ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT I. ZAMAWIAJĄCY Fabryka Cukierków Pszczółka Sp. z o.o., ul. Krochmalna 13i, 20-401 Lublin zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy, KRS: 0000370450 II. PRZEDMIOT POSTEPOWANIA I JEGO ZAKRES Pełnienie funkcji Pełnomocnika Inwestora przy realizacji inwestycji pn. Budowa zakładu produkcyjnego w Specjalnej Strefie Ekonomicznej EURO-PARK MIELEC Podstrefa Lublin, w Lublinie przy ul. Spiessa, która obejmuje w szczególności: Budowę zakładu produkcyjnego wraz z halą magazynową i pomieszczeniami biurowymi oraz infrastrukturą towarzyszącą dla potrzeb produkcji spożywczej. 1. Przygotowanie inwestycji: - przygotowanie i przeprowadzenie przetargu na wybór wykonawcy projektu budowlanego i wykonawczego dla planowanej inwestycji - współpraca z inwestorem przy opracowaniu dokumentacji projektowej budowlanej i wykonawczej niezbędnej do realizacji projektu - uzyskanie wszystkich wymaganych przepisami prawa decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk organów administracyjnych niezbędnych do przygotowania projektu - koordynacja międzybranżowa projektu budowlanego - weryfikacja dokumentacji projektowej do pozwolenia na budowę - weryfikacja dokumentacji projektowej wykonawczej - uzyskanie prawomocnego pozwolenia na budowę i ewentualnych pozwoleń zamiennych - obsługa ekonomiczno- techniczna inwestora, w tym w szczególności przygotowanie materiałów przetargowych oraz udział w przetargu w celu wyboru generalnego wykonawcy i dostawców technologii - administracja kontraktu z ramienia inwestora - opracowanie harmonogramów dla całego zadania inwestycyjnego przy współpracy z inwestorem i egzekwowanie terminowej realizacji zadań 2. Prowadzenie inwestycji: - wystąpienie o zarejestrowanie dziennika budowy - pełnienie funkcji nadzoru inwestorskiego poprzez ustanowienie inspektorów nadzoru inwestorskiego - przekazanie placu budowy - powiadomienie organów nadzoru budowlanego o rozpoczęciu robót - reprezentowanie inwestora wobec wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego w granicach udzielonych pełnomocnictw - koordynacja wykonawstwa inwestycji, organizacja i prowadzenie cyklicznych cotygodniowych narad na terenie budowy inwestycji, sporządzanie raportów dla Inwestora. - kontrola zgodności realizacji inwestycji z zawartymi kontraktami pod względem rzeczowym, terminowym i finansowym oraz egzekwowanie ewentualnych roszczeń z tego tytułu 1
- kontrola jakości robót - kontrola realizacji harmonogramów - dokonywanie odbiorów częściowych i sprawdzanie dokumentów rozliczeniowych zadania inwestycyjnego pod względem merytorycznym i rachunkowym; - przygotowanie i koordynacja umów na dostawę energii elektrycznej, wody, ścieków, energii cieplnej, gazu, odbioru nieczystości i wszelkiego typu odpadów itp. niezbędnych do wykonania inwestycji - nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów p. pożarowych bezpieczeństwa i higieny pracy, przez wszystkich uczestników procesu realizacji inwestycji w rozumieniu wymagań stawianych przez prawo budowlane i inne obowiązujące przepisy, podczas całego procesu realizacji inwestycji 3. Przygotowanie inwestycji do odbioru końcowego i odbiór końcowy: - współpraca z wykonawcą w przygotowaniu obiektów do odbioru - współpraca z wykonawcą w przygotowaniu dokumentów odbiorowych - przygotowanie zgłoszeń i przeprowadzenie odbioru końcowego - współudział w odbiorach dokonywanych przez instytucje zewnętrzne straż pożarną i inne jednostki wskazane w pozwoleniu na budowę - uzyskanie wszystkich wymaganych przepisami prawa decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk organów administracyjnych po zakończeniu procesu inwestycyjnego i uzyskanie ostatecznej oraz bezwarunkowej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie inwestycji - współpraca z wykonawcą w kompletacji dokumentacji powykonawczej i przygotowanie do przekazania inwestorowi - rozliczenie końcowe inwestycji - przekazanie użytkownikowi inwestycji wraz z kompletem niezbędnych dokumentów w stanie faktycznym i prawnym zdatnym do natychmiastowego rozpoczęcia użytkowania - przeprowadzenie testów i prób linii technologicznych z wynikiem pozytywnym i uruchomienie produkcji - archiwizacja korespondencji i dokumentacji przedmiotowego zadania inwestycyjnego i przekazanie ich inwestorowi w stanie kompletnym po zakończeniu inwestycji lub rozwiązaniu umowy z Inwestorem Zastępczym - organizowanie i udział w przeglądach gwarancyjnych obiektu i egzekwowanie roszczeń z tego tytułu w okresie obowiązywania umowy III. CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Przewidziany termin