Kierunki rozwoju europejskich prac normalizacyjnych i ocena ich wpływu na rynek usług pocztowych i działania regulacyjne w Polsce

Zakład Zastosowań Technik Łączności Elektronicznej (Z-10) Kierunki rozwoju europejskich prac normalizacyjnych i ocena ich wpływu na rynek usług pocztowych i działania regulacyjne w Polsce Raport z prac normalizacyjnych prowadzonych w Europejskim Komitecie Normalizacyjnym CEN-TC331- Usługi Pocztowe Praca nr 10300017 Warszawa, grudzień 2007

Kierunki rozwoju europejskich prac normalizacyjnych i ocena ich wpływu na rynek usług pocztowych i działania regulacyjne w Polsce Raport z prac normalizacyjnych prowadzonych w Europejskim Komitecie Normalizacyjnym CEN-TC331- Usługi Pocztowe Praca nr 10300017 Słowa kluczowe (maksimum 5 słów): usługi pocztowe; jakość usług; normalizacja; działania regulacyjne. Kierownik pracy: mgr inż. Ryszard Kobus Wykonawcy pracy: mgr inż. Ryszard Kobus Kierownik Zakładu: inż. Bogdan Chojnacki 2

Spis treści 1. Wstęp...5 2. Badania terminowości przesyłek...5 2.1. Nowelizacja normy EN 13850 terminowość przesyłek listowych priorytetowych...6 2.1.1. Obszar stosowania normy...6 2.1.2. Zapewnienie większej elastyczności normy i dostosowanie do zmian w technologii pocztowej...7 2.1.3. Inne zmiany...8 3. Pomiary niewłaściwego doręczania oraz prawidłowego doręczania...9 3.1. Charakterystyka projektu...10 3.2. Pomiary błędnego doręczania przez Royal Mail....10 3.3. Możliwości opracowania metod normalizacji...10 4. Udostępnianie informacji o pracach normalizacyjnych...12 5. Wpływ liberalizacji rynku pocztowego na europejskie normy pocztowe...13 5.1. Pocztowe skrzynki oddawcze...13 5.1.1. Problemy zgłoszone przez Austrię...13 5.1.2. Problemy zgłoszone przez Wielką Brytanię...14 5.1.3. Sytuacja w Niemczech...15 5.1.4. Stanowisko ANEC...16 5.1.5. Problemy występujące w Polsce...17 5.2. Wpływ zmian w liberalizowanym rynku usług pocztowych na metodykę badania terminowości przesyłek...20 5.2.1. Zmiany w metodyce badania...20 5.2.2. Implementacja normy...21 6. Zainteresowanie pracami normalizacyjnymi w kraju i w krajach-nowych członkach UE...22 7. Tendencje rozwojowe prac normalizacyjnych...23 8. Analiza spójności norm europejskich z prawnymi regulacjami krajowymi...23 8.1. Prywatne skrzynki pocztowe...23 8.2. Badania terminowości przesyłek pocztowych...24 9. Analiza wpływu norm europejskich na krajowy rynek pocztowy...24 9.1. Badania terminowości listowych przesyłek pocztowych....24 9.2. Badania terminowości paczek....25 10. Podsumowanie...25 Bibliografia...26 Załączniki...28 3

4

1. Wstęp Prace normalizacyjne, dotyczące usług pocztowych, prowadzone są w ramach CEN the European Committee for Standardization 1 (Europejski Komitet Normalizacyjny) utworzonego w 1961 roku przez krajowe komitety normalizacyjne Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i krajów członkowskich European Free Trade Association (Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu). Komitet Techniczny Usługi Pocztowe (Postal Services) został utworzony dzięki decyzji z 14 marca 1996 roku, podjętej przez Zarząd Techniczny CEN, który zatwierdził raport opracowany przez Komitet Programowy 8 CEN, w którym między innymi wnioskowano o powołanie Komitetu Technicznego Usługi Pocztowe. Nadano mu numer 331 (TC 331). Obecnie prowadzone prace przez Komitet Techniczny CEN/TC331 Usługi Pocztowe, zaliczyć możemy do następujących obszarów: jakości usług, aspektów/zagadnień technicznych, terminologii. Prace normalizacyjne prowadzone są w grupach roboczych działających w poszczególnych obszarach. Obszarem jakości usług zajmuje się grupa robocza WG1 d/s jakości usług. W 2007 roku w ramach TC331-WG1 realizowane były następujące grupy tematów: badania terminowości przesyłek, dostępności i jakości usług pocztowych. Stosowane skróty i terminy: ANEC - Europejskie Stowarzyszenie Koordynujące Przedstawicielstwa Konsumentów w Normalizacji CEN Europejski Komitet Normalizacyjny CEN/TC331 - Komitet Techniczny CEN nr 331 Usługi pocztowe Conventor - prowadzący zebrania EN - Norma Europejska Livelink - serwer CEN, o autoryzowanym dostępie, dedykowany do prac TC NRA - Krajowy Urząd Regulacyjny TC331-WG1 - Grupa robocza d/s Jakości usług 2. Badania terminowości przesyłek Do badania terminowości przesyłek listowych nierejestrowanych stosowana jest metoda oparta o nadawanie przesyłek testowych. Do badania terminowości przesyłek rejestrowanych, w tym paczek, zaleca się prowadzenie badań w oparciu o obserwację przesyłek rzeczywistych z wykorzystaniem systemu śledzenia przesyłek (track and trace system). 1 FR : Comité Européen de Normalisation, DE : Europäisches Komitee für Normung 5

