Sprawozdawczość Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Konkurs 1.3.1 rok 2012 Wypełnianie wniosku beneficjenta o płatność część sprawozdawcza 4 czerwca 2013 r. 2
GENERATOR WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ PIERWSZE KROKI Skąd pobrać program Generator Wniosków o Płatność?: http://www.poig.gov.pl/dokumenty/wzory_dokumentow/strony/wzorydokumentow.aspx# zakladka=3&strona=1 Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu wniosku o płatność?: Czy pracujemy na aktualnej wersji Generatora Wniosków o Płatność W jaki sposób sprawdzić czy wersja Generatora Wniosków o Płatność na której pracujemy jest aktualna?: Po kliknięciu w ikonę POMOC, na pasku górnym, rozwinie się lista, z której należy wybrać SPRAWDŹ, CZY JEST NOWA WERSJA. Na liście rozwijanej znajduje się również INSTRUKCJA wypełniania Wniosku o Płatność. 3
Wypełnianie wniosku beneficjenta o płatność Tabela 13 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu 4
Tabela 13 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu c.d. 1) nazwa zadania należy wykazać wszystkie zadania założone w projekcie przez beneficjenta zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo finansowym; 2) stan realizacji należy przestawić informacje o zrealizowanych przedsięwzięciach w ramach każdego zadania w danym okresie sprawozdawczym (w przypadku, gdy zadanie realizowane jest w późniejszym terminie należy wprowadzić datę realizacji zadania od do). Jeżeli opis stanu realizacji jest bardzo obszerny, możliwe jest wskazanie w tym miejscu informacji o zgodności realizowanego zadania z harmonogramem, a opis można załączyć do wniosku o płatność jako dodatkowy załącznik; 3) wydatki przypisane zadaniom/celom ogółem należy przedstawić wydatki ogółem, zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do obowiązującej umowy / aneksu. Kwoty należy każdorazowo uaktualniać w przypadku podpisania aneksu; 4) wydatki przypisane zadaniom/celom kwalifikowalne - należy przedstawić wydatki kwalifikowane, zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do obowiązującej umowy / aneksu. Kwoty należy każdorazowo uaktualniać w przypadku podpisania aneksu. 5
Tabela 13 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu c.d. 5) wydatki od początku realizacji projektu / ogółem - należy wykazać wydatki ogółem narastająco tj. z wniosku bieżącego oraz wniosków poprzednich. W punkcie tym należy także uwzględniać wszystkie dokonane korekty (po otrzymaniu stosownej informacji od IP oraz dokonaniu zwrotu), 6) wydatki od początku realizacji projektu / kwalifikowalne - należy wykazać wydatki kwalifikowane narastająco tj. z wniosku bieżącego oraz wniosków poprzednich. W punkcie tym należy uwzględniać wszystkie dokonane korekty (po otrzymaniu stosownej informacji od IP oraz dokonaniu zwrotu), 7) Wydatki objęte bieżącym wnioskiem ogółem należy wykazać wydatki ogółem z bieżącego wniosku o płatność w podziale na poszczególne zadania. Suma wydatków ogółem powinna być tożsama z kwotą wykazaną w pkt. 8a wniosku. 8) Wydatki objęte bieżącym wnioskiem kwalifikowalne należy wykazać wydatki kwalifikowalne z bieżącego wniosku o płatność w podziale na poszczególne zadania. Suma wydatków kwalifikowanych powinna być tożsama z kwotą wykazaną w pkt. 9 oraz 11 wniosku (wiersz Razem, kolumna 8). 6
Tabela 14 Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność W tej części wniosku należy opisać zadania, jakie będą realizowane do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 7
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu W Generatorze Wniosków o Płatność: 1A - nazwa wskaźnika indywidualnego - należy wprowadzić nazwę wskaźnika, zgodnie z nazwą założoną we wniosku o dofinansowanie; 1B - nazwa wskaźnika kluczowego nazwę wskaźnika należy wybrać z listy rozwijanej; 2A - jednostka miary wskaźnika indywidualnego należy wprowadzić jednostkę miary wskaźnika, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie; 2B - jednostka miary wskaźnika kluczowego należy wybrać jednostkę miary wskaźnika z listy rozwijanej. 8
