ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZO-04/2014/OPS/POKL-GD

Gródek nad Dunajcem, dnia 15.07.2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZO-04/2014/OPS/POKL-GD Dotyczące usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego wraz ze sprawozdaniem dla projektu pt Czas na zmiany! Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 7.1., Poddziałanie 7.1.1. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. (tekst jednolity - Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) 1. ZAMAWIAJĄCY/BENEFICJENT: Gmina Gródek nad Dunajcem - Ośrodek Pomocy Społecznej w Gródku nad Dunajcem 33-318 Gródek nad Dunajcem 170 Tel. 18 4401096, Email: projektopsgrodek@wp.pl 2. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU: Tytuł projektu realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego: Czas na zmiany Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 7.1., Poddziałanie 7.1.1. b) Okres realizacji projektu od 01.05.2009r. do 31.12.2014r. c) Numer projektu: POKL.07.01.01-12-031/10 d) Nr umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.07.01.01-12-266/08-04 Planowana całkowita wartość projektu: 999 847,22 PLN; Opis projektu: Przedmiotem projektu jest objęcie 130 uczestników (beneficjentów) kompleksowym oraz fachowym wsparciem mającym na celu wzrost poziomu aktywności zawodowej oraz społecznej. Projekt adresowany jest do osób korzystających z pomocy społecznej, w wieku aktywności zawodowej, pozostających bez pracy (bezrobotnych i nieaktywnych zawodowo w tym osób uczących się), pracujących w tym rolników oraz osób niepełnosprawnych. Beneficjenci zostali objęci co najmniej trzema instrumentami aktywnej integracji m.in. grupowym treningiem kompetencji społecznych z psychologiem, grupowymi zajęciami z doradcą zawodowym, grupowymi warsztatami z pedagogiem, indywidualnymi konsultacjami z psychologiem i doradcą zawodowym, badaniami medycyny pracy oraz kursami zawodowymi. 3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Audyt planuje się przeprowadzić w terminie od 18 do 22 sierpnia 2014r., dokładny termin przeprowadzenia audytu zostanie ustalony z wyłonionym audytorem. - audyt powinien zostać przeprowadzony w terminie 14 dni od podpisania umowy, - audyt powinien być przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego, - Zamawiający udostępni dokumenty wyłącznie w swojej siedzibie, bez możliwości wynoszenia ich na zewnątrz, - powielanie dokumentów dopuszczalne jest wyłącznie za zgodą Zamawiającego, - sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu powinno być sporządzone: o w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach, o w formie elektronicznej w formacie RAR/ZIP zabezpieczone hasłem: 1

na płycie CD/DVD załączone do wersji papierowej oraz wysłane na adres projektopsgrodek@wp.pl plik i hasło osobnym mailem i dostarczone w terminie do 14 dni od dnia zakończenia ostatniej czynności audytowej, jednak nie później niż 30 dni od daty podpisania umowy. 4. PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu ma na celu uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a realizowany projekt jest zgodny z umową, prawem, procedurami i wnioskiem o dofinansowanie oraz wydanie opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny projektu należy przeprowadzić przy zachowaniu i spełnieniu wymogów zawartych w Załączniku nr 10: Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI,VII,VIII i IX Priorytetu POKL stanowiący załącznik do aneksu nr: UDA-POKL.07.01.01-12-266/08-04 umowy ramowej oraz Wytycznych Programowych Instytucji Zarządzającej, innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa polskiego i wspólnotowego. 5. SPOSÓB I ZAKRES PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU: Audyt zewnętrzny projektu obejmie co najmniej następujący (minimalny) zakres: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu będzie zawierać co najmniej następujący (minimalny) zakres: 1) Data sporządzenia raportu, 2) Numer audytowanego projektu, 3) Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt, 4) Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt, 5) Imiona i nazwiska audytorów /biegłych rewidentów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu, 6) Termin przeprowadzenia audytu, 7) Czas wykonania audytu, 8) Cel audytu, 9) Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt, 10) Zakres przedmiotowy audytu, 2

