomocy klucza nie znajdującego się w elektronicznym rejestrze uznawane będzie za naruszenie zasad bezpieczeństwa i skutkować będzie skierowaniem do dyrektora wydziału wniosku o wyciągnięcie stosownych konsekwencji. 4 1. Każdy pracownik otrzymuje za pokwitowaniem, do osobistego używania kartę elektroniczną umożliwiającą pobranie klucza. 2. Wydawaniem kart dla pracowników zajmują się służby organizacyjne. Wzór wniosku o wydanie karty dla nowego pracownika bądź użytkownika tymczasowego stanowi załącznik nr 4 do niniejsze Instrukcji. 3. Zapasowe klucze do pomieszczeń zabezpieczone są w zamkniętym pomieszczeniu przeznaczonym dla służb porządkowych. Użycie klucza zapasowego może nastąpić wyłącznie w sytuacji awaryjnej zagrożenia budynku. 4. Pracownicy opuszczając pomieszczenie pracy w ciągu dnia zobowiązani są do posiadania przy sobie w widocznym miejscu identyfikatora. Identyfikator po zakończeniu pracy pozostaje w pomieszczeniu pracy. 5. W celu weryfikacji, czy dana osoba jest pracownikiem, służby porządkowe mogą wezwać do okazania identyfikatora, bądź innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. ROZDZIAŁ III Zasady bezpieczeństwa w budynku po godzinach pracy oraz w niedziele, święta i dni wolne od pracy 5 1. Przebywanie w budynku po godzinach funkcjonowania Urzędu oraz w niedziele, święta i dni ustawowo wolne od pracy, wymaga zgody przełożonego i jest regulowane Zarządzeniem nr 21/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego z dnia 10 czerwca 2011 r. w sprawie ustanowienia procedury zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych oraz korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim. 2. Pozostanie po godzinach pracy wymaga dokonania wpisów w rejestrze tradycyjnym. Pracownik ma obowiązek odnotować w rejestrze zamiar pozostania w budynku po godzinach funkcjonowania Urzędu wraz z podaniem celu pozostania, po zakończeniu pracy podać godzinę opuszczenia budynku. Dokonanie wpisu w rejestrze potwierdza pracownik służby porządkowej. Rejestr podzielony zostanie wg zakładek na wszystkie wydziały. Wzór rejestru tradycyjnego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
3. W dni robocze (za wyjątkiem wtorków), wszystkie drzwi w budynku zamykane są o godzinie 16.00 i otwierane o godzinie 7.00 dnia następnego. We wtorki, wszystkie drzwi w budynku zamykane są o godzinie 18.00 i otwierane o godzinie 7.00 dnia następnego. 4. Wejście oraz wyjście z budynku poza godzinami funkcjonowania Urzędu możliwe jest wyłącznie pod nadzorem służb porządkowych i powinno zostać odnotowane w rejestrze tradycyjnym wraz z podaniem celu, a także zostać potwierdzone przez pracownika służby porządkowej. 5. Zarówno wejście, jak i wyjście indywidualnego interesanta poza godzinami funkcjonowania Urzędu, musi zostać uwiarygodnione osobiście przez pracownika obsługującego interesanta poprzez wcześniejsze powiadomienie służb porządkowych. 6. Organizator szkolenia/posiedzenia grupowego odbywającego się poza godzinami funkcjonowania Urzędu ma obowiązek sporządzenia listy zaproszonych osób lub instytucji, na którą będą się powoływały poszczególne osoby. Lista musi być złożona w sekretariacie Wydziału Administracyjno Gospodarczego przynajmniej na dwa dni przed terminem spotkania oraz zaakceptowana przez dyrektora wydziału zgłaszającego. Wzór listy stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. ROZDZIAŁ IV Zadania służb porządkowych i organizacyjnych 6 1. Do zadań służb porządkowych w szczególności należy: a) zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie budynku oraz ochrona mienia będącego własnością Urzędu; b) niedopuszczanie do łamania obowiązującej Instrukcji przez użytkowników obiektu oraz respektowania przez pracowników zaleceń i decyzji wydanych przez Dyrektora Wydziału Administracyjno Gospodarczego; c) obsługa systemu elektronicznego wydawania kluczy oraz współpraca ze służbami organizacyjnymi; d) reagowanie na zgłoszenia pracowników dotyczące naruszeń niniejszej Instrukcji lub innych zdarzeń nietypowych; e) aktywne