Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Warszawa, 13.03.2012 r. 00-930 Warszawa, ul. Wspólna 30 Dyrektor Generalny BDGzp 2120B 13/12 Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia dot. postępowania o udzielenie zamówienia dotyczące postępowania prowadzonego przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi w trybie przetargu nieograniczonego na sukcesywną dostawę fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych Uprzejmie informuję, że w trakcie trwania przedmiotowego postępowania do Zamawiającego wpłynęły pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej SIWZ, które przedstawiam poniżej wraz z odpowiedzią. Pytanie 1: Zamawiający, w przypadku oferowania materiałów równoważnych, wymaga złożenia wraz z ofertą zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości (niezależnego od producenta materiału i Wykonawcy) potwierdzającego, że dostarczane materiały spełniają wymogi normy ISO/IEC 19752 oraz ISO/IEC 19798 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności tonerów monochromatycznych i kolorowych, normy ISO/IEC 23711 oraz ISO/IEC 24712 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności wkładów atramentowych czarnych i kolorowych. Zwracamy się z pytaniem jaką jednostkę należy rozumieć za "podmiot uprawniony do kontroli jakości". Czy należy uznać jednostkę posiadającą akredytację w zakresie badania produktów będących przedmiotem zamówienia, czy wystarczy jeśli będzie to dowolny podmiot niezależny od Wykonawcy oraz producenta oferowanych materiałów równoważnych? Pytanie 2 (wniosek o zmianę treści SIWZ): W pkt. 7.2 w Rozdziale I. Specyfikacji Zamawiający żąda od Wykonawcy wraz ze składaną ofertą, zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane materiały spełniają wymogi normy ISO/IEC 19752 oraz ISO/IEC 19798 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności tonerów
monochromatycznych i kolorowych, normy ISO/IEC 23711 oraz ISO/IEC 24712 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności wkładów atramentowych czarnych i kolorowych. Na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2004 nr 204 poz. 2087) przywołane przez Zamawiającego normy opisują metodologię prowadzenia pomiarów wydajności i służą do uzyskania porównywalności wyników badań prowadzonych przez różne podmioty. Twórcy normy nie przewidywali certyfikacji podmiotów stosujących normę i zawarli w jej opisie wyłącznie warunki prowadzenia testów tak, by ich stosowanie było możliwe przez każdego producenta, a wyniki porównywalne. Na podstawie art. 21 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2004 r. Nr 204 poz. 2087) oraz zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 24 września 2007 roku w sprawie informacji o notyfikowanych jednostkach certyfikujących i jednostkach kontrolujących oraz notyfikowanych laboratoriach, w którym to wymienione są wszystkie akredytowane jednostki, nie ma jednostki, która zajmowałaby się certyfikowaniem zgodności materiałów eksploatacyjnych z innymi materiałami. W związku z powyższym, Polskie Centrum Akredytacji nie może wskazać podmiotów upoważnionych czyli akredytowanych laboratoriów badawczych, czy innych jednostek, które zajmowałyby się oceną zgodności tych wyrobów, ponieważ nikt o taką akredytację nie wnioskował. Nie jest możliwe wskazanie jakiejkolwiek jednostki oceniającej zgodność, w związku z tym wnosimy o wykreślenie zapisów SIWZ. Żaden podmiot do kontroli jakości nie wykonuje w Polsce stosownych badań w oparciu o normy ISO/IEC 19751, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24711 oraz ISO/IEC 24712 a tym bardziej nie potwierdza, że testy własne wykonywane przez producenta są zgodne z tą normą. Materiały eksploatacyjne do drukarek nie są również objęte żadną techniczną normą nakazową w przepisach Unii Europejskiej. Z tego powodu żadna jednostka akredytacyjna działająca w rama porozumienia jednostek akredytacyjnych ILAC MRA (International Laboratory Accreditation Cooperation MRA) nie mogła wydać akredytacji do wydania opinii i prowadzenia badań materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących w normach 19752:2004, 19708:2007, 24711:2007 i 24712:2007 jakiemukolwiek podmiotowi. Umieszczone zapisy przez Zamawiającego eliminują oferentów materiałów zamiennych oraz łamią zasadę równego traktowania oferentów (art. 7 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych).