2.1. Nowelizacja normy EN 13850 terminowość przesyłek listowych priorytetowych Kontynuowane są prace nad nowelizacją normy EN13850 [16]. Końcowa wersja projektu powstanie na przełomie lat 2007/2008, w listopadzie 2007 udostępniono wersję roboczą bez rozdziału dotyczącego dokładności pomiarów. Pewne fragmenty normy były modyfikowane kilkakrotnie i można się spodziewać następnych modyfikacji. W 2007 roku wprowadzono cały szereg zmian mających na celu: rozszerzenie obszaru, w którym norma może być stosowana, zapewnienie większej elastyczności normy polegającej na lepszym dostosowaniu charakterystyki ruchu testowego do charakterystyki poczty rzeczywistej oraz znacznym rozszerzeniu zakresu stosowania normy, uwzględnieniu zmian w technologii pocztowej w planowaniu badania, uwzględnienie w badaniach zmian rynku usług pocztowych po jego uwolnieniu, sprecyzowaniu definicji, które uznano za niedostatecznie określone w edycji 2002, modyfikację i uściślenie statystycznej części normy, włączenie do normy innych dokumentów normalizacyjnych i dotyczących tego badania. 2.1.1. Obszar stosowania normy Początkowo norma dedykowana była do pomiarów terminowości przesyłek międzynarodowych i krajowych, ale tylko w systemach pocztowych obsługiwanych przez jednego operatora przesyłającego w kraju duże woluminy przesyłek. Nie zdefiniowano przy tym jak należy rozumieć duże woluminy przesyłek. W 2006 roku wprowadzono rozszerzenie A1 umożliwiające stosowanie normy w krajach o mniejszych przepływach pocztowych (pod kątem możliwości stosowania normy w krajach będących nowymi członkami UE). Rozszerzono tym samym zakres stosowania normy dla krajów, w których występują mniejsze przepływy pocztowe, ale wynoszące, co najmniej 35 mln przesyłek rocznie, a także określono, jaki wolumin poczty powinien być rozumiany jako duże przepływy pocztowe. W 2007 roku warunki te były dwukrotnie modyfikowane. W wersji końcowej jako duże przepływy pocztowe przyjęto 500 mln przesyłek rocznie. Jako minimalne przepływy pocztowe, dla których możliwe jest stosowanie normy podano pierwotnie 1,5 mln przesyłek rocznie. W listopadzie 2007 r. dopuszczono możliwość prowadzenia badań dla systemów pocztowych o jeszcze mniejszych przepływach. Norma podaje jak w zależności od wielości przepływów poczty rzeczywistej planować badania i dobierać wielkość próby testowej. W załączniku D zawarto podział krajów na 4 kategorie w zależności od wielkości ruchu pocztowego. Kategoria 1: Kraje o dużych przepływach pocztowych przepływ poczty powyżej 500mln przesyłek rocznie, pełna wielkość próby testowej, Kategoria 2: Kraje o średnich przepływach pocztowych przepływ poczty od 200mln do 500mln przesyłek rocznie, wielkość próby testowej 5000 x współczynnik projektowy, Kategoria 3: Kraje o małych przepływach pocztowych przepływ poczty od 1,5mln do 200mln przesyłek rocznie, wielkość próby testowej 3500 x współczynnik projektowy, 6

Kategoria 4: Kraje o bardzo małych przepływach pocztowych przepływ poczty poniżej 1,5mln przesyłek rocznie. Taki podział umożliwia objęcie badaniami praktycznie wszystkie kraje i operatorów, w tym nawet działających na ograniczonych obszarach. Polska przy rocznych przepływach około 35 mln przesyłek priorytetowych zaliczać się będzie do kategorii 3. W badaniach systemów pocztowych o mniejszych przepływach pocztowych dopuszczono możliwość zatrudnienia panelu badawczego o mniejszej liczbie respondentów. Dopuszczono możliwość i warunki rozmieszczenia panelu badawczego o liczbie uczestników od 10 do 90 oraz dopuszczono przy tym stosowanie podziału obszaru działania operatora na mniejszą liczbę obszarów pocztowych. Takie rozwiązanie umożliwiają badania jakości usług świadczonych przez operatorów działających na ograniczonym terenie kraju, na terytorium państw o małych powierzchniach (np. Luksemburg, San Marino) oraz operatorów działających w kilku krajach, ale posiadających sieci tylko na części ich powierzchni. 2.1.2. Zapewnienie większej elastyczności normy i dostosowanie do zmian w technologii pocztowej W celu zapewnienia dużej dokładności pomiarów badania terminowości przesyłek, charakterystyka poczty testowej powinna możliwie wiernie odzwierciedlać charakterystykę poczty rzeczywistej. W edycji normy EN 13850:2002 (PN-EN 13850:2006 [15]) osiągnięto to poprzez dobranie dziesięciu współczynników wagowych dla dziesięciu zdefiniowanych relacji. Podział na relacje określa odległość pomiędzy nadawcą i adresatem oraz rodzaj miejscowości nadania i odebrania przesyłki. Projekt badania powinien również uwzględniać parametry charakterystyczne przesyłki pocztowej mogące mieć wpływ na czas przesyłania przesyłki. Są to między innymi: wymiar przesyłki, waga przesyłki, sposób adresowania przesyłki (pismo maszynowe lub ręczne), sposób opłacania przesyłki (znaczki, frankownica, umowa z operatorem), sposób nadawania przesyłki (skrzynka pocztowa, urząd pocztowy, odbiór z siedziby klienta). Projekt normy zapewni również możliwość tworzenia projektów badania o większej elastyczności i zapewniających lepsze odwzorowanie przez ruch testowy rzeczywistego ruchu pocztowego. Zaproponowano odejście od zdefiniowanych relacji i możliwość praktycznie dowolnego opracowania rozkładu przesyłek testowych tak, aby możliwie najwierniej odwzorować ruch przesyłek rzeczywistych. Na podstawie ankiety przeprowadzonej w krajach biorących udział w pracach normalizacyjnych wytypowano parametry przesyłek mające znaczący wpływ na terminowość przesyłek listowych. Stwierdzono, że największy wpływ mają: wymiary koperty, waga przesyłki, dzień tygodnia nadania, 7

