REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH NR 1 IM. OSKARA LANGEGO W ZAMOŚCIU Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w związku ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. wprowadza się w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 im. Oskara Langego w Zamościu Regulamin Kontroli Zarządczej. Postanowienia ogólne 1 1. W niniejszym regulaminie unormowano organizację i zasady przeprowadzania kontroli zarządczej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 im. Oskara Langego. 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych przez wszystkich pracowników szkoły w celu zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Czynności podejmowane w ramach sprawowanej kontroli zarządczej mają na celu zapewnienie, że zadania realizowane w szkole cechują następujące standardy: 1. Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. Skuteczność i efektywność działania, 3. Wiarygodność sprawozdań, 4. Ochrona zasobów, 5. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, 6. Efektywność i skuteczność przepływu informacji, 7. Zarządzanie ryzykiem. 1
3 1. Czynności kontrolne mają na celu sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą. Analiza rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym oraz obowiązującym pozwala na wyeliminowanie działań niekorzystnych. 2. Kontrola zarządcza prowadzona w szkole podlega dokumentowaniu. 3. Dokumenty są dostępne dla wszystkich pracowników wedle ich kompetencji. 4 1. Kontrola zarządcza prowadzona w szkole, rozumiana jako wewnętrzna kontrola prowadzona przez Dyrektora systemu zarządzania wszystkimi obszarami pracy szkoły. Kontrola zarządcza podlega corocznej samoocenie w drodze weryfikacji, ewaluacji i sprawdzeniu pod kątem efektywności i skuteczności. 2. Proces samokontroli jest uregulowany zarządzeniem dyrektora i dokumentowany. 3. Dyrektor podejmuje działania w celu eliminowania nieefektywnych, przestarzałych i niepraktycznych mechanizmów kontrolnych. 4. System kontroli zarządczej zakłada prowadzenie samokontroli, która polega na bieżącym monitorowaniu, sprawdzaniu i audytowaniu podejmowanych działań pod kątem przydzielonego zakresu czynności oraz obowiązujących przepisów (w szczególności wewnętrznych, bhp, prawa powszechnego) 5. Samokontrolę prowadzą wszyscy pracownicy szkoły w trakcie świadomego i przemyślanego wykonywania powierzonych zadań. Wnioski z prowadzonej samokontroli mające istotny wpływ na wykonywane zadanie należy zgłaszać niezwłocznie przełożonemu. 6. W celu zintegrowania zarządzania zadaniami szkoły rozumianymi jako pochodne zadań Miasta dyrektor uwzględnia w prowadzonej kontroli zarządczej zadania i wskaźniki określone przez organ prowadzący. 7. Dyrektor kontroluje realizację zadań o których mowa w pkt.6 na podstawie ustalonych przez siebie narzędzi. 8. Sprawozdanie z realizacji zadań i osiągniętych wskaźników określonych w pkt. składa w formie rocznego oświadczenia 9. Działania prowadzone w ramach systemu kontroli zarządczej maja na celu zapobieganie wystąpienia sytuacji niepożądanych, wykrywanie uchybień i odstępstw oraz kreowanie postaw zwiększających jakość i efektywność realizacji zadań. 5 1. System kontroli zarządczej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 im. Oskara Langego w Zamościu jest zorientowany na następujące obszary: 1. Środowisko wewnętrzne. 2. Cele działania szkoły i zarządzanie ryzykiem. 3. Czynności i mechanizmy kontroli. 4. Informacja i komunikacja. 5. Monitoring i ocena. 2
