Wrocław, dnia 02.11.2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE I. ZAMAWIAJĄCY Gmina Wrocław pl. Nowy Targ 1-8 50-141 Wrocław II. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Wspólny Słownik Zamówień: 79212000-3 usługi audytu 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Przebudowa niecki wodnej położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wraz z opinią o projekcie. 2.2 Opis projektu: a) Nazwa beneficjenta: Gmina Wrocław b) Adres siedziby beneficjenta: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław c) Tytuł projektu: Przebudowa niecki wodnej położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną d) Numer projektu: RPDS.06.04.00-02-069/09 e) Ogólna charakterystyka projektu: Projekt obejmował przebudowę istniejącej niecki położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną. Inwestycja została wykonana przez Zarząd Inwestycji Miejskich, jednostkę budżetową Gminy Wrocław w terminie od 2008 do 2009 roku. f) Tytuł, numer i data zawarcia umowy o dofinansowanie projektu oraz aneksów do umowy o dofinansowanie: Umowa o dofinansowanie projektu Przebudowa niecki wodnej położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną nr UDA.RPDS.06.04.00-02-069/09-00 w ramach Priorytetu 6 Wykorzystanie i promocja potencjału turystycznego i kulturowego Dolnego Śląska ( Turystyka i Kultura ) w ramach działania 6.4 Turystyka kulturowa, Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 została zawarta we Wrocławiu w dniu 30.10.2015 r. g) Całkowita wartość projektu: 15.974.600,98 PLN h) Całkowite wydatki kwalifikowane: 12.119.530,29 PLN 1
i) Kwota dofinansowania: 8.483.671,21 PLN (70,00% całkowitych wydatków kwalifikowanych) j) Kwota wydatków podlegających audytowi zewnętrznemu projektu: 13.958.637,19 PLN k) Okres podlegający audytowi zewnętrznemu: od 03.01.2008r. do 06.11.2015r. l) Rodzaj, ilość i wartość wniosków beneficjenta o płatność podlegających badaniu audytowemu: Wniosek beneficjenta o płatność za okres (od do.) Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem [PLN] Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem [PLN] Wnioskowana kwota [PLN] Rodzaj wniosku od 03.01.2008 do 06.11.2015 13.958.637,19 11.441.505,89 8.009.054,12 wniosek o płatność pośrednią m) Miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu: Dokumenty przechowywane są: i. Zarząd Inwestycji Miejskich: ul. Januszowicka 15a, 53-135 Wrocław dokumentacja dotycząca postępowania przetargowego na wyłonienie wykonawcy studium wykonalności oraz realizacji umowy na opracowanie dokumentacji projektowej i roboty budowlane, dokumenty finansowe, dokumentacja techniczna oraz korespondencja (6 segregatorów, w tym faktury w ilości 10 szt.); ii. Wydział Zarządzania Funduszami: ul. Bogusławskiego 8,10, 50-031 Wrocław - oryginały dokumentacji aplikacyjnej, umowy o dofinansowanie, korespondencja, w tym z IZ RPO WD, wnioski o płatność (3 segregatory). n) Informacja o wynikach poprzednich audytów zewnętrznych: nie dotyczy. o) Okres realizacji projektu: i. Rozpoczęcie realizacji projektu: 27.08.2008 r. ii. Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu: 03.01.2008 r. iii. Zakończenie rzeczowe realizacji projektu: 30.11.2015 r. III. OPIS SPOSOBU REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 3.1 Cel audytu zewnętrznego projektu 1. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest zwiększenie pewności Beneficjenta oraz IZ RPO WD, że projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie z m.in. z prawem, procedurami oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu. 2. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest wydanie przez audytora zewnętrznego opinii zawartej w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego projektu na temat m.in.: 2
a) potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem, b) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie, c) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. 3. W tym celu sprawdza się m.in. czy zakres rzeczowy projektu, którego dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście został zrealizowany, czy wnioski o płatność wraz z załącznikami są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami. Sprawdzenie to odbywa się poprzez badanie m.in. czy ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu wraz z dowodami księgowymi oraz wnioski o płatność wraz z częściami sprawozdawczymi sporządzonymi na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) odpowiadają wymogom RPO WD, przepisom prawa wspólnotowego i krajowego oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 3.2 Efekt audytu zewnętrznego projektu 1. Efektem audytu zewnętrznego projektu ma być m.in. a) uzyskanie racjonalnego zapewnienia poprzez zgromadzone dowody pozwalające na jednoznaczną ocenę, że realizacja projektu przebiegała zgodnie z prawem, procedurami oraz umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie projektu, a wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane; b) wydanie opinii w ww. zakresie wydanej na podstawie wyników audytu zewnętrznego projektu zawartych w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego projektu. 