Informator Użytkownika LeasePlan Fleet Managament (Polska) Sp. z o.o. ul. Domaniewska 52 02-672 Warszawa tel. +48 (22) 335 16 82 fax +48 (22) 335 16 61 www.leaseplan.pl ŚWIATOWY LIDER W ZARZĄDZANIU FLOTĄ SAMOCHODOWĄ
Spis treści 1. Ważne telefony..................................... 2 2. Wstęp............................................ 3 3. Obowiązki Użytkownika.............................. 4 4. Przeglądy, naprawy................................. 5 5. Szyby............................................. 6 6. Opony............................................ 7 7. Karta paliwowa..................................... 8 8. Ubezpieczenie.................................... 12 9. Assistance........................................ 14 10. Doposażenie...................................... 15 11. Wyjazd za granicę.................................. 16 12. Zakończenie kontraktu.............................. 18 13. Załączniki........................................ 20
Ważne telefony Wstęp Witamy w Państwa nowym aucie! Jest nam niezwykle miło powitać Państwa w jednym z samochodów wchodzących w skład floty zarządzanej przez firmę LeasePlan Fleet Management (Polska) Sp. z o.o. Firma LeasePlan Fleet Management jest światowym liderem w zarządzaniu flotami samochodowymi. Firma została założona w 1963 roku w Holandii. Swoją działalność prowadzi w niemal 30 krajach zarządzając flotą samochodową, której liczebność przekracza 1,2 miliona pojazdów. W Informatorze Użytkownika znajdą Państwo niezbędne informacje dotyczące użytkowania samochodu, w tym: napraw mechanicznych, wymiany opon oraz postępowania w nagłych przypadkach. Dlatego zalecamy, aby niniejszy Informator znajdował się zawsze w Państwa pojeździe. W Informatorze Użytkownika znajdziecie Państwo także dane kontaktowe do LeasePlan, serwisów mechanicznych, stacji kontroli pojazdów, serwisów oponiarskich oraz zakładów blacharskich. LeasePlan Assistance: +48 (22) 318 81 81 24h/7 dni w tygodniu (wypadek, awaria, kradzież) Informacje zawarte w Informatorze są aktualne na dzień wydania Państwu pojazdu. Wszelkie aktualizacje dokonywane od tej chwili (m.in. zawsze aktualna wersja Informatora) dostępne są na stronie internetowej dla Użytkowników: www.leaseplan.pl/uzytkownik. Zachęcamy do jej odwiedzania. LeasePlan Informacja: +48 (22) 335 16 82 Pn. Pt. 8.30-17.30 (inne pytania) LeasePlan Fax: +48 (22) 335 16 61 Internet: www.leaseplan.pl/uzytkownik e-mail: info@leaseplan.pl Numery alarmowe: Policja, Pogotowie, Straż Pożarna: 112 (z telefonów komórkowych i stacjonarnych) 2 3
Obowiązki Użytkownika Przeglądy, naprawy Z serwisem mechanicznym należy skontaktować się w przypadku: Przeglądu okresowego (zalecanego przez producenta). Naprawy mechanicznej wynikającej z eksploatacji. Polecenia LeasePlan Assistance w przypadku awarii. Przeglądy, naprawy: Naprawy Użytkownik powinien dokonywać tylko w serwisach współpracujących z LeasePlan. Lista autoryzowanych serwisów współpracujących z LeasePlan znajduje się w dalszej części Informatora Użytkownika. Na naprawy i przeglądy użytkownik umawia się bezpośrednio (osobiście lub telefonicznie) z serwisem współpracującym z LeasePlan uwzględnionym w odpowiedniej liście w dalszej części Informatora Użytkownika. Podczas każdej naprawy/przeglądu Użytkownik powinien poinformować serwis, iż samochód jest zarządzany przez LeasePlan. Płatności za wszelkie naprawy dokonywane są