miejscowość nadania (miasto, wieś), godzina nadania, sposób nadawania (skrzynka pocztowa, urząd pocztowy...). Ankieta wykazała znacznie niewielki wpływ odległości na wyniki. Zgodnie z opracowywanym projektem nie będzie również konieczności badania ruchu lokalnego. Wiąże się to ze zmianami w technologii opracowywania przesyłek. Proces sortowania przesyłek jest, co raz częściej prowadzony w dużych zautomatyzowanych sortowniach i dlatego ścieżka technologiczna dla zarówno dla przesyłek lokalnych jak i przesyłanych na odległość kilkudziesięciu kilometrów jest identyczna. W Polsce proces budowy dużych centrów sortujących nie został jeszcze zakończony. 2.1.3. Inne zmiany W znowelizowanej edycji normy podkreślono, że: 1. Raporty z badania terminowości dla poczty krajowej i międzynarodowej powinny być publikowane raz w roku (obejmować okres od stycznia do grudnia).raport roczny powinien być publikowany nie później niż w 3 miesiące po zakończeniu roku. Dla systemów pocztowych (krajów) o małych przepływach pocztowych norma dopuszcza możliwość publikowania raportu obejmującego dane z dwóch lub trzech lat. 2. Korzystne jest opracowywanie raportów cząstkowych (miesięcznych lub kwartalnych) dla celów wewnętrznych. 3. Niezależne dokumenty takie jak przewodnik implementacji normy i rozszerzenie A1 zostają włączone do normy jako załączniki. Dyskutowano również nad podziałem uprawnień pomiędzy NRA (krajowego urzędu regulacyjnego) i Audytora. W rezultacie pewne uprawnienia np. decyzja o wykluczeniu przesyłek z badania na skutek działania siły wyższej przypadły Audytorowi. W związku z tym badania wymagać będą corocznego Audytu. Przedmiotem dyskusji była również definicja siły wyższej, niedostatecznie przedstawiona w edycji z 2002 roku. Podkreślono, że zdarzenie zaliczane do siły wyższej musi spełniać minimalne następujące wymagania: nie zostały spowodowane przez działania zaangażowanych operatorów lub ich podwykonawców, są nieprzewidywalne, nie są możliwe do uniknięcia. Powinny to być również: Zdarzenia występujące rzadko. Mające wpływ na kilka cykli dystrybucji przesyłek. Nie są zaliczane do siły wyższej okresy nie działania operatora, wynikające ze strajków i sporów zbiorowych. Mogą być jednak uwzględnione naturalne kataklizmy, akty terroryzmu, jeżeli czas ich działania i ich skutków spowoduje, że nie będzie można zagwarantować normalnych warunków działania operatora. 8

Projekt normy zwraca dużą uwagę na problemy zarządzania i kontroli grypy badawczej. Zweryfikowano warunki, jakie powinni spełniać członkowie grupy badawczej. Precyzyjnie określono czas ich pracy i czas przymusowej przerwy po czteroletniej działalności. Zwrócono przy tym uwagę na warunki niezależności Instytucji Badawczej. Zdefiniowano również maksymalne liczby przesyłek testowych, które mogą być kierowane do jednego respondenta tygodniowo. Na posiedzeniach WGI dyskutowana była również możliwość prowadzenia wspólnego Audytu dla wszystkich krajów członkowskich w celu zapewnienia większej jednorodności badań i łatwiejszego porównania wyników osiąganych w różnych krajach. Rozwiązanie takie oprócz zjawisk pozytywnych powoduje powstanie również zjawisk negatywnych: część krajów prowadzi badania w rozszerzonym zakresie niż definiowane minimum,. wymagana jest doskonała znajomość krajowych warunków przez audytora, należy rozwiązać problem podziału kosztów, każda z organizacji może potrzebować audytora w tym samym czasie, nie jest możliwe śledzenie postępu prac przez jedną osobę we wszystkich krajach. Do powyższych uwag należy dodać problemy językowe (audytor powinien znać język narodowy) i problemy z krajowymi regulacjami prawnymi. Pomysł uznano za nierealny. W momencie opracowywania niniejszego sprawozdania nie był skończony załącznik I dotyczący obliczania dokładności pomiarów. Załącznik ma zawierać również wytyczne do szacowania współczynnika projektowego. 3. Pomiary niewłaściwego doręczania oraz prawidłowego doręczania W maju 2001 CEN/TC331 otrzymał od Komisji Europejskiej swój drugi mandat M/312. W załączniku A opisującym szczegółowo zakres prac objętych mandatem na pozycji pierwszej znajdują się: Pomiary jakości dostępu do usług pocztowych i jakości doręczania poczty. W ramach grupy roboczej WGI powołany został zespół do realizacji projektu PT8, który określił 4 obszary dotyczące tego tematu: jakość dostępu do usług pocztowych, dostępne informacje o usługach pocztowych, pomiary błędnego doręczania, pomiary prawidłowości awizowania. W obszarze Jakości dostępu do usług pocztowych został opracowany raport techniczny, natomiast w wyniku prac nad Dostępnymi informacjami o usługach pocztowych powstała specyfikacja techniczna. W odniesieniu do dwóch pozostałych punktów Pomiarów błędnego doręczania oraz Pomiarów prawidłowości awizowania grupa robocza uważała, że nie jest możliwe opracowanie dokumentu normalizacyjnego z uwagi na brak istotnych informacji dotyczących wymienionych zagadnień i bliższych danych dotyczących samego projektu i stąd potrzeba oceny realizowalności projektu. 9

3.1. Charakterystyka projektu Grupa robocza wskazała następujące zagadnienia projektu: a) Pomiary błędnego doręczania: doręczanie pod niewłaściwy adres (i do niewłaściwej osoby), doręczanie pod prawidłowy adres, (ale do niewłaściwej osoby), doręczanie pod wskazany adres, ale adresat nie mieszka pod tym adresem, doręczanie pod niewłaściwy adres, (ale do właściwej osoby). b) Pomiary prawidłowości awizowania: w odniesieniu do produktu: przesyłki rejestrowane, przesyłki wartościowe, paczki, w odniesieniu do warunków rzeczywistych: awizowanie z powodu nieobecności, awizowanie z powodu braku miejsca, w odniesieniu do powodu awizowania: umówienie na adres, umówienie na czas, właściwości/parametry przesyłki. WG1 uważała za niemożliwe do realizacji opracowanie projektu normy obejmującej wymienione zagadnienia, a zwłaszcza w świetle różnic w podejściu do problemu i regulacji w krajach europejskich. Dlatego WGI zadecydowało wstrzymać prace w oczekiwaniu na wyniki pomiarów testowych błędnego doręczania, do których zobowiązała się Royal Mail UK (poczta angielska). 3.2. Pomiary błędnego doręczania przez Royal Mail. Licencja udzielona Royal Mail wymaga pomiarów błędnego doręczania. Dlatego też Royal Mail przeprowadziła pomiary kontrolne w 2006 roku wykorzystując w tym celu część panelu badawczego realizującego badania prowadzone zgodnie z EN13850. Badania opierały się na notowaniach w dzienniku badania wykazanej całkowitej liczby przesyłek odebranych i liczby przesyłek odebranych nieprawidłowo (ze wskazaniem powodu, jeżeli taki został stwierdzony). Wyniki badania testowego są następujące: błędne doręczanie są względnie rzadkim zjawiskiem, w większości przypadków, dla których zarejestrowano błędne doręczanie, wystąpiła potrzeba potwierdzenia przypadku (kontakt telefoniczny), dla uzyskania wiarygodnych statystycznie wyników należy zatrudnić liczną i odpowiednio rozmieszczoną grupę badawczą. Pomiary błędnego doręczania są dość skomplikowane i przez to kosztowne. 3.3. Możliwości opracowania metod normalizacji Błędne doręczanie Grupa robocza szczegółowo analizowała doświadczenia UK. Z dyskusji jasno wynikało, że pojęcie prawidłowego doręczania jest bardzo szeroko rozumiane w Europie. Dlatego też została rozesłana ankieta z pytaniami o istotne parametry uwzględniane przy doręczaniu zwykłych przesyłek. Wyniki ankiety pokazano w Tabl. 1. 10

