ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE Nr 2/2016 Dyrektora Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi imienia prof. dra med. Jerzego Nofera z dnia 23 lutego 2016 r. w sprawie wykonywania prac na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia na rzecz Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi Stosownie do postanowień: 1) art. 627-646 oraz art. 734-751 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późniejszymi zmianami); 2) art. 304 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późniejszymi zmianami); 3) ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 121, z późniejszymi zmianami) z a r z ą d z a m, co następuje: 1 1. Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie, zwany dalej Wykonawcą, zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a Zamawiający Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, zwany dalej Instytutem, do zapłaty wynagrodzenia. Treścią umowy o dzieło jest zobowiązanie Wykonawcy do uzyskania określonego rezultatu pracy. 2. Umowa zlecenia polega na wykonaniu przez przyjmującego zlecenie, zwanego dalej Zleceniobiorcą, określonych czynności w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy Instytutu. Za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie, określone w umowie. 3. Zawarcie umowy o dzieło lub umowy zlecenia z osobą będącą pracownikiem Instytutu jest dopuszczalne jedynie w przypadku gdy zawierana umowa nie nosi cech umowy o pracę oraz dotyczy prac rodzajowo innych niż te, które są wykonywane przez pracownika w ramach stosunku pracy. 2 Kalkulacja wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy/Zleceniobiorcy za pracę wykonaną na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, odbywa się zgodnie ze stawkami określonymi w załączniku nr 1. 3 1. Kierownik Zakładu/Działu/równorzędnej komórki organizacyjnej, dla której wykonywana ma być praca zwany dalej kierownikiem komórki wnioskującej składa protokół konieczności w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia, wg wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do niniejszego zarządzenia. W przypadku gdy źródło finansowania umowy stanowi określony temat, protokół konieczności podpisuje również jego kierownik. 2. Decyzję o zawarciu umowy o dzieło lub umowy zlecenia podejmuje Dyrektor Instytutu lub osoba działająca w jego imieniu. 1
3. W przypadku, gdy wynik wykonanej pracy podlega przepisom ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późniejszymi zmianami), Dyrektor Instytutu lub osoba działająca w jego imieniu potwierdza ten fakt na umowie o dzieło pieczątką o treści: Praca autorska (pieczęć i podpis Dyrektora Instytutu lub osoby działającej w jego imieniu). 4 Dyrektor Instytutu zobowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 2 Kodeksu pracy, osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia w Instytucie lub innym miejscu wyznaczonym przez Dyrektora. 5 1. Kierownik komórki wnioskującej: 1) dokonuje oceny rodzaju wykonywanej przez Wykonawcę/Zleceniobiorcę pracy i stopnia zagrożeń związanych z warunkami pracy. 2) każdorazowo stwierdza istnienie lub brak czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych w Informacji dotyczącej występowania czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych na stanowisku pracy w Instytucie, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 2. Informację, o której mowa w ust. 1 pkt. 2) kierownik komórki wnioskującej zobowiązany jest złożyć przed zawarciem umowy w Dziale Zarządzania Kadrami. W przypadku istnienia czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych zostaje wystawione dla Wykonawcy/Zleceniobiorcy skierowanie na badania lekarskie w ramach profilaktycznej ochrony zdrowia. 3. Wykonawca/Zleceniobiorca, narażony na czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, ma obowiązek poddania się profilaktycznym badaniom lekarskim w Instytucie, przed terminem wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia wykonywania pracy; 4. Koszt wykonania badań lekarskich pokrywa Wykonawca/Zleceniobiorca ze środków własnych, w dniu badania. 5. Warunkiem rozpoczęcia pracy na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, w przypadkach określonych w ust. 3, jest przedstawienie przez Wykonawcę/Zleceniobiorcę zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 6. Wykonawcy i Zleceniobiorcy, wykonujący pracę w siedzibie Instytutu, bez względu na stopień narażenia na stanowisku pracy, podlegają wstępnemu szkoleniu bhp w Instytucie. 7. Kierownicy komórek wnioskujących są odpowiedzialni za właściwą realizacje obowiązku zapewnienia Wykonawcy/Zleceniobiorcy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy 6 Osoby, z którymi Instytut zawarł umowę zlecenia, w okresie trwania tej umowy, podlegają ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, na zasadach określonych w: 1) ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 121, z późniejszymi zmianami); 2) ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r., poz. 581, z późniejszymi zmianami). 2