bezgotówkowo. Faktura za usługi naprawcze powinna być wystawiona na LeasePlan. W celu zapewnienia sprawnego działania pojazdu Użytkownik powinien przestrzegać podstawowych zasad korzystania z pojazdu: Użytkować pojazd zgodnie z instrukcją obsługi. Terminowo dokonywać przeglądów okresowych (zgodnie z zaleceniami producenta) oraz obowiązkowych badań technicznych (termin podany w dowodzie rejestracyjnym pojazdu). Regularnie i rzetelnie sprawdzać: - Stan ogumienia. - Poziom oleju silnikowego i innych płynów eksploatacyjnych. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek usterek niezwłocznie kontaktować się bezpośrednio z serwisem mechanicznym bądź z serwisem ogumienia. W przypadku wystąpienia szkody objętej ubezpieczeniem, zgłosić szkodę, a następnie terminowo dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty do LeasePlan Assistance. Zabezpieczać pojazd, kluczyki oraz dokumenty pojazdu przed kradzieżą (w szczególności nie pozostawiać dokumentów samochodu w pojeździe). W przypadku, gdy licznik samochodu przestanie działać poprawnie, niezwłocznie poinformować LeasePlan o tym fakcie, tel.: +48 (22) 335 16 82. Badania techniczne pojazdu: Zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym każdy pojazd musi posiadać aktualne badania techniczne, by zostać dopuszczonym do ruchu. Termin następnego obowiązkowego badania technicznego zapisany jest w dowodzie rejestracyjnym pojazdu (terminowe dokonanie przeglądu technicznego jest obowiązkiem Użytkownika). Na badania techniczne Użytkownik umawia się bezpośrednio ze stacją kontroli pojazdów (lista stacji kontroli pojazdów współpracujących z LeasePlan załączona w dalszej części niniejszego Informatora Użytkownika). Gaśnica: Każdy pojazd powinien posiadać gaśnicę z ważnym badaniem technicznym (data ważności podana jest na gaśnicy). Gdy okres ważności gaśnicy zbliża się do końca Użytkownik powinien udać się do autoryzowanej stacji serwisowej celem dokonania przeglądu lub zakupu nowej gaśnicy. Kosztami przeglądu lub zakupu gaśnicy obciążany jest LeasePlan (chyba, że nie jest on właścicielem pojazdu). Ważny numer: LeasePlan Informacja +48 (22) 335 16 82 4 5
Szyby Opony Nasze usługi w zakresie opon: Wymiana opon zużytych. Wymiana lub naprawa uszkodzonej opony. Wymiana sezonowa oraz składowanie opon. Naprawa / wymiana opon zużytych lub uszkodzonych: Wymiany/naprawy opon Użytkownik powinien dokonywać tylko w serwisach ogumienia współpracujących z LeasePlan. Na wymianę/naprawę opon Użytkownik umawia się bezpośrednio z autoryzowanym serwisem. Podczas każdej wymiany/naprawy opon Użytkownik powinien poinformować serwis o tym, że samochód jest zarządzany przez LeasePlan. Płatności za wszelkie usługi oponiarskie dokonywane są bezgotówkowo. Faktura za usługi powinna być wystawiona na LeasePlan. UWAGA: Lista współpracujących z LeasePlan serwisów oponiarskich znajduje się w dalszej części Informatora Użytkownika. W przypadku uszkodzeń lub wybicia szyby prosimy o kontakt z: CENTRUM OBSŁUGI FLOT AUTOGLASS JAAN tel. +48 (22) 594 04 44 Naprawa zostanie przeprowadzona w oddziale firmy Autoglass JAAN znajdującym się najbliżej miejsca szkody lub użytkowania samochodu. Autoglass JAAN może na miejscu przeprowadzić procedurę likwidacji szkody. UWAGA: W przypadku, gdy uszkodzenie obejmuje obok szyby także inne elementy pojazdu, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w części Ubezpieczenie (zgłoszenie szkody). Wymiana sezonowa: Wymiany opon mogą Państwo dokonać w dowolnie wybranym momencie. Jednak zalecamy dokonać sezonowej wymiany opon przed szczytem sezonu, (np. w sezonie zimowym w pierwszej połowie października). Unikną Państwo w ten sposób kolejek w serwisach. Dokonując zakupu i wymiany opon powinni Państwo poinformować serwis o tym, że samochód jest zarządzany przez LeasePlan. Wymiany należy dokonać w serwisie, w którym dokonywali Państwo wymiany w poprzednim sezonie. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w serwisie LeasePlan Opony: http://opony.leaseplan.pl/drv. W przypadku pierwszej wymiany sezonowej informację o tym, gdzie dokonać wymiany znajdą Państwo w serwisie LeasePlan Opony: http://opony.leaseplan.pl/drv. Kosztami zakupu lub wymiany opon zostanie obciążony LeasePlan. UWAGA: W internetowym serwisie LeasePlan Opony: http://opony.leaseplan.pl/drv każdy Użytkownik (lub menedżer floty samochodowej w Państwa firmie) może sprawdzić gdzie przechowywane są opony do Państwa samochodu i gdzie powinniście się Państwo umówić na sezonową wymianę opon. Ważny numer: LeasePlan Informacja +48 (22) 335 16 82 6 7
Karta paliwowa Karta paliwowa Kradzież, awaria lub zgubienie karty Prosimy o zastrzeżenie karty pod nr telefonu: LeasePlan Informacja +48 (22) 335 16 82, Pn. Pt, godz.: 8:30-17:30. Kartę Orlen można również zablokować pod całodobowym numerem infolinii Orlenu: tel.: +48 (24) 365 50 00. Należy wówczas poinformować LeasePlan o konieczności wystawienia nowej karty. Zgubienie kodu PIN Prosimy o kontakt z LeasePlan Informacja, tel. +48 (22) 335 16 82, Pn. Pt, 8:30-17:30. Karty uszkodzone lub nieważne Prosimy o przesłanie karty na adres: LeasePlan Polska, ul. Domaniewska 52, 02-672 Warszawa. Bezgotówkowe tankowanie Przy płatności kartą należy podać aktualny stan licznika i 4-ro cyfrowy kod PIN. UWAGA: Kod PIN należy chronić przed osobami nieuprawnionymi do korzystania z karty nie powinien być on przechowywany razem z kartą paliwową. Kartę należy przechowywać z dala od przedmiotów mogących ją rozmagnesować. Karty paliwowe przypisane są do konkretnego pojazdu (numer rejestracyjny pojazdu jest zapisany na karcie) i nie mogą być używane w celu tankowania innych pojazdów, w tym samochodów zastępczych. LeasePlan oferuje płatność bezgotówkową na stacjach benzynowych: Orlen, BLISKA, CPN, Petrochemia Płock (karta Orlen), BP i Statoil (karta BP), Shell (karta Shell). Właściwości kart paliwowych W zależności od decyzji Państwa Pracodawcy karty, jakimi się Państwo posługujecie, mogą mieć różne okresy ważności, limity płatności oraz ograniczenia dotyczące zakresu produktów, za jakie mogą Państwo płacić kartą. Standardowo karty paliwowe obowiązują na terenie Polski. Na życzenie Klienta istnieje możliwość wystawienia karty na teren Europy. Potrzeba wystawienia karty paliwowej na Europę powinna zostać zgłoszona opiekunowi Państwa floty samochodowej przez menedżera floty w Państwa firmie. Kody produktów, za jakie mogą Państwo płacić kartą paliwową są wskazane: na druku informacyjnym wystawcy karty (karta Orlen), na karcie (karta BP, karta Shell). Okres ważności karty wskazany jest na karcie paliwowej. Kody produktów, które możecie Państwo zakupić oraz wysokość limitów została ustalona przez Państwa pracodawcę i jest szczegółowo opisana na druku informacyjnym wystawcy karty (wydawanym razem z kartą paliwową). Kod produktu Oznaczenie