PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nowy Korczyn.

Podobne dokumenty
nr 577/2009 w zakresie wydawania dowodów osobistych. Rejestracja Stanu Cywilnego

nr 673/2009 w zakresie wydawania dowodów osobistych. Rejestracja Stanu Cywilnego

PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Secemin.

PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nagłowice.

Nr 402/2011 w zakresie rejestracji stanu cywilnego, ewidencji ludności; 2. Ryszard Ksel Starszy Inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich

SO.I PROTOKÓŁ. kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Mniowie. Data przeprowadzonej kontroli: 2 grudzień 2011 rok.

SO.I PROTOKÓŁ. kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Łagowie. Data przeprowadzonej kontroli: 29 wrzesień 2011 rok.

Kierownik jednostki kontrolowanej: Wójt Gminy Pan Ignacy Gierada.

PROTOKÓŁ. kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Górnie.

Pan Stanisław Dawidek Wójt Gminy Siemień

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI 1) z dnia 24 grudnia 2002 r.

Pan Jerzy Pernal Wójt Gminy Cewice

WOJEWODA KUJAWSKO POMORSKI WSOC.I EM Bydgoszcz, września 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Jarosław Samela - Burmistrz Miasta i Gminy Wąchock

Załącznik nr 1 Krościenko nad Dunajcem. Wykaz teczek EWIDENCJA LUDNOŚCI i REJESTRACJA STANU CYWILNEGO. Lp. Oznaczenie Tytuł teczki

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

PROTOKÓŁ. Kierownik jednostki kontrolowanej: Prezydent Miasta - Roman Wojcieszek.

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY Do miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do dwóch miesięcy

Protokół z kontroli doraźnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim.

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. i Cudzoziemców

PROJEKT WYSTĄPIENIA POKONTROLNEGO

USC-Xm. Zwracam/y się z wnioskiem o rejestracje małżeństwa, które miało miejsce

PROTOKÓŁ. rejestru oraz przechowywane w osobnej teczce. W 2008r. nie było przypadków uszkodzenia formularzy.

... (Nazwisko i imię osoby / osób składającej /składających wniosek) ... (Adres do korespondencji)

Pan LESZEK DZIERŻEWICZ BURMISTRZ CIECHOCINKA Urząd Miejski w Ciechocinku ul. Kopernika Ciechocinek

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI

Szanowny Pan Bogusław Antos Wójt Gminy Brzeźnica

Sprawy meldunkowe (zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego automatycznie).

sj:): Nr...";:..:..:.::...:.:.:...:.:.:~

1. OSO-I.502 Obsługa organizacyjna wyborców. 2. OSO-I Wybory do Parlamentu Europejskiego

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzędu Gminy Ropa

... (Nazwisko i imię osoby / osób składającej /składających wniosek) ... (Adres do korespondencji)... (Telefon)

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

OŚWIADCZENIE O POWROCIE OSOBY ROZWIEDZIONEJ DO NAZWISKA, KTÓRE NOSIŁA PRZED ZAWARCIEM MAŁŻEŃSTWA, SKŁADANE PRZED KIEROWNIKIEM USC

WNIOSEK o wpisanie do Rejestru Stanu Cywilnego aktu małżeństwa sporządzonego za granicą

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

USC-IXz. WNIOSEK o wpisanie do Rejestru Stanu Cywilnego (polskich ksiąg USC) aktu zgonu sporządzonego za granicą

WNIOSEK o wpisanie do Rejestru Stanu Cywilnego aktu urodzenia sporządzonego za granicą

KARTA USŁUG NR 1/USC

WSOC.I MK.I Bydgoszcz, listopada 2014 r. Pan Wiesław Kończal Burmistrz Pakości

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Urząd Miejski w Gliwicach ul. Zwycięstwa Gliwice

SO-III Łódź, dnia 20 sierpnia 2013 r. Wystąpienie pokontrolne

WSOC.I EM Bydgoszcz, dnia stycznia 2015r.

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ DO ZAWARCIA MAŁŻEŃSTWA W FORMIE WYZNANIOWEJ

KARTA USŁUG czyli jak załatwić sprawę krok po kroku w Urzędzie Miasta Rejowiec Fabryczny

W toku kontroli zbadano poz. 221 i 224 w 2006 r., poz. 104, 105, 119, 131 i 133 w 2007 r., poz. 43, 51 i 193 w 2008 r. oraz poz. 11 i 13 w 2009 r.