2. Opinia wydana po zakończeniu audytu zewnętrznego projektu powinna także wskazywać wszelkie odstępstwa i ograniczenia w stosunku do celu i zakresu audytu zewnętrznego projektu. 3. Można wyróżnić 3 rodzaje opinii o projekcie, zawartych w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego projektu: a) opinia pozytywna bez zastrzeżeń, b) opinia pozytywna z zastrzeżeniami (wykaz uchybień), c) opinia negatywna (wykaz nieprawidłowości). 3.3 Wymaganie odnośnie sposobu realizacji audytu zewnętrznego projektu 1. Audyt zewnętrzny projektu powinien zostać przeprowadzony zgodnie z aktualnymi wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 stanowiące załącznik nr 7 do zapytania ofertowego. 2. Audyt zewnętrzny projektu powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej Beneficjenta w odniesieniu do przekazywania i rozliczania środków finansowych w ramach 3
projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz monitorowania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 3. Zakres badania audytowego powinien obejmować następujące obszary: a) audyt procedur (organizacja Beneficjenta, procedury wewnętrzne i system kontroli wewnętrznej); b) audyt finansowo-księgowy projektu c) audyt rzeczowej realizacji projektu 4. Audyt zewnętrzny projektu powinien obejmować przede wszystkim następujące minimalne zagadnienia: a) sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD, tj. w szczególności sprawdzenie: i. prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach projektu, ii. prawidłowości przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych wytycznych IZ RPO WD, iii. sposobu monitorowania realizacji celów projektu, iv. wiarygodności części sprawozdawczych wniosku Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu osiągnięcia wskaźników produktu np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny), v. realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi (jeżeli dotyczy), vi. prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającego identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu), vii. prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie (np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny), viii. prawidłowości przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu. b) sprawdzenie ustanowienia i posiadania przez Beneficjenta wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków. c) sprawdzenie posiadania przez Beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym, i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowania realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości). d) sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi). e) sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu. f) sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i z dokumentacją źródłową. 4
g) sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień, jeśli takie zostały wykryte. h) analiza powodzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia: i. prawidłowej realizacji projektu, w tym jego terminowości (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu), ii. prawidłowej realizacji projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu oraz audytu prowadzonego po zakończeniu realizacji projektu). 4. W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowane, w szczególności sprawdza się: a) realizację zakresu rzeczowego projektu, b) dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia (i poszczególnych dowodów zapłaty) do przedłożenia wniosku beneficjenta o płatność, c) faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego (np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny), d) kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcie na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej Beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych, e) wiarygodność części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu, f) spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji projektu, g) sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu, h) poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego oraz wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych wytycznych IZ RPO WD, i) pozostałą dokumentację dotyczącą projektu. 5. Podczas realizacji audytu zewnętrznego projektu powinna zostać zweryfikowana całość lub reprezentatywna próbka ogółem poniesionych wydatków (sampling) wraz z odpowiadającymi im dokumentami, pozwalająca wydać audytorowi zewnętrznemu wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie. 6. W przypadku audytu zewnętrznego projektu, który nie jest wykonywany dla wszystkich wniosków beneficjenta o płatność bądź dokumentów, ale został przeprowadzony metodą wyrywkową, audytor zewnętrzny zapewni, iż wnioski (dokumenty), które zostały objęte audytem zewnętrznym projektu będą identyfikowane, a metoda doboru do audytu wyrywkowego będzie odpowiednio opisana w sprawozdaniu audytowym. 5