7 1. Formularzami obowiązującymi w zakresie zawarcia, realizacji i rozliczenia prac wykonanych na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, są: 1) protokół konieczności w sprawie zawarcia umowy o dzieło, stanowiący załącznik nr 2, z zastrzeżeniem ust. 2; 2) protokół konieczności w sprawie zawarcia umowy zlecenia, stanowiący załącznik nr 3, z zastrzeżeniem ust. 2; 3) informacja dotycząca występowania czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych na stanowisku pracy w Instytucie wykonywanej na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia (wypełniana obligatoryjnie do każdej umowy), stanowiąca załącznik nr 4, 4) umowa o dzieło, stanowiąca załącznik nr 5; 5) umowa zlecenia, stanowiąca załącznik nr 6; 6) rachunek dotyczący wypłaty wynagrodzenia w ramach umowy o dzieło, stanowiący załącznik nr 7; 7) rachunek dotyczący wypłaty wynagrodzenia w ramach umowy zlecenia, stanowiący załącznik nr 8; 8) oświadczenie dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenie zdrowotnego Zleceniobiorcy, stanowiące załącznik nr 9; 9) oświadczenie Wykonawcy/Zleceniobiorcy dla celów podatku dochodowego, stanowiące załącznik nr 10. 2. Protokół konieczności nie jest wymagany: 1) w sprawach dotyczących umów o dzieło, zawieranych w zakresie przeprowadzania czynności w przewodach doktorskich, w postępowaniach habilitacyjnych oraz w postępowaniach o nadanie tytułu profesora, realizowanych na postawie ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (tekst jednolity: Dz. U z 2014 r. poz. 1852, z późniejszymi zmianami); 2) w przypadku przeprowadzenia, w celu wyboru Wykonawcy lub Zleceniobiorcy, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro lub zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późniejszymi zmianami). 8 1. W przypadku gdy w protokole konieczności w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia oraz rachunku wskazuje się jako źródło finansowania pracy nr tematu Dział Zarządzania Projektami, Innowacji i Wdrożeń dokonuje potwierdzenia zabezpieczenia środków na realizację umowy. 2. Data akceptacji w protokole konieczności przez Dyrektora Instytutu lub osobę działającą w jego imieniu, nie może być późniejsza niż data zawarcia umowy. 3. Protokoły konieczności w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia muszą być sporządzone (w tym podpisane przez upoważnione osoby) i zaakceptowane przez Dyrektora Instytutu lub osobę działającą w jego imieniu, przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez Wykonawcę/Zleceniobiorcę. 4. Odpowiedzialność służbową i materialną za niedotrzymanie powyższych ustaleń ponosi kierownik komórki wnioskującej. 3
9 1. Umowę o dzieło sporządza się w 3 (trzech) jednobrzmiących egzemplarzach, z których po 1 egzemplarzu otrzymują: 1) Wykonawca, 2) Kierownik komórki wnioskującej, 3) Sekcja Płac. 2. Umowę zlecenia sporządza się w 4 (czterech) jednobrzmiących egzemplarzach, z których po 1 egzemplarzu otrzymują: 1) Zleceniobiorca, 2) kierownik komórki wnioskującej, 3) Dział zarządzania Kadrami 4) Sekcja Płac. 10 1. Świadczenie pracy a podstawie umowy zlecenia podlega obowiązkowi zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. 2. W celu realizacji obowiązku o którym mowa w ust 1, najpóźniej w terminie 3 dni od dnia wskazanego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania przez Zleceniobiorcę, należy złożyć w Dziale Zarządzania Kadrami: 1) 4 egzemplarze umowy zlecenia; 2) oświadczenie dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych Zleceniobiorcy. 3. Dział Zarządzania Kadrami w terminie 7 dni: 1) od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania przez Zleceniobiorcę dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego; 2) od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia dokonuje wyrejestrowania Zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. 11 Podstawę wypłaty wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy o dzieło lub umowy zlecenia stanowi rachunek sporządzony wg wzorów stanowiących załączniki nr 8 i 9. 12 1. Rachunek dotyczący wypłaty wynagrodzenia w ramach umowy o dzieło lub umowy zlecenia należy złożyć w Sekcji Płac nie później niż na 7 dni od daty wykonania tej pracy, ustalonej w umowie oraz na 3 dni przed ustalonym terminem wypłaty. Do rachunku wymagane jest załączenie: 1) protokołu konieczności w sprawie zawarcia umowy, z zastrzeżeniem 7 ust. 2; 2) informacji dotyczącej występowania czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych na stanowisku pracy w Instytucie wykonywanej na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, 3) umowy o dzieło lub umowy zlecenia, 4) oświadczenia Wykonawcy/Zleceniobiorcy dla celów podatku dochodowego. 2. W przypadku wypłat wynagrodzenia: 1) z tytułu umowy o dzieło etapami, na rachunku należy zaznaczyć, którego etapu wypłata dotyczy. Za etap II-gi do rachunku należy dołączyć kserokopię oryginału zawartej umowy, kserokopię protokołu konieczności, z zastrzeżeniem 7 ust. 2, oraz informacji 4
dotyczącej czynników szkodliwych, 2) z tytułu umowy zlecenia miesięcznie, na rachunku należy zaznaczyć, którego miesiąca wypłata dotyczy. Za kolejny miesiąc do rachunku należy dołączyć kserokopię oryginału zawartej umowy, kserokopię protokołu konieczności, z zastrzeżeniem 7 ust. 2, oraz informacji dotyczącej czynników szkodliwych. 3. Terminami wypłat wynagrodzeń, o których mowa w ust. 1, są 5 i 20 dzień każdego miesiąca. 4. Jeżeli termin, o którym mowa w ust. 3, przypada w święto lub w dzień wolny od pracy, wówczas wypłata następuje w poprzedzającym go dniu roboczym. 13 Wzory formularzy, o których mowa w 7, dostępne są na wewnętrznych stronach internetowych Instytutu pod adresem wwwimp/formularze. 14 Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne Nr 8/2007 z dnia 11 października 2007 r. w sprawie wykonywania prac na rzecz Instytutu na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia przez osoby nie będące pracownikami Instytutu i nie prowadzące działalności gospodarczej. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 marca 2016 r. 2. Do umów zawartych do dnia 29 lutego 2016 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. 15 D Y R E K T O R Prof. dr hab. med. Konrad Rydzyński Treść formalnoprawna: Dział Zarządzania Kadrami: Radca Prawny: Tezy merytoryczne do Zarządzenia: Dział Finansowo-Księgowy Sekcja Płac w uzgodnieniu z Działem Zarządzania Kadrami po zatwierdzeniu przez Z-cę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych Głównego Księgowego: 5