Pytania ze spotkania informacyjnego w dniu 2.08.2012 r. Pytanie: Czym się różnią dwa tematy priorytetowe 14 i 15? Pytanie o temat priorytetowy odnosi się do podpunktu 3.a wniosku o dofinansowanie. W działaniu 8.1 PO IG można wskazać jeden z trzech tematów: 13, 14 albo 15. Priorytet 13 to Usługi i aplikacje dla obywateli. Priorytet 14 to Usługi i aplikacje dla MSP. Priorytet 15 to Inne działania mające na celu poprawę dostępu obywateli i MSP do ICT i ich wydajne użytkowanie. W działaniu 8.1 częściej mamy do czynienia z tematem 14 niż 15. Tematy 13 i 14 dotyczą usług i aplikacji adresowanych głównie lub wyłącznie do jednej z grup: obywateli albo MSP. Zatem priorytet 15 bywa wskazywany niekiedy w sytuacji braku wyraźnych preferencji odnośnie kierowania e-usługi do którejś z tych grup. Omawiany podpunkt ma charakter głównie statystyczny i zazwyczaj nie rzutuje w bezpośredni sposób na ocenę projektu. Pytanie: Pytanie odnośnie przychodów z dwóch źródeł. Chciałbym założyć przedsiębiorstwo dokładnie skierowane pod ten projekt, nie mogę wykazać, że będę miał źródło dochodu z innej działalności, póki nie wykonam tego projektu. Tutaj nie chodzi o źródło z innej działalności, to ma być źródło w ramach tego projektu, wewnątrz tego projektu. E-usługa musi być świadczona w trakcie jego realizacji. Nie może być tak, że projekt kończy się wersją startową np. alfa i faktycznie skomercjalizuje Pan usługę dopiero po paru miesiącach. Takie świadczenie, które generuje przychód, powinno już nastąpić w trakcie realizacji projektu. Dopuszczalny czas trwania projektu to maksymalnie 2 lata, więc przykładowo może mieć on taki przebieg, że wszystkie prace przygotowawcze i wdrożeniowe zajmą 1½ roku, a ostatnie ½ roku to będą już koszty związane ze świadczeniem, drobnymi poprawkami, bardziej bazujące na kosztach ogólnych i związane z wynagrodzeniami. Biorąc przepisy bardzo literalnie świadczenie e-usługi powinno się rozpocząć najpóźniej w ostatnim dniu realizacji projektu. Nie jest to równoznaczne z tym, że przepływ finansowy musi nastąpić w trakcie realizacji projektu. Czyli jeżeli to będzie koniec tego projektu i w dniu przedostatnim lub ostatnim nastąpi sprzedaż e-usługi - może być np. jedynie wystawienie faktury, które potwierdzi sprzedaż. W omawianym kontekście uznajemy wówczas, że to źródło przychodu zaistniało w trakcie realizacji projektu. Pytanie: Jak ująć koszty promocji? Mówił Pan, że należy je rozbić, np. pozycjonowanie wrzucać osobno, a jakieś inne koszty osobno. A co jeżeli chcę zlecić realizację kampanii promocyjnej firmie zewnętrznej i ta firma wystawia mi fakturę. Czy tak można i jak to ewentualnie zapisać? Pomimo wskazania we wniosku, że cała promocja będzie realizowana przez jedną firmę, należałoby taką usługę rozbić na poszczególne działania, które występują w kolejnych etapach. Właściwe byłoby, gdyby firma dokonała specyfikacji faktury, na 1
