ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY O POWIERZENIU PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu.. r. w Warszawie, pomiędzy:. zwanym dalej: Zamawiającym a.., zwaną/ym dalej: Wykonawcą łącznie zwanymi dalej: Stronami Definicje: W niniejszej Umowie następujące pojęcia i skróty będą miały znaczenie zgodne z podanymi poniżej definicjami: 1) Dane dane osobowe pracowników Zamawiającego oraz dane osobowe osób współpracujących z Zamawiającym, przekazane Wykonawcy w formie pisemnej i elektronicznej na nośniku danych, jak również dane osobowe osób fizycznych wchodzących i wychodzących z Budynku; 2) przetwarzanie Danych operacje wykonywane na Danych, z wyłączeniem ich usuwania, udostępniania osobom i podmiotom trzecim oraz modyfikacji, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności; 3) Rozporządzenie rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych i warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 4) Umowa oznacza niniejszą umowę zawartą pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą wraz z Załącznikami; 5) umowa na usługę ochrony umowa nr.... zawarta w dniu. pomiędzy Stronami w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr.., której przedmiotem jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi polegającej na sprawowaniu bezpośredniej ochrony stałej osób i mienia (w tym w szczególności wyposażenia znajdującego się w chronionym Budynku), zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2014 poz. 1099, z późn. zm.), w budynku biurowym (niewygrodzonym, o łącznej powierzchni użytkowej 5 420 m 2 ), zlokalizowanym w Warszawie przy ul. Syreny 23, będącym w użyczeniu Zamawiającego na podstawie umowy użyczenia nr 2013/CPI/64/MAiC z dnia 31 października 2013 r. (zwanego na potrzeby Umowy: Budynkiem ) wraz z przyległym do niego terenem;
6) Ustawa o ochronie danych osobowych ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.). Mając na uwadze, iż Zamawiający oraz Wykonawca zawarli umowę na usługę ochrony oraz w związku z realizacją tej umowy zachodzi konieczność przetwarzania Danych przez Wykonawcę, Strony zgodnie z 3 ust. 2 pkt 5 umowy na usługę ochrony postanowiły: 1. 1. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem Danych w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Na podstawie art. 31 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie Danych na warunkach opisanych w Umowie. 3. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie Danych wyłącznie w celu realizacji umowy na usługę ochrony w zakresie niezbędnym do świadczenia przez Wykonawcę usług i prac objętych umową na usługę ochrony. 4. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie Danych w następującym zakresie: 1) imię i nazwisko; 2) firma lub nazwa instytucji; 3) nr telefonu służbowego. 5. Powierzenie przetwarzania Danych następuje na czas niezbędny do realizacji przez Wykonawcę umowy na usługę ochrony. 6. Zawarcie i wykonywanie Umowy, w tym przetwarzanie przez Wykonawcę Danych mieści się w wynagrodzeniu brutto, o którym mowa w 5 umowy na usługę ochrony. 2. 1. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania Danych wyłącznie w zakresie i celu określonych w 1 Umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania Danych powierzonych przez Zamawiającego, wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki i zabezpieczenia związane z przetwarzaniem Danych, odpowiednie do rodzaju przetwarzanych Danych, które są wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności określone w art. 36 39 Ustawy o ochronie danych osobowych i Rozporządzeniu. 3. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić urządzenia i systemy, umożliwiające mu prawidłowe przetwarzanie Danych zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu oraz prowadzić wymaganą Rozporządzeniem dokumentację opisującą procedury przetwarzania Danych oraz środki, o których mowa w ust. 2 powyżej. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych Danych wyłącznie w Budynku. 5. Do przetwarzania Danych powierzonych przez Zamawiającego są dopuszczeni upoważnieni przez Wykonawcę następujący pracownicy Wykonawcy: 1)., Upoważnienie nr.; 2)., Upoważnienie nr..; str. 2 z 5
3)., Upoważnienie nr. 1 6. Kopie upoważnień, o których mowa w ust. 5 powyżej, potwierdzone za zgodność z oryginałem, stanowią załączniki do Umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania Danych powierzonych przez Zamawiającego w związku z wykonywaniem Umowy. 8. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia udzielenia upoważnienia innemu swojemu pracownikowi niż wymienionemu w ust. 5, przesłania Zamawiającemu kopii upoważnienia potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę wraz z uaktualnioną ewidencją pracowników upoważnionych do przetwarzania Danych, o której mowa w ust. 7 powyżej. Zmiana lub rozszerzenie listy pracowników Wykonawcy, o których mowa w ust. 5 powyżej nie wymaga zmiany Umowy w formie aneksu i jest skuteczna wobec Zamawiającego po jego pisemnym zawiadomieniu oraz wypełnieniu obowiązków określonych w zdaniu poprzednim. 