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu 2 - wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu wartość zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie; 3 - wartość docelowa wartość zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie; 4 - wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym; 5 - wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu stanowi sumę wartości wskaźnika z bieżącego wniosku oraz poprzednich wniosków o płatność. 9
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu Punkt 15a wskaźniki produktu Wskaźniki produktu: należy rozumieć jako bezpośredni efekt realizacji Projektu (rzeczy materialne lub usługi), mierzony konkretnymi wielkościami. Wskaźniki produktu wykazywane są w każdym wniosku o płatność. Wszystkie wskaźniki produktu w projektach z Działania 1.3.1 konkurs 2012 są wskaźnikami kluczowymi i należy je wybrać z listy rozwijanej. 10
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu Punkt 15a wskaźniki produktu 11
Szczegółowy wykaz wskaźników produktu wskaźniki kluczowe PRODUKT - wskaźniki obligatoryjne Liczba instytucji (jednostek naukowych) objętych wsparciem Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety) Nazwa wskaźnika w Generatorze Wniosków (wskaźnik kluczowy) Wskaźnik KSI Liczba instytucji (jednostek naukowych) objętych wsparciem Wskaźnik KSI Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu OPIS Należy podać liczbę jednostek naukowych uczestniczących w realizacji projektu. Dla wyliczenia wskaźnika przyjmuje się definicję jednostki naukowej zawartą w art. 2, pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki. W przypadku uczelni w praktyce najczęściej będzie to wydział kierowany przez dziekana. Jednostka miary: sztuki Należy podać liczbę pracowników naukowych, którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację zadań badawczych w ramach Projektu (na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia). Jednostka miary: osoby Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu Wskaźnik KSI Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu Należy podać liczbę studentów, którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację zadań badawczych w ramach Projektu (na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia). Jednostka miary: osoby 12
Szczegółowy wykaz wskaźników produktu wskaźniki kluczowe c.d. PRODUKT - wskaźniki obligatoryjne Nazwa wskaźnika w Generatorze Wniosków (wskaźnik kluczowy) OPIS Liczba doktorantów zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety) Wskaźnik KSI Liczba doktorantów zaangażowanych w realizację projektu Należy podać liczbę doktorantów, którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację zadań badawczych w ramach Projektu (na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia). Jednostka miary: osoby Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Wskaźnik KSI Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Należy podać liczbę nowych etatów (EPC) dla pracowników B+R, które powstaną w trakcie realizacji Projektu, u Wnioskodawcy lub Konsorcjanta biznesowego (jeśli dotyczy). Nie należy uwzględniać przesunięć personelu z innych działów podmiotu do prac B+R i/lub zmiany stanowiska pracy zatrudnionego personelu, z wyjątkiem sytuacji, gdy etat pracownika przesuniętego do realizacji Projektu zostanie ponownie obsadzony. Do obliczenia wskaźnika bierzemy pod uwagę zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. Jednostka miary: sztuki 13