11) Podjęte działania i zastosowane techniki audytu, 12) Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu, 13) Ustalenia stanu faktycznego, 14) Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, 15) Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, 16) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, 17) Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje, 18) Lista dokumentów zweryfikowanych podczas audytu, 19) Podpisy osób wchodzących w skład zespołu audytującego, które brały udział w czynnościach audytowych, Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane przez osoby wchodzące w skład zespołu audytującego, które brały udział w czynnościach audytowych oraz beneficjenta. 6. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę, dysponują potencjałem technicznym, wykształcenie, kwalifikacje, uprawnienia, doświadczenie w zakresie zagadnień dotyczących audytu lub kontroli oraz funduszy strukturalnych i/lub Funduszu spójności UE i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Poprzez podmioty/osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje w w/w zakresie rozumie się: 1) kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zmianami, 2) doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu, a w szczególności audytowania projektów finansowanych ze środków UE, Wykonawca zobowiązany jest spełnić obydwa warunki opisane w pkt. 1) i 2). Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinny być, co najmniej dwu osobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia i doświadczenie zgodne z pkt. 1) i 2) oraz jedna osoba posiadająca co najmniej wykształcenie wyższe. Dodatkowo, zgodnie z rekomendacją zawartą w załączniku nr 10 do Umowy o dofinansowanie, Zamawiający/Beneficjent w kryterium doświadczenie przyznawał będzie dodatkową ilość punktów za włączenie do składu zespołu przeprowadzającego audyt osoby posiadającej uprawnienia biegłego rewidenta. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki/podmiotu realizującego projekt w ramach którego jest on realizowany. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej, - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem(, członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, - w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, - osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); 3

- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy przeprowadzeniu audytu takie osoby; - jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności, - ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; - poprzez spełnienie warunków bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. Do oferty należy dołączyć: a) ofertę cenową; b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu, c) dokumenty poświadczające odpowiednie umiejętności, doświadczenie, kwalifikacje, wiedzę i wykształcenie, o którym mowa w pkt. 6 w/w oferty. d) Oświadczenie odnośnie bezstronności i niezależności audytora Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób: spełnia, nie spełnia. Pozostałe warunki określa załącznik nr 10 do umowy ramowej: Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII I IX Priorytetu PO KL, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 7. KRYTERIA WYBORU OFERTY: Oferty zostaną zweryfikowane pod kątem spełnienia wymagań formalnych tj. dostarczenie niezbędnych - wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym - dokumentów. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagą: a. Kryterium I - Cena = 70% Ocena ofert w ramach niniejszego kryterium zostanie dokonana według następującego wzoru: najniższa oferowana cena brutto Liczba pkt. badanej oferty = -------------------------------------------- x 70pkt. cena badanej oferty brutto b. Kryterium II - Doświadczenie = 30% Ocena ofert w ramach niniejszego kryterium zostanie dokonana na podstawie załączonej przez Wykonawcę do oferty dokumentacji potwierdzającej doświadczenie oferenta według następującego wzoru: Doświadczenie kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zmianami, oraz doświadczenie w zakresie przeprowadzaniu audytu, a w szczególności audytowania projektów finansowanych ze środków UE. Przeprowadzenie min. 2 audytów. Dodatkowo, przynajmniej jeden z członków zespołu posiadający uprawnienia biegłego rewidenta. Ilość punktów 20 10 4

8. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1) Oferta na przeprowadzenie audytu powinna zostać dostarczona na adres OPS w Gródku nad Dunajcem do dnia 23 lipca 2014r. do godz. 09 00 decyduje data i godzina wpływu. 2) Ofertę należy złożyć w zamkniętej nieprzeźroczystej kopercie TYPU; Koperta foliowa bezpieczna Amersafe, lub podobnej, niemożliwej do otwarcia bez jej uszkodzenia. 3) na kopercie należy umieścić napis: DOTYCZY: ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR. ZO-04/2014/OPS/POKL-GD USŁUGA PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO WRAZ ZE SPRAWOZDANIEM DLA PROJEKTU PT CZAS NA ZMIANY! NIE OTWIERAĆ DO GODZ. 09:30 23 lipca 2013r. 4) Oferty, które wpłyną do siedziby OPS w Gródku nad Dunajcem po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania ofertowego bez podania przyczyn. 9. OSOBĄ DO KONTAKTU JEST: Tomasz Paszek tel. 502672124 Koordynator projektu Z poważaniem Krystyna Pajor p.o. Kierownik OPS 5

Załącznik nr 1 6

7

8

9

10