9. Wykonawca będzie stale nadzorował swoich pracowników w zakresie zabezpieczania powierzonych do przetwarzania Danych. 10. Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy i zapewnić zachowanie w tajemnicy przez osoby, które upoważnia do przetwarzania Danych, Danych oraz sposobów ich zabezpieczenia. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy istnieje w trakcie obowiązywania Umowy oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, w czasie zatrudnienia/współpracy, jak i po ustaniu zatrudnienia/współpracy personelu z Wykonawcą. 11. Wykonawca nie jest uprawniony do powierzenia przetwarzania Danych objętych Umową podmiotom trzecim bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 12. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów powszechnie obowiązującego prawa podczas wykonywania Umowy, w szczególności Ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych aktów prawnych, które znajdować będą zastosowanie do przetwarzania Danych. 13. Wykonawca zobowiązuje się do zawiadomienia Zamawiającego o wszelkich zdarzeniach dotyczących naruszenia bezpieczeństwa Danych lub mających wpływ na bezpieczeństwo Danych. 14. Dane otrzymane od Zamawiającego Wykonawca usunie z własnych systemów informatycznych oraz zniszczy Dane przechowywane na nośnikach danych oraz w wersji papierowej niezwłocznie po wykonaniu lub rozwiązaniu umowy na usługę ochrony lub na każde żądanie Zamawiającego. Ponadto niezwłocznie po wykonaniu lub rozwiązaniu umowy na usługę ochrony lub po otrzymaniu żądania Zamawiającego Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemne oświadczenie, w którym potwierdzi, że nie posiada już żadnych Danych, których przetwarzanie zostało mu powierzone na podstawie Umowy. 1 Istnieje możliwość wstawienia większej liczby osób upoważnionych. str. 3 z 5
3. 1. Wykonawca odpowiada za naprawienie wyrządzonej Zamawiającemu lub osobom trzecim szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. 2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę Umowy, w tym w szczególności w przypadku przetwarzania Danych przez Wykonawcę w innym celu lub z przekroczeniem zakresu określonych w 1 Umowy, Zamawiający jest uprawniony do żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 1 000 zł za każde naruszenie. 3. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy na podstawie umowy na usługę ochrony lub z zabezpieczenia należytego wykonania umowy na usługę ochrony, według uznania Zamawiającego. 4. Zamawiający ma prawo dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych. 4. 1. Zamawiający jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli w zakresie spełniania przez Wykonawcę wszelkich obowiązków związanych z przetwarzaniem Danych, a w szczególności do kontroli sposobu postępowania z dokumentami lub nośnikami zawierającymi Dane, kontroli sposobu przechowywania nośników danych oraz wydruków zawierających Dane. Zamawiający może powierzyć przeprowadzenie kontroli osobie trzeciej. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia Danych oraz sposobu przetwarzania Danych sporządzonych w wyniku przeprowadzonej kontroli, o której mowa w ust. 1 powyżej. 3. O zamiarze przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 powyżej, Zamawiający powiadomi Wykonawcę z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni, w formie pisemnej na adres Wykonawcy, ze wskazaniem osoby upoważnionej do przeprowadzenia czynności kontrolnych w imieniu Zamawiającego. Jednakże Zamawiający może przeprowadzić kontrolę, o której mowa w ust. 1 powyżej, w każdym czasie bez uprzedniego poinformowania Wykonawcy, w szczególności w przypadku powzięcia wiadomości o możliwości występowania nieprawidłowości w procesie przetwarzania Danych. 4. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych Danych. 5. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o przeprowadzeniu przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych kontroli zgodności przetwarzania Danych z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych i jej wynikach oraz o innych czynnościach organów władzy publicznej dotyczących Danych. 5. 1. W przypadku wypowiedzenia umowy na usługę ochrony Umowa wygasa z dniem rozwiązania umowy na usługę ochrony. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem 2 ust. 8 Umowy. str. 4 z 5
3. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych i aktów wykonawczych do tej ustawy oraz przepisy Kodeksu cywilnego. 4. Ewentualne spory powstałe w związku z realizacją Umowy podlegają rozpoznaniu przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. 6. Następujące Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część: 1) Załącznik nr 1 Dokumenty potwierdzające reprezentację Wykonawcy; 2) Załącznik nr 2 Kopia upoważnienia nr ; 3) Załącznik nr 3 Kopia upoważnienia nr ; 4) Załącznik nr 4 Kopia upoważnienia nr 2 WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 2 W przypadku wskazania większej liczby osób upoważnionych w 2 ust. 5 Umowy zwiększona zostanie liczba załączników do Umowy w zakresie kopii upoważnień. str. 5 z 5