3.4 Rezultaty przeprowadzonego audytu zewnętrznego projektu 1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu, audytorzy zewnętrzni zobowiązani są do przygotowania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu, którego elementem koniecznym jest opinia o projekcie, sporządzanego w co najmniej dwóch egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim (oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD). 2. Audytorzy zewnętrzni są zobowiązani zachować poufność i nie naruszać tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. 3. IZ RPO WD zaleca, aby sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu zawierało minimalny następujący zakres: a) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres siedziby, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, krótki opis projektu, całkowita wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), b) nazwa, adres siedziby, NIP i REGON osoby/podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, c) imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, d) oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki oraz o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, e) data rozpoczęcia i zakończenia audytu zewnętrznego projektu, f) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu, g) podjęte działania i zastosowane techniki audytu (w tym metoda doboru i wielkości próby do badania jeżeli dotyczy), h) wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu, i) ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę, wskazanie stwierdzonych ewentualnych problemów, zagrożeń w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich przyczyn, wagi i skutków uchybień oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, jak również wymagane działania naprawcze, usprawniające i zapobiegawcze (jeżeli są możliwe); sprawozdania powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, j) zgodność w badanym zakresie realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO WD; w tym: wskazanie i opis funkcjonowania posiadanych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów); opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym; opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania; stosowanie przepisów w zakresie zamówień; księgowanie wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu ujętych w złożonych wnioskach o płatność, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi); analiza terminowości występowania, uzyskiwania 6
i wydatkowania środków na realizację projektu; wiarygodność części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu; sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu); realizacja obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi (jeżeli dotyczy); zgodność z ustalonymi przez IZ RPO wymogami dotyczącymi informacji i promocji projektu; sposób przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, k) wdrożenie zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie uchybień, jeśli takie zostały wykryte i jeżeli to jest możliwe, l) opinię o projekcie, stanowiącą element sprawozdania, wydana na podstawie ustaleń zawartych w sprawozdaniu, m) podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, n) miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu. 4. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane przez audytorów zewnętrznych oraz Beneficjenta. 5. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny, jasny, rzetelny, zwięzły i zgodny ze stanem faktycznym przedstawić wyniki audytu zewnętrznego projektu (ustalenia i wnioski). Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać w szczególności z dokumentacji audytu zewnętrznego projektu. Potwierdzenie i opinia zawarta przez audytorów zewnętrznych w sprawozdaniu dotyczy m.in. dokumentów, kwot i informacji odnoszących się do projektu, istniejących do momentu przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Audyt zewnętrzny na projekcie Przebudowa niecki wodnej położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną zostanie przeprowadzony w terminie do dnia 17.11.2015 r. 2. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu, audytorzy zewnętrzni zobowiązani są w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia ostatniej czynności audytowej (rozumianej jako ostatnia czynność wykonana u Beneficjenta kończąca audyt zewnętrzny) do przygotowania i przekazania Beneficjentowi sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu, którego elementem koniecznym jest opinia o projekcie. 3. Beneficjent ma prawo odniesienia się do otrzymanej treści sprawozdania i opinii. 4. Wszystkie czynności audytowe wraz z przedstawieniem i przyjęciem przez Zamawiającego prawidłowo sporządzonego zgodnie z Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 pisemnego sprawozdania i opinii z przeprowadzonego audytu winny zakończyć się do dnia 30.11.2015 r. 7
