Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r.

Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. Or-IX.0147.2.1.2013 Opracowano przez: Wydział Organizacyjny Oddział Systemu Zarządzania 28-02-2013

2 Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. CZĘŚĆ I SAMOOCENA KONTROLI ZARZĄDCZEJ CEL SAMOOCENY Samoocena kontroli zarządczej to działanie, poprzez które dokonywana jest analiza i ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez kadrę kierowniczą i pozostałych pracowników Urzędu Miasta Poznania oraz jednostek zobowiązanych na podstawie zarządzenia Nr 852/2012/P Prezydenta Miasta Poznania z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu. Refleksja dotycząca samooceny może przyczynić się do poprawy komunikacji pomiędzy kierownictwem a pozostałymi pracownikami jednostki oraz wzmocnić świadomość ich odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej. Wyniki samooceny stanowią jedno ze źródeł wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, będące podstawą do podpisania informacji o stanie kontroli zarządczej przez dyrektorów wydziałów UMP i kierowników m.j.o. oraz jednostek budżetowych oświaty, jednostek budżetowych pomocy społecznej i instytucji kultury. ZAKRES I TERMIN PRZEPROWADZENIA SAMOOCENY Samoocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej za rok 2012 w Mieście Poznaniu została przeprowadzona w szczególności w oparciu o przepisy i regulacje: 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm), 2) Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), 3) Komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2011 r. Nr 2, poz. 1), 4) Zarządzenie Nr 852/2012/P Prezydenta Miasta Poznania z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu. Terminy przeprowadzenia samooceny za 2012r.: 18-31 grudnia 2012 r. dla Biura Zamówień Publicznych, Biura Miejskiego Konserwatora Zabytków, Biura Kształtowania Relacji Społecznych, Gabinetu Prezydenta, Wydziału Kultury i Sztuki, Wydziału Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej ustalono wcześniejszy termin przeprowadzenia samooceny ze względu na zmiany organizacyjne, które miały nastąpić z dniem 1 stycznia 2013 r.,

Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. 3 01-31 stycznia 2013 r. pozostałe wydziały Urzędu oraz m.j.o., jednostki budżetowe oświaty, jednostki budżetowe pomocy społecznej i instytucje kultury. Zakres przedmiotowy: Samoocena swoim zakresem objęła kompleksowo całą działalność, tj. zbadano 5 elementów kontroli zarządczej 1 : a) środowisko wewnętrzne, w tym osobno obszar etyki, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. Zakres podmiotowy samooceny: W 2012 r. samooceną objęto, oprócz dyrektorów, kierowników i 20 % pozostałych pracowników Urzędu Miasta (I poziom kontroli zarządczej), także m.j.o. przez które należy rozumieć jednostkę budżetową Miasta oraz samorządowy zakład budżetowy, samorządową instytucję kultury oraz samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, utworzone i prowadzone przez Miasto (II poziom kontroli zarządczej) 2. Samoocena za 2012 r. objęła 366 jednostki, tj. łącznie 4 539 pracowników. Tabela I: Rozkład ilościowy jednostek i pracowników biorących udział w samoocenie kontroli zarządczej. 1 Elementy i standardy kontroli zarządczej zostały wyodrębnione w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84). 2 Dokonano podziału jednostek na: wydziały UMP, m.j.o. (tj. Miejska Pracownia Urbanistyczna, Ogród Zoologiczny, Palmiarnia Poznańska, Usługi Komunalne, Zarząd Dróg Miejskich, Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ, Zarząd Transportu Miejskiego, Zarząd Zieleni Miejskiej, Straż Miejska Miasta Poznania, Poznańskie Centrum Świadczeń, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie, Zakład Lasów Poznańskich, Zakład Robót Drogowych, Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych, ATLANTIS, Poznańskie Ośrodki Sportu i Rekreacji) oraz jednostki budżetowe oświaty, jednostki budżetowe pomocy społecznej i instytucje kultury.

