REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE 35-064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK.610-18/5/2008 Rzeszów, dnia 9 czerwca 2008 r. Pan Piotr Błażejowski Wójt Gminy Bukowsko WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 8 kwietnia 2008 r. do dnia 21 maja 2008 r. przeprowadziła w Urzędzie Gminy Bukowsko kompleksową kontrolę gospodarki finansowej. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 maja 2008 roku. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości przede wszystkim w zakresie kontroli wewnętrznej, realizacji dochodów i wydatków budżetowych oraz gospodarowania mieniem komunalnym. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy obowiązujących przepisów prawa. W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie kontroli wewnętrznej Nieprzeprowadzenie w latach 2006-2007, kontroli finansowej we wszystkich jednostkach organizacyjnych podległych Wójtowi Gminy Bukowsko w zakresie realizacji procedur kontroli, oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pan Piotr Błażejowski Wójt Gminy Bukowsko. Wniosek nr 1. Kontrolować przestrzeganie przez podległe jednostki organizacyjne realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując w każdym roku kontrolą co najmniej 5% wydatków tych jednostek, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
W zakresie rachunkowości 2 Niewprowadzenie do komputerowej bazy danych programu finansowo - księgowego stosowanego w Urzędzie następujących kont księgowych: konta 101- Kasa, 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia, 139 Inne rachunki bankowe, 750 Przychody i koszty finansowe, 800 Fundusz jednostki, 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, 853 Fundusze pozabudżetowe, 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy, które prowadzono ręcznie techniką przebitkową na kartach kontowych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Urszula Rakoczy Skarbnik Gminy Bukowsko, której powierzono obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości. Wniosek nr 2. Księgi rachunkowe przy użyciu komputera prowadzić zgodnie art. 24 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), obejmując ewidencją wszystkie konta księgowe określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). Nieprowadzenie dziennika kont: 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), 800 - Fundusz jednostki, 810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy Bukowsko. Wniosek nr 3. Dzienniki ksiąg rachunkowych prowadzić zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Nieustalenie osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Bukowsko. Wniosek nr 4. Osobę odpowiedzialną za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), wyznaczyć zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Zawarcie umowy na prowadzenie rachunku bankowego budżetu gminy i rachunków bankowych gminnych jednostek organizacyjnych na czas nieoznaczony, bez stosowania procedur zamówień publicznych związanych z wyborem banku do obsługi budżet gminy. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Bukowsko. Wniosek nr 5. Wyboru banku do prowadzenia obsługi bankowej budżetu gminy dokonywać stosując przepisy o zamówieniach publicznych, zgodnie z art. 195 ust.1 ustawy o finansach publicznych. W zakresie dochodów budżetowych Nieprzeprowadzanie kontroli podatkowych bezpośrednio u podatników, w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania podatkiem od nieruchomości.
3 Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Bukowsko, jako organ podatkowy. Wniosek nr 6. Przeprowadzać kontrole podatkowe mające na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, zgodnie z art. 272, oraz od art. 281 do art. 292 ustawy Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). W zakresie wydatków budżetu Nieterminowe przekazywanie w 2007 roku, równowartości dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na rachunek bankowy funduszu. Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest Inspektor UG Bukowsko, do którego obowiązków należało m.in. naliczanie odpisu na fundusz świadczeń socjalnych, a z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy. Wniosek nr 7. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, naliczonych na dany rok kalendarzowy, przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie: do 31 maja 75% i do 30 września 100%, stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Nieprawidłowości związane z delegowaniem i rozliczaniem podróży służbowych pracowników Urzędu, a w szczególności: - nieokreślanie w poleceniach wyjazdu służbowego miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, - niezamieszczanie w tych poleceniach danych dotyczących wyjazdu służbowego środka transportu, numeru rejestracyjnego i pojemności skokowej silnika. W rachunkach kosztów polecenia wyjazdu służbowego krajowego oraz poleceniach wyjazdu służbowego zagranicznego brak dnia i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Inspektor ds. organizacyjnych UG, do którego obowiązków należało m.in. wypisywanie i ewidencja delegacji służbowych, Inspektor ds. finansowych dokonujący kontroli formalno-rachunkowej, a z tytułu nadzoru Pani Henryka Grochoła Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy Bukowsko. Wniosek nr 8. Delegowania pracowników do odbywania podróży służbowych, oraz rozliczania należności związanych z kosztami tych podróży, dokonywać zgodnie z: - rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), - rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Niezamieszczenie ogłoszenia o otwartym konkursie na realizację zadań publicznych w zakresie sportu w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym, oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