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 26 września 2017 r. NK-KE KL WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

SO-III Łódź, dnia 14 kwietnia 2014 r. Wystąpienie pokontrolne

W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e

Dokonanie zmiany imienia (imion) dziecka

Wniosek o zmianę nazwiska

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

SO-III Łódź, 9 lipca 2014 r. Wystąpienie pokontrolne

Urząd Stanu Cywilnego

Pan Andrzej Fijołek Wójt Gminy Brochów

WOJEWODA ŁÓDZKI. SO-III Łódź, dnia 20 stycznia 2015 r. Pan Dariusz Kobus Wójt Gminy Andrespol. Wystąpienie pokontrolne

W toku kontroli zbadano poz. 14 i 17 w 2006 r., poz. 43 i 46 w 2007 r., poz. 9, 12, 14, 121, 148, 213 i 216 w 2008 r. oraz poz. 46, 52 i 87 w 2009 r.

Urząd Gminy w Wildze ul. Warszawska Wilga

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Karta informacyjna nr USC - 6

W toku kontroli zbadano poz. 2188/2006, 2189/2006, 1145/2007, 21/2008, 22/2008, 2049/2008, 2050/2008, 4865/2008 i 4868/2008.

Z administratorem Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI. Kielce, Znak: PNK-III Pan Józef Zuwała Wójt Gminy Bejsce

S p r a w o z d a n i e z k o n t r o l i

KARTA INFORMACYJNA USŁUGI. Wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dowodów osobistych

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

wpisy od poz. 51 z dnia r. do poz. 64 z dnia r.; wpis w poz. 65 z dnia r.

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

SO-III Łódź, dnia 15 czerwca 2015 r.

SO-III Łódź, 16 kwietnia 2013 r. Wystąpienie pokontrolne

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO-IV

W N I O S E K o wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą

Spis treści. Dowody Osobiste Ewidencja ludności Urząd Stanu Cywilnego... 8

Wystąpienie pokontrolne

W toku kontroli zbadano poz. 15, 17 i 23 w 2006 r., poz. 171, 615 i 616 w 2007 r., poz. 372 i 373 w 2008 r.

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 25 kwietnia 2018 r.

REJESTRACJA ZGONÓW Podstawa prawna : art ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U.Nr 36, poz.180 z póź.

WNIOSEK O WYDANIE ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO *SKRÓCONEGO ZUPEŁNEGO SKRÓCONEGO WIELOJĘZYCZNEGO *AKTU URODZENIA SZTUK MAŁŻEŃSTWA SZTUK ZGONU SZTUK

Warszawa, dnia 28 grudnia 2012 r. Poz ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH 1) z dnia 19 grudnia 2012 r.

W toku kontroli zbadano poz. 242 w 2006; poz. 379, 380, 543, 544, 545 w 2007 r.; poz. 76, 79, 80, 197, 198, 435, 472 i 480 w 2008 r.

Dotacje na zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, wynikające z ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego, o ewidencji ludności, o dowodach

Urząd Stanu Cywilnego

P r o t o k ó ł kontroli doraźnej przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy w Wąchocku

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Urząd Stanu Cywilnego

Zarządzenie Nr I/6/2018 Burmistrza Strzelec Opolskich z dnia 31 stycznia 2018 r.

WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 15 września 2017 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO-IV Kraków, 17 LIP. 2013

wpisy od poz. 1 z dnia r. do poz. 121 z dnia r.; wpisy od poz. 1 z dnia r. do poz. 12 z dnia r.

Spis treści. Dowody Osobiste Ewidencja ludności Urząd Stanu Cywilnego... 7

wpisy od poz. 432 z dnia r. do poz. 676 z dnia r., repertorium zawierające 49 ponumerowanych kart:

W zakresie czynności tłumacza przysięgłego dla zleceniodawców wymienionych w art. 15 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego stwierdzono:

WNIOSEK O ZMIANĘ IMIENIA / NAZWISKA

Transkrypt:

ŚWIĘTOKRZYSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KIELCACH WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW 25-516 Kielce, Al. IX Wieków Kielc 3; www.kielce.uw.gov.pl tel. 0-41 342 12 37; fax: 0-41 342 14 33; e-mail: wso00@kielce.uw.gov.pl PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nowy Korczyn. Data przeprowadzonej kontroli: 11 grudnia 2008 roku. Zakres przeprowadzonej kontroli: 1. rejestracja stanu cywilnego 2. wydawanie dowodów osobistych 3. prowadzenie ewidencji ludności Osoby kontrolujące: 1. Anna Hanus kierownik Oddziału Organizacyjnego i Nadzoru w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ŚUW na podstawie upoważnienia Wojewody Świętokrzyskiego nr 1097/2008 w zakresie rejestracji stanu cywilnego; 2. Mariola Błońska-Adamczyk starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ŚUW na podstawie upoważnienia Wojewody Świętokrzyskiego nr 1099/2008 w zakresie ewidencji ludności; 3. Marta Konasiewicz starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ŚUW na podstawie upoważnienia Wojewody Świętokrzyskiego nr 1098/2008 w zakresie rejestracji stanu cywilnego; 4. Ryszard Ksel starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ŚUW na podstawie upoważnienia Wojewody Świętokrzyskiego nr 1100/2008 w zakresie wydawania dowodów osobistych. Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Nowy Korczyn NIP 655-10-99-434 Regon 000545248 Rejestracja stanu cywilnego: Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Gminy w Nowym Korczynie stanowi oddzielną komórkę razem z referatem dowodów osobistych i ewidencji ludności. Kierownikiem USC jest pani Kazimiera Gołdyn, powołana uchwałą Rady Gminy z listopada 1996 roku (pracuje od 1.02.1997r.). Osobami uprawnionymi do podpisywania aktów stanu cywilnego są Wójt Gminy Nowy Korczyn Wiktor Kwas oraz kierownik USC pani Kazimiera Gołdyn. Na potrzeby urzędu stanu cywilnego przeznaczone są dwa małe pomieszczenia. W jednym znajdują się księgi stanu cywilnego i część akt zbiorowych od 1997 roku. 1

Wcześniejsze akta zbiorowe znajdują się w archiwum zakładowym. Obecnie zakupiono nowe szafy, by wszystkie dokumenty były przechowywane w jednym pomieszczeniu. Urząd stanu cywilnego posiada dostęp do Internetu oraz systemu informacji prawnej LEX. Od trzech tygodni rejestracja stanu cywilnego odbywa się także w systemie informatycznym USC Technika. Kontroli poddano księgi stanu cywilnego z 2007 i 2008 roku w zakresie zgodności z ustawą z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 ze zm.) i z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów.(dz. U. z 1998r. Nr 136, poz. 884 z późn. zm). Akty małżeństwa W 2008 roku sporządzono 48 aktów małżeństwa. W aktach nie wykreślona rubryka Uwagi, a w aktach małżeństwa sporządzonych na podstawie dokumentu zagranicznego (akty nr 1/2008, 2/2008, 3/2008, 6/2008) nie wykreślono miejsca na podpisy świadków i osób zawierających małżeństwo. Do kontroli wybrano akta zbiorowe do aktów: Nr 2/2008 - transkrypcja, zgromadzone dokumenty prawidłowe, ale do aktu wpisano dane nie wynikające z dokumentu zagranicznego: nazwiska rodowe osób zawierających małżeństwo oraz rubrykę nazwiska noszone po zawarciu związku małżeńskiego uzupełniono na podstawie oświadczenia złożonego przez pełnomocnika matkę kobiety zawierającej małżeństwo, oświadczenie to brzmi: działając z pełnomocnictwa mojej córki oświadczam, że po zawarciu małżeństwa córka nosi nazwisko., a dzieci. Nr 3/2008 transkrypcja zagranicznego aktu z uzupełnieniami: akta zbiorowe zawierają wymagane dokumenty, ale decyzja o wpisaniu aktu na podst. art. 73 ust 1 zawiera dane nie wynikające z zagranicznego dokumentu(np. data, miejsce urodzenia i zamieszkania osób zawierających małżeństwo oraz dane o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małż.), wydano również decyzję o uzupełnieniu o dane rodziców kobiety; Nr 33/2008 ślub konkordatowy z obywatelem Włoch: zgromadzone dokumenty prawidłowe, z wyjątkiem zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego jest tylko zaświadczenie o stanie cywilnym wydane przez UM Altissimo; Nr 16/2008 małżeństwo zawarte w USC, akta zbiorowe zawierają wymagane dokumenty m.in. zgoda sądu na zawarcie małżeństwa (kobieta niepełnoletnia), ale w rubryce Uwagi znajduje się zapis: Akt sporządzono za zezwoleniem Sądu Rejonowego w Wydział Rodzinny i Nieletnich, sygn. akt z dn..; Akty urodzenia Przedstawiono dwie księgi aktów urodzeń: jedna zawiera akty urodzenia za lata 2002 2006 księgi prawidłowo zamknięte i druga księga zawiera akty sporządzone w 2007 i 2008 roku brak zamknięcia księgi i otwarcia kolejnej. W 2007 roku sporządzono 2 akty urodzenia, w 2008 roku 5 aktów urodzenia. Wszystkie są sporządzone na podstawie dokumentu zagranicznego (transkrypcje). Skontrolowano akta zbiorowe do aktów: Nr 1/2007 w aktach znajduje się: wniosek, kserokopia zagranicznego aktu urodzenia, potwierdzona za zgodność przez kierownika USC (brak oryginału),oryginał tłumaczenia i decyzja Kierownika USC; 2