Szczegółowy wykaz wskaźników produktu wskaźniki kluczowe c.d. PRODUKT - wskaźniki fakultatywne Liczba aparatury naukowo-badawczej zakupionej w związku z realizowanym Projektem Nazwa wskaźnika w Generatorze Wniosków (wskaźnik kluczowy Wskaźnik KSI Liczba aparatury naukowo-badawczej zakupionej w związku z realizowanym Projektem OPIS Należy podać liczbę nowej aparatury naukowo-badawczej, która została zakupiona w celu realizacji Projektu Jednostka miary: sztuki 14
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu Punkt 15b wskaźniki rezultatu Wskaźniki rezultatu: należy rozumieć jako bezpośrednie (dotyczące Wnioskodawcy lub Konsorcjanta biznesowego jeśli dotyczy) oraz natychmiastowe (mierzone po zakończeniu realizacji Projektu lub jego części) efekty wynikające z dostarczenia produktu. Wskaźniki rezultatu wykazywane są przez beneficjenta tylko we wniosku o płatność końcową. 15
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu Punkt 15b wskaźniki rezultatu 16
REZULTAT wskaźniki obligatoryjne Liczba wdrożeń powstałych w wyniku zrealizowanych projektów Liczba wynalazków zgłoszonych do ochrony patentowej jako efekt realizacji projektu rozwojowego (w tym patenty w zakresie wysokich technologii) Szczegółowy wykaz wskaźników rezultatu Nazwa wskaźnika w Generatorze Wniosków (wskaźnik kluczowy Wskaźnik KSI Liczba wdrożeń powstałych w wyniku zrealizowanych projektów OPIS Należy podać całkowitą liczbę planowanych wdrożeń w wyniku realizacji projektu rozwojowego. Jeżeli prace B+R były prowadzone w różnych obszarach działalności może mieć miejsce kilka wdrożeń, rozumianych jako zastosowanie wyników prac B+R w działalności gospodarczej. Przez wdrożenie we własnej działalności gospodarczej Konsorcjanta biznesowego należy rozumieć: a) rozpoczęcie produkcji lub świadczenia usług na bazie uzyskanych wyników Projektu; b) udzielenie licencji na wykorzystanie wyników Projektu w działalności gospodarczej. W takim przypadku należy podać liczbę podmiotów, którym udzieli się licencji. Jednostka miary: sztuki Należy podać planowaną liczbę wynalazków zgłoszonych przez Konsorcjanta biznesowego do ochrony patentowej (w kraju i za granicą) dotyczącą rezultatów uzyskanych w ramach Projektu. Wskaźnik obejmuje całkowitą liczbę zgłoszeń patentowych, także zgłoszenia w trybie PCT i EPO. Jednostka miary: sztuki 17
Szczegółowy wykaz wskaźników rezultatu Liczba zgłoszeń patentowych wynalazku w trybie PCT lub EPO (objęcie ochroną w co najmniej 7 krajach UE-15) Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Liczba utworzonych nowych etatów badawczych Wskaźnik KSI Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Wskaźnik KSI Liczba utworzonych nowych etatów badawczych (kat 1-5, 7) Należy podać liczbę patentów planowanych do zgłoszenia przez Konsorcjanta biznesowego w trybach PCT lub EPO, przy czym zgłoszenie w trybie EPO powinno gwarantować objęcie ochroną w co najmniej 7 krajach UE-15. Jednostka miary: sztuki. Należy podać liczbę etatów (EPC) utworzonych u Wnioskodawcy lub Konsorcjanta biznesowego po realizacji Projektu - wskaźnik ten dotyczy etatów (EPC), które powstały w efekcie realizacji Projektu, które nie spełniają warunku określonego dla zakwalifikowania jako wskaźnik produktu. Koszty związane z utworzeniem nowego etatu (EPC) (wykazywanego jako wskaźnik rezultatu) nie mogą zostać pokryte ze środków funduszowych. Wskaźnik obejmuje również etaty (EPC), utworzone przed zakończeniem Projektu, pod warunkiem iż po jego zakończeniu finansowane będą ze środków innych niż środki funduszowe. Do obliczenia wskaźnika bierzemy pod uwagę zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. Jednostka miary: sztuki. Należy podać planowaną liczbę utworzonych (u Wnioskodawcy lub Konsorcjanta biznesowego) etatów, na których zostaną zatrudnieni specjaliści, naukowcy na podstawie umowy o pracę (bez etatów technicznych, pomocniczych, administracyjnych i in.), które powstały w wyniku realizacji projektu.. Jednostka miary: sztuki. 18
