Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1314/F/2013 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31.12.2013 r. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU INSTRUKCJA W SPRAWIE WYSTAWIANIA FAKTUR VAT I PROWADZENIA EWIDENCJI I REJESTRÓW SPRZEDAŻY TOWARÓW I USŁUG W DLA CELÓW ROZLICZANIA PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z 31.12.2013r. Strona 1 / 7
R O Z D Z I A Ł I Z A S A D Y E W I D E N C J I S P R Z E D A Ż Y T O W A R Ó W I U S Ł U G 1 Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek (w zakresie swojego działania) do wystawienia: 1. paragonów fiskalnych lub faktur stwierdzających sprzedaż towarów i usług, 2. faktur korygujących, 3. duplikatów faktur i faktur korygujących według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 68 poz. 360 z późn. zm.). 2 1. Faktury i faktury korygujące należy wystawić w trzech egzemplarzach, z których: 1) oryginał otrzymuje nabywca, 2) pierwszą kopię otrzymuje Wydział Finansowy, 3) druga kopia pozostaje w aktach Wydziału merytorycznego. 3 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży towarów i usług powinna zawierać co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, 2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, 3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, 4) nazwę towaru lub usługi, 5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, 6) cenę towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), 7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), 8) stawki podatku, 9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 2 / 7
10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów i usług z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych, 11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu, 12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, 13) podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury oraz imię i nazwisko tej osoby, 14) termin płatności należności określonej w fakturze. 2. W przypadku sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 23 %, dane określone w punkcie 3.1.4. obejmują również symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu. W tym przypadku należy podać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę podatku. 3. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, nie później jednak niż 7 dni, po otrzymaniu części lub całości należności od nabywcy. 4. Faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w punkcie 1.2. 3 5. Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych należy prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. 6. Na żądanie nabywcy Wydział merytoryczny dokonujący sprzedaży usługi, towaru jest obowiązany wystawić Fakturę VAT. W tym przypadku dokonuje korekty rejestru fiskalnego. 4 1. Faktury korygujące powinny zawierać wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA. 2. Faktury korygujące wystawia się w przypadkach określonych w 13, 14 i 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z 31.12.2013r. Strona 3 / 7
5 Faktura korygująca wystawiona z powodu: udzielonego rabatu, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w 3 punkcie 1.1. do 1.3 i 1.14, b) nazwę towaru lub usługi objętych rabatem, 3) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, 4) kwotę zmniejszenia podatku należnego. 6 Faktura korygująca wystawiona z powodu podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w punkcie 1.1. do 1.3 i 1.14, b) nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny, 3) kwotę podwyższenia ceny bez podatku, 4) kwotę podwyższenia podatku należnego, 5) podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej. 7 Faktura korygująca wystawiona w przypadku pomyłek zawiera dane określone w 6, kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej. W przypadku otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi faktury zawierającej pomyłki związane ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru albo usługi, za wyjątkiem pomyłek w pozycjach określonych w punkcie 1.5 do 1.14, może on wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Nota korygująca powinna zawierać: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca: - określone w punkcie 1.1 do 1.4 3) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej Noty korygujące powinny zawierać wyrazy NOTA KORYGUJĄCA. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 4 / 7
8 Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek prowadzenia: 1) rejestrów sprzedaży, u których należy ujmować wystawione faktury VAT wg zasad określonych w art. 109 ust.3 ustawy o podatku od towarów i usług, zawierających: a) numer kolejny w rejestrze, b) numer kolejny faktury, c) datę dokonania sprzedaży, d) datę wystawienia faktury, e) nazwę oraz adres nabywcy, f) podstawę opodatkowania wg stawek VAT (kwota netto), g) VAT należny z wyszczególnieniem stawek podatku, h) sprzedaż zwolnioną z VAT, i) ogólną sumę danych określonych w pkt f-h (kwota brutto), j) kwotę podatku VAT, 2) rejestrów paragonów fiskalnych. 9 1. W rejestrach sprzedaży o których mowa w 8 należy ujmować chronologicznie oraz wg kolejnej numeracji wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury VAT lub faktury korygujące. Rejestry należy sporządzać na kasie fiskalnej, maszynowo lub przy użyciu komputera, za okresy miesięczne w dwóch egzemplarzach. 2. Ilość rejestrów w Wydziałach merytorycznych może być określona w stosunku do potrzeb organizacyjnych. 3. Na koniec każdego miesiąca rejestry należy podsumować oraz sporządzić zestawienie wszystkich rejestrów prowadzonych w danym wydziale. 10 Zestawienie rejestrów powinno zawierać: a) numer rejestru, b) tytuł dochodu (np.: sprzedaż nieruchomości, dzierżawa, wieczyste użytkowanie itp.), c) podstawę opodatkowania (sprzedaż netto), d) podatek VAT należy z wyszczególnieniem stawek podatku, e) sprzedaż zwolnioną z podatku VAT, Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z 31.12.2013r. Strona 5 / 7
f) wartość sprzedaży brutto (netto plus VAT), g) podatek VAT od sprzedaży. 11 Kopie prowadzonych rejestrów w formie papierowej i elektronicznej wraz z kopiami faktur VAT i faktur korygujących oraz zestawienie rejestrów należy przekazać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5- tego każdego następnego miesiąca do Wydziału Finansowego. R O Z D Z I A Ł I I P O Z O S T A Ł E P O S T A N O W I E N I A 13 Jeżeli faktura lub faktura korygująca ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w tej fakturze. 14 Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi pozostaje w aktach Wydziału merytorycznego. 15 Wydziały merytoryczne obowiązane są przechowywać faktury, faktury korygujące i noty korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, fakturę korygującą lub notę. 16 Wydział Finansowy ma obowiązek: 1) sporządzania miesięcznych deklaracji podatku od towarów i usług na podstawie zbiorczego zestawienia rejestrów sprzedaży otrzymanych z wydziałów merytorycznych Urzędu Miejskiego, 2) przesyłania deklaracji VAT do Urzędu Skarbowego w obowiązujących terminach, 3) przekazywania należnego podatku VAT wg deklaracji do Urzędu Skarbowego w obowiązujących terminach. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 6 / 7
17 Miasto Słupsk posługuje się dla celów rozliczenia VAT numerem identyfikacyjnym 839-10-05-507 nadanym przez Urząd Skarbowy w Słupsku decyzją z dnia 18 kwietnia 1995 r. Faktury wystawione przez Wydziały merytoryczne w miejscu: sprzedawca wpisują: Miasto Słupsk. 18 Niniejsza instrukcja została opracowana na podstawie niżej wymienionych aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), 2) akty wykonawcze: a) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 z poźn. zm.) PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Maciej Kobyliński Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z 31.12.2013r. Strona 7 / 7