Nr 2/2007 w aktach znajduje się oryginał aktu zagranicznego i kserokopia tłumaczenia poświadczona przez kierownika USC bez wyjaśnienia przyczyny braku oryginału. W akcie urodzenia wpisano nazwisko rodowe matki XXX (protokół kontroli str.3), a nie wynika to z aktu zagranicznego; Nr 3/2008 w akcie urodzenia wpisano nazwisko matki XXX (protokół kontroli str. 3), a w oryginale aktu zagranicznego figuruje nazwisko XXX (protokół kontroli str.3) Nr 4/2008 i 5/2008 akta zbiorowe zawierają wszystkie wymagane dokumenty. W w/w aktach zbiorowych brak dowodów doręczenia (odbioru) decyzji. Akty zgonu Księga aktów zgonu prowadzona jest od 2006 roku do chwili obecnej. Księgi zamknięte prawidłowo. W 2008 roku sporządzono 45 aktów zgonu. Rubryka Uwagi nie wykreślona, brak też wykreśleń wolnych rubryk np. Godzina zgonu oraz wolnych wierszy po wpisaniu danych. W aktach 22/2008 i 23/2008 rubryki wykreślono prawidłowo. Skontrolowano akta zbiorowe do następujących aktów: Nr 22/2008 w akcie w rubryce miejsce zgonu wpisano: Nowy Korczyn, a w karcie zgonu znajdującej się w aktach zbiorowych jest: Kurczyn Nowy i notatka służbowa z dnia 12.03.2008 r, zawierająca oświadczenie osoby zgłaszającej zgon; Nr 25/2008 akt sporządzony na podstawie decyzji kierownika usc zgon w USA, w zagranicznym akcie dane dotyczące żony zmarłego: XXX (protokół kontroli str.3), skreślono XXX (protokół kontroli str. 3) dopisano XXX (protokół kontroli str.3), tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego w tej części brzmi: XXX (protokół kontroli str. 3), a w akcie zgonu wpisano: XXX (protokół kontroli str. 3), brak także podstaw do wpisania w akcie nazwiska rodowego żony zmarłego; Nr 29/2008- w akcie wpisano: godzina zgonu 20.00 w karcie zgonu znajdującej się w aktach zbiorowych brak godziny zgonu; Nr 37/2008 w akcie: godzina zgonu 10.10 w aktach zbiorowych brak takich danych, w akcie skreślono dane w rubryce data urodzenia osoby zmarłej i obok wpisano prawidłową datę urodzenia; Nr 40/2008 w akcie: godzina zgonu 20.40 w aktach zbiorowych brak takich danych, Nr 44/2008 w akcie: godzina zgonu 23.00 - w aktach zbiorowych brak takich danych. Prowadzone rejestry Prawidłowo prowadzony jest rejestr zaświadczeń o zdolności do zawarcia związku małżeńskiego za granicą (art. 71 ustawy Prawo o asc) USC 5133 ( w 2007 roku wydano 5 zaświadczeń, w 2008 roku nie wydawano) Brak rejestru spraw: decyzji o transkrypcji, odtworzeniu zagranicznych asc (decyzje są wpinane do akt zbiorowych). Powyższe nie jest zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U z 1999r., Nr 112, poz. 1319 ze zm.) Zmiana imion i nazwisk W 2008 roku wydano dwie decyzje na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk: decyzja o zmianie nazwiska dziecka i decyzja ustalająca pisownię nazwiska rodowego. W aktach spraw brak daty wpływu wniosku, brak daty odbioru decyzji oraz informacji o powiadomieniu właściwych organów (zgodnie z art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk). 3

