załącznik do Zarządzenia nr 51/2010/2011 Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Sportowych nr 2 z dnia 04-07-2011 I N S T R U K C J A E W I D E N C J I I K O N T R O L I D R U K Ó W ŚCISŁEGO Z A R A C H O W A N I A W ZESPOLE SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH SPORTOWYCH NR 2 W KRAKOWIE
Część I Ogólna 1 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 2 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Zespole Szkół Ogólnokształcących Sportowych nr 2 w Krakowie do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1) czeki gotówkowe - prowadzi ZEO w Krakowie, 2) dowody wpłaty - KP pokwitowania prowadzi ZEO w Krakowie, 3) dowody wypłaty KW prowadzi ZEO w Krakowie, 4) arkusze spisu z natury, 5) świadectwa 6) legitymacje szkolne 7) kwitariusze przychodowe typ K-104/s 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, 2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, 3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnie. 3. Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są: 1) referent ds. finansowo/księgowych w części dotyczącej arkuszy spisowych, kwitariuszy przychodowych typ K-104/s 2) sekretarz szkoły w części dotyczącej druki świadectw szkolnych oraz legitymacji 4. Dyrektor jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 2
Część II - Szczegółowa 3 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym. 2. W przypadku druków kwitariuszy przychodowych typ K-104/s należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serię i numery nadane w drukarni): 1) serię kolejną bloku, 2) numery kart bloku: od nr. do nr., 3. Arkusze spisu z natury: 1) wygenerowane z systemu ZSZO moduł Majątek posiadają nadany przez system kolejny numer i podlegają ewidencji w księdze druków. 2) Zakupione arkusze akcydensowe należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę np. ustalenie znaku serii, nadanie numeru porządkowego, łamanego przez rok. 4. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania ujętych w ewidencji, nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń oraz nie rozliczonych wcześniej. 4 1. Zapisy w ewidencji druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis. 2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji: Unieważniam lub Anulowano. Anulowane druki, o ile są broszurowane należy pozostawić w bloku, a luźne należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce, do chwili likwidacji przez komisję i sporządzenia protokołu kasacji druków. 3. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowani wraz ze stanem w księdze druków ścisłego zarachowania. W Protokole z tej czynności należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 3
5 1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu. Okoliczność przekazania /przyjęcia/ druków ścisłego zarachowania musi byś zamieszczona w protokole zdawczo - odbiorczym. 2. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. 3. Po upływie czasu przechowywania dokumentacji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania ( 5 lat ) dokonuje się kasacji i komisyjnego zniszczenia, z której to czynności sporządza się protokół. Druki dyplomów i świadectw, które zostały wycofane z użytkowania pozostawia się po jednym egzemplarzu, który oznacza się słowem wzornik. Na podstawie tego druku sporządza się duplikaty. Kraków, dnia Pieczęć i podpis Dyrektora Załączniki: 1. Zarządzenie w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej druków ścisłego zarachowania. 2. Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 3. Zarządzenie w sprawie powołania komisji likwidacji druków ścisłego zarachowania. 4. Protokół z likwidacji druków ścisłego zarachowania. 5. Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. 6. Protokół zdawczo-odbiorczy druków ścisłego zarachowania w związku ze zmianą osoby odpowiedzialnej za te druki. 4
załącznik nr 1. pieczęć jednostki Kraków, dnia ZARZĄDZENIE NR /20 /20 DYREKTORA ZESPOŁU SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH SPORTOWYCH NR 2 z dnia - -20 Na podstawie przepisów zawartych w Ustawie o rachunkowości z 1994r. (tekst jednolity: Dz. U. nr 152 poz. 1223 z 2009 r. z późn. zm.) powołuję: Komisję Inwentaryzacyjną Druków Ścisłego Zarachowania w składzie: Imię i nazwisko stanowisko Przewodniczący...... Członek...... Członek...... 1 W celu dokonania inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 2 Do zadań Komisji należy sporządzanie protokołu z wykonywanych działań. 3 Komisja, w składzie, działa do dnia.... 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.... Podpis i pieczątka Dyrektora jednostki 5
załącznik nr 2 PROTOKÓŁ Z INWENTARYZACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Protokół Nr... z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu... 20... r. od godz... do godz.... przez zespół w składzie: 1. 2. 3. Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Pan/Pani*:. W toku inwentaryzacji spisano następujące druki: L p Nazwa druku Seria i numer Ilość Uwagi 1. 2. 3. Stwierdzono / Nie stwierdzono* różnicę pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do wymienionych druków:.... Podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji:.. (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania) 1. 2. 3. *Nie potrzebne skreślić 6
załącznik nr 3. pieczęć jednostki Kraków, dnia ZARZĄDZENIE NR /20 /20 DYREKTORA ZESPOŁU SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH SPORTOWYCH NR 2 z dnia - -20 Na podstawie przepisów zawartych w Ustawie o rachunkowości z 1994r. (tekst jednolity: Dz. U. nr 152 poz. 1223 z 2009 r. z późn. zm.) powołuję Komisję Likwidacyjną Druków Ścisłego Zarachowania w składzie: Imię i nazwisko stanowisko Przewodniczący...... Członek...... Członek...... 1 W celu dokonywania fizycznej likwidacji uszkodzonych, mylnie wypisanych, anulowanych, nieodebranych druków ścisłego. 2 Do zadań Komisji należy sporządzanie protokołu likwidacyjnego z wykonywanych działań. 3 Komisja, w składzie, działa do dnia.... 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 7
załącznik nr 4 PROTOKÓŁ Z LIKWIDACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Protokół Nr... z likwidacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu... 20... r. od godz... do godz.... przez zespół w składzie: 1. 2. 3. Likwidację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Pan/Pani*:. W toku likwidacji spisano następujące druki: L p Nazwa druku Seria i numer Ilość Uwagi 1. 2. 3. 4. 5... (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania) Podpisy osób uczestniczących w likwidacji: 1. 2. 3. *Nie potrzebne skreślić 8
załącznik nr 5 OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA GOSPODARKĘ DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Ja niżej podpisany.. Zatrudniony/a w Zespole Szkół Ogólnokształcących Sportowych nr 2 w Krakowie w charakterze referenta / sekretarza szkoły* 1. Przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, które zostaną mi powierzone z zachowaniem właściwego trybu. 2. Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w pkt. 1., wynikają dla mnie następujące konsekwencje: a) obowiązek rozliczenia się z powierzonych druków na każde zasadne żądanie zakładu pracy, b) prowadzenie ewidencji i przechowywanie ww. druków, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami. 3. Nie zgłaszam żadnych zastrzeżeń odnośnie warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę ww. drukami oraz zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia Dyrektora szkoły o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości. Kraków, dnia r. (podpis pracownika) Oświadczenie niniejsze zostało złożone w mojej obecności: Kraków, dnia r. (podpis dyrektora) *Nie potrzebne skreślić 9
załącznik nr 6 PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA z dnia.. OSOBA PRZEKAZUJĄCA: OSOBA PRZYJMUJĄCA: (imię i nazwisko/ stanowisko). (imię i nazwisko/ stanowisko L.P. Nazwa druku Seria i numer Ilość Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. PODSUMOWANIE: ZLECIŁ: PRZEKAZAŁ: PRZYJĄŁ:...... podpis dyrektora podpis przekazującego podpis przyjmującego 10