REZULTAT wskaźniki fakultatywne Liczba umów licencyjnych na wynalazki/know-how Szczegółowy wykaz wskaźników rezultatu Nazwa wskaźnika w Generatorze Wniosków (wskaźnik kluczowy OPIS Należy podać liczbę planowanych do zawarcia przez Konsorcjanta biznesowego umów licencyjnych na wynalazki/know-how. Jednostka miary: sztuki Liczba opracowanych w efekcie realizacji projektu nowych rozwiązań technologicznych, linii technologicznych Liczba konferencji naukowych/ technicznych, w których Wnioskodawca lub Konsorcjant biznesowy (jeśli dotyczy) będzie brał udział w ramach szerokiego rozpowszechniania wyników badań przemysłowych uzyskanych w projekcie Należy określić przewidywaną liczbę opracowanych w efekcie realizacji projektu nowych rozwiązań technologicznych. Jednostka miary: sztuki Należy podać liczbę konferencji naukowych i technicznych, na których będą prezentowane wyniki badań przemysłowych uzyskanych w Projekcie. Wymogi dotyczące skorzystania z możliwości uzyskania zwiększonej intensywności dofinansowania zostały szczegółowo określone w Przewodniku po kryteriach wyboru finansowanych operacji oraz we wzorze umowy o dofinansowanie (przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej Wnioskodawca i Konsorcjant biznesowy jest zobowiązany do zapoznania się z nimi). Jednostka miary: sztuki. 19
Szczegółowy wykaz wskaźników rezultatu Liczba publikacji wyników badań przemysłowych uzyskanych w projekcie w czasopismach naukowych, technicznych lub bazach danych zapewniających dostęp do surowych danych badawczych Liczba oprogramowania bezpłatnego lub oprogramowania o otwartym kodzie źródłowym za pośrednictwem którego wyniki badań przemysłowych są szeroko rozpowszechniane Należy podać liczbę czasopism, w których będą prezentowane (przez Wnioskodawcę lub Konsorcjanta biznesowego) wyniki badań przemysłowych. Wymogi dotyczące skorzystania z możliwości uzyskania zwiększonej intensywności dofinansowania zostały szczegółowo określone w Przewodniku po kryteriach wyboru finansowanych operacji oraz we wzorze umowy o dofinansowanie (przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej Wnioskodawca i Konsorcjant biznesowy jest zobowiązany do zapoznania się z nimi). Jednostka miary: sztuki Wymogi dotyczące skorzystania z możliwości uzyskania zwiększonej intensywności dofinansowania zostały szczegółowo określone w Przewodniku po kryteriach wyboru finansowanych operacji oraz we wzorze umowy o dofinansowanie (przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej Wnioskodawca i Konsorcjant biznesowy jest zobowiązany do zapoznania się z nimi). Jednostka miary: sztuki. 20
Czym jest wskaźnik EPC? EPC to jednostka przeliczeniowa służąca do ustalenia faktycznego zatrudnienia w B+R. Jest to jeden osobo-rok poświęcony wyłącznie na działalność B+R. W EPC wykazuje się nowe etaty dla pracowników B+R (na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie), które powstały w związku z realizacją projektu u Wnioskodawcy lub Konsorcjanta biznesowego (jeśli dotyczy). W EPC nie należy uwzględniać przesunięć personelu z innych działów podmiotu do prac B+R i/lub zmiany stanowiska pracy zatrudnionego personelu, z wyjątkiem sytuacji, gdy etat pracownika przesuniętego do realizacji Projektu zostanie ponownie obsadzony. Aby etat mógł zostać ujęty w ramach wskaźnika EPC muszą być spełnione łącznie trzy warunki: - jest to nowe miejsce pracy; - pracownik bierze udział przy realizacji projektu; - utworzone stanowisko finansowane jest ze środków projektu. Do wskaźnika EPC nie wlicza się etatów administracyjnych. 21