V. WARUNKI UBIEGANIA SIĘ O ZAMÓWIENIE 1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy tj. osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej spełniające wszystkie warunki od 1.1 do 1.5 1.1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 1.2. Posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania niniejszego zamówienia tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał z należytą starannością, zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, w tym wykonał co najmniej 1 zamówienie o wartości minimum 8.000 PLN brutto, którego przedmiotem było m.in. przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu inwestycyjnego finansowanego ze środków publicznych, o wartości minimum 10 mln PLN brutto. 1.3. W zakresie dysponowania osobami zaleca się aby w skład (co najmniej) dwuosobowego zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu wchodziła zawsze co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego oraz jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. Nie dopuszcza się, aby w przypadku dwuosobowego zespołu wchodziły wyłącznie dwie osoby posiadające uprawnienia audytorów wewnętrznych lud dwie osoby posiadające uprawnienia biegłych rewidentów. Wymogi obligatoryjne dla każdej osoby wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu: a. wymagane łączne spełnienie wszystkich warunków określonych w pkt. i), ii), iii): oraz i. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystania z pełni praw publicznych, ii. posiadanie aktualnego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności lub równoważnego zaświadczenia wydanego przez uprawniony organ sądowy/administracyjny kraju pochodzenia wykonawcy/osoby (innego niż Polska) albo kraju, w którym wykonawca/osoba ma siedzibę główną bądź miejsce zamieszkania (innego niż Polska), iii. udokumentowana znajomość, wiedza i doświadczenie z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych i/lub Funduszu Spójności UE, w tym np. zarządzania projektem/programem operacyjnym/inicjatywą wspólnotową, kontroli projektów/programu/inicjatywy albo audytu zewnętrznego projektu. b. wymagane spełnienie warunku określonego w pkt. i) lub ii) albo iii) i. posiadanie uprawnień do badania sprawozdań finansowych, określonych w przepisach ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym, ii. posiadanie kwalifikacji zawodowych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, określonych: 8
w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, z uwzględnieniem art. 23 ustawy z dnia 9 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1832); lub w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. iii. posiadanie odpowiednich kwalifikacji zawodowych wydawanych przez organizacje, która jest członkiem IFAC (International Federation of Accountants). 1.4. warunek bezstronności i niezależności Wykonawcy i zespołu audytującego w stosunku do Zamawiającego. 1.5 warunek formalny, potwierdzający brak powiązań z zamawiającym. 2. Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków ubiegania się o zamówienie. 2.1. ocena spełniania warunku udziału, o którym mowa w pkt V ppkt 1.1 nastąpi w oparciu o złożone wraz z ofertą oświadczenie zawarte w formularzu oferty, uwierzytelnioną kopię wypisu z ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument rejestrowy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przez dniem upływu terminu składania ofert, a także dokument potwierdzający uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Wzór formularza oferty stanowi Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2.2. ocena spełniania warunku udziału, o którym mowa w pkt V ppkt 1.2 nastąpi w oparciu o złożony wraz z ofertą wykaz przeprowadzonych audytów w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie oraz referencje lub inne dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie (np. protokoły odbioru itp.). Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2.3. ocena spełniania warunku udziału, o którym mowa w pkt V ppkt 1.3 nastąpi w oparciu o złożony wraz z ofertą wykaz osób, którymi dysponuje Wykonawca i które mogą uczestniczyć w wykonywaniu Zamówienia sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego wraz z dokumentami poświadczającymi posiadanie odpowiednich umiejętności, doświadczenia, kwalifikacji, wiedzy i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia. Ponadto obligatoryjne jest złożenie dla każdej osoby wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny: i. oświadczenia, o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystania z pełni praw publicznych, ii. aktualnego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności lub równoważnego zaświadczenia wydanego przez uprawniony organ sądowy/administracyjny kraju pochodzenia wykonawcy/osoby (innego niż Polska) albo kraju, w którym wykonawca/osoba ma siedzibę główną bądź miejsce zamieszkania (innego niż Polska), 2.4. ocena spełniania warunku udziału, o którym mowa w pkt V ppkt 1.4 nastąpi w oparciu o złożone wraz z ofertą Oświadczenie o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, stanowiące Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego, złożone przez każdego z członków zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu. 2.5. ocena spełniania warunku udziału, o którym mowa w pkt V ppkt 1.5 nastąpi w oparciu o złożone oświadczenie, stanowiące Załącznik nr 4 do zapytania 9