patrolowanie budynku z częstotliwością zapewniająca prawidłową ochronę; f) kontrolowanie urządzeń ppoż. zainstalowanych w obiekcie; g) powiadamianie innych służb o sytuacjach nietypowych; h) uniemożliwianie wyjścia z terenu obiektu osób, co do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że dokonały lub usiłowały dokonać przestępstwa lub wykroczenia na szkodę Urzędu do czasu przybycia Policji; i) codzienne kontrolowanie zgodności zapisów w rejestrze tradycyjnym ze stanem rzeczywistym poprzez osobiste potwierdzanie przebywania pracownika w pomieszczeniu pracy. Stwierdzony brak upoważnienia do przebywania na terenie budynku po godzinach funkcjonowania Urzędu, skutkować będzie wydaniem nakazu opuszczenia budynku oraz przekazaniem stosownych informacji służbom organizacyjnym. Niestosowanie się do poleceń służb porządkowych traktowane będzie
jako naruszenie zasad bezpieczeństwa w budynku. Informacja o naruszeniu zasad bezpieczeństwa w budynku przekazywana będzie przez służby organizacyjne do właściwego dyrektora wydziału; j) nie wpuszczanie do budynku osób nietrzeźwych lub będących pod wpływem środków odurzających; k) wykonywanie innych czynności zleconych przez służby organizacyjne. 2. Comiesięczny rejestr przebywania pracowników po godzinach funkcjonowania Urzędu przygotowują służby organizacyjne. Rejestr wraz z załącznikiem nr 3 będzie przekazywany za pomocą systemu EZD do Biura Kadr i Organizacji celem weryfikacji z rejestrem wyjść prywatnych i służbowych oraz wnioskami o pozostanie po godzinach pracy.
Załącznik nr 1 do Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku L.p. Data Imię i nazwisko REJESTR POZOSTAWANIA OSÓB W BUDYNKU Nr. pokoju Wydział Cel pozostania w budynku* Czas przebywania w budynku (od godz. do godz.) Podpis pracownika Podpis portiera * [p] odpracowywanie wyjścia prywatnego * [n] nadgodziny * [d/z] wykonywanie zadań w ramach dodatku zadaniowego
Załącznik nr 2 do Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku LISA OSÓB/INSTYTUCJI ZAPROSZONYCH NA SPOTKANIE w dniu:. w godzinach:. w pomieszczeniu nr:... L.p. Imię i nazwisko Instytucja Uwagi
Załącznik nr 3 do Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku Gdańsk, dnia Dyrektor Biura Kadr i Organizacji Po analizie wpisów do rejestru przebywania osób w zamkniętym budynku, informuję, iż w miesiącu.. /.. r. 1. podlegający mi pracownicy nie przebywali w budynku po godzinie 16.00 oraz w niedzielę, święta i dni wolne od pracy* 2. wszyscy podlegający mi pracownicy, którzy zostali zarejestrowani przebywali w budynku z uzasadnionych powodów i akceptuję poprawność zdarzeń* 3. nastąpiły następujące nieprawidłowości*....... * niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4 do Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Część I Wniosku o wydanie karty elektronicznej ewidencji kluczy. Wypełnia użytkownik karty: 1. Imię: 2. Nazwisko: Wniosek o wydanie karty elektronicznej ewidencji kluczy 4. Wydział: 5. Oddział / Samodzielne st. pracy 1 : 6. Symbol stanowiska pracy: 7. Stanowisko: 8. Pokój: 9. Telefon: 10. Przyczyna: Nowa Karta Użytkownik tymczasowy 11. Podpis Dyrektora Wydziału: Utrata Karty: kradzież zgubienie/zniszczenie samozniszczenie Część II Wniosku o wydanie karty elektronicznej Wypełnić w obecności administratora systemu elektronicznej ewidencji kluczy: Otrzymałem/am: Karta nr. Oświadczam, że zostałem/am poinformowany/a o odpowiedzialności materialnej z tytułu uszkodzenia lub utraty karty. Wysokość szkody ustala się wg cen z daty ustalenia odszkodowania..... Data i podpis użytkownika Opinia:...... Podpis administratora
Załącznik nr 5 do Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku.. (jednostka organizacyjna) Gdańsk, dnia... Dyrektor Wydziału Administracyjno Gospodarczego WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIEŃ DLA PRACOWNIKA W związku z potrzebą pobierania kluczy do pomieszczenia pracy nr... przez Pana/Panią.... proszę o nadanie stosownych uprawnień w terminie od.. do... Uzasadnienie:..........