końcowy realizacji inwestycji: data uzyskania pozwolenia na użytkowanie i uruchomienia produkcji (nie dłużej niż do lipca 2016 r.) IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU POSTĘPOWANIU 1) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci posiadający uprawnienia do wykonywania działalności w zakresie objętym zamówieniem, posiadający niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujący osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2) Oferent powinien posiadać wiedzę i doświadczenie w realizacji usług w zakresie objętych przedmiotem postępowania a warunek ten będzie uznany za spełniony jeżeli Oferent wykaże się stosownymi dokumentami (np. zaświadczeniami, referencjami itp.) wykonaniem głównych usług w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres zajmowania się tego rodzaju działalnością prowadzenia działalności 2
jest krótszy - w tym okresie, wykonanych należycie w tym co najmniej jedną usługę polegającą na pełnieniu funkcji Pełnomocnika Inwestora/Menager Kontraktu na budowie, rozbudowie lub przebudowie obiektu budowlanego kubaturowego (budynek wraz z instalacjami, urządzeniami technicznymi, infrastrukturą, i zagospodarowaniem terenu) o kubaturze nie mniejszej niż 30.000 m3 każda lub o powierzchni nie mniejszej niż 5.000 m2). 3) Oferent wykaże się dysponowaniem osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub złoży pisemne oświadczenie, że zapewni na podstawie umowy zlecenia udział takich osób spełniających warunki określone w niniejszym punkcie - litera od a) do e) przy realizacji inwestycji, a uprawnienia tych osób będą potwierdzone stosownymi dokumentami dołączonymi do oferty lub złożonymi w terminie późniejszym tj. najpóźniej do rozpoczęcia zakresu prac w danej specjalności podlegającej nadzorowi (w przypadku nie dołączenia do oferty uprawnień oferent zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie, że osoby których udział zapewni przy realizacji inwestycji legitymują się takimi uprawnieniami), w tym minimum: a) jedna osoba posiadająca wykształcenie wyższe, uprawnienia budowlane bez ograniczeń do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno - budowlanej, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem na stanowiskach kierowniczych w bezpośrednim zarządzaniu lub nadzorowaniu inwestycji budowlanych kubaturowych obejmujących zrealizowane w całości (zakończone i rozliczone ) co najmniej jedno zadanie na nadzór inwestorski dotyczący inwestycji o kubaturze minimum 30.000 m3 wpisaną na listę członków właściwej Regionalnej Izby Samorządu Zawodowego. b) jedna osoba posiadająca uprawnienia budowlane bez ograniczeń do kierowania robotami budowlanymi w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, wodociągowych i kanalizacyjnych, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w branży w nadzorze na samodzielnych stanowiskach wpisaną na listę członków właściwej Regionalnej Izby Samorządu Zawodowego. c) jedna osoba posiadająca uprawnienia budowlane bez ograniczeń do kierowania robotami budowlanymi w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w branży - w nadzorze na samodzielnych stanowiskach wpisaną na listę członków właściwej Regionalnej Izby Samorządu Zawodowego. d) jedna osoba posiadająca uprawnienia budowlane bez ograniczeń do kierowania robotami budowlanymi w specjalności drogowej, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w branży - w nadzorze na samodzielnych stanowiskach wpisaną na listę członków właściwej Regionalnej Izby Samorządu Zawodowego. e) jedna osoba posiadająca uprawnienia budowlane bez ograniczeń do kierowania robotami budowlanymi w specjalności telekomunikacyjnej, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w branży w nadzorze na samodzielnych stanowiskach, wpisaną na listę członków właściwej Regionalnej Izby Samorządu Zawodowego. Uwaga: Zamawiający dopuszcza sytuację, w których jedna osoba posiada uprawnienia w kilku branżach. 3
4) Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. V. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie do zawarcia z Zamawiającym pisemnej umowy, do istotnych postanowień której należą: 1) Wynagrodzenie za pełnienie funkcji Pełnomocnika Inwestora płatne będzie za zrealizowany i/lub odebrany poszczególne etapy realizacji inwestycji zgodnie z harmonogramem, określonym szczegółowo przez strony w umowie, przy czym Zamawiający dopuszcza płatności zaliczkowe na poczet poszczególnych etapów inwestycji. 2) Warunkiem wystawienia faktur będą podpisane przez Inwestora protokoły odbiorów przewidzianych w umowie bez zastrzeżeń. Zapłata będzie następowała na podstawie faktur doręczonych Zamawiającemu. 3) Oferent będzie ponosił pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. 4) Oferent będzie ponosił pełną odpowiedzialność za działania osób, którymi będzie posługiwał się przy realizacji zadania, w przypadku o którym mowa w pkt. IV ust. 2 i 3 Zaproszenia. 5) Zamawiający zastrzega, że w umowie będą przewidziane zapisy dotyczący wypowiedzenia umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, jak i zapisy o prawie rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku niewywiązywania się Oferenta z jej istotnych postanowień 6) Zamawiający zastrzega, że w umowie zawarty będzie zapis o przysługującym mu prawie do odstąpienia od umowy bez ponoszenia kosztów w sytuacji, gdy realizacja inwestycji budowy zakładu produkcyjnego w Specjalnej Strefie Ekonomicznej EURO-PARK MIELEC Podstrefa Lublin nie nastąpi, niezależnie od przyczyn. 7) Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru Oferenta w następujących okolicznościach tj.: - z powodu wystąpienia okoliczności nie zawinionych przez strony, których nie można było wcześniej przewidzieć, - zmian dokumentacji projektowej dokonanych na wniosek Zamawiającego (lub Oferenta), - przedłużenia się terminu realizacji zadania inwestycyjnego - z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Oferenta, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego, - w przypadku zmiany kluczowego personelu Oferenta lub Zamawiającego, - wystąpienia obiektywnych zmian ocenianych jako korzystne dla Zamawiającego. 8) Zamawiający zastrzega, że w umowie zostaną wprowadzone dla Oferenta kary umowne m.in. z tytułu opóźnień w wykonaniu przez Oferenta swych zobowiązań, jak również z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Oferenta (szczegółowe uzgodnienia w zakresie konkretnych przypadków nałożenia na Oferenta kar umownych, jak i ich wysokość będą przedmiotem negocjacji). Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że przewidziane w umowie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych (kary umowne zaliczalne). 9) Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia na każdym etapie inwestycji audytu zewnętrznego w celu sprawdzenia prawidłowości wykonywania zleconego zadania. 4
10) Język umowy polski i prawo polskie. 11) Właściwy do rozstrzygania sporów Sąd powszechny w Lublinie. VI. WYMOGI OFERTY 1. Oferta powinna zawierać: a) dokładne dane Oferenta imię i nazwisko, firmę, wskazanie formy prawnej oraz danych adresowych. b) wskazanie osoby upoważnionej do kontaktów w związku z postępowaniem, z podaniem numerów telefonów, adresów e-mail. c) datę sporządzenia oferty. d) określenie wynagrodzenia z podaniem ceny netto i podatku VAT, które ma być wynagrodzeniem całkowitym za wykonanie przedmiotu postępowania w walucie PLN z podziałem na poszczególne etapy inwestycji. e) określenie okresu, w którym oferta jest wiążąca, który nie może być krótszy niż 60 dni. 2. Oświadczenia Oferenta: a) o spełnieniu warunku, o jakim mowa w pkt IV ust. 1 Zaproszenia. b) że oferta będzie ważna przez 60 dni od dnia jej złożenia. c) o zachowaniu w tajemnicy wszystkich informacji, które uzyskał lub uzyska w związku z niniejszym postępowaniem. Obowiązek zachowania tajemnicy rozciąga się także na pracowników Oferenta, który za ich działania w tym zakresie odpowiada jak za własne. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również w przypadku odrzucenia oferty lub każdego innego sposobu zakończenia postępowania. 3. Do oferty należy załączyć następujące dokumenty: a) aktualny odpis z KRS albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż jeden miesiąc przed upływem terminu składania ofert. b) zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z podatkami wystawione nie wcześniej niż jeden miesiąc przed upływem terminu składania ofert. c) zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu ze składkami na ubezpieczenie Oferenta i za pracowników, o ile zatrudnia pracowników, wystawione nie wcześniej niż jeden miesiąc przed upływem terminu składania ofert. d) pełnomocnictwo udzielone osobie składającej ofertę do działania w imieniu Oferenta, chyba, że oferta zostanie złożona przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta na podstawie dokumentów wskazanych w powyższym ustępie. e) dokumenty potwierdzające spełnienie warunku, o jakim mowa w pkt IV ust. 2 Zaproszenia f) dokumenty i/lub oświadczenia i/lub dokumenty wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za pełnienie funkcji nadzoru inwestorskiego, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, z dokumentami potwierdzającymi uprawnienia w zakresie, o jakim mowa w pkt IV ust. 3 Zaproszenia. g) dokument potwierdzający spełnienie warunku, o jakim mowa w pkt IV ust. 4 Zaproszenia. 4. Pozostałe wymagania oferty: a) Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. b) Wszystkie dokumenty przedstawione w ofercie powinny być w języku polskim. 5