Decyzja ustalająca pisownię nazwiska: - wniosek z dnia 27.06.2008r. pani XXX XXX (protokół kontroli str. 4) o sprostowanie nazwiska mojej mamy XXX XXX XXX, (protokół kontroli str. 4)- decyzja ustalająca pisownię nazwiska wydana dnia 30.06.2008r. po rozpatrzeniu wniosku Pani XXX XXX XXX (protokół kontroli str.4) Pani XXX XXX XXX (protokół kontroli str. 4), która zmarła w dniu 13.06.2008r. (w aktach odpis skrócony aktu zgonu). W aktach sprawy znajduje się też pismo XXX XXX (protokół kontroli str. 4) z dnia 08.07.2008 r. Dowody osobiste: Zadania z zakresu wydawania dowodów osobistych realizowane są w Referacie USC, ewidencji ludności i dowodów osobistych. Referatem kieruje Pani Kazimiera Gołdyn - Kierownik USC. Pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań z zakresu wydawania dowodów osobistych jest Pani Małgorzata Wesołowska - Inspektor. Dokumentacja dotyczące dowodów osobistych znajduje się w jednym pomieszczeniu, w szafach metalowych zamykanych na zamki. Pomieszczenie zabezpieczone oknami antywłamaniowymi. Koperty dowodowe są ułożone wg serii i numerów dowodów. W trakcie kontroli dokonano wyrywkowego sprawdzenia kilku kopert dowodowych. 1. Koperta seria ARJ nr 733803. Wniosek złożony 04.11.2008 r. dowód wydany 11.12.2008 r. W kopercie znajduje się dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu oraz odpis skrócony aktu urodzenia USC Busko-Zdrój. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. 2. Koperta seria APB nr 816571. Wniosek złożony 17.12.2007 r. Dowód wydany 26.02.2008 r. W kopercie znajduje się dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo a ich zgodność potwierdzona z odpisem skróconym aktu małżeństwa (USC Dąbrowa Górnicza) oraz z gminnym zbiorem meldunkowym przez pracownika ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. 3. Koperta seria APZ nr 081018. Wniosek złożony w dniu 04.06.2008 r. Dowód wydany 14.07.2008 r. Dowód uiszczenia opłaty w kopercie. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. Zgodność danych zawartych we wniosku ze skróconym odpisem aktu urodzenia (USC Rawicz) oraz zbiorem meldunkowym potwierdzona przez pracownika ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. 4. Koperta seria AMT nr 150317. Wniosek przyjęty 14.09.2007 r. Dowód wydany 04.12.2007 r. W kopercie znajduje się dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. Zgodność danych zawartych we wniosku ze skróconym odpisem aktu urodzenia (USC Busko-Zdrój) oraz zbiorem meldunkowym potwierdzona przez pracownika ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. 5. Koperta seria AMB nr 083464. Wniosek złożony 06.08.2007 r. Dowód wydany 06.09.2007 r. Dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu w kopercie. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. Zgodność danych zawartych we wniosku ze skróconym odpisem aktu urodzenia (USC Bielawa) oraz zbiorem meldunkowym potwierdzona przez pracownika ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. 6. Koperta seria APY nr 863154. Wniosek przyjęty 05.05.2008 r. Dowód wydany 25.06.2008 r. W kopercie znajduje się dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. Zgodność danych zawartych we wniosku ze skróconym odpisem aktu urodzenia (USC Busko-Zdrój) oraz zbiorem meldunkowym potwierdzona przez pracownika ds. ewidencji ludności i 4