Tabl. 1 Istotne parametry uwzględniane przy doręczaniu przesyłek zwykłych Istotne parametry Kraj udzielający odpowiedzi AT CH CZ DE DK FI FR LT LU NL PL SK UK Nazwa organizacji SM SM SM M SM M SM M SM Imię SM SM SM M SM M SM M SM Nazwisko SM SM SM SM SM M SM M SM C/o SM SM SM SM SM M M Ulica SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM Numer domu SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM P.O.Box SM SM SM SM M SM SM SM SM SM SM Kod pocztowy SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM Miejscowość SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM Kraj SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM Klatka SM Informacje dodatkowe o punkcie doręczania (numer mieszkania lub SM M SM M SM M klatki) Oznaczenie obiektu (nazwa budynku, rejon S SM itp.) Uwagi: S oznacza doręczanie do budynku jednorodzinnego, M oznacza doręczanie do budynku wielorodzinnego, C/o do rąk, adres grzecznościowy AT Austria, CH Szwajcaria, CZ Republika Czeska, DE Niemcy, DK Dania, FI Finlandia, FI Finlandia, FR Francja, LT Litwa, LU Luksemburg, NL Holandia, PL Polska, SK Słowacja, UK Wielka Brytania. Analiza powyższej tabeli pokazuje jak duże są różnice w definicjach prawidłowego doręczania. Tylko w dwóch przypadkach parametry były identyczne. Należy dodać, że z wcześniej prowadzonych dyskusji stwierdzono też inne utrudnienia. I tak np. w Irlandii nie jest stosowany kod pocztowy, w Norwegii występują ulice bez nazw i doręczanie wymaga dużej znajomości terenu. Jeśli chodzi o sytuację w Polsce, to wiele wsi nie posiada nazw ulic, a numeracja budynków w wielu wsiach jest niewidoczna. Biorąc pod uwagę doświadczenia UK, wykazane trudności wysoki koszt prowadzenia badania oraz niespójność wymagań obowiązujących w poszczególnych krajach WG1 doszła do wniosku, że objęcie normalizacją systemu pomiarowego błędnego doręczania nie jest wykonalne. Prawidłowość awizowania Awizowanie może następować z różnych powodów. Awizowaniu podlegają różne usługi i jego konieczność wynika z pewnych okoliczności (nieobecność adresata), w których awizowanie powinno nastąpić. Niemniej występują pewne różne aspekty, które należy właściwie uwzględnić. Zdarzenia nieprawidłowego awizowania występują rzadziej niż błędne doręczanie. Wynika z tego, że wymagania statystyczne, a tym samym i koszty badania będą znacznie wyższe. Nie stwierdzono możliwości realizacji badania w oparciu o pocztę rzeczywistą. 11

Również badania wykorzystujące pocztę testową są nierealizowalne, ponieważ członkowie panelu badawczego musieliby być informowani o przesyłkach wysłanych i terminie doręczenia, tak aby nie otwierali drzwi listonoszowi i oczekiwali na awizowanie. Następnym problemem jest jak kwalifikować prawidłowości awizowania i trudności opracowania zasad normalizacji problemu. Możliwe jest do kwalifikacji przy założeniu szerokiego zakresu wymagań na prawidłowość awizowania lub stosowanie dopuszczenie indywidualnych różnych wymagań dla różnych krajów Europy. Dlatego też grupa robocza WG1 doszła do wniosku, że normalizacja systemu pomiarowego dla pomiarów prawidłowości awizowania jest nie realizowalny. Conventor WGI opublikował udostępnił ekspertom wstępną wersję raportu o realizowalności projektu w listopadzie 2007. 4. Udostępnianie informacji o pracach normalizacyjnych Jednym z wniosków przyjętego programu przyszłych prac normalizacyjnych jest konieczność poprawy informacji o działalności CEN/TC331. W przeszłości działalność CEN/TC331 była propagowana w biuletynie publikowanym na portalu Komisji Europejskiej 2. Biuletyn ukazywał się 2 razy w roku. Obecnie biuletyn nie jest wydawany. Ponadto od czasu zastosowania w CEN serwera (Livelink a) do publikowania dokumentów TC tylko zarejestrowani uczestnicy posiadają dostęp do informacji CEN/TC331. W wyniku tego informacje o CEN/TC331 są niedostępne dla osób i organizacji nieuczestniczących w pracach TC. Sytuacja była trudna gdyż np. przedstawiciele CERP nie będący równocześnie ekspertami TC formalnie nie mieli dostępu do informacji o pracach TC. Zaproponowano poprawę informacji o pracach CEN/TC331. Powinna ona spowodować: 1) Wzrost świadomości o europejskich normach pocztowych opracowanych i będących w fazie opracowania przez CEN/TC331. 2) Uświadomienie możliwości uczestniczenia w opracowaniach europejskich norm pocztowych. Proponowane są następujące metody poprawy informowania o pracach CEN/TC331: Opracowanie strony WWW dla CEN/TC331. Dostęp do strony powinien być wolny (bez hasła), a strona powinna zawierać podstawowe informacje o pracach normalizacyjnych CEN/TC331 i informacje o stanie norm będących w trakcie opracowania. Ponadto powinny być podane informacje o możliwościach uczestnictwa w opracowaniach norm. Strona powinna być źródłem cennych informacji dla ludzi i organizacji zainteresowanych europejskimi normami pocztowymi, ale jeszcze nie zaangażowanych w te prace, Cykliczny Biuletyn. Jak w przeszłości biuletyn powinien dostarczać informacji o ostatnich opracowaniach poszczególnych Grup Roboczych i zastosowaniach 2 Biuletyn wydawany był do roku 2004. Archiwalne numery z lat 2003 i 2004 dostępne są na stronie http://ec.europa.eu/internal_market/post/standardisation_en.htm. Zawierają one dużo informacji o pracach normalizacyjnych. Należy zauważyć, że od 2005 roku po przeniesieniu strony TC331 na serwer Livelink został znacząco ograniczony dostęp do dokumentów TC również dla organizacji współpracujących z CEN-TC331 np. CERP. 12