4 Osobą odpowiedzialną za powstałą nieprawidłowość jest Inspektor UG, do którego obowiązków należy m.in. prowadzenie spraw z zakresu działalności sportowej, oraz z tytułu nadzoru Kierownik Referatu d/s Gospodarki Nieruchomościami i Działalności Gospodarczej. Wniosek nr 9. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zamieszczać w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowie o pełnienie nadzoru inwestorskiego na inwestycji pn. Docieplenie ścian i remont ogrodzenia domu Ludowego w Bukowsku, powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych budżetu gminy. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Bukowsko. Wniosek nr 10. Czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych budżetu, podejmować po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.). W zakresie gospodarki nieruchomościami mienia gminnego Nieprawidłowości związane z przeprowadzeniem przetargów na zbycie nieruchomości gminnych, oraz gospodarką lokalową, a w szczególności: - zawarcie notarialnej umowy sprzedaży nieruchomości przed upływem 7 dni, które winne upłynąć od dnia doręczenia zawiadomienia o terminie i miejscu zawarcia umowy, - wynajmowanie przez Wójta Gminy Bukowsko lokali użytkowych stanowiących własność gminy na okres dłuższy niż 3 lata, bez uzyskania zgody Rady Gminy Bukowsko, - niesporządzanie wykazów nieruchomości gminnych przeznaczonych do wydzierżawienia. Odpowiedzialność za nieprawidłowość polegającą na przedwczesnym zawarciu umowy sprzedaży ponosi Wójt Gminy Bukowsko. Odpowiedzialność za nieprawidłowości dotyczące gospodarki lokalowej ponosi Inspektor UG Bukowsko, do którego obowiązków należy m.in. prowadzenie spraw z zakresu najmu lokali, a z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami Rolnictwa i Działalności Gospodarczej. Odpowiedzialność za niesporządzenie wykazów nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawiania ponosi Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami Rolnictwa i Działalności Gospodarczej, do którego obowiązków należało min. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki mieniem komunalnym, a z tytułu nadzoru Wójt Gminy Bukowsko. Wniosek nr 11. Gospodarując nieruchomościami mienia komunalnego stosować przepisy ustawy z dnia 25 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), a w szczególności: umowy sprzedaży nieruchomości zawierać w terminie określonym zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
5 nieruchomości wchodzące w skład zasobu nieruchomości Gminy wynajmować na okres dłuższy niż 3 lata za zgodą Rady Gminy, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 ustawy o samorządzie gminnym i art. 37 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Brak bieżących i chronologicznych zapisów w ewidencji przychodów i rozchodów gruntów, oraz nieprawidłowa ewidencja przychodów z tytułu sprzedanych gruntów gminnych na koncie 750 - Przychody i koszty finansowe, zamiast na koncie 760 - Pozostałe przychody i koszty. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy Bukowsko. Wniosek nr 12. Zapisów w ewidencji przychodów i rozchodów gruntów gminnych dokonywać zgodnie z 17 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 28A/2006 Wójta Gminy Bukowsko z dnia 30 października 2006 r. w sprawie ustalenia instrukcji przyjętych zasad rachunkowości, oraz zakładowym planem kont. Niedokonywanie weryfikacji wykazanego w kartach drogowych pojazdu służbowego stanu paliwa, z ilością paliwa zakupionego na podstawie faktur ewidencjonowanych w ewidencji księgowej. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor UG Bukowsko, do którego obowiązków należy m.in. prowadzenie spraw z zakresu rozliczeń paliwa, oraz z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami Rolnictwa i Działalności Gospodarczej. Wniosek nr 13. Dokonywać weryfikacji wykazanego w kartach drogowych paliwa, oleju napędowego, z ilością paliwa zakupionego wg faktur zapisanych w ewidencji księgowej, zgodnie z ustaleniami Zarządzenia Nr 21 Wójta Gminy Bukowsko z dnia 8 listopada 2005 r. w sprawie prowadzenia gospodarki transportowej i paliwowej na terenie Gminy Bukowsko. Wniosek nr 14. Usunąć pozostałe usterki i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli. Przedstawiając powyższe wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Gminy Bukowsko