ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące zaprojektowania, wykonania i wdrożenia aplikacji on-line do monitorowania i zarządzania pracą trenerów pracy w ramach projektu Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych Nr postępowania: 16/2013/TP, data: 23.07.2013 r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Ogrodowa 28/30 lok. 416, 00-896 Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych oraz KARE, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON projekty systemowe, projekt pn. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na usługę polegającą na zaprojektowaniu, wykonaniu i wdrożeniu aplikacji on-line do monitorowania i zarządzania pracą trenerów pracy, zgodnie z załączonym Zestawem narzędzi monitorowania i zarządzania pracą trenera pracy (załącznik nr 1). Aplikacja powinna: 1. dawać możliwość rejestrowania danych o beneficjentach ostatecznych projektu wg. specyfikacji opisanej w załączniku nr 1, 2. dawać możliwość rejestrowania danych o trenerach pracy uczestniczących w projekcie wg. specyfikacji opisanej w załączniku nr 1, 3. dawać możliwość rejestrowania danych dotyczących działań podejmowanych przez trenerów pracy wg. specyfikacji opisanej w załączniku nr 1, 4. dawać możliwość generowania raportów wg. specyfikacji opisanej w załączniku nr 1, 5. dawać możliwość eksportowania bazy danych do programu access, 6. dawać możliwość drukowania kart czasu pracy trenera pracy oraz raportów wg. specyfikacji opisanej w załączniku nr 1, zgodnych z wymaganiami dotyczącymi rozliczania projektu, 7. być zaprojektowana w sposób przejrzysty i funkcjonalny, zgodnie z dobrymi praktykami w tym zakresie, a także zachowywać czytelność, również przy dużym powiększeniu strony, 8. być zgodna z punktami kontrolnymi o priorytecie 1 i 2 (Podwójne-A), określonymi w ramach Wytycznych Dotyczących Dostępności Treści Internetowych 1.0 (WCAG 1.0) Inicjatywy Przystępnej Sieci (WAI) opracowanej przez World Wide Web Consortium (W3C), 9. być wyposażona w mechanizmy ułatwiające przeglądanie treści przez osoby niedowidzące: tekst alternatywny, zmianę wielkości czcionki bez odnoszenia się bezpośrednio do ustawień przeglądarki, 10. zapewnić wsparcie dla skrótów klawiszowych oraz klawisza przejścia [tab], 1
11. być odporna na tzw. podwójne kliknięcia w link lub przycisk interfejsu czynność taka nie może powodować nieprawidłowego działania aplikacji, 12. informować użytkownika o wykonywanych operacjach, poprzez wyświetlanie stosownych komunikatów, tak by maksymalnie ograniczyć możliwość popełnienia błędu (komunikaty będą wprowadzane poprzez edytor komunikatów), 13. komunikować się z użytkownikiem w sposób zrozumiały, 14. być zdolna do weryfikowania danych wprowadzonych do formularzy m.in. na podstawie słowników, reguł oraz masek wprowadzania danych; 15. poprawnie realizować założone funkcjonalności co najmniej w następujących przeglądarkach: Google Chrome, Mozilla Firefox 4 i nowszych, Safari, Opera, Internet Explorer 8 i nowszych; 16. zapisywać i udostępniać historię wszystkich operacji wykonywanych przez użytkowników, z możliwością wyszukiwania i filtrowania co najmniej następujących atrybutów: czas i data operacji, rodzaj operacji, miejsce aplikacji, w którym operacja została przeprowadzona; 17. posiadać możliwość tworzenia i zamieszczania plików oraz tworzenia raportów i podsumowań; 18. uniemożliwiać dostęp do funkcji i zgromadzonych danych z pominięciem mechanizmów bezpieczeństwa, w tym: a. powinna być odporna na znane techniki ataku i włamań w przypadku pojawienia się nowych, nie znanych wcześniej technik włamań, Wykonawca zobowiązany jest do ich analizy i dostarczenia niezbędnych poprawek i uaktualnień aplikacji, b. powinna filtrować i walidować wszystkie dane wejściowe w celu zminimalizowania ryzyka naruszenia integralności aplikacji bądź danych. Gwarancja i wsparcie techniczne: 1. Definicje pojęć: a. asysta zdalna pomoc użytkownikowi aplikacji w rozwiązaniu problemów związanych z funkcjonowaniem aplikacji, udzielana za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej lub innego środka komunikacji, b. awaria problem w prawidłowym funkcjonowaniu aplikacji wynikający z przyczyn technicznych niezależnych od jej Wykonawcy, np.: wirusy komputerowe, problemy spowodowane przez elementy współpracujące z aplikacją itp., c. błąd niepoprawne działanie aplikacji lub jej elementu, brak dostępności aplikacji dla jej użytkowników (z wyłączeniem okoliczności niezależnych od Wykonawcy), naruszenie bezpieczeństwa aplikacji (dostęp do danych lub funkcji aplikacji z pominięciem mechanizmów bezpieczeństwa), d. czas reakcji wsparcia technicznego czas liczony od zgłoszenia do reakcji wsparcia technicznego, obejmujący co najmniej kontakt zwrotny z Zamawiającym, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, wstępną analizę funkcjonowania aplikacji i przedstawienie Zamawiającemu planu dalszych działań, e. usterka niepoprawne działanie aplikacji lub jej fragmentu, umożliwiające wykonywanie jego funkcji, ale w sposób utrudniony, f. zgłoszenie dokonywane przez użytkownika, udokumentowane powiadomienie (telefonicznie, faxem, mailem) o problemie związanym z nieprawidłowym funkcjonowaniem aplikacji. 2