europejskich norm pocztowych. Biuletyn powinien się ukazywać 2 razy do roku i być dostępny na stronie WWW dedykowanej CEN/TC331. 5. Wpływ liberalizacji rynku pocztowego na europejskie normy pocztowe 5.1. Pocztowe skrzynki oddawcze Grupa robocza powołana do opracowania normy zakończyła pracę i jej działalność została zawieszona. Pewne obowiązki wynikające z przeglądu okresowego normy przejęła WG1. Obecnie obowiązująca edycja normy powstała w 2002 roku, czyli przed naszym przystąpieniem do CEN (rok 2004). Polska nie miała, więc wpływu na kształt normy. EN 13724:2002 (PN-EN 13724:2004U [14]) nie jest zgodna z regulacjami krajowymi wszystkich krajów członkowskich. Już w procesie opracowywania normy zastrzeżenia zgłosiły Belgia i Holandia. Zastrzeżenia dotyczyły wysokości zawieszenia skrzynki i zostały uwzględnione w EN 13724:2002 załącznik B jako odstępstwo typu A. Podobny problem zgłosiła w trakcie ankietyzacji Dania. W 2007 roku upłynął pięcioletni okres obowiązywania normy i została ona poddana przeglądowi. W związku z tym kraje członkowskie zgłosiły szereg uwag. Stosowanie normy okazało się trudne, a po jej wprowadzeniu wystąpiły pewne nieprzewidziane efekty. Dyskusja prowadzona na Posiedzeniu Plenarnym CEN TC331 wykazała potrzebę nowelizacji normy, w grudniu 2007 rozesłano ankietę dotyczącą nowelizacji normy. Z uwagi na wagę problemu prywatnych skrzynek oddawczych w niniejszym dokumencie opisano szerzej problemy występujące w Polsce i innych krajach. 5.1.1. Problemy zgłoszone przez Austrię Austria już w ubiegłym roku wnosiła zastrzeżenia do poziomu bezpieczeństwa przesyłek doręczanych za pośrednictwem skrzynek pocztowych produkowanych zgodnie z normą EN 13724:2002. Prowadzony w tym roku okresowy przegląd norm był okazją do zgłoszenia uwag do normy (dokument TC331 nr N880). Austria zgłosiła szereg zastrzeżeń i propozycji zmian normy, z których najważniejsze omówiono poniżej. 1. Obecna Norma nie uwzględnia zaleceń przewodnika CEN/CENELEC Guide 6 Guidelines for standards developers to address the needs of older persons and persons with disabilities Przewodnik mówi o dostępności do usług, produktów, miejsc pracy i otoczenia dla osób niepełnosprawnych. Został opublikowany już po przyjęciu normy EN 13724:2002. 2. Australia proponuje, aby zalecenia normy odnosiły się do konstrukcji całej skrzynki, a nie tylko otworu wrzutowego i związaną z tym zmianę tytułu normy. 3. Obecna edycja normy nie zawiera wymagań i metod testowania dla przesyłek o dużej sztywności takich jak cekogramy, katalogi i listy zawierające nośniki takie jak kasety audio i inne nośniki cyfrowe i analogowe. W dokumencie CEN/TC331-N880 podano przykłady typowych przesyłek o większej sztywności oraz z ich gabarytami i zdjęciami. W związku z tym sugerowana wysokość otworu wrzutowego zawiera się w granicach 35 do 40 mm. Austria proponuje uzupełnienia normy o nową kategorię otworów dedykowanych dla odbiorców przesyłek o formatach nietypowych i dla ociemniałych. Należy dodać, że większość obecnie produkowanych skrzynek pocztowych w Polsce posiada otwór wrzutowy o wysokości 20 mm. 13

4. Dla lepszego zabezpieczenia przed kradzieżą przesyłek proponuje się wprowadzenie skrzynek o trzecim poziomie bezpieczeństwa, w których odległość pomiędzy dolną krawędzią otworu wrzutowego i podłogą skrzynki wynosi, co najmniej 100 mm i o czwartym poziomie bezpieczeństwa, gdzie wymieniona odległość wynosi, co najmniej 150 mm. Dla porównania w większości obecnie produkowanych w Polsce skrzynkach pocztowych, przeznaczonych dla budynków wielorodzinnych, wymieniona odległość wynosi ok.70 mm. Niektórzy producenci skrzynek oferują rozwiązania, gdzie wysokość części modułów skrzynek wynosi ok. 220 mm. 5. Wysokość zawieszenia skrzynek powinna się zawierać, ze względów ergonomicznych, w zakresie 700 do 1700 mm od podłoża, przy czym za optymalną wysokość uznaje się 900 do 1100 mm. Obecnie dopuszcza się zawieszanie skrzynek w zakresie od 400 do 1800 mm, co Austria proponuje zmienić. 6. Zwrócono uwagę na bezpieczeństwo konstrukcji skrzynek dla przechodzących ludzi. Proponuje się, aby w normie określić promień zaokrąglenia ostrych krawędzi. Dla skrzynek instalowanych w ciągach komunikacyjnych i wystających o więcej niż 150 mm proponuje się stosowanie dodatkowych elementów ochronnych. 7. Zanegowano metody sprawdzania siły mocowania pokrywy i sworznia pokrywy. Podsumowując uwagi Austrii dotyczą poprawy bezpieczeństwa przesyłek oraz sprecyzowania warunków montażu skrzynek tak, aby zapewnić łatwy i bezpieczny dostęp. Zwrócono również uwagę na problemy z doręczaniem przesyłek o większych gabarytach i większej sztywności. 5.1.2. Problemy zgłoszone przez Wielką Brytanię BSI (British Standards Institution) przesłał interesujący dokument (dokument TC331 nr N884) dotyczący problemów związanych ze wzrostem przestępczości, dotyczących wrzutek pocztowych w Wielkiej Brytanii. Wrzutki są to otwory z klapką zamykającą instalowane najczęściej w drzwiach wejściowych i przeznaczone do doręczania korespondencji. Nie są one wyposażane w pojemnik na doręczaną korespondencję, która po prostu spada na podłogę pomieszczenia. Służby Policji UK zauważyły wzrost przestępstw związanych z wrzutkami pocztowymi. UK jest jedynym lub nielicznych krajów europejskich, które ma porozumienie z krajowym operatorem odnośnie wymagań dotyczących doręczania przesyłek pocztowych. Wynikiem tego porozumienia jest fakt, że w większości domów w UK stosowane są wrzutki instalowane fabrycznie w głównych zestawach drzwi wejściowych. Wrzutki instalowane w drzwiach zewnętrznych nie przyczyniają się do wzrostu bezpieczeństwa zapewnianego przez wytwórców drzwi i okien oraz poddostawców wyposażenia. Zauważono, że przestępcy poszukują alternatywnych dróg do osiągnięcia celu, poprzez: 1. Wykorzystanie wrzutki dla dostępu do budynku i otwarcia zamka drzwi ręką poprzez otwór w drzwiach lub zwolnienia blokady zamka palcem. W ostatnich latach zjawisko nasiliło się również w odniesieniu do wyjść pożarowych. 2. Wrzutki są wykorzystywane przy kradzieżach kluczyków do pojazdów przechowywanych zwyczajowo w pobliżu drzwi wejściowych. Zagrożone są również klucze do mieszkania/budynku przechowywane w pobliżu drzwi wejściowych ze względów bezpieczeństwa. 3. Dla wymienionych przestępstw notowany jest bardzo szybki wzrost. Dostęp do indywidualnej poczty jest bardzo często wykorzystywany w celach przestępczych. 14