c) Oferta oraz dokumenty będące składnikami oferty muszą być podpisane przez należycie upoważnionych przedstawicieli Oferenta, z podaniem ich nazwisk oraz stanowisk służbowych. d) Oferta nie może zawierać poprawek ani skreśleń. 5. Miejsce, termin oraz sposób składania ofert: a) oferty, wraz z oświadczeniami i dokumentami, o jakich mowa w Zaproszeniu można składać drogą elektroniczną w formie skanów na adres poczty: oferty@fcpszczolka.pl lub w zamkniętych, nieuszkodzonych kopertach, z dopiskiem Oferta Pełnomocnik Inwestora nie otwierać przesłać pocztą tradycyjną na adres: Fabryka Cukierków Pszczółka sp. z o.o. ul. Krochmalna 13 i, 20 401 Lublin lub złożyć w Sekretariacie Fabryki Cukierków Pszczółka sp. z o.o. ul. Krochmalna 13 i, 20 401 Lublin. b) ostateczny termin składania ofert upływa w dniu 4 sierpnia 2014 r. o godzinie 10:00. c) w przypadku przesłania oferty pocztą na adres Zamawiającego lub składania w Sekretariacie Zamawiającego musi ona wpłynąć do siedziby Fabryki Cukierków Pszczółka sp. z o.o. w terminie, o jakim mowa w ust. 2. d) w każdym przypadku decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. e) oferty otrzymane przez Zamawiającego po tym terminie zostaną zwrócone Oferentom. f) Oferent może zmienić lub odwołać swoją ofertę poprzez pisemne zawiadomienie Zamawiającego, złożone przed upływem terminu składania ofert określonym w pkt b). 6. Otwarcie ofert: a) Otwarcie ofert, poprzez otwarcie kopert a w przypadku ofert przesłanych w formie elektronicznej poprzez odbiór poczty elektronicznej i wydruk ofert przesłanych tą drogą, nastąpi w dniu 4 sierpnia 2014 roku, o godz. 12:00, w siedzibie Zamawiającego przy otwarciu ofert nie mogą być obecni Oferenci. b) Oferty, które zostały dostarczone, przesłane po terminie, nie zostaną otwarte i zostaną niezwłocznie zwrócone Oferentom. 7. Wybór Oferty. a) Kryterium oceny: - najniższa cena 50%; - doświadczenie określone w zaproszeniu poświadczone referencjami w wykonywaniu tego rodzaju prac 50%., b) Postępowanie będzie prowadzone w dwóch etapach tj. I pisemne oferty i II negocjacje ograniczone z wybranymi Oferentami. c) Wybór najlepszej oferty nastąpi w trybie negocjacji ograniczonych. d) Negocjacje zostaną przeprowadzone tylko z wybranymi Oferentami. c) Przewidywany termin przeprowadzenia negocjacji do dnia 14 sierpnia 2014 r. Szczegółowy termin i miejsce przeprowadzenia negocjacji określony zostanie w zaproszeniu do negocjacji. d) Po przeprowadzeniu negocjacji Oferenci zobowiązani będą do złożenia oferty końcowej. e) Zawarcie umowy nastąpi po zaakceptowaniu najlepszej oferty i podjęciu decyzji przez właściwy organ Zamawiającego. f) O wyniku postępowania Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów w formie pisemnej. 6
8. Informacje dodatkowe a) Zamawiający bez podania przyczyn i w każdym czasie może odstąpić od przeprowadzenia postepowania, na każdym jego etapie. b) Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia Negocjacji bez wybrania którejkolwiek z ofert. c) Zamawiającemu przysługuje prawo unieważnienia postępowania w całości lub w części bez podania przyczyny. d) Z tytułu odrzucenia oferty, nie dokonania wyboru oferty, odstąpienia przez Zamawiającego od negocjacji, zamknięcia postępowania bez wyboru oferty lub unieważnienia postępowania w całości lub w części Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. e) Oferta zostanie odrzucona, jeżeli zostanie złożona po wyznaczonym terminie lub w niewłaściwym miejscu lub nie odpowiada warunkom określonym w Zaproszeniu do składania ofert. f) Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Oferenta o odrzuceniu jego oferty w formie pisemnej wskazując przyczynę odrzucenia oferty. g) W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może żądać złożenia dodatkowych pisemnych wyjaśnień i uzupełnienia złożonej oferty wysyłając do wszystkich Oferentów prośbę o uzupełnienie ofert i wyznaczając termin na udzielenie odpowiedzi. h) Złożona w postępowaniu oferta staje się własnością Zamawiającego i) Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Zamawiającego. j) Zamawiający nie będzie rozpatrywał odwołań składanych przez oferentów od decyzji Zamawiającego. k) Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami do momentu otwarcia ofert jest: Pani Magdalena Bożko tel. (81) 46 32 212, e-mail: magdalena.bozko@fcpszczolka.pl 7