UMOWA W SPRAWIE POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH. zawarta w dniu.w Warszawie pomiędzy

Transkrypt

1 P r o j e k t Załącznik nr 1a do SIWZ UMOWA W SPRAWIE POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu.w Warszawie pomiędzy Ministrem Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanym dalej Powierzającym, reprezentowanym przez pana Wojciecha Wojtyrę, Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, działającego na mocy upoważnienia nr BDGorg-.. z dnia.... a.., zwaną dalej Usługodawcą, NIP..., REGON.., reprezentowaną przez zaś wspólnie zwanymi dalej Stronami. W związku z zawarciem w dniu..r. umowy nr BDGzp-, zwanej dalej Umową nr., Strony postanawiają, co następuje: Powierzający, jako administrator danych osobowych, powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Powierzającego, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1182, z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą, na warunkach określonych w Umowie. 2. Umowa nie upoważnia Usługodawcy do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, w imieniu i na rzecz Powierzającego, innym podmiotom Powierzający powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu realizacji Umowy nr.. i przez okres jej trwania, w zakresie niezbędnym do realizacji usługi stałej i doraźnej całodobowej ochrony fizycznej oraz monitoringu elektronicznego osób i mienia na terenie nieruchomości pozostającej w trwałym zarządzie Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, mieszczącej się w Warszawie przy ul. Wspólnej 30, w celu rejestracji osób wchodzących do budynku oraz kontroli nad ruchem samochodowym na terenie tej nieruchomości. 2. Zakres danych osobowych powierzonych Usługodawcy do przetwarzania określa załącznik do Umowy. 1

2 3. Przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych obejmuje następujące operacje: 1) zbieranie; 2) utrwalanie; 3) przechowywanie. 4. Usługodawca ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Powierzającego, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem Ustawy oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową. 5. Usługodawca będzie przetwarzał powierzone dane osobowe nieodpłatnie Usługodawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024), zwanego dalej Rozporządzeniem, oraz wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych obowiązującymi w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 2. Przed rozpoczęciem przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, Usługodawca zobowiązuje się zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające właściwą ochronę tych danych, w szczególności zabezpieczające powierzone do przetwarzania dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieupoważnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 3. Usługodawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 4. Usługodawca przekaże Powierzającemu wykaz pracowników świadczących u niego pracę, których wyznaczy do przetwarzania danych osobowych, a następnie nada im uprawnienia dostępu do systemu informatycznego Powierzającego, w którym przetwarzane są dane osobowe. 5. Usługodawca ograniczy dostęp do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie do pracowników posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wydane przez Powierzającego. 6. Wydanie upoważnień, o których mowa w ust. 5, nastąpi po zapoznaniu się pracowników Usługodawcy, podanych w wykazie, o którym mowa w ust. 4, z obowiązującymi w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi regulacjami wewnętrznymi w zakresie ochrony danych osobowych Usługodawca będzie stale nadzorował swoich pracowników w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 2

3 2. Usługodawca zobowiąże swoich pracowników do zachowania w poufności powierzonych do przetwarzania danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, w tym także po ustaniu zatrudnienia u Usługodawcy. 3. Usługodawca zobowiąże swoich pracowników do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami zawierającymi powierzone do przetwarzania dane osobowe: 1) pracowania jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z realizacji Umowy nr.; 2) nietworzenia kopii dokumentów innych niż niezbędne do realizacji Umowy nr..; 3) nieprzemieszczania dokumentów lub ich kopii poza Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi; 4) właściwego zabezpieczenia utworzonych kopii dokumentów przed dostępem do nich osób nieupoważnionych; 5) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone; po tym czasie sporządzone kopie powierzonych do przetwarzania danych osobowych należy usunąć z nośników elektronicznych w sposób trwały i nieodwracalny, a nośniki papierowe, na których utrwalono powierzone do przetwarzania dane osobowe należy zniszczyć. 4. Usługodawca przekaże Powierzającemu pisemne oświadczenie, że nie posiada już żadnych danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone, niezwłocznie po wygaśnięciu Umowy Usługodawca niezwłocznie poinformuje Powierzającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych; 2) wszelkich czynnościach w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych przez inne podmioty, w szczególności przez: Generalnego Inspektora Danych Osobowych, Policję lub sąd. 2. Usługodawca zobowiązuje się do udzielenia Powierzającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 3. Usługodawca umożliwi Powierzającemu dokonywanie w każdym czasie kontroli prawidłowości przetwarzania danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane. 4. Usługodawca jest zobowiązany zastosować się do zaleceń Powierzającego dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, wynikających z kontroli przeprowadzonej na podstawie ust W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Ustawy i Rozporządzenia. 2. Umowa obowiązuje do dnia wykonania Umowy nr. 3. W razie wcześniejszego rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy nr.., Powierzającemu przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy, ze skutkiem na dzień rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy nr.. 3

4 4. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden egzemplarz otrzymuje Usługodawca, a trzy egzemplarze otrzymuje Powierzający. W imieniu: Powierzającego W imieniu: Usługodawcy 4

5 Załącznik do umowy z dnia Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania * Lp. Nazwa 1 Imię gościa/pracownika 2 Nazwisko gościa/pracownika 3 Nr dokumentu ze zdjęciem gościa/pracownika 4 Pełna lub skrócona nazwa instytucji/gościa/pracownika 5 Imię pracownika, do którego przybywa gość 6 Nazwisko pracownika, do którego przybywa gość 7 Nazwa instytucji pracownika, do którego przybywa gość 8 Wizerunek gościa/pracownika * Usługodawca wprowadza do rejestru dane osobowe pozwalające na jednoznaczną identyfikację osób wchodzących do budynku Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie przy ul. Wspólnej 30. 5