Bezpieczeństwo wrzutek i skrzynek pocztowych jest niezwykle ważne dla ich użytkowników. 4. Wrzutki często też wykorzystywane są przez podpalaczy. Po szczegółowej analizie normy BS EN 13724:2002 BSI stwierdza, że środki bezpieczeństwa podane w rozdziale 5.6 niniejszej normy będą niewystarczające, jeśli uwzględni się trendy wzrostu przestępczości w zakresie bezpieczeństwa. BSI sugeruje uwzględnienie w przyszłych pracach następujących zagadnień: 1. Zmniejszenie prawdopodobieństwa wykorzystania otworów wrzutek jako środka umożliwiającego otwarcie zamka drzwi palcem lub ręką. 2. Zmniejszenie prawdopodobieństwa wykorzystania otworów wrzutek do kradzieży kluczy do lokali, budynków oraz samochodów. 3. Rozpatrzenie problemu podpaleń będących dużym zagrożeniem dla życia mieszkańców. 4. Dostępność do pocztowych danych adresowych pod kątem ograniczenia prawdopodobieństwa kradzieży danych osobowych. Prostą metodą rozwiązania pierwszych trzech problemów jest usunięcie wrzutek z drzwi wejściowych i instalacja zewnętrznych skrzynek lub alternatywnego systemu doręczania w innym miejscu konstrukcji budynku. Rozwiązanie to wymaga jednak uwzględnienia innych czynników niezwiązanych z przestępczością. Inną kwestią jest potrzeba normy do oceny bezpieczeństwa zewnętrznych skrzynek pocztowych pod kątem ograniczenia prawdopodobieństwa kradzieży danych osobowych, ale wykracza to po za zakres normy BS EN 13724. 5.1.3. Sytuacja w Niemczech Prywatne skrzynki pocztowe stosowane w budynkach wielorodzinnych mają wymiary zbliżone do stosowanych w Polsce, przy czym wysokość otworu wrzutowego jest wyższa. Dodatkowo spora część skrzynek instalowana jest na zewnątrz budynków jako wbudowane w ścianę lub jako konstrukcje umieszczone przed wejściem do budynku. Przykład lokalizacji prywatnych skrzynek pocztowych pokazano na rysunku 1. Często zdarza się, że przesyłki o większych gabarytach np. prasa wystają ze skrzynek. Pomimo tego, strona niemiecka nie zgłaszała uwag do normy EN 13724:2002. 15

Rys. 1 Prywatne skrzynki pocztowe w Moguncji 5.1.4. Stanowisko ANEC ANEC Europejskie Stowarzyszenie Koordynujące Przedstawicielstwa Konsumentów w Normalizacji (European Association for the Co-ordination of Consumer Representation in Standardisation) na podstawie dokumentów przygotowanych na Posiedzenie Plenarne CEN TC331 planowane na 30 listopada 2007, odnośnie przeglądu normy EN 13724:2002 Postal services Apertures of private letter boxes and letter plates Requirements and test methods, wyraziło kategoryczne i mocne poparcie dla nowelizacji tej normy. ANEC popiera stanowisko Austrii dotyczące niewystarczającego zabezpieczenia przesyłek przed kradzieżą. Popiera również uwagi Austrii dotyczące dostępności do skrzynek dla osób niepełnosprawnych. Przy czym zwraca uwagę nie tylko na nieuwzględnienie w normie wymagań na doręczanie przesyłek typu cekogramy i katalogi (przesyłek nie podatnych na zginanie), ale także na problemy w stosowaniu normy. ANEC jest także zaniepokojony faktem, że norma EN13724:2002 nie zabezpiecza w wystarczającym stopniu przesyłek przed kradzieżą, a część z nich jest niewłaściwie zamocowana lub osłonięta i zbyt słabo chronione przed nieautoryzowanym dostępem. 16