2. Wykonawca udzieli minimum 12 miesięcznej gwarancji na poprawną pracę dostarczonej aplikacji. Gwarancja obejmie wszystkie elementy aplikacji dostarczone przez Wykonawcę; 3. Termin rozpoczęcia gwarancji liczony jest od następnego dnia po oficjalnym odbiorze aplikacji; 4. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się na wniosek Zamawiającego bezpłatnie usuwać wykryte usterki oraz błędy; 5. W ramach wsparcia technicznego Wykonawca zobowiązuje się do: a. analizy problemów zgłoszonych przez użytkowników aplikacji, b. asysty przy rozwiązywaniu zaistniałych problemów, c. asysty przy określaniu przyczyn usterek, błędów lub awarii aplikacji i identyfikacji elementu aplikacji, który jest tego przyczyną, d. usunięcia zdefiniowanych przyczyn usterek i błędów, e. asysty przy usuwaniu przyczyn awarii, f. naprawy usterek i błędów, g. usunięcia skutków usterek i błędów, h. asysty przy usuwaniu skutków awarii, i. dostarczania, instalacji i konfiguracji uaktualnień i nowych wersji aplikacji lub jej komponentów w przypadku wprowadzania zmian; 6. W ramach asysty Wykonawca zapewni wsparcie w postaci konsultacji telefonicznych i e- mailowych dotyczących wdrożonej aplikacji, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8 do 16; 7. Zgłoszenia przyjmowane będą przez Wykonawcę pod wskazanym w umowie nr telefonu i adresem e-mail; 8. Czas reakcji wsparcia technicznego na otrzymane zgłoszenie nie może być dłuższy niż 2 godziny (brak potwierdzenia we wskazanym czasie oznacza automatyczne rozpoczęcie biegu terminu skutecznej naprawy). Wykonawca niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia przystąpi do jego analizy i podejmie działania zmierzające do usunięcia zgłoszonych nieprawidłowości w działaniu aplikacji; 9. Czas skutecznej naprawy błędu to 24 godziny od momentu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia; 10. Czas skutecznej naprawy usterki to 96 godzin od momentu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Testy akceptacyjne: 1. Wykonawca zapewni czas niezbędny na testy i odbiór aplikacji przez Zamawiającego, w wymiarze minimum 5 dni roboczych. 2. W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek i uzupełnień, czas na ponowny odbiór aplikacji przez Zamawiającego wynosi 3 dni robocze. Oszacowania kosztów prosimy dokonać podając osobno koszt: 1. zaprojektowania, wykonania i wdrożenia aplikacji on-line, 2. utrzymania przez okres jednego roku serwera, na którym umieszczona zostanie aplikacja, 3. koszt zapewnienia wsparcia technicznego przez okres jednego roku. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 3
4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY 1. zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie aplikacji on-line; 2. przygotowanie strony, na której będzie funkcjonowała aplikacja; 3. umieszczenie strony w domenie; 4. udostępnienie i utrzymanie serwera, na którym umieszczona zostanie aplikacja; 5. wsparcie techniczne wraz z dokonywaniem niezbędnych poprawek i aktualizacji oraz help desk dla użytkowników. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Udostępnienie informacji niezbędnych do realizacji zamówienia. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: od dnia 7 sierpnia 2013 r. do 23 sierpnia 2013 r. 2. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia wstępnej wersji projektu przedmiotu zamówienia nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy, w celu weryfikacji i naniesienia ewentualnych uwag ze strony Zamawiającego. 3. Miejsce wykonania zlecenia: u Wykonawcy. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: a) posiada minimum 5-letnie doświadczenie w opracowywaniu aplikacji on-line, b) posiada odpowiednie kwalifikacje, umiejętności, doświadczenie do wykonania przedmiotu Zamówienia, c) posiada odpowiednie zaplecze techniczne umożliwiające zrealizowanie usługi. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 3. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat. 4
9. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail); 2) wycenę przedmiotu zamówienia, w tym osobno podany koszt zaprojektowania, stworzenia i wdrożenia aplikacji on-line, koszt utrzymania przez okres jednego roku serwera, na którym umieszczona zostanie aplikacja oraz koszt zapewnienia wsparcia technicznego przez okres jednego roku; 3) opis doświadczenia, kwalifikacji i umiejętności w zakresie wskazanym w pkt 5 Zapytania ofertowego; 4) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania; 5) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania; 6) referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, e-mail: joanna.wojtynska@pfon.org 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07 sierpnia 2013 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Aplikacja on-line - oferta". 13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia max 70 pkt; 2. doświadczenie w opracowywaniu aplikacji on-line max 30 pkt; 14. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia ocena na podstawie łącznej ceny (brutto) wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. 5
Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 70. Oferta z najniższą ceną otrzyma 70 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = (C min / Co x ) x 70 pkt gdzie: C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny C min najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena oferty ocenianej. 2. Punktacja dla kryterium doświadczenie ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 30. Oferta z największym doświadczeniem w opracowywaniu aplikacji on-line, liczonym w latach, otrzyma 30 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: D = (Do x / D max) x 30 pkt gdzie: D liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium doświadczenia Do x liczba lat doświadczenia z oferty ocenianej D max największe doświadczenie w opracowywaniu aplikacji on-line, liczone w latach. Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + D gdzie: S x suma punktów oferty C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia D punkty za kryterium doświadczenie. Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. 6
16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 31.08.2013 r. 17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Zestaw narzędzi monitorowania i zarządzania pracą trenera pracy Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 23.07.2013 r. (data i podpis) 7