Wybór Wykonawców usług w ramach Poddziałania 2.3.2 POIR Bony na innowacje dla MŚP dokonywany przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu (materiał pomocniczy) 1 1. Wnioskodawca dokonując wyboru Wykonawcy powinien stosować zasady dokonywania zamówień określone w Regulaminie konkursu (w tym w umowie o dofinansowanie projektu w ramach poddziałania 2.3.2 POIR), w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej Wytyczne horyzontalne ) oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020. 2. Wnioskodawca powinien przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu dokonać wyboru wykonawcy usługi polegającej na opracowaniu nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii produkcji lub nowego projektu wzorniczego. Zlecona usługa może dotyczyć dodatkowo innowacji nietechnologicznej, o ile będzie towarzyszyła usłudze, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. 3. Wykonawcą usług, o których mowa w pkt 2 może być tylko jednostka naukowa w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014 r., poz. 1620, z późn. zm.), posiadająca przyznaną kategorię naukową A+, A albo B, o której mowa w art. 42 ust. 3 tej ustawy oraz siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która na zlecenie wnioskodawcy wykonuje projekt, wskazany we wniosku o dofinansowanie. Lista jednostek naukowych posiadających przyznaną kategorię naukową ogłaszana jest przez ministra właściwego do spraw nauki na podstawie art. 4b tej ustawy w formie komunikatu o kategoriach przyznanych jednostkom naukowym. Aktualna (według stanu na dzień ogłoszenia naboru wniosków) lista jednostek naukowych posiadających przyznaną kategorię naukową, przedstawiona została w komunikacie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 lipca 2014 r. o przyznanych kategoriach naukowych jednostkom naukowym (Dz.Urz. MN i SzW z 2014 r., poz. 38) dostępnym pod następującym adresem http://www.nauka.gov.pl/g2/oryginal/2014_07/475a73e93ea6148d2d71ab18d24c4a1e.pd f. 4. Wnioskodawca przygotowuje i przeprowadza wybór Wykonawcy usług z zachowaniem zasad określonych w art. 6c ustawy o PARP, w tym zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów. Wnioskodawca nie może dokonać wyboru wykonawcy powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wnioskodawcą a Wykonawcą, polegające na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 1 Niniejszy dokument został opracowany na potrzeby Wnioskodawców na podstawie Regulaminu konkursu, w tym umowy o dofinansowanie projektu w ramach poddziałania 2.3.2 POIR oraz wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020. Dokument stanowi materiał pomocniczy i nie stanowi źródła prawa, i w przypadku jakiejkolwiek rozbieżności pomiędzy tym dokumentem a przepisami prawa lub Regulaminem konkursu rozstrzygać należy na podstawie aktów prawnych, Regulaminu konkursu lub ww. Wytycznych.
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5. Wnioskodawca dokonuje wyboru wykonawcy usługi zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (dalej ustawa PZP ) w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z ustawy 2 albo zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych horyzontalnych albo innymi zasadami określonymi w Wytycznych horyzontalnych, i umowie o dofinansowanie projektu w przypadku zamówień, do których nie stosuje się ustawy PZP i zasady konkurencyjności. 6. Wnioskodawca ustala wartość zamówienia z należytą starannością (wartość jest ustalana w odniesieniu do danego projektu) biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: a) usługi, dostawy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie 3 ; b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie; c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę. Zabroniony jest podział zamówienia skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej. W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączna wartość poszczególnych jego części. 7. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz.Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1 z późn. zm.; Dz.Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) 4. 8. Terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania dotyczącego wyboru wykonawcy ustalane są zgodnie z prawem krajowym, unijnym oraz Wytycznymi horyzontalnymi oraz w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (dotyczy to zarówno skracania, jak i wydłużania terminów). Podczas ustalania terminów należy wziąć pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia. 9. Wnioskodawca powinien zapewnić, by wszyscy uczestnicy postępowania dotyczącego wyboru wykonawcy mieli taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem pozostałych, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 10. Warunki udziału w postępowaniu określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, przy czym nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców. 11. W przypadku, gdy w ramach wyboru wykonawcy usługi, Wnioskodawca będzie dokonywał wyboru pomiędzy kilkoma ofertami zbliżonymi pod względem gospodarczym, zobowiązany jest do wyboru oferty najbardziej korzystnej w zakresie oddziaływania na środowisko i klimat (np. mniejsza energochłonność, zużycie wody, wykorzystanie materiałów pochodzących z recyclingu). 2 Przeprowadzając postępowanie o udzielenia zamówienia beneficjent uwzględnia rekomendacje określone w wytycznych horyzontalnych 3 Pojęcia należy rozumieć zgodnie ustawą Pzp. 4 Wspólny Słownik Zamówień dostępny jest m.in. pod adresem: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?d;923;wspolny_slownik_zamowien.html.
12. Wnioskodawca powinien wybrać najkorzystniejszą spośród złożonych ofert spełniającą warunki w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. 13. Wnioskodawca określa niezawężające konkurencji i jakościowe kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia, zawierające wymagania związane z przedmiotem zamówienia. 14. Kryteria oceny ofert zawierają wymagania związane z przedmiotem zamówienia, przy czym: a) kryteria te nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców, b) kryteria te powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 15. Wnioskodawca, który nie jest zobowiązany do stosowania ustawy PZP powinien dokonać wyboru wykonawcy w oparciu o zapytanie ofertowe. 16. Zapytanie ofertowe w przypadku zamówień, co do których stosuje się zasadę konkurencyjności, o której mowa w podrozdziale 6.5 pkt 2 lit. b Wytycznych horyzontalnych (tj. zamówień przekraczających wartość 50 tys. zł netto, bez podatku od towarów i usług VAT) zawiera co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, c) kryteria oceny oferty, d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego. Termin 7 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia, g) informacje na temat zakresu wykluczenia, h) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. 17. Zapytanie ofertowe w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie (tj. bez podatku od towarów i usług (VAT)) oraz w przypadku zamówień, do których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych horyzontalnych, zawiera co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia, b) kryteria oceny ofert oraz c) termin składania ofert.