5.1.5. Problemy występujące w Polsce Sprawa prywatnych skrzynek pocztowych jest istotna zarówno dla Polski jak i innych krajów europejskich. Krajowe regulacje prawne zalecają wymianę skrzynek pocztowych, ale brak jest sankcji za jej zaniechanie. I dlatego też wszystkie nowe budynki, zbudowane w ostatnim okresie wyposażone są w nowe skrzynki, natomiast w starszych budynkach w dalszym ciągu znajdują się głównie stare skrzynki pocztowe niezgodne z normą EN 13724:2002. Należy dodać, że PKN jest członkiem CEN od 2004 roku i nie miał wpływu na kształt wymienionej normy europejskiej. Po pierwszych instalacjach nowych skrzynek w Polsce również wystąpiły problemy z bezpieczeństwem przesyłek. Sytuacja ta wymusiła wydłużenie elementu zabezpieczającego przed nieautoryzowanym dostępem do przesyłek oraz dopuszczenie do stosowania otworów o mniejszej wysokości. Dużym problemem występującym w starych budynkach w Polsce jest dostępność miejsca na skrzynki pocztowe. W wielu budynkach skrzynki starego typu nie mieszczą się na parterze i część z nich montowana jest na I piętrze. Produkowane obecnie skrzynki pocztowe charakteryzują się minimalnymi wymiarami dopuszczalnymi w normie EN 13724:2002, a i tak wymagają o 50% większej powierzchni do ich montażu. Dla porównania wysokość modułu starej skrzynki wynosiła 80mm, natomiast modułu skrzynki nowego typu 110 mm. Typowe skrzynki produkowane obecnie wyposażone są w otwór wrzutowy o minimalnej wysokości równej 20 mm. Znaleziono tylko jedną ofertę (firmy Postman) oferującą skrzynki z otworem wrzutowym o wysokości 30 mm, ale z możliwością zmniejszenia otworu przez przesuwany ogranicznik do 20 mm. Jeszcze większe skrzynki zbudowane zgodnie z propozycjami Austrii będą wymagały, co najmniej następnych 50% dodatkowej powierzchni klatek schodowych na ich instalację. W przypadku skrzynek pocztowych dla budynków jednorodzinnych oferowane są zarówno skrzynki z otworem wrzutowym i wysokości 20 mm jak i 30 mm w dużym wyborze. Wydaje się, że z uwagi na szczupłość dostępnego miejsca w budynkach należy starać się o dopuszczenie do stosowania skrzynek o możliwie małych gabarytach. Obecnie skrzynki z otworem wrzutowym o wysokości 20 mm produkowane są na podstawie paragrafu 5.2.1 normy PN EN 13724, dotyczącego mniejszych otworów wrzutowych. Mówi on, że w przypadkach, gdy przesyłki listowe mogą być doręczone w inny sposób niż przez otwór wrzutowy, dopuszcza się stosowanie mniejszych wymiarów otworu wrzutowego od podanych w tablicy A.1 [14]. Tabela A.1 określa wymaganą wysokość otworu wrzutowego na 30 lub 35 mm. Norma nie precyzuje, jak należy rozumieć doręczanie w inny sposób. Do przygotowywanej obecnie polskiej wersji normy dołączono odsyłacz krajowy wyjaśniający jak należy interpretować inny sposób doręczania. Sformułowanie w inny sposób oznacza np. systemy zamykane kluczem. W takim systemie osoba doręczająca/listonosz posiada klucz do każdej skrzynki listowej. Przesyłka listowa jest doręczana przez drzwiczki skrzynki listowej, które otwiera osoba doręczająca/listonosz. Małe otwory mogą mieć również zbiorcze skrzynki doręczeniowe (aktualnie eksploatowane przez Pocztę Polską bez małego otworu wrzutowego). 17

Tabl. 2 Przykłady przesyłek listowych o zwiększonych gabarytach (źródło TC331-N880 uwagi zgłoszone przez Austrię) Przesyłka Szerokość Długość Wysokość DVD płyta pojedyncza bez opakowania 136 190 15 DVD dwie płyty bez opakowania 136 190 24,5 Cekogram książka dźwiękowa dla ociemniałych 153 212 34 Cekogram list dźwiękowy z 1CD wraz z opakowaniem 199 209 17,5 Cekogram list dźwiękowy z 2CD wraz z opakowaniem 199 209 24,5 Cekogram książka dźwiękowa dla ociemniałych OBSV 208 235 22,5 Katalog Quelle 210 260 33 Katalogi - różne 210 297 15-22 Panorama firm (bez opakowania) 210 297 38 Książka telefoniczna Warszawa (bez opakowania) 210 297 29 Katalogi firm wysyłkowych (elektronika elementy i podzespoły) 210 297 do 40 Wymiana skrzynek pocztowych nie została jeszcze w Polsce zakończona. Do wymiany skrzynek pocztowych właścicieli nieruchomości zobowiązuje Prawo Pocztowe w Artykule 90 o brzmieniu: Art. 90. 1. W okresie 5 lat od dnia wejścia w życie ustawy właściciel lub współwłaściciele nieruchomości, o których mowa w art. 37 ust. 1, są obowiązani wymienić oddawcze skrzynki pocztowe zainstalowane przed dniem jej wejścia w życie, jeżeli nie spełniają one wymagań wynikających z ustawy. 2. Jeżeli oddawcze skrzynki pocztowe, podlegające wymianie na podstawie ust. 1, zostały zainstalowane przez operatora publicznego, o terminie ich wymiany właściciel lub współwłaściciele nieruchomości powiadamiają operatora publicznego. Wymiany skrzynek dotyczą też: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 24 września 2003 r. w sprawie oddawczych skrzynek pocztowych. Dz. U. Nr 177, poz. 1731, ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 15 kwietnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie oddawczych skrzynek pocztowych. Dz. U. Nr 83, poz. 770. Rozporządzenie MI z dnia 24 września 2003 roku definiuje wielkość otworu wrzutowego niezgodnie z normą EN 13724:2002 następująco: 3. 1. Wielkość skrzynki powinna umożliwiać umieszczenie w niej przesyłki listowej opakowanej w kopertę formatu C4 (229mm x 324mm) określonego w normie PN-ISO 269. 2. Pojemność skrzynki powinna umożliwiać umieszczenie w niej przesyłek listowych o łącznej grubości, co najmniej 60 mm. 3. Wymiary otworu wrzutowego skrzynki powinny wynosić: 235 mm szerokości i 20 mm wysokości z tolerancją +/- 1mm. 18