Jak wyliczyć EPC? Zatrudnienie w działalności B+R (w danym projekcie) w ekwiwalentach pełnego czasu pracy ustala się na podstawie proporcji czasu przepracowanego przez poszczególnych pracowników w ciągu roku sprawozdawczego przy pracach B+R (na rzecz projektu) w stosunku do pełnego czasu pracy obowiązującego w danej instytucji na danym stanowisku pracy. Przy wyliczeniu nie należy odejmować urlopów wypoczynkowych, oraz innych nieobecności usprawiedliwionych (poza urlopami bezpłatnymi). Wartość wskaźnika EPC należy wyliczyć wg wzoru: EPC = wymiar czasu pracy X liczba przepracowanych miesięcy X współczynnik EPC dla jednego miesiąca (wartość stała - wynosi 1/12) Wartość współczynnik EPC dla 1 roku wynosi 1. Wartość dla 1 miesiąca wynosi 1/12 (1 miesiąc / 12 miesięcy). 22
Przykłady: umowa o pracę umowa o pracę: procentowy udział pracownika w realizowanym projekcie (wskaźnik wykazywany na bieżąco), 23
umowa cywilno-prawna umowa zlecenie: od dnia podpisania umowy do dnia rozwiązania umowy (wskaźnik wykazywany na bieżąco); umowa o dzieło: od dnia podpisania umowy do dnia rozwiązania umowy (wskaźnik wykazywany po rozwiązaniu umowy), 24
umowa na okres krótszy niż jeden miesiąc Umowa na okres krótszy niż jeden miesiąc Liczba przepracowanych dni w miesiącu Współczynnik EPC dla jednego miesiąca Wyliczenie wartości wskaźnika Wartość wskaźnika EPC Umowa o pracę / umowa cywilnoprawna (20 dni roboczych np. miesiąc listopad) =20/30=0,67 1/12 =20/30*(1/12) 0,06 25
Punkt 16 Informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu W kilku zdaniach należy przedstawić napotkane problemy związane z realizacją projektu w danym okresie sprawozdawczym. Punkt 17 Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach, np.: jeżeli wniosek jest wypełniany za okres do 30 czerwca (czyli w II kwartale) harmonogram należy wypełnić od III kwartału; jeżeli wniosek jest wypełniany za okres do 31 lipca (czyli w III kwartale) harmonogram należy wypełnić od IV kwartału. 26
Punkt 18 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Należy wskazać, czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty. W przypadku nieprzestrzegania polityk należy opisać na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. Punkt 19 Informacja na temat promocji projektu Należy przedstawić informację o przeprowadzonych działaniach informacyjno - promocyjnych w danym okresie sprawozdawczym. 27
Walidacja wniosku o płatność W celu sprawdzenia, czy poprawnie został sporządzony wniosek o płatność należy kliknąć w ikonę SPRAWDŹ na górnym pasku. Poprawnie sporządzony wniosek nie może posiadać błędów. Wniosek może posiadać ostrzeżenia 28
Najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu wniosku o płatność Tabela 13 Postęp rzeczowo finansowy Należy uzupełnić wszystkie założone zadania - kolumna 1 Zadania/założone w umowie/decyzji o dofinansowanie, realizowane w ramach projektu oraz wydatki przypisane zadaniom kolumna 3,4 Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w aktualnym harmonogramie (niezależnie czy w zadaniu poniesiono koszty czy nie). W kolumnach 5 i 6 Wydatki od początku realizacji projektu należy uwzględniać dokonane zwroty (po otrzymaniu pisma od IP oraz po dokonaniu zwrotu). Należy uzupełniać każdą pozycję wniosku, w przypadku gdy nie było np. wydatków dla danego zadania, należy wpisać 0, nie pozostawiać pozycji bez uzupełnienia. 29
Tabela 15 Wskaźniki realizacji projektu W kolumnie 1 i 2 AB należy poprawnie wprowadzić nazwy wskaźników wraz z przypisanymi jednostkami miary (zgodnie ze szczegółowym wykazem wskaźników produktu i rezultatu). W kolumnie 5 należy wykazać wartość wskaźnika osiągniętą w okresie sprawozdawczym. Jeżeli wskaźnik nie był osiągany w okresie sprawozdawczym należy wprowadzić wartość 0. W kolumnie 6 należy wykazać wartość wskaźnika narastająco, tj. suma wartości osiągniętej w poprzednim i wartości w bieżącym wniosku o płatność. Brak wypełnienia następujących punktów: Tabela 14 Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu; Tabela 16 Informacja na temat problemów; Tabela 19 Informacja na temat promocji. 30
Dziękuję za uwagę 31