18. Wnioskodawca niezobowiązany przy wyborze wykonawcy usługi do stosowania ustawy PZP powinien upublicznić zapytanie ofertowe poprzez: a) wysyłanie go do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz b) opublikowanie na stronie internetowej wnioskodawcy, o ile posiada taką stronę. 19. Zapytanie ofertowe powinno zostać skierowane tylko do jednostek naukowych, spełniających kryterium kwalifikowalności w ramach poddziałania (posiadających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przyznaną kategorię naukową A+, A albo B, o której mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o zasadach finansowania nauki). W tym celu zaleca się posłużenie listą jednostek naukowych, o której mowa w pkt 3 niniejszego dokumentu. 20. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia. 21. Wybór oferty w przypadku zamówień, o których mowa w pkt 16 niniejszego dokumentu dokumentuje się sporządzeniem protokołu z wyboru oferty, który zawiera co najmniej: a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, c) informację o spełnieniu warunku przez wykonawców dotyczącego braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Wnioskodawcą, o których mowa w pkt 4 niniejszego dokumentu, d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane, e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, f) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, g) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego, h) następujące załączniki: i. potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej, ii. złożone oferty, iii. oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez Wnioskodawcę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy i osoby wykonujące w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wnioskodawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. 22. Wybór oferty w przypadku zamówień, o których mowa w pkt 17 niniejszego dokumentu dokumentuje się sporządzeniem protokołu z wyboru oferty, który zawiera co najmniej: a) wskazanie liczby złożonych ofert wraz z podaniem nazw oferentów i punktacji przyznanej poszczególnym ofertom oraz b) wskazanie najlepszej oferty wraz z uzasadnieniem jej wyboru. 23. Informację o wyniku postępowania Wnioskodawca upublicznia poprzez umieszczenie jej na swojej stronie internetowej, o ile taką posiada. 24. Udzielenie zamówienia wymaga formy pisemnej. 25. Po przeprowadzeniu procedury wyboru opisanej powyżej następuje podpisanie umowy z wybranym wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. Wnioskodawca przed złożeniem wniosku o
dofinansowanie może zawrzeć z wykonawcą umowę pod warunkiem zawieszającym uzyskania dofinansowania na realizację projektu. Wnioskodawca przed złożeniem wniosku może również zawrzeć umowę z innym warunkiem zawieszającym np. warunkiem złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. W zaproszeniu do składania ofert Wnioskodawca powinien zastrzec, że złożenie oferty przez jednostkę naukową nie stanowi zawarcia umowy. Za rozpoczęcie realizacji projektu zostanie uznane zawarcie umowy pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą, będącej prawnie wiążącym zobowiązaniem. Oferta jednostki naukowej będzie stanowiła podstawę zawarcia umowy pomiędzy Wnioskodawcą a jednostką naukową. Jednostka naukowa powinna być związana złożoną przez siebie ofertą na dzień podpisania umowy pomiędzy Wnioskodawcą a jednostką naukową. 26. Wnioskodawca może rozpocząć realizację projektu w dniu następującym po dniu złożenia wniosku, przy czym w przypadku rozpoczęcia przez wnioskodawcę realizacji projektu z naruszeniem powyższej zasady, wszystkie wydatki w ramach projektu stają się niekwalifikującymi do objęcia wsparciem. 27. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. 28. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wykonawcą usługi, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany. 29. Za nienależyte wykonanie zamówienia, np. z tytułu opóźnień z winy wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia publicznego, niekompletnego wykonania zamówienia publicznego (w tym np. nieprzestrzegania warunków gwarancji) stosowane są kary, które powinny być wskazane w umowie zawieranej z wykonawcą. W razie niezastosowania kar należy pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania. 30. W sytuacji niewywiązania się przez wykonawcę z warunków umowy o zamówienie publiczne, przy jednoczesnym niezastosowaniu kar umownych, właściwa instytucja będąca stroną umowy może uznać część wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym za niekwalifikowalne. 31. Przedstawione w niniejszym dokumencie zasady dokonywania zamówień, powinny być stosowane także w odniesieniu do zakupów materiałów dokonywanych przez Wnioskodawcę/Beneficjenta w ramach kategorii wydatków kwalifikowalnych zakup materiałów pod warunkiem, że są niezbędne do realizacji usługi polegającej na opracowaniu nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii produkcji lub nowego projektu wzorniczego.
Potencjalne błędy/nieprawidłowości przy dokonywaniu wyboru wykonawcy usługi 1. Brak przeprowadzonego procesu wyboru Wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności i przejrzystości. 2. Brak upublicznienia zapytania ofertowego oraz informacji o wyniku postępowania 3. Udzielenie zamówienia przez Wnioskodawcę wykonawcy powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. 4. Zapytania ofertowe wysłano do: jednostki naukowej z nadaną kategorią naukową C, jednostki naukowej bez nadanej kategorii naukowej. 5. Zawarcie przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu umowy z wykonawcą usługi będącej prawnie wiążącym zobowiązaniem.