4. Konstrukcja otworu wrzutowego skrzynki powinna zabezpieczać przed wyjęciem przesyłki listowej Należy dodać, że norma PN-EN13724:2002 parametry przesyłki wzorcowej, przeznaczonej do testowania otworów wrzutowych skrzynek, określa następująco: Całkowita grubość przesyłki wzorcowej (opakowanie stanowi koperta formatu C4-ISO [ISO 269]) wynosi 24 mm z tolerancją + 0 mm i 1 mm. Koperta powinna być wypełniona arkuszami papieru formatu A4 o gramaturze 80 g/m2. Niezgodnie z normą PN-EN 13850:2002 określono również wysokość zawieszenia skrzynek: 6. 1. Skrzynki lub ich zestawy powinny być umieszczane w miejscu dostępnym dla adresatów i operatorów. 2. W budynku wielorodzinnym posiadającym kilka wejść przy każdym z nich może być zainstalowany zestaw lub zestawy skrzynek w liczbie odpowiadającej liczbie lokali znajdujących się w danej części budynku. 3. Skrzynki lub ich zestawy powinny być instalowane w sposób trwały, nie niżej niż 700 mm mierząc od podłoża do dolnej krawędzi skrzynki i nie wyżej niż 1600 mm mierząc od podłoża do górnej krawędzi ostatniej skrzynki. 4. W budynku wielorodzinnym skrzynki znajdujące się najniżej w zestawie powinny być przydzielane osobom poruszającym się za pomocą wózka inwalidzkiego. Natomiast norma PN-EN13724:2002 określa wysokość zawieszenia skrzynek następująco: Z powodów ergonomicznych oś pozioma otworu wrzutowego powinna znajdować się na wysokości pomiędzy 700 mm, a 1700 mm licząc od poziomu podłoża, na którym odbywa się doręczanie. W szczególnych przypadkach, takich jak zestawy otworów wrzutowych zakres ten może być zwiększony do wymiarów od 400 mm do 1800 mm. Rozporządzenie MI z dnia 15 kwietnia koryguje wielkość otworu wrzutowego, przy czym zakres wysokości otworu wrzutowego określono na 20 do 40 mm, nie precyzując warunków, jakie należy spełnić przy stosowaniu minimalnej wartości otworu wrzutowego. Wymagania na wysokość zawieszenia skrzynki nie zmieniono. Zgodnie z rozporządzeniem 3 ust. 3 otrzymuje brzmienie: 3. Wymiary otworu wrzutowego skrzynki powinny wynosić: 1) szerokość: a) nie mniej niż 230 mm i nie więcej niż 280 mm w przypadku skrzynek, w których przesyłki listowe umieszczane są krótszą krawędzią przesyłki, b) nie mniej niż 325 mm i nie więcej niż 400 mm w przypadku skrzynek, w których przesyłki listowe umieszczane są dłuższą krawędzią przesyłki, 2) wysokość nie mniej niż 20 mm i nie więcej niż 40 mm. Wymienione wyżej rozporządzenir nie przewiduje obecnie sankcji karnych za zaniechanie wymiany skrzynek. I tak obecnie skrzynki produkowane zgodnie z normą EN 13724:2002 zainstalowane są praktycznie wyłącznie w nowych budynkach. Koszty wymiany skrzynek ponoszą właściciele budynków, a brak sankcji karnych nie dopinguje ich do wymiany skrzynek. Poważnym problemem występującym w wysokich budynkach wielorodzinnych jest brak wolnego miejsca na większe skrzynki pocztowe. Przy ich wymianie należy spełnić wymagania prawa budowlanego (np. szerokość przejść), a równocześnie części lokatorów trzeba będzie zapewnić dostęp do skrzynek o większej pojemności i większym otworze wrzutowym. Będą to 19

głównie osoby ociemniałe otrzymujące cekogramy i osoby prowadzące działalność gospodarczą. Analizując Tabl. 2 należy spodziewać się, że większość przesyłek wymagających wyższych otworów wrzutowych to cekogramy i katalogi. Można zauważyć, że z uwagi na znaczną wartość, płyty CD i DVD najczęściej będą dostarczane jako przesyłki rejestrowane. Dla większości mieszkańców miast wysokość otworu wrzutowego 20 mm jest wystarczająca, a problemy występują tylko raz w roku, kiedy dostarczana jest książka telefoniczna i Panorama firm. Jeżeli decyzja o nowelizacji normy EN13724:2002 zostanie podjęta, (aby to nastąpiło wymagana jest deklaracja udziału w pracach nad nowelizacją, co najmniej pięciu członków CEN) to Polska powinna wziąć w tych pracach aktywny udział. Wiąże się to z koniecznością finansowania tych prac zarówno w kraju, jak i kosztów wyjazdów i organizacji spotkań w Polsce. 5.2. Wpływ zmian w liberalizowanym rynku usług pocztowych na metodykę badania terminowości przesyłek W czerwcu 2007 na spotkaniu grupy roboczej WG1 zgłoszono propozycję by WG1 zebrało informację na problemy związane z wpływem liberalizacji rynku dla pomiarów terminowości metodą od końca do końca. Zwrócono uwagę, że przepływy pocztowe będą podlegały szybszym zmianom związanym zmianami uczestników rynku, a także z powodów znaczących zmian we współpracy międzynarodowej dla usług międzynarodowych. Do analizy powyższych problemów powołano zespół problemowy, który w listopadzie 2007 r. opublikował pierwszą wersję materiału dyskusyjnego Początkowo zadaniem normy EN13850 określenie metodyki badań poczty krajowej i międzynarodowej (prowadzonych przez UNEX), przy założeniu, że w każdym kraju działa jeden operator powszechnych usług pocztowych. Teraz następują szybkie zmiany. Europejski rynek pocztowy będzie uwalniany w latach 2011 2013 roku, a duża liczba krajów europejskich całkowicie uwolni rynek pocztowy. Efekt uwolnienia rynku nastąpi w momencie, gdy na danych rynku pojawi się więcej udziałowców i gdy operatorzy będą wyróżniać się obszarami działania lub parametrami czasowymi. Zakres prowadzonych badań zależy przede wszystkim od potrzeb krajowych. Należy dodać, że otrzymany w wyniku badań obraz kraju może być potrzebny dla NRA jak i dla operatora. Planuje się, że ten materiał dyskusyjny wpłynie na kształt rozdziału 5 oraz spowoduje wprowadzenie nowego rozdziału do Aneksu H nowelizowanej normy. 5.2.1. Zmiany w metodyce badania Rozkład pocztowego ruchu rzeczywistego jest niezbędny dla realizacji projektu badania. Zauważono, że z uwagi na szybsze zmiany na rynku pocztowym wyniki studium poczty rzeczywistej mogą się szybkiej dezaktualizować i może istnieć potrzeba prowadzenia dodatkowych analiz. Organizacja prowadząca badania może opierać się o studium poczty rzeczywistej, aktualizowane stosownie do zmian rozkładu ruchu obsługiwanego przez badanego operatora lub też korzystać z danych od wielu operatorów. Mogą przy tym stosowane być metody alternatywne: 20