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE 1. Misja i zadania szkoły są określone w statucie i podawane do wiadomości wszystkich pracowników przynajmniej raz w roku podczas spotkania z pracownikami administracji i obsługi oraz podczas posiedzenia Rady Pedagogicznej. 2. Misją szkoły jest Z Ekonomika w świat z wiedza i praktyką 3. W szkole przestrzegane są wartości etyczne oraz promowane są postawy zawodowej i koleżeńskiej uczciwości. Pracownicy promują wysoką kulturę etyczną i dbają o poszanowanie wartości kształtowanych przez system edukacji oraz samorządność ( załącznik nr 5 kodeks etyki pracowników samorządowych w Zespole Szkół Ponadginmnazjalnych Nr 1 w Zamościu). 4. Pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje i kompetencje w celu wykonywania zadań efektywnie i bezpiecznie. 5. Poziom wiedzy kadry kierowniczej pozwala na skuteczne prowadzenie kontroli zarządczej. Osoby na stanowiskach kierowniczych podnoszą swoje kwalifikacji i kompetencje w zakresie zarządzania, finansów publicznych i organizacji pracy. Fakt ten jest udokumentowany. 6. Pracownicy są zatrudniani zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi regulaminami. Proces zatrudniania gwarantuje wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy. 7. Pracownicy samorządowi są zatrudniani zgodnie z przepisami szczegółowymi. 8. Dyrektor szkoły gwarantuje podnoszenie kwalifikacji i kompetencji zawodowych przez pracowników szkoły. Doskonalenie zawodowe nauczycieli jest ujęte w wieloletnim planie doskonalenia zawodowego. 9. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Kopia zakresu czynności znajduje się w teczce akt osobowych pracownika. 10. Pracownicy szkoły podlegają okresowej ocenie: nauczyciele na podstawie unormowań rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1066), 11. pracownicy samorządowi na podstawie Zarządzenia Nr11/2007 Dyrektora Szkoły. CELE DZIAŁANIA SZKOŁY I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM 6 1. Cele i zadania szkoły są określane w co najmniej rocznej perspektywie. 2. Cele i zadania określa zespół w skład którego wchodzą: Dyrektor szkoły Zastępcy Dyrektora Główny księgowy 3. Zespół określa cele i zadania szkoły na rok kolejny w terminie do 15 marca.. 3
4. Wyznaczone przez zespół cele i zadania są ujmowane w rejestrze celów i zadań szkoły stanowiącym zał. nr 1a, 1b do regulaminu. 5. Zespół określony w ust. 2 określa mierniki realizacji celów i zadań. Mierniki są wpisywane w ww. rejestrze. 6. Zarządzanie ryzykiem odbywa zgodnie z Zarządzeniem Nr 873/10 Prezydenta Miasta Zamość z 20 grudnia 2010. 7. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: - identyfikację ryzyka, - monitorowanie realizacji zadań, - analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych. 8. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli 9. Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół określony w 9 ust. 2 regulaminu. 10. Terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor szkoły. 11. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również przypadku istotnej zmiany warunków w których funkcjonuje szkoła. 12. Przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor szkoły. 13. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. 14. Analizy ryzyka dokonuje zespół określony w 9 ust. 2 regulaminu. 15. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk zał.nr 2 CZYNNOŚCI I MECHANIZMY KONTROLI 7 1. Wynik kontroli stanowią odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko w podejmowanych działaniach. Celem kontroli jest zapewnienie zgodnego z prawem powszechnymi wewnętrznym, efektywnego, oszczędnego i terminowego wykonywania zdefiniowanych zadań. 2. Czynności kontrolne w ramach systemu kontroli zarządczej w szkole podejmuje dyrektor lub osoba przez niego wyznaczona w ramach prowadzonego nadzoru w celu zagwarantowania statutowej ciągłości działalności. 3. W celu prowadzenia działań kontrolnych dyrektor opracowuje narzędzia kontrolne adekwatne do poziomu ryzyka i rodzaju kontrolowanych zadań i używa ich zgodnie z określonym harmonogramem. 4. Kontrola zadań dydaktycznych podlega pod nadzór pedagogiczny, prowadzony w szkole na mocy odrębnych przepisów. 5. Czynności kontrolne mają charakter diagnostyczny w celu sprawdzenia zgodności wykonywanych zadań z założeniami i planami i standardami oraz prognostyczny w celu przewidywania zagrożeń i możliwości lepszego wykonywania zadań. 6. Wprowadzenie i stosowanie mechanizmów kontrolnych nie może generować kosztów wyższych niż wartość korzyści dzięki nim uzyskanych. 7. Mechanizmy kontroli i nadzoru oraz wynikające z nich narzędzia służą ochronie wszystkich zasobów szkoły. Każdy pracownik odpowiada za dbałość o powierzone mu mienie oraz zasoby przeznaczone do wspólnego użytku. 8. Szczególną dbałością otacza się budżetowe i pozabudżetowe środki finansowe. 4
9. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor i pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych 10. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej zał. nr 4 obejmuje: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej. 11. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 12. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 13. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 14. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień; odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 15. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi instrukcja kancelaryjna, regulamin kontroli. 16. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w zarządzeniu dyrektora w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 im. Oskara Langego w Zamościu. 17. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna, przyjęta zarządzeniem dyrektora Nr 1/2008 z dnia 02 stycznia 2008r.w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej. 18. Dane zgromadzone w systemach informatycznych podlegają bieżącej aktualizacji, zabezpieczeniu i kontroli dostępu poprzez system haseł, zgodnie z przepisami prawa oraz w celu zapewnienia ciągłości działalności szkoły. 5
19. Systemy informatyczne podlegają ochronione poprzez zastosowanie legalnych, aktualizowanych rozwiązań programowych i sprzętowych. INFORMACJA I KOMUNIKACJA 8 1. Wszyscy pracownicy szkoły mają dostęp do wiarygodnych informacji w celu wykonywania zadań zgodnie z prawem, terminowo, efektywnie i oszczędnie. 2. W szkole funkcjonuje system obiegu informacji uwzględniający stopnie jej ważności. Zarządzanie informacją kryzysową podlega szczególnym uregulowaniom. 3. Informacje dla pracowników, uczniów, ich rodziców/opiekunów oraz innych klientów szkoły są udostępniane w widocznym miejscu oraz publikowane na stronie internetowej szkoły. 4. Przepływ informacji pomiędzy szkołą i organem prowadzącym jest realizowany w szczególności poprzez dokumentację w wersji papierowej, kontakt telefoniczny z koordynatorami oraz pocztę elektroniczną. 5. Efektywność narzędzi komunikacyjnych podlega nadzorowi dyrektora szkoły, a nadzór ten jest dokumentowany. 6. Wnioski z prowadzonej kontroli zarządczej oraz procesu jego ewaluacji są omawiane przynajmniej raz w roku podczas spotkania z pracownikami szkoły za szczególnym uwzględnieniem podnoszenia efektywności. MONITOROWANE I OCENA 9 1. Dyrektor szkoły i jego zastępcy są zobowiązani do bieżącej oceny (monitoringu) prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. 2. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania, bezpośredniemu przełożonemu, uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 3. Dyrektor reaguje na wszystkie problemy związane z systemem kontroli zarządczej w drodze między innymi wprowadzania zmian w wewnętrznych uregulowaniach jednostki oraz dyscyplinowania podległych pracowników. 10 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariuszu samooceny, stanowiącym zał. nr 2a do regulaminu. 11 6
1. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w szkole. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do złożenia przez Dyrektora Szkoły oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. 2. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi zał. nr 3 do niniejszego regulaminu. 3. Każdy pracownik ma prawo zgłaszania dyrektorowi uwag odnośnie systemu kontroli zarządczej. Podejmowanie działań służących zwiększeniu efektywności pracy jest prawem i obowiązkiem każdego pracownika Szkoły. 4. Każdy pracownik szkoły zapoznaje się z regulaminem kontroli zarządczej. Informacja o tym fakcie jest umieszczona w rejestrze. Nowozatrudnieni pracownicy zapoznają się z regulaminem przed podjęciem czynności służbowych. 12 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania mocą obowiązującą od dnia 01 stycznia 2011r. 7