poszczególne składowe. Przykładowo, pomimo, iż nie będziecie Państwo płacić gazecie, w której opublikowana będzie reklama i będzie to refakturowane przez firmę, która zajmie się promocją, to w Przebiegu rzeczowo-finansowym, dla usług promocyjnych w danym etapie, powinno znaleźć się dookreślenie, że usługi te dotyczyć będą przygotowania i publikacji reklamy prasowej. Pytanie: Spółka jest takiej sytuacji, że chce dokonać dwóch zmian w KRSie, zmiana nazwy firmy i zmiana nazwiska pani prezes ponieważ wyszła za mąż. Te zmiany będą wprowadzane w najbliższym czasie, a obliguje nas termin 17 sierpnia, nie wiem jak to ująć? Wniosek o dofinansowanie powinien zawierać informacje aktualne z punktu widzenia prawa. W zależności od typu danych, których dotyczy zmiana, dla jej ważności może być konieczna zgoda sądu lub wystarczająca uchwała odpowiedniego organu spółki. Do wniosku należy załączyć najaktualniejszy KRS, zaś w przypadku, gdy zawarte w nim dane nie są w pełni aktualne dodatkowo potwierdzoną kopię przedmiotowej uchwały właściwego organu spółki lub złożonego do KRS wniosku o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorstw. Dodatkowo podpunkt 10.i wniosku o dofinansowanie, może zawierać informację o zmianach planowanych lub w toku, które na dzień złożenia wniosku nie są jeszcze prawomocne. Pytanie: Odnośnie dywersyfikacji źródeł przychodów, które tu są wskazane i współczynnika 50%, dotyczącego kosztów, które są pokrywane przez inne przychody poza głównym; w instrukcji nie są wykazane koszty promocji i marketingu jako koszt, który ma też być pokryty. Czy ja to dobrze rozumiem? Czy te koszty związane tutaj z tą główną e-usługą są wliczane skoro przychody nie są, a zakładam, że nie są. W kontekście kryterium merytorycznego W ramach projektu Wnioskodawca będzie osiągał przychody przynajmniej z dwóch źródeł związanych ze świadczeniem e-usług, wliczane są również koszty związane z e-usługą, której sprzedaż stanowi główne źródło przychodu. Natomiast w kalkulacji nie bierze się pod uwagę wydatków na promocję i marketing. Pytanie: Odnośnie dywersyfikacji e-usług dotyczą różnych grup klientów docelowych dla tego samego rynku np. rynek nieruchomości, pośrednicy finansowi i klienci z niego korzystający, którzy poszukują nieruchomości i jeżeli jedna usługa jest skierowana do jednej grupy, a druga do drugiej czy one będą traktowane jako osobne e-usługi, czy będą traktowane jako jedna e-usługa ponieważ jest wspólnota rynku? W przypadku kierowania e-usługi na różne rynki krajowe lub do różnych grup docelowych, można mówić o dwóch niezależnych źródłach przychodów w przypadku wykazania różnych nieskorelowanych dodatnio czynników kształtujących popyt (i w konsekwencji przychód) w każdym ze wskazanych źródeł. W odniesieniu do podanego przykładu, w przypadku gdy rozpatrujemy znaczny spadek liczby klientów, którzy poszukują nieruchomości, należy sprecyzować czy nie wpłynie to negatywnie na zainteresowanie portalem osób wystawiających nieruchomości na sprzedaż i oferujących usługi finansowe związane z obrotem nieruchomościami, lub ewentualnie czy taka sytuacja nie wymusi istotnej obniżki cen za dostęp do e-usługi. Rolą wnioskodawcy jest wykazanie niezależność wskazanych źródeł 2
przychodu, natomiast Komisja Konkursowa ma prawo kwestionować takie podziały źródeł przychodów, które są dokonane w sposób błędny. Pytanie: Z umowy wynika, że wskaźnik efektywności ekonomicznej zostanie osiągnięty. Pan między wierszami powiedział, że wskaźniki rezultatu i produktu to są te, z których jest się tak dokładnie rozliczanym, że wskaźnik efektywności ekonomicznej tak pośrednio wynika ze wskaźnika rezultatu. Czy jesteśmy rozliczani tylko ze wskaźnika rezultatu a z wskaźnika efektywności ekonomicznej nie, czy on jest traktowany na równi