dowodów osobistych. Dokonano również porównania danych z gminnym zbiorem meldunkowym - dane zaktualizowane. 7. Koperta seria ARH nr 618135. Wniosek przyjęty 07.10.2008 r. Dowód wydany 23.10.2008 r. na okres 5 lat. Dowód uiszczenia opłaty oraz skrócony odpis aktu urodzenia (USC Busko-Zdrój) w kopercie. Wszystkie rubryki wniosku wypełnione prawidłowo. Wszystkie koperty opisane zgodnie z wymogami zawartymi w 33 rozporządzenia Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Pracownik kontrolowanego stanowiska prowadzi również szczegółowy rejestr formularzy, jako druków ścisłego zarachowania. Dokonano sprawdzenia anulowanych formularzy serii D nr 2 548 928; nr 2 548 979; nr 2 549 284, pobranych z Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach w dniu 26.07.2007 r. (dowód pobrania nr 308/2007). Dwa z nich znajdują w osobnej teczce, natomiast jeden kopercie dowodowej. W zakresie ewidencji ludności: Ewidencja ludności w Urzędzie Gminy w Nowym Korczynie prowadzona jest w systemie kartotecznym: w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców (KOM) oraz w systemie informatycznym. Kartoteka stałych mieszkańców na dzień 11.12.2008r. wynosi: 6464 osoby. Kartoteka znajduje się w szufladach. Karty ułożone są miejscowościami (alfabetycznie) a w miejscowościach również alfabetycznie ulicami a jeśli nie ma ulic, to numerami domów. Do potrzebnych danych zapewniony jest łatwy dostęp. Szafy są zamykane na klucz, dodatkowo jest alarm. Systematycznie nanoszone są w kartach KOM zmiany dot. dowodów, natomiast pozostałe zmiany nanoszone są tylko w systemie informatycznym. Dopiero w sytuacji, gdy karta KOM jest wysyłana za mieszkańcem - są nanoszone pozostałe zmiany z systemu informatycznego. Kartoteka byłych mieszkańców tj. - osób zmarłych oraz - osób wymeldowanych (w tym również administracyjnie) jest prowadzona razem. Wyrywkowo dokonano kontroli kart osobowych mieszkańców z miejscowości: Błotnowola, Grotniki i Pawłów. Na wszystkich sprawdzonych kartach KOM znajdowały się naklejki z numerem ewidencyjnym, karty uzupełniane są prawidłowo ale na bieżąco tylko wpisywane są dowody, natomiast pozostałe dane z systemu informatycznego nanoszone są w dacie przesyłania karty KOM. 1. XXX XXX, (protokół kontroli str. 5) zameldowana od 18.04.1979r. ma nowy dowód osobisty ANZ 629400, na karcie KOM nie jest naniesione przez kogo wydany, 2. XXX XXX, (protokół kontroli str. 5) zameldowany w msc. Grotniki Duże nowy dowód ALS 203096, wydany przez Wójta Gminy Nowy Korczyn, 3. XXX XXX, (protokół kontroli str. 5) zameldowany od 01.08.1923r. w Pawłowie, DO ALZ 010762, 4. XXX XXX, (protokół kontroli str. 5) zameldowana od 15.03.2006r. w Nowym Korczynie, dow. osob. AIP 373806. 5