Produkty paliwowe 01 Olej napędowy (ON) 02 Olej napędowy (ON) Verva 03 Benzyna eurosuper 95 04 Benzyna U95 05 Benzyna superplus98 06 Gaz LPG Produkty pozapaliwowe / usługi 11 Olej silnikowy 12 Płyny eksploatacyjne 13 Oleje smarowe 14 Pozostałe produkty naftowe 20 Myjnia i odkurzacz 29 Kosmetyki samochodowe 30 Akcesoria samochodowe 35 Opłaty parkingowe 36 Opłaty za autostrady 50 Artykuły przemysłowe 51 Artykuły spożywcze 52 Napoje bezalkoholowe 53 Wyroby tytoniowe 54 Napoje alkoholowe UWAGA: Przy zwrocie bądź wymianie samochodu są Państwo zobowiązani do zwrócenia wszystkich kart paliwowych przypisanych do samochodu. 8 9
Karta paliwowa Kody produktów, które możecie Państwo zakupić są opisane na karcie. Kod produktu Oznaczenie 60 Olej napędowy 61 Paliwa płynne oraz LPG 62 Paliwa płynne oraz oleje 63 Paliwa płynne, oleje, płyny do spryskiwacza, myjnia, odkurzacz 64 Kod 63 + produkty i usługi związane z samochodem 65 Wszystkie produkty i usługi dostępne na stacji oprócz alkoholu Kartą BP można płacić także za autostrady. Kody dostępnych produktów są opisane na karcie. Kod produktu Oznaczenie 0 Tylko olej napędowy 1 Wszystkie rodzaje paliwa 2 Wszystkie rodzaje paliwa i akcesoria samochodowe 3 Wszystkie rodzaje paliwa i wszystkie produkty dostępne na stacji 10
Ubezpieczenie Ubezpieczenie W przypadku wystąpienia szkody należy niezwłocznie poinformować LeasePlan Assistance oraz, w zależności od sytuacji, także Policję (patrz tabela poniżej) lub zgłosić się do lekarza. Zgłoszenie do LeasePlan Assistance Zgłoszenie na policję Szkoda w ruchu (1) Szkoda parkingowa (1) Włamanie, wandalizm, kradzież elementów pojazdu Obdukcja lekarska Kradzież pojazdu (2) (1) duża szkoda (powyżej 10.000 zł), sprawca nieznany, nie przyznaje się do winy lub oddalił się z miejsca zdarzenia (2) w przypadku kradzieży przez rozbój (pobicie) Dokumenty niezbędne przy zgłoszeniu szkody: Obustronna kopia dowodu rejestracyjnego Obustronna kopia prawa jazdy Upoważnienie do użytkowania pojazdu służbowego Wypełniony formularz zgłoszenia szkody Szkoda w ruchu Szkoda parkingowa Włamanie / wandalizm / kradzież elementów pojazdu Kradzież pojazdu Kopia certyfikatu OC UWAGA: Zgłoszenie kolizji na Policję jest niezbędne zawsze wtedy, gdy w wyniku wypadku są osoby ranne lub zabite. Oświadczenie o zdarzeniu (gdy sprawca jest znany) (3) (3) Ważny numer: LeasePlan Assistance +48 (22) 318 81 81 Notatka Policji lub adres Komisariatu Policji (gdy na miejscu (1) (1) interweniowała Policja) Potwierdzenie zgłoszenia na Policję Komplet kluczy Wynik obdukcji lekarskiej (przy kradzieży przez napaść) (2) Oświadczenie o trzeźwości (na druku Towarzystwa Ubezpieczeniowego) (1) duża szkoda (powyżej 10.000 zł), sprawca nieznany, nie przyznaje się do winy lub oddalił się z miejsca zdarzenia (2) w przypadku kradzieży przez rozbój (pobicie) (3) sprawca jest znany i nie interweniowała Policja UWAGA: Szkodę należy zgłosić w ciągu 3-7 dni od jej zaistnienia (w zależności od ubezpieczyciela). W przypadku braków w dokumentacji zgłoszenia szkody, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty ubezpieczenia. Kosztami utraconej wypłaty ubezpieczenia zostanie obciążony Państwa pracodawca. 12 13