z innymi wskaźnikami, czy inaczej? Na pewno efektywność ekonomiczna nie jest traktowana na równi z innymi wskaźnikami. Pozostałe wskaźniki, o których jest mowa w 8 umowy o dofinansowanie, to wskaźniki produktu i rezultatu, z których jest się bezpośrednio rozliczanym, które mają być osiągnięte i utrzymane. Wskaźnik efektywności ekonomicznej jest pewną wypadkową wskaźników rezultatu oraz deklarowanych założeń odnośnie utrzymania trwałości projektu i jego rozwoju. Wskaźnik efektywności jest więc raczej zobowiązaniem odnoszącym się pośrednio do wskaźników rezultatu, zobowiązaniem, które wyklucza bierność lub działania na szkodę projektu w okresie trwałości. Stanowisko odnośnie wskaźnika EE w kontekście 8 umowy można znaleźć również w bazie pytań i odpowiedzi dla działania 8.1. Pytanie: Chciałam zadać pytanie na temat zarządzania projektem, czy je można zaliczyć do kosztów eksperckich? Jak oceniana jest taka pozycja przy ocenie projektów, bo to jest taki wydatek, który powstaje na rzecz prowadzenia projektu. Nie są uznawane, wg mojej wiedzy, takie wydatki na zakup usług związanych z ogólnym zarządzaniem przedsiębiorstwem. Na pewno trzeba podać uzasadnienie wydatków kwalifikowanych. Jeżeli nie było by to nakierowane na powstanie jakiego produktu, jeżeli nie było by to doradztwo, którego efektem nie było by powstanie jakiegoś produktu cyfrowego, uruchomienie e-usługi, tylko bieżące zarządzanie działalnością firmy, w tym m.in. rozliczanie dotacji(np. przygotowywanie wniosków o płatność cząstkową), to tego typu wydatki nie miałyby charakteru wydatków eksperckich tylko miały by charakter wydatków ogólnych, a w zamkniętym katalogu wydatków ogólnych czegoś takiego nie ma. Zatem, pod warunkiem właściwego uzasadnienia, możemy mówić o kwalifikowalności tego typu usług, jeśli w efekcie będą prowadzić do wytworzenia produktów cyfrowych lub będą związane z przygotowaniem, świadczeniem i aktualizacją e-usługi. Pytanie: Chodzi mi o kwestię kwalifikowalności podatku VAT, tam jest tylko i wyłącznie deklaracja czy VAT będzie kwalifikowany w okresie projektu czy też nie. Czy w momencie składania wniosku firma musi być płatnikiem VAT, czy może przesunąć rejestrację jako płatnika w czasie do momentu rozpoczęcia działalności? Jeżeli Pan przewiduje, że przedsiębiorstwo stanie się płatnikiem VAT w trakcie realizacji projektu lub przed jego rozpoczęciem (po momencie złożenia wniosku), niemniej z góry Pan wie, że nie będzie mógł rozliczać podatku VAT w projekcie, wówczas od razu projekt przygotowuje się pod sytuację nazwijmy to docelową (kiedy przedsiębiorca nie będzie mógł kwalifikować VAT). Można w punkcie 10.i wniosku zawrzeć informację, że ze względu na tę 3
zmianę, która będzie w najbliższym czasie, od razu postanowiono niekwalifikować podatku VAT. Pytanie: Jestem współwłaścicielem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która brała udział w jednym z konkursów, nie przeszła tego konkursu i wszystkie procedury odwoławcze zostały zakończone i rozumiem, że wg. regulaminu nie wspominam o tym nigdzie we wniosku. W nawiązaniu do wymogów określonych w Instrukcji wypełnienia wniosku dla podpunktu 8.a Informacje o innych projektach Wnioskodawcy, nie ma konieczności pisania o odrzuconych wnioskach, dla których ze skutkiem negatywnym zostały zakończone wszystkie procedury odwoławcze. Pytanie: Usługa ma być w pełni zautomatyzowana, ale czy mogę wesprzeć sprzedaż usługi o działanie sprzedawcy telemarketera? Jest możliwe posłużenie się telemarketerem w ogóle, niemniej rola takiej osoby w projekcie nie może kolidować z wymogami odnośnie samej e-usługi, w szczególności w aspekcie automatyzmu oraz dostępności w publicznych sieciach teleinformatycznych. Pytanie: Co w takim przypadku kiedy osoba pracująca przy projekcie jest potrzebna jeszcze po roku zakończenia projektu a później już nie? Mówimy tu o wskaźniku, który dotyczy trwale utworzonych miejsc pracy. To są wskaźniki, które nie tylko muszą być osiągnięte, ale utrzymane przez cały okres trwałości, dotyczy to takich stanowisk, które są rzeczywiście stale potrzebne do funkcjonowania usługi, a nie tak, że w którymś momencie przestaną być potrzebne. To się będzie tyczyło każdego wniosku oddzielnie, konkretnych uzasadnień. Pytanie: Mówił Pan, że etapy mogą trwać od 2 do 6 miesięcy, od czego zależy długość takiego etapu w założeniu, że projekt będzie trwał 24 miesiące? Jest to przede wszystkim aspekt swego rodzaju inżynierii finansowej, którą Państwo stosujecie w projekcie. Po każdym etapie składany jest wniosek o rozliczenie tego etapu; z jednej strony jest to dodatkowy obowiązek biurokratyczny, a z drugiej, pozwala Państwu elastycznie wykorzystywać dotację do finansowania projektu. Przykładowo refundację z rozliczenia pierwszego etapu można użyć do sfinansowania trzeciego lub czwartego. Z jednej strony, duża ilość krótkich etapów przysparza Państwu więcej pracy nad dokumentacją, ale zarazem zwiększa też płynność projektu. Państwo decydujecie co jest korzystniejsze. Te etapy też nie muszą być równe. Określa się to we wniosku w Przebiegu rzeczowo finansowym poprzez wskazanie dnia rozpoczęcia i zakończenia etapu. Pytanie: Dot. wskaźnika rezultatu działań promocyjnych; trzeba go utrzymać przez okres trwałości projektu i naszą wartością bazową jest data zakończenia projektu a w tym wypadku wartością docelową jest trzy lata później. Dobrze rozumiem? 4
Nie. Bazowa wartość będzie prawdopodobnie zerowa. Chyba, że mamy do czynienia z takim projektem, w którym jest jedną lub kilka e-usług, które nie są nowe, które stanowią element projektu i wówczas niezerowe wskaźniki tego typu (popytowo-ekonomiczne) już występują na starcie. Jeżeli zaś mamy do czynienia ze start-up-em sensus stricto, wartość bazowa, określana zawsze na dzień rozpoczęcia realizacji projektu, będzie zerowa, a wartość końcowabędzie prognozowana na dzień zakończenia realizacji projektu. Pytanie: Jak jestem rozliczany z liczby klientów w drugim roku trwałości projektu, czy w ogóle jestem rozliczany? Może Pan być rozliczany. Załóżmy, że wartość bazowa jest zerowa, a wartość docelowa, (może Pan dać kilka wskaźników np. liczba klientów płacących stale abonament) ma wartość 120 os/mies. Ta wartość wskaźnika musi być osiągnięta i utrzymana w okresie trwałości. Jeżeli projekt będzie weryfikowany po 1,5 roku od zakończenia jego wdrażania, to będzie Pan proszony o przedstawienie sprawozdania, z którego będzie wynikało, że Pan ma 120 klientów miesięcznie. To Pan wskazuje we wniosku o dofinansowanie, na podstawie jakiego przedstawionego przez Pana dokumentu kontrolujący stwierdzają, czy wskaźnik jest osiągnięty bądź utrzymany. Pytanie: Odnośnie składanego wcześniej