ofertowego, złożone przez każdego z członków zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu. VI. WARUNKI PŁATNOŚCI Płatność dokonana będzie po dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku. Faktura winna zostać przedłożona w dniu przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo sporządzonego zgodnie z Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 pisemnego sprawozdania i opinii z przeprowadzonego audytu, z terminem płatności nie późniejszym niż do dnia 04.12.2015 r. VII. ODRZUCENIE OFERTY 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty w przypadku gdy: zaproponowana przez wykonawcę cena przekroczy możliwości finansowe Zamawiającego, wykonawca nie spełnia warunków określonych w pkt. V zapytania ofertowego, oferta jest niezgodna z opisem przedmiotu określonym w pkt. II, III, IV zapytania ofertowego, oferta wpłynęła po terminie określonym w pkt. X zapytania ofertowego. 2. W przypadku odrzucenia ofert z przyczyn określonych w pkt. 1.2-1.4 oferta nie zostanie poddana ocenie ofert zgodnie z kryteriami. VIII. KRYTERIUM WYBORU OFERTY 1. Cena oferty powinna być obliczona w oparciu o przedstawiony przez Zamawiającego opis przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca określi cenę audytu zewnętrznego netto oraz brutto z wyodrębnieniem podatku VAT. Ceny należy podać do dwóch miejsc po przecinku. 3. Propozycja kryteriów oceny ofert oraz ich opis wraz z podaniem ich znaczenia: Cena 100 % Najniższa cena 100 % Kryterium najniższa cena: Cena C 100% wagi ceny maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta 100 punktów. W przypadku kryterium cena, oferta otrzyma ilość punktów, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Cn C = x 100 pkt Co Cn najniższa cena brutto oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Co cena brutto ocenianej oferty Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ta, która uzyska największą liczbę punktów w oparciu o przyjęte kryterium. 10
IX. INFORMACJA O OFERTACH CZĘŚCIOWYCH Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. X. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY Gmina Wrocław - Urząd Miejski Wrocławia, Wydział Zarządzania Funduszami, ul. Bogusławskiego 8,10, 50-031 Wrocław, pokój nr 524, do dnia 06.11.2015 r. do godz. 10:00. XI. TERMIN OTWARCIA OFERT Dnia 06.11.2015 r., godzina 10:30, Urząd Miejski Wrocławia, Wydział Zarządzania Funduszami, ul Bogusławskiego 8,10, 50-031 Wrocław. Planowany termin podpisania umowy: 09.11.2015 r. XII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Na ofertę Wykonawcy składają się dokumenty: 1.1. załącznik nr 1- formularz ofertowy, 1.2. załącznik nr 2 - Wykaz przeprowadzonych audytów w ostatnich 3 latach a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie; 1.3. załącznik nr 3 - Wykaz osób, którymi dysponuje Wykonawca i które mogą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu Zamówienia, wraz z dokumentami poświadczającymi posiadanie uprawnień; 1.4. załącznik nr 4 - oświadczenie nr 1 o spełnianiu wymogów formalnych dla wykonawcy oraz każdą osobę wchodzącą w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu; 1.5 załącznik nr 5 oświadczenie nr 2 o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego podpisane zarówno przez Wykonawcę, jak i osoby przez niego wskazane, jako uczestniczące w wykonaniu Zamówienia; 1.6. dokument potwierdzający uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 1.7. uwierzytelniona kopia wypisu z ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument rejestrowy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przez dniem upływu terminu składania ofert. 2. Dokumenty winny zostać przygotowane w sposób pozwalający ocenić Zamawiającemu, czy Wykonawca spełnia warunki ubiegania się o zamówienie, a zaproponowany przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom Zamawiającego. Zamawiający załącza do zapytania ofertowego wersję załączników w formacie PDF i WORD. Podstawową wersją załączników jest wersja w PDF. Wersja załączników w formacie WORD jest wersją pomocniczą. W przypadku błędów w przygotowanych załącznikach wynikających z modyfikacji wprowadzonych przez wykonawcę, Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, a oferta zostanie odrzucona. 3. Przez uwierzytelnioną kserokopię dokumentu należy rozumieć dokument potwierdzony przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem i opatrzony datą i podpisem Wykonawcy. 11
4. Ofertę należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej poniższym opisem: Usługa audytu zewnętrznego projektu pn.: Przebudowa niecki wodnej położonej przy Hali Stulecia we Wrocławiu na fontannę multimedialną współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 - nie otwierać do dnia 06.11.2015 r. do godz. 10:30 XIII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 1. Załącznik nr 1- formularz ofertowy, 2. Załącznik nr 2 - wykaz przeprowadzonych audytów w ostatnich 3 latach, 3. Załącznik nr 3 - wykaz osób, którymi dysponuje Wykonawca i które mogą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu Zamówienia, 4. Załącznik nr 4 - oświadczenie nr 1 o spełnianiu wymogów formalnych dla wykonawcy, 5. Załącznik nr 5 - oświadczenie nr 2 o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, 6. Załącznik nr 6 wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013, 7. Załącznik nr 7 - Poradnik dla Beneficjenta w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 z wyłączeniem działania 1.1, 1.2, 5.1 i 5.3 oraz Priorytetu 10. 12