Kartoteka przejściowa, tj. osób wymeldowanych z pobytu stałego i nigdzie nie zameldowanych prowadzona jest zarówno w systemie informatycznym (przy wymeldowaniu automatycznie pojawia się litera P w miejsce litery S), natomiast karty tych osób ułożone są w osobnej szufladzie nie ma osobnego rejestru, tylko karty. Kartoteka osób zmarłych znajduje się razem z osobami wymeldowanymi, jako byli mieszkańcy. Dla celów aktualizacji ewidencji ludności prowadzi się zbiory dokumentów: 1. segregator (nie opisany), zawierający same zgłoszenia pobytu czasowego, trwającego ponad 3 m-ce, ilość takich osób zlicza komputer, 2. skoroszyt, zawierający zgłoszenia zameldowania i wymeldowania: w jednej teczce znajdują się same zgłoszenia pobytu stałego i zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego. Ponadto prowadzone są dwa rejestry: a) rejestr wydanych poświadczeń zamieszkania, który prowadzony jest od 1996r. znak: OSO-6210 I, zawierający imię, nazwisko, określenie pobytu, datę i podpis oraz b) rejestr przesłanych kart KOM znak: SAO-6210 (razem od 1980r.), zawierający imię, nazwisko, dokąd przesłano kartę KOM, datę przesłania i uwagi. Od każdego nowego roku numeracja zaczyna się od nr 1. W 2008r. przesłano 72 karty KOM. Informacja o zmianach osobowo adresowych do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego przesyłana jest co 5 dni. Prowadzony jest skoroszyt wysłanych dyskietek. WEL: jest data nagrania dyskietki i data jej wysłania. Jeśli jest wykaz błędów, wymagających poprawy w Lokalnych Bankach Danych to korekty odsyłane są bez pisma przewodniego. Do celów aktualizacji nie ma prowadzonych dodatkowych rejestrów bowiem w systemie informatycznym zmiany zapisywane są co 5 dni, z których wysyła się wydruk. Potwierdzenia przesłania dyskietek znajdują się w skoroszycie. Powyższe prowadzone jest w programie ZETO. W 2007r. prowadzone były 2 postępowania o wymeldowanie, nie prowadzono żadnego postępowania w przedmiocie zameldowania ani uchylenia czynności materialno technicznej. Sprawdzono powyższe postępowania prowadzone w oparciu o przepis art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych: - decyzja z dnia 17.12.2007r. znak: SO.IV.5110/9/2007, orzeczono o wymeldowaniu. Wniosek Pani XXX XXX (protokół kontroli str. 6) z dnia 16.08.2007r. o wymeldowanie XXX XXX (protokół kontroli str. 6). W dniu 29.10.2007r. wniosek do sądu o ustanowienie kuratora postanowienie z dnia 20.11.2007r. sygn. akt III RNs 268/07. W prowadzonym postępowaniu stwierdzono brak opłaty oraz brak zawiadomienia o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy (art. 36 Kpa) i zebranym materiale dowodowym do wydania decyzji i możliwości zapoznania się z nim stron (art. 10 Kpa). Niniejsze postępowanie nie ma jednego znaku sprawy. Jest to pierwsze prowadzone postępowanie w roku a zaczyna się od nr 7, nr 8 ma wniosek o ustanowienie kuratora a pozostałe dokumenty w przedmiotowej sprawie mają nr 9. Sprawa SO.IV.5110/9/2007, nie zakończona decyzją: Wniosek pana XXX XXX (protokół kontroli str. 6) z dnia 12.11.2007r. o wymeldowanie byłej żony XXX XXX (protokół kontroli str. 6).Wszczęcie postępowania zawiadomieniem z dnia 14.11.2008r., wezwanie na rozprawę administracyjną z dnia 22.11.2007r., która odbyła się 03.12.2007r., pismo do Komisariatu Policji o przeprowadzenie kontroli meldunkowej, o której poinformowano organ pismem z dnia 11.12.2007r. 6

Przedmiotowa sprawa nie została zakończona decyzją, w aktach znajduje się pismo z dnia 27.12.2007r. zawierające stwierdzenie, że wydanie decyzji stało się bezprzedmiotowe, bowiem XXX XXX (protokół kontroli str. 6) wymeldowała się w dniu 21.12.2007r. 2008 rok: - decyzja z dnia 15.09.2008r. znak: USC-SO-5110/8/2008: Wniosek Pani XXX XXX (protokół kontroli str. 7) z dnia 30.07.2008r. Zawiadomieniem z dnia 12.08.2008r. wezwano strony na rozprawę administracyjną. Osoba zajmująca się problematyką ewidencji: Milena Miśkiewicz samodzielny referent. Wydaną decyzją orzeczono o wymeldowaniu. - Sprawa o wymeldowanie, nie zakończona decyzją: Wniosek Pani XXX XXX (protokół kontroli str. 7) z 18.08.2008r. o wymeldowanie. Po wszczęciu postępowania do Urzędu Gminy Nowy Korczyn wpłynęło pismo z dnia 30.09.2008r. z UG Orzesze w niniejszej sprawie, w którym stwierdzono, iż Pani XXX XXX (protokół kontroli str. 7) wraz z dzieckiem dobrowolnie się wymeldowała. W aktach przedmiotowej sprawy znajduje się pismo z dnia 07.10.2008r., stwierdzające, iż wobec powyższego prowadzone postępowanie stało się bezprzedmiotowe, bowiem sama się wymeldowała. Informacji i wyjaśnień w przedmiocie ewidencji ludności udzielała inspektor Pani Małgorzata Wesołowska. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod numerem 7/2008. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo odmowy podpisania protokołu oraz prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień, co do treści zawartych w niniejszym protokole zarządzającemu kontrolę w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano jednostce kontrolowanej. Protokół sporządzili: Mariola Błońska-Adamczyk Marta Konasiewicz Ryszard Ksel Kierownik jednostki kontrolowanej: WÓJT inż. Wiktor Kwas Miejsce i data podpisania protokołu Miejsce i data podpisania protokołu przez kontrolujących: przez kontrolowanego: Kielce, dn. 27.02.2009 r. Nowy Korczyn, dn. 06.03.2009 r. 7