Assistance Usługa Assistance przysługuje wówczas, gdy jazda pojazdem nie jest możliwa, w szczególności w przypadku: Awarii samochodu unieruchamiającej pojazd, z wyjątkiem naprawy i/lub wymiany elementów eksploatacyjnych. Kradzieży, w tym również kradzieży tablic rejestracyjnych. Błędu w pilotażu (np. brak lub niewłaściwe paliwo, zatrzaśnięcie kluczyków w aucie). Wypadku (pojazd niejezdny). Każda zmiana w samochodzie leasingowanym, w tym jego doposażenie lub zamiana oryginalnie zamontowanych elementów, wymaga zgody właściciela pojazdu firmy LeasePlan. Uzgodnienia z LeasePlan wymaga zarówno przedmiot jak i sposób montażu. Potrzeba doposażenia pojazdu powinna być zgłoszona opiekunowi Państwa floty samochodowej z ramienia LeasePlan przez menedżera floty w Państwa firmie. Więcej informacji udzieli Państwu opiekun Państwa floty w LeasePlan. Doposażenie W zależności od wybranego przez Państwa pracodawcę pakietu, usługa Assistance obejmuje: Naprawę pojazdu na miejscu wystąpienia zdarzenia. Holowanie do warsztatu. Pomoc w zorganizowaniu podróży lub zapewnienie noclegu. Samochód zastępczy. O zakresie usługi Assistance poinformuje Państwa LeasePlan Assistance. Ważny numer: LeasePlan Assistance +48 (22) 318 81 81 Zasady używania samochodu zastępczego Samochód zastępczy przysługuje Państwu, gdy czas naprawy przekracza 1 dzień. Nie obejmuje to jednak sytuacji, gdy samochód odstawiany jest do serwisu w ramach rutynowych czynności serwisowych związanych z planem obsługi lub eksploatacją auta (np. wstawienie auta na przegląd po południu z założeniem odbioru pojazdu w dniu następnym). Maksymalny okres, przez który Użytkownik może używać samochodu zastępczego został określony w umowie ubezpieczeniowej. W przypadku, gdy naprawa pojazdu zakończyła się przed terminem Użytkownik zobowiązany jest zwrócić samochód zastępczy i odebrać swój pojazd. Miejsce zwrotu pojazdu zastępczego Użytkownik ustala z LeasePlan Assistance (zwykle jest to serwis, w którym Użytkownik odbiera naprawiony pojazd). Do tankowania samochodu zastępczego nie można używać karty paliwowej. Samochód zastępczy powinien być zwrócony czysty i z taką ilością paliwa, z jaką był odebrany przez Użytkownika (zwykle cały bak). W przypadku, gdy ilość paliwa jest mniejsza, wypożyczalnia obciąży LeasePlan kwotą wynoszącą 2 lub 3-krotność wartości brakującego paliwa. Koszty te będą refakturowane na Państwa firmę, podobnie jak koszty czyszczenia nadmiernie zabrudzonego samochodu 14 15
Wyjazd za granicę Wyjazd za granicę Zasady użytkowania pojazdu służbowego reguluje Państwa pracodawca. Dlatego przed wyjazdem powinni Państwo sprawdzić z menedżerem floty w Państwa firmie czy i na jakich zasadach możecie Państwo korzystać z samochodu służbowego do wyjazdów za granicę. W przypadku wyjazdu samochodem służbowym za granicę konieczne jest posiadanie następujących dokumentów: Upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego Potrzebę wystawienia upoważnienia prosimy zgłosić na LeasePlan Informacja (+48 (22) 335 16 82, Pn. Pt, godz.: 8:30-17.30). Niektóre kraje wymagają upoważnienia poświadczonego notarialnie oraz przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego, dlatego zalecamy, aby przed wyjazdem zasięgnęli Państwo informacji w ambasadzie danego kraju. UWAGA: W przypadku, gdy właścicielem pojazdu nie jest LeasePlan, lecz Państwa pracodawca, upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego wyda Państwu menedżer floty w Państwa firmie. Zielona Karta Zielona karta to ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej w ruchu zagranicznym. Zielona karta nie jest wymagana w krajach