4 Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. Wykres I: Udział w samoocenie funkcjonowania kontroli zarządczej w podziale na 3 grupy respondentów Miasta Udział w samoocenie kontroli zarządczej w Mieście Dyrektorzy 563 Kierownicy 648 Pracownicy 3328 Dyrektorzy Kierownicy Pracownicy Łączna liczba wszystkich respondentów, którzy uczestniczyli w samoocenie za 2012 r., wzrosła o 1 035 osób w stosunku do 2011 r. W samoocenie za 2012 r. wszystkie jednostki uczestniczące w samoocenie dokonały badania elementów i standardów kontroli zarządczej w sposób jednolity - za pomocą platformy elektronicznej (Netigate). Umożliwiło to zebranie wszystkich wyników i opracowanie wniosków z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie kontroli zarządczej. METODA ANALIZY ANKIET SAMOOCENY Zestaw pytań w kwestionariuszach został dostosowany do 3 grup respondentów dyrektorów, kierowników oraz pozostałych pracowników, co umożliwiło dokonanie analizy jak te same kwestie oceniane są przez wskazane wyżej grupy. Pytania w ankietach mają charakter zamknięty, jednakże istniała możliwość wpisania uwag, m.in. w celu dookreślenia opinii. Analiza samooceny opiera się na weryfikacji odpowiedzi twierdzących udzielonych przez wypełniających kwestionariusze według przyjętej 3 - stopniowej skali ocen dojrzałości jednostki. Kwantyfikacja ocen przedstawia się następująco: a) ocena 0-40 % wyraźne i niedostateczne przestrzeganie standardów kontroli zarządczej wskazanie na występowanie nieprawidłowości. Wymaga bezzwłocznej reakcji (wdrożenia działań naprawczych) dyrektora wydziału / kierownika m.j.o. Kontrola zarządcza nie daje należytego zapewnienia realizacji celów i zadań / procesów, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. 5 b) ocena 41-60 % dostateczne i dobre przestrzeganie standardów kontroli zarządczej wskazanie nielicznych zastrzeżeń. Działania naprawcze lub usprawniające powinny nastąpić w ustalonym przez dyrektora wydziału / kierownika m.j.o. czasie. Kontrola zarządcza daje z zastrzeżeniami zapewnienie realizacji celów i zadań / procesów, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; c) ocena 61-100 % bardzo dobra i najlepsza praktyka wskazanie małej istotności uchybień związanych z doskonaleniem efektywności i skuteczności. Wdrożenie usprawnień zależy od decyzji dyrektora wydziału / kierownika m.j.o. Minimalny poziom zakłóceń w funkcjonowaniu. Kontrola zarządcza daje zapewnienie należytego funkcjonowania organizacji. REALIZACJA OBOWIĄZKU PRZEPROWADZENIA SAMOOCENY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Mierniki w samoocenie funkcjonowania kontroli zarządczej I poziom kontroli zarządczej - URZĄD MP Ilość przekazanych w terminie ankiet samoocen do liczby jednostek zobowiązanych x 100 % Wynik II poziom kontroli zarządczej - MIASTO Ilość przekazanych w terminie ankiet samoocen do liczby jednostek zobowiązanych x 100 % Wynik 33 33 100,0% 348 366 95,1% 2. Wyniki analizy samooceny w Urzędzie Miasta Poznania I poziom kontroli zarządczej Wykres II: Odpowiedzi pozytywne respondentów z poszczególnych elementów kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Poznania I. Środowisko wewnętrzne 98,2% 94,8% 90,7% II. Cele i zarządzanie ryzykiem 78,4% 96,2% 95,1% Dyrektorzy III. Mechanizmy kontroli 94,7% 90,4% 88,1% Kierownicy Pracownicy IV. Informacja i komunikacja 97,6% 96,3% 87,2% V. Monitorowanie 68,4% 94,4% 89,0%

6 Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. Ogólna ocena elementów kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Poznania: W wyniku przeprowadzonego badania ankietowego stwierdza się, że łącznie u 3 grup respondentów wszystkie elementy kontroli zarządczej uzyskały w odpowiedziach pozytywnych (odpowiedzi TAK ) ocenę powyżej 68 %, co mieści się w skali od 61 do 100%, tj. można uznać, że elementy te funkcjonują w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Nieznaczny odsetek odpowiedzi negatywnych (odpowiedzi NIE ), tj. nie przekraczający 11,2 %, wskazuje, że system w opinii badanych jest przejrzysty, spełnia ich oczekiwania i daje możliwość sprawnej realizacji wykonywanych zadań na poszczególnych stanowiskach. 3. Wyniki analizy samooceny w Mieście Poznaniu II poziom kontroli zarządczej Wykres III: Odpowiedzi pozytywne respondentów z poszczególnych elementów kontroli zarządczej w Mieście I. Środowisko wewnętrzne 95,6% 91,4% 94,3% II. Cele i zarządzanie ryzykiem 85,5% 89,0% 93,5% Dyrektorzy III. Mechanizmy kontroli 91,2% 88,8% 96,2% Kierownicy Pracownicy IV. Informacja i komunikacja 97,6% 94,6% 93,5% V. Monitorowanie 81,5% 86,6% 93,1% Ogólna ocena elementów kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu: W wyniku przeprowadzonego badania ankietowego stwierdza się, że łącznie u 3 grup respondentów wszystkie elementy kontroli zarządczej uzyskały w odpowiedziach pozytywnych (odpowiedzi TAK )

Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. 7 ocenę powyżej 81 % co mieści się w skali od 61 do 100%, tj. można uznać, że elementy te funkcjonują w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Odsetek odpowiedzi negatywnych (odpowiedzi NIE ), tj. nie przekraczający 37,2 %, wskazuje, że system w opinii badanych jest przejrzysty, spełnia ich oczekiwania i daje możliwość sprawnej realizacji wykonywanych zadań na poszczególnych stanowiskach. 4. Propozycje doskonalenia systemu kontroli zarządczej 1) Celowym byłoby przede wszystkim poprawienie skuteczności kanałów komunikacyjnych pomiędzy badanymi grupami w szczególności w zakresie przekazywania informacji z obszaru przeprowadzanych audytów / auditów ISO, wyników samooceny oraz zapewnienia o stanie kontroli zarządczej (element Monitorowanie i ocena) zarówno na I i II poziomie kontroli zarządczej (tj. w wydziałach UMP / jednostkach Miasta). Prowadzić to powinno nie tylko do wymiany i polepszenia ogólnej wiedzy wszystkich pracowników, ale także bardziej sprawnej identyfikacji zagrożonych bądź słabiej funkcjonujących elementów kontroli zarządczej; 2) Obecnie trwają prace nad ujednoliceniem i aktualizacją dokumentów w zakresie etyki. Dążąc do realizacji jednego z celów kontroli zarządczej, jakim jest zapewnienie przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania rozważa się określenie m.in. podstawowych zasad etycznych dla Miasta oraz sposobu ich monitorowania; 3) Rozważyć należy, czy obecny system planowania pracy w Urzędzie, realizuje w sposób zadowalający opracowane przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 6 z dnia 6.12.2012r. szczegółowe wytyczne w zakresie planowania działalności, zwłaszcza w obszarze określania mierników do celów i zadań oraz czy nie zachodzi potrzeba aktualizacji zarządzenia Nr 460/2003/K Prezydenta Miasta Poznania w sprawie planów pracy wydziałów z dnia 12.06.2003r.; 4) W obszarze zarządzania ryzykiem proponuje się m.in.: tworzenie i promowanie właściwego ładu organizacyjnego (narzędzi, mechanizmów, systemu informacyjnego), w tym przede wszystkim przekazywanie informacji zwrotnej przez przełożonych pracownikom dotyczących zarządzania ryzykiem, zbudowanie kultury zarządzania ryzykiem, podniesienie świadomości pracowników UMP / jednostek Miasta czym jest zarządzanie ryzykiem, podniesienie profesjonalizmu managerów ds. zarządzania ryzykiem (np. poprzez szkolenia, dzielenie się wiedzą), 5) Stosunkowo niska (w porównaniu do ocen pozostałych standardów) ocena standardu Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych powoduje, że obszar ten powinien być stale doskonalony. Najważniejszym zadaniem wyznaczonym na 2013 r. jest m.in.:

8 Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. aktualizacja Polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Poznania oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, a także doskonalenie regulacji w ww. obszarze w ramach prac realizowanych przez Zespół ds. Bezpieczeństwa Informacji; 6) W celu polepszenia ogólnej oceny standardu Audyt wewnętrzny należy zwrócić większą uwagę na wymianę informacji w zakresie przeprowadzanych w wydziałach / jednostkach Miasta audytów wewnętrznych / auditów ISO lub kontroli i przekazanych wyników na linii dyrektorzy kierownicy pozostali pracownicy. CZĘŚĆ II ANALIZA INFORMACJI O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ CEL INFORMACJI O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Celem potwierdzenia, że kontrola zarządcza funkcjonująca w Mieście Poznaniu zapewnia realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich podejmowanych działaniach, dyrektorzy wydziałów, kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych oraz jednostek budżetowych oświaty, jednostek budżetowych pomocy społecznej i instytucji kultury zobowiązani byli złożyć w terminie do 31 stycznia br. informacje o stanie kontroli zarządczej. Informacja odnosi się do zdarzeń dla minionego roku budżetowego. OGÓLNA OCENA FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ - NA PODSTAWIE ZŁOŻONYCH INFORMACJI O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Miernik realizacji obowiązku przekazania informacji o stanie kontroli zarządczej za 2012 r. Ilość przekazanych informacji o stanie kontroli zarządczej za 2012 r. do liczby jednostek zobowiązanych x 100 % Wynik 359 366 98,1%

Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. 9 2. Realizacja obowiązku przekazania informacji o stanie kontroli zarządczej za 2012 r.: PLANOWANE DZIAŁANIA NA ROK 2013 SŁUŻĄCE POPRAWIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej niektórzy dyrektorzy wydziałów i kierownicy m.j.o. oraz jednostek budżetowych oświaty, jednostek budżetowych pomocy społecznej i instytucji kultury (łącznie 76 jednostek) wypełniając informację o stanie kontroli zarządczej za 2012 r. zgłosili potrzebę wdrożenia działań naprawczych / usprawnień systemu. Porównując z rokiem poprzednim, zauważono zdecydowaną poprawę w zakresie wskazywania działań naprawczych / doskonalących funkcjonowanie jednostki, nie tylko w przypadku zgłoszenia w informacji zastrzeżeń w realizacji kluczowych celów i zadań, ale także wtedy, gdy wszystkie elementy kontroli zarządczej działają należycie. Niedociągnięcia, jakie mogą mieć wpływ na warunkowe sporządzenie informacji o stanie kontroli zarządczej, uznaje się za znaczące, jeżeli jedna lub więcej kluczowych części systemu kontroli zarządczej nie istnieje lub nie działa w sposób poprawny. Ilość wskazań w zakresie potrzeby wdrożenia działań naprawczych / doskonalących w elementach: środowisko wewnętrzne 58, cele i zarządzanie ryzykiem 70, mechanizmy kontroli 55, informacja i komunikacja 31, monitorowanie i ocena 37. Z powyższej analizy wynika, że najwięcej działań naprawczych / usprawniających zgłoszono w elemencie: Cele i zarządzanie ryzykiem, następnie w: Środowisku wewnętrznym i Mechanizmach kontroli. Podobny rozkład ww. działań został zgłoszony w roku poprzednim. Są to zatem obszary, które w dalszym ciągu wymagają poprawy w ocenie badanych,

10 Wnioski z analizy funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu za 2012 r. pomimo uzyskania w samoocenie wartości powyżej 61 %, tj. dającej zapewnienie należytego funkcjonowania. ŹRÓDŁA NA PODSTAWIE KTÓRYCH PRZYGOTOWANO INFORMACJE Do źródeł danych wykorzystywanych do oceny funkcjonowania kontroli zarządczej należą: udokumentowana samoocena udokumentowanej analizy ryzyka wyniki auditów systemu zarządzania jakością wyniki kontroli zewnętrznych wyniki audytu wewnętrznego wyniki instytucjonalnej kontroli wewnętrznej inne oceny i dowody m.in.: regulaminy, procedury, instrukcje, zarządzenia wewnętrzne, procesy, sprawozdania, analizy funkcjonowania kontroli zarządczej, badania satysfakcji klienta wewnętrznego i zewnętrznego, protokoły z narad. Do najczęściej wskazywanych źródeł, na podstawie których dyrektorzy i kierownicy jednostek sporządzali informacje o stanie kontroli zarządczej, należą: udokumentowana samoocena oraz wyniki audytu wewnętrznego. EWALUACJA PROCESU SAMOOCENY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W wyniku analizy sposobu i trybu dokonywania samooceny oraz po wniesionych uwagach respondentów Wydział Organizacyjny zauważa potrzebę zmian doskonalących proces w zakresie: w celu bardziej sprawnego zliczania i dokonania analizy przeprowadzonej samooceny w Mieście, Wydział Organizacyjny wystąpi do Wydziału Informatyki o oprogramowanie arkuszy Excell pozwalające na automatyczne podliczanie wyników lub doposażenie Biura Informacji Teleinformatycznej we wzbogaconą wersję programu Netigate. przeredagowania niektórych pytań z kwestionariusza samooceny (w szczególności z zakresu mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych), wdrożenie procesu dokonywania samooceny w Mieście, rozszerzenie dokumentu Informacja o stanie kontroli zarządczej o możliwość wskazania na plan pracy (działalności) jako jedno ze źródeł danych, na podstawie których opracowuje się Informację.