W Polsce sprawy związane z kontrolą jakości, zgodności z określonymi specyfikacjami technicznymi reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności. W powyższej Ustawie art. 6 pkt. 1 określa: ( ) Wyroby wprowadzone do obrotu lub oddawane do użytku podlegają ocenie zgodności z: 1. zasadniczymi wymaganiami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 9 ust. 1 albo 2. szczegółowymi wymaganiami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art.10 ust. 1 albo 3. zasadniczymi lub szczegółowymi wymaganiami określonymi w odrębnych ustawach. Ponieważ żadne przepisy wykonawcze wydane na podstawie powyższej ustawy przez właściwego ministra, Polski Komitet Normalizacyjny czy Główny Urząd Miar, ani też żadne odrębne ustawy nie określają parametrów jakości i wydajności materiałów eksploatacyjnych do drukarek należy odwołać się do norm ISO/IEC 19751, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24711 oraz ISO/IEC 24712. Normy te nie są przepisami wykonawczymi określającymi szczegółowe wymagania w znaczeniu ustawowym ani w Polsce, ani w Unii Europejskiej, ani w żadnym innym kraju, są jedynie instrukcjami przeprowadzania testów wydajności należącymi do zdefiniowanej w ustawie grupy norm zharmonizowanych, opracowanych i zatwierdzonych przez europejskie organizacje normalizacyjne na podstawie udzielonego przez Komisję Europejską, których numery i tytuły są publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii C)i są traktowane na równi z ustawowymi wymaganiami zasadniczymi. W przypadku materiałów eksploatacyjnych nie wymaga się wykonywania badań przez niezależne od dostawcy i odbiorcy laboratorium, zastosowanie ma art. 7.1 : ( ) podczas dokonywania oceny zgodności z zasadniczymi wymaganiami wyrób może być poddawany: pkt. 1. Badaniom przez: ppkt. a) producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela w konsekwencji art. 8.1: ( ) producent lub jego upoważniony przedstawiciel, który poddał wyrób lub proces jego wytwarzania ocenie zgodności z zasadniczymi wymaganiami i potwierdził ich zgodność, wystawia deklarację zgodności, jeżeli zastosowana procedura oceny zgodności to przewiduje ( ).
Dokumenty zawierające deklarację wydajności oraz potwierdzające je wyniki przeprowadzonych zgodnie normami testów są dokumentami wystawionymi przez podmiot uprawniony do kontroli jakości, jakim w myśl ustawy o systemie oceny zgodności z dnia 30.08.2002 (z późn. zm.) jest w przypadku materiałów eksploatacyjnych ich producent lub importer. W związku z powyższym wnioskujemy o wykreślenie powyższego zapisu ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia lub uznaniu za spełniający warunek, zaświadczenie złożonego przez producenta materiałów eksploatacyjnych. Odpowiedź na pytanie 1 i 2: Zamawiający w SIWZ określił, iż w przypadku oferowania równoważnych materiałów eksploatacyjnych, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości (niezależnego od producenta materiału i Wykonawcy) potwierdzającego, że dostarczane materiały spełniają wymogi normy ISO/IEC 19752 oraz ISO/IEC 19798 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności tonerów monochromatycznych i kolorowych, normy ISO/IEC 23711 oraz ISO/IEC 24712 lub równoważnych norm jakościowych w zakresie wydajności wkładów atramentowych czarnych i kolorowych. Zgodnie 5 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817 z późn. zm.), Wykonawca zamiast w/w zaświadczenia, może złożyć także równoważne zaświadczenie wystawione przez podmiot mający siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający nie wymaga, aby podmiot uprawniony do kontroli jakości był podmiotem akredytowanym, wymaga natomiast, aby zaświadczenie było wystawione przez podmiot uprawniony do kontroli jakości, niezależny od producenta materiału i Wykonawcy (np. niezależna jednostka badawcza czy też niezależne laboratorium). W ocenie Zamawiającego umieszczone w SIWZ postanowienia nie eliminują oferentów materiałów zamiennych i nie łamią zasady równego traktowania oferentów. Zamawiający dopuścił możliwość zaoferowania przez Wykonawców materiałów równoważnych, pod warunkiem spełnienia wyżej opisanych wymagań. To że wymagania określone przez Zamawiajacego są trudne do spełnienia w opinii Wykonawcy
wnioskującego o zmianę treści SIWZ nie oznacza jeszcze, że przedmiot zamówienia określony został w sposób naruszający podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, ze zm.). Zamawiajacy ma prawo do takiego określenia przedmiotu zamówienia, przy zapewnieniu zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców, który w najbardziej optymalny sposób zapewni jego potrzeby. Zamawiający nie może sobie pozwolić na jakiekolwiek uchybienia w pracy wywołane przez niesprawdzone materiały eksploatacyjne, dlatego też ma prawo wymagać, aby zaoferowane przez Wykonawców materiały równoważne były materiałami wysokiej jakości, potwierdzonej stosowanymi dokumentami.