projektu, który został odrzucony i jest w procedurze odwoławczej. Czy on może być składany w trakcie gdy jest jeszcze odwołanie? Tak. Może być składany. Pytanie: Usługi reklamowe. Ja sama tych usług nie świadczę, ale mam taką e-usługę, która będzie pośredniczyć między klientem a agencją reklamową. Czy to mnie dyskwalifikuje, że to są usługi reklamowe czy nie? Wiem, że z usługami reklamowymi nie jest sprawa jednoznaczna jak z innymi usługami. Tematyka usług reklamowych w kontekście podatkowym, jednak mającym odniesienie do wykluczenia w działaniu 8.1, była przedmiotem postępowania przed NSA oraz Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości. Kwestie te są mocno niejednoznaczne, ciężko mi zatem będzie odpowiedzieć wiążąco na to pytanie. W orzeczeniach Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, opisywano przypadek transportu materiałów promocyjnych (np. ulotek) do miejsca przeznaczenia, gdzie miały być rozłożone i dystrybuowane. Trybunał orzekł, że jest to usługa reklamowa, a nie transportowa. Sądzę, że jeżeli to będzie program typu giełdowego, pozwalający sparować stronę podaży z popytem, to nie będzie problemu. Jednak jeżeli to będzie już w tym łańcuchu świadczenia reklamy, to wydaje się, że to już będzie element działań promocyjnych. Pytanie: Jeżeli na końcu e-usługi następuje akceptacja przez człowieka z tej drugiej strony to czy mnie to wyklucza z 8.1? Jeżeli u Państwa jest wszystko automatycznie to nie ma wykluczenia. Czynnik ludzki, nieautomatyczny, może występować jedynie po stronie użytkowników e-usługi. 5
Pytanie: Jeżeli jeden ze wspólników dostał w zeszłym roku dofinansowanie na 8.2, to powinienem o tym wspominać we wniosku na 8.1? Wspólnik ma 15% udziałów. Nie ma konieczności wspominania. Gdyby był dominujący wpływ (rozpatrywać to należy w pierwszej kolejności w oparciu o zapisy Załącznika I do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r.) to powinno być wspomniane w punkcie 8 i powinien zostać wyjaśniony ewentualny związek czy jest i jaki jest między jednym projektem a drugim. Pytanie: Teraz składając wniosek wprowadziłem datę, termin rozpoczęcia projektu jest 1 września. Czego nie mogę robić przed 1 września? Nie mogę wystawić żadnej faktury, żadnych kosztów ponieść nad projektem? Mogę planować projekt? Może Pan planować projekt, nie mogą być podjęte żadne wiążące zobowiązania tzn. podpisanie umowy z wykonawcą, np. na dostawę towarów czy wykonanie jakieś usługi. Rozeznanie, listy intencyjne, wstępne poszukiwanie wykonawców - tak, kiedy jeszcze się nie związujemy w sposób formalny. Pytanie: Jak precyzyjnie należy podawać uzasadnienia kosztów? Jak uzasadnić koszt zgodny z logiką a nie przesadzony czy zaniżony? Czy np. trzeba przedstawić kilka ofert firm zajmujących się tym? Można odnosić się do otrzymanych ofert, uzasadnień wysokości wydatków wskazywanych przez potencjalnych wykonawców uzyskanych podczas przeglądu rynku poprzedzającego złożenie wniosku. Można odnieść się do jakiś przeciętnych cen rynkowych, np. powołując się na publicznie dostępne porównywarki cenowe. Szczególnie w przypadku drogich usług, dobrze będzie poprosić firmę (potencjalnego wykonawcę) o uzasadnienie wyceny takiej usługi i tym właśnie się posłużyć we wniosku. Uzasadnienie wysokości planowanych wydatków powinno być zatem stosunkowo precyzyjne. Pytanie: Czy i jak trzeba uzasadnić technologię wykonania np. portalu internetowego? Należy określić technologie umożliwiające realizację projektu. Ponadto spośród nich należy wskazać technologię preferowaną. Nie trzeba zobowiązywać się finalnie do konkretnej technologii, chyba, że jest jedna możliwa do zastosowania w danym wypadku, to uzasadnienie samo się wtedy nasuwa. Dobrze jest sprawdzić to finalnie pod względem użytej terminologii technicznej, aby później się nie okazało, że faktycznie nie ma możliwości zrealizowania projektu w sposób opisany we wniosku. Pytanie: Odnośnie trwałości. Jeżeli okaże się, że projekt jest nie rentowny po dwóch latach, co wtedy? Trzeba go i tak kontynuować przez 3 lata. Pewne ulgi zaistnieć mogą jedynie w wypadku wystąpienia tzw. siły wyższej, o której mowa w 13 umowy o dofinansowanie, ale również w tym wypadku wątpliwe byłoby przyzwolenie na całkowite odstąpienie od świadczenia e-usługi. 6
Pytanie: Kiedy i w jakim momencie składania wniosku potwierdzam możliwość dokonania wkładu własnego? To jest kwestia deklaratywna. Nie ma obowiązku przedstawiania jakiejkolwiek promesy czy czegoś podobnego. Przedsiębiorca pisze o tym, skąd zamierza pozyskać pieniądze. Jeżeli deklaracja będzie mocno niewiarygodna z punktu widzenia realiów rynkowych, wówczas może to być wyjaśniane lub podważane przez Komisję Konkursową. Pytanie: Odnośnie czynnika ludzkiego w cyklu realizacji usługi, czyli moja usługa jest w 99% jest realizowana automatycznie bez żadnego udziału czynnika ludzkiego ale dopuszczam też taki wariant, że czynnik ludzki w toku tej realizacji jest jednak potrzebny; czy mam w ogóle pominąć ten wariant, że nie jest z punktu tego wniosku istotny czy mam to opisać jako drugą usługę? Według mojej wiedzy, wskazanie takiego czynnika nieautomatycznego groziłoby raczej odrzuceniem wniosku. Pytanie: Dotyczy metodologii weryfikowania potencjalnych grup odbiorców. Na czym polega ta wiarygodność? To odniesienie się w pierwszej kolejności do ogólnej liczebności grupy docelowej do źródeł statystycznych, choćby GUSu czy innych opracowań. Dalej może się to odnosić do publikowanych niekiedy danych o efektywności pewnych typów promocji - współczynniki konwersji, którymi można się posługiwać. Innymi słowy, nie jest właściwe opieranie się o enigmatyczne wizje i opinie, zamiast konkretnych i obiektywnych źródeł danych. Pytanie: Mam jeszcze pytanie o znalezienie dwóch niezależnych źródeł przychodu; załóżmy, że jest taka sytuacja, że wnioskodawca ma dwie firmy, jedna działa dłużej niż dwa lata, a druga jest nowa i stara się o dofinansowanie do tej nowej e-usługi i grupa docelowa, czyli klienci tych obu firm są tacy sami, ta grupa docelowa jest taka sama, czy jest taka możliwość, że stara firma da nowej swoje produkty ona się wycofa, a nowa firma będzie miała nowy niezależny przychód w ten sposób? Wydaje mi się, że generalnie jest to możliwe, rozumiem, że te produkty zostaną wniesione aportem w nowe przedsiębiorstwo. Ponadto zawsze konieczne jest utworzenie zupełnie nowej e-usługi, której wcześniej nie było na rynku. Jeżeli taka usługa się nie pojawi, to projekt nie będzie się kwalifikował. Podsumowując, jeżeli będą wniesione produkty aportem w nowo utworzoną spółkę, to generalnie jest to dopuszczalne, ale nie jest wystarczające, żeby taki projekt dostał dofinansowanie. 7