Unii Europejskiej, krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Lichtenstein, Islandia) oraz w Szwajcarii i Chorwacji. Ubezpieczenie Ze względu na ryzyko ewentualnej szkody oraz trudności ze zorganizowaniem pomocy drogowej czy zastępczego środka transportu w obcym kraju zalecamy sprawdzenie przed wyjazdem zakresu terytorialnego ubezpieczenia Auto Casco (AC) oraz pakietu Assistance. Auto Casco Auto Casco, o ile celowo nie zostało zawężone przez Państwa pracodawcę, obejmuje zwykle teren Europy z wyłączeniem ubezpieczenia od kradzieży w krajach byłego ZSRR (poza krajami nadbałtyckimi), Albanii, Bośni i Hercegowiny, Macedonii. Assistance Zakres usługi Assistance oferowanej przez LeasePlan odpowiada zwykle zakresowi terytorialnemu ubezpieczenia Auto Casco. Istnieją jednak wyjątki, np. Albania, Ukraina, gdzie nie ma operatora, który mógłby dostarczyć usługę Assistance. NNW Podobnie jak w przypadku każdego wyjazdu zagranicznego, tak w przypadku wyjazdu samochodem służbowym, zalecamy także wykupienie nieobowiązkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). 16 17
Zakończenie kontraktu Zasady zwrotu pojazdu: Dokładny termin (datę i godzinę) zwrotu pojazdu należy uzgodnić z pracownikiem LeasePlan min. na 3 dni robocze przed planowanym terminem zwrotu. Miejsce zwrotu pojazdu wskaże LeasePlan. Pojazd zwracany powinien być pozbawiony tzw. brandingu, umyty i czysty wewnątrz tak, aby możliwa była właściwa ocena stanu technicznego pojazdu, np. ocena stanu powłoki lakierniczej. Dokumenty, akcesoria i urządzenia wymagane przy zwrocie pojazdu: Wszystkie komplety kluczy (wydane przy odbiorze pojazdu). Dowód rejestracyjny. Książka serwisowa. Karty ubezpieczenia. Instrukcja obsługi pojazdu. Instrukcja obsługi radia (jeśli była dostarczona w momencie odbioru pojazdu). Karty paliwowe (w momencie zdania powinny być przecięte na pół, by uniemożliwić ich dalsze użytkowanie). Inne dokumenty wystawiane do poszczególnych pojazdów (np. Peugeot karta kodowa, Opel car pass). Inne akcesoria i urządzenia otrzymane przez Klienta przy wydaniu pojazdu oraz te, w które pojazd został dodatkowo wyposażony w trakcie użytkowania (o ile stanowią własność LeasePlan), np. trójkąt ostrzegawczy, koło zapasowe, podnośnik, zestaw głośnomówiący, itp. Ocena stanu technicznego i rozliczenie końcowe: W momencie zdania pojazdu dokonywana jest wstępna weryfikacja pojazdu przez osobę przyjmującą pojazd. Opis stanu technicznego jest zawarty w Protokole Zdawczo-Odbiorczym, którego zgodność ze stanem faktycznym stwierdzają: osoba zwracająca oraz osoba przyjmująca pojazd. Po zdaniu pojazdu następuje rozliczenie pomiędzy Klientem a LeasePlan, które obejmuje: - Braki w zwracanej dokumentacji i urządzeniach. - Różnicę pomiędzy przebiegiem zakontraktowanym a rzeczywistym. - Uszkodzenia i szkody w pojeździe. - Zakupy na karty paliwowe. 18
Załączniki Serwisy mechaniczne współpracujące z LeasePlan (naprawy, przeglądy okresowe). Serwisy oponiarskie współpracujące z LeasePlan (naprawa i wymiana opon). Serwisy blacharskie współpracujące z LeasePlan (naprawy blacharskie i szkody komunikacyjne). Stacje kontroli pojazdów współpracujące z LeasePlan (badania techniczne). Druk zgłoszenia szkody. Wspólne oświadczenie o zdarzeniu drogowym. UWAGA: Listy serwisów i stacji kontroli pojazdów współpracujących z LeasePlan można uaktualnić w serwisie internetowym www.leaseplan.pl/uzytkownik. 20