BURMISTRZA CEDYNI z dnia 29 maja 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 69/2014 BURMISTRZA CEDYNI z dnia 29 maja 2014 r. w sprawie uszczegółowienia trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w Gminie Cedynia. Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 91, poz. 742), oraz art. 68 ust. 2 pkt 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 1548). Burmistrz Cedyni zarządza co następuję: 1 Przyjmuje się opracowaną procedurę kontroli terminowej realizacji zobowiązań podatkowych i likwidacji nadpłat oraz procedurę kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia egzekucji zaległości podatkowych, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego w Cedyni do zapoznania się z treścią procedury kontroli oraz przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. 3 Traci moc Zarządzenie Nr 32a/2012 Burmistrza Cedyni z dnia 21 marca 2012 r. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 1

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr Burmistrza Cedyni Procedura kontroli terminowej realizacji zobowiązań podatkowych i likwidacji nadpłat oraz procedura kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia egzekucji zaległości podatkowych: I. Procedura działań zmierzających do likwidacji zobowiązań podatkowych i nadpłat: 1. W przypadkach, gdy wpłata podatnika musi być zarachowana proporcjonalnie na należność główną i odsetki, czego skutkiem jest powstanie niedopłaty na koncie podatkowym, księgowa podatkowa winna wystawić zobowiązanemu postanowienie o zarachowaniu wpłaty i wysłać je za potwierdzeniem odbioru. 2. Księgowa podatkowa po upływie terminu płatności raty i zaksięgowaniu wszystkich wpłat winna niezwłocznie, jednak nie później niż do końca miesiąca w którym upłynął termin płatności raty dokonać kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych. 3. Pracownik ds. windykacji należności gminnych winien informować zobowiązanego sms-em lub e-mailem o terminie zapłaty należności lub jego upływie. Informację wysyła się do osób, które: wyrażą zgodę na jej otrzymywanie i podadzą nr telefonu/ adres e-mail, w posiadaniu Wierzyciela są dane do kontaktu z osobą. 4. Zgoda na otrzymywanie w/w informacji będzie przekazywana przez pracowników Urzędu podatnikom systematycznie przy każdorazowym kontakcie (wysyłka upomnień, decyzji, wymiaru, wizyta w Urzędzie). 5. Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku lub raty, osoba zobowiązana do prowadzenia ewidencji i odpowiedzialna za windykację podatków i opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych sporządza, przed upływem 60 dni- licząc od terminu płatności raty- upomnienia, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Koszty upomnienia wynoszą czterokrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. Na karcie kontowej podatnika umieszcza się adnotację o wystawieniu upomnienia. W przypadku wpłaty zaległości podatkowych wraz z należnymi odsetkami i kosztami upomnienia, datę wpłaty umieszcza się na kopii przechowywanych w aktach upomnień. 6. Nie wysyła się podatnikowi upomnienia, jeżeli wysokość zaległości na jednej racie nie przekracza kwoty 116 zł. W takim przypadku na koniec roku sporządza się jedno upomnienie obejmujące całoroczne zaległości i doręcza zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru. 7. Numerację upomnień stosuje się następującą: FB.3161.1.1.kolejny numer.rok.mg dla podatku rolnego i łącznego zobowiązania pieniężnego; FB.3161.1.2.kolejny numer.rok.mg dla podatku od nieruchomości od osób fizycznych; FB.3161.1.3.kolejny numer.rok.mg dla podatku rolnego i leśnego od osób FB.3161.1.4.kolejny numer.rok.mg - dla podatku od nieruchomości od osób FB.3161.1.5.kolejny numer.rok.mg dla podatku od środków transportu; FB.3161.1.6.kolejny numer.rok.mg dla opłaty od posiadania psa. 8. Nie wysyła się podatnikowi upomnienia, jeżeli wysokość zaległości nie przekracza kwoty 11,60 zł- kwoty kosztów upomnienia. 2

9. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, sporządza się na kwoty zaległe, przed upływem 60 dni od dnia doręczenia upomnienia, tytuły wykonawcze. Do tytułu wykonawczego dołącza się jego odpisy w liczbie po jednym egzemplarzu dla każdego zobowiązanego. Każdy odpis zawiera adnotację odpis tytułu wykonawczego. 10. Numerację tytułów stosuje się następującą: FB.3161.2.1.kolejny numer.rok.mg dla podatku rolnego i łącznego zobowiązania pieniężnego; FB.3161.2.2.kolejny numer.rok.mg dla podatku od nieruchomości od osób fizycznych; FB.3161.2.3.kolejny numer.rok.mg dla podatku rolnego i leśnego od osób FB.3161.2.4.kolejny numer.rok.mg - dla podatku od nieruchomości od osób FB.3161.2.5.kolejny numer.rok.mg dla podatku od środków transportu; FB.3161.2.6.kolejny numer.rok.mg dla opłaty od posiadania psa. 11. Pracownik ds. egzekucji, wraz z tytułem wykonawczym przesyła do Urzędu Skarbowego informację o znanym wierzycielowi majątku zobowiązanego. Dzieje się tak tylko w sytuacji, jeżeli pracownik posiada taką wiedzę na dzień wystawienia tytułu wykonawczego. 12. Pracownik wymiaru o każdej zmianie zaistniałej w ciągu roku tj. odpisach, przypisach, korektach, rozłożeniu na raty, zgonie podatnika winien poinformować pracownika egzekucji w terminie 7 dni od daty wydania decyzji lub podjęcia informacji o zgonie. Informację należy składać w formie pisemnej. 13. Pracownik egzekucji po otrzymaniu pisemnej informacji od pracownika wymiaru winien w terminie 30 dni od daty jej otrzymania, zawiadomić o zmianie Urząd Skarbowy, lub w razie potrzeby zawiesić, umorzyć lub odwiesić postępowanie egzekucyjne. 14. W przypadku wydania orzeczenia określającego lub ustalającego inną wysokość należności pieniężnej należy: W terminie 30 dni zaktualizować tytuł wykonawczy w przypadku orzeczeń wydanych do 7 listopada 2014 roku; W terminie 30 dni wystawić zmieniony tytuł wykonawczy- w przypadku orzeczeń wydanych po 7 listopada 2014 roku. 15. Pracownik egzekucji zawiadamia Urząd Skarbowy o wyegzekwowaniu należności przez inny organ egzekucyjny. W/w informację przekazuje się w terminie 30 dni od dnia ich podjęcia. 16. Pracownik egzekucji zawiadamia Naczelnika US o uzyskanej w trakcie postępowania egzekucyjnego informacji o zobowiązanym i jego majątku. Majątek zobowiązanego jest ustalany na podstawie ewidencji gruntów i budynków. W/w informację przekazuje się w terminie 30 dni od dnia ich podjęcia. 17. Pracownik egzekucji zawiadamia Naczelnika US o przedawnieniu należności pieniężnej. W celu ustalenia terminu przedawnienia należności pracownik po zakończeniu roku, jednak nie później niż do końca I kwartału, przesyła do Urzędu Skarbowego zapytanie o zastosowanych środkach egzekucyjnych. Po otrzymaniu w/w informacji pracownik ustala terminy przedawnienia. Po ich upływie przekazywana jest odpowiednia informacja do Urzędu Skarbowego. W/w informację przekazuje się w terminie 30 dni od upływu terminu przedawnienia- jeżeli termin został ustalony wcześniej i przypada w ciągu roku, lub od otrzymania informacji z urzędu skarbowego- jeżeli termin minął zanim otrzymano informację. 3

18. Raz do roku, po jego zakończeniu, jednak nie później niż do 30 kwietnia pracownik ds. windykacji wysyła do Naczelnika Urzędu Skarbowego wniosek o udzielenie informacji o toczącej się egzekucji. 19. W przypadku zbiegu egzekucji administracyjnej z sądową ( dotyczy spraw skierowanych do egzekucji po 21 listopada 2013 roku) należy wystawić dalszy tytuł wykonawczy do Naczelnika Urzędu Skarbowego z wnioskiem o nadanie klauzuli o skierowaniu dalszego tytułu do egzekucji administracyjnej. Urząd Skarbowy po nadaniu klauzuli przekazuje dalszy tytuł wykonawczy do Komornika Sądowego. 20. Wszystkie wymagane w tym zakresie pisma (np. ponaglenia, wnioski, zapytania i inne) podpisuje pracownik za odpowiednim upoważnieniem. 21. Tryb doręczenia wezwań, pism urzędowych, decyzji, nakazów płatniczych oraz postępowania w wypadku niemożności ich doręczenia podatnikom regulują przepisy art. 144-154c ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. 22. W uzasadnionych przypadkach- na pisemny wniosek pracownika egzekucji, po akceptacji Skarbnika Gminy- terminy określone w niniejszym Zarządzeniu można wydłużyć. 23. W przypadku osób u których brak jest jakichkolwiek danych (PESEL, imiona rodziców), pracownik odpowiedzialny za wymiar podatków winien wystąpić z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych do właściwej instytucji. 24. W przypadku osób o których wierzyciel nie posiada informacji, co do majątku zobowiązanego, pracownik do spraw egzekucji może wystąpić z wnioskiem o udzielenie informacji do właściwej instytucji. 25. Sposób postępowania z zaległościami przedawnionymi określają przepisy art. 70 1-70a Ordynacji podatkowej. 26. Jeżeli w wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego nie stwierdzono, by przedawnienie zobowiązania nastąpiło z winy pracownika w wyniku zaniechania czynności windykacyjnych, należy na tę okoliczność sporządzić notę księgową, która powinna zostać zaakceptowana przez Skarbnika Gminy i Burmistrza Cedyni, notatkę służbową opisującą tryb postępowania przedstawiający najwyższą staranność i dokonać odpisu. 27. Noty księgowe na należności przedawnione bez winy pracownika wystawione do kwoty 116 zł podpisuje tylko Skarbnik Gminy. Noty księgowe wystawione powyżej kwoty 116 zł wymagają akceptacji Burmistrza Cedyni. 28. W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego (zaległości podatkowej) lub rozłożenia na raty, pracownik wymiaru czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym. 29. Jeżeli w terminie określonym w decyzji podatnik nie dokonał zapłaty odroczonego podatku lub nie zapłacił którejkolwiek z rat, terminem płatności podatku lub zaległości podatkowej objętej odroczeniem staje się odpowiednio termin określony w art. 47 1-3 ustawy Ordynacja podatkowa. 30. Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych, księgowy podatkowy likwiduje w sposób podany poniżej: Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych; Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, oraz bieżących 4

zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot. 31. Wgląd do kont mogą mieć kierownik jednostki, Skarbnik, podatnik, przedstawiciel organów kontroli i organów ścigania, w obecności pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat oraz windykację należności gminnych. 32. W sprawie nieuregulowanych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają przepisy prawne powszechnie obowiązujące. 33. Gdy istnieje realne zagrożenie, że zaległość podatkowa może nie zostać wyegzekwowana, a egzekucja wskazuje na nieskuteczność dokonuje się jej zabezpieczenia na majątku podatnika przez: zastaw skarbowy, wpis hipoteczny na podstawie wystawionych tytułów wykonawczych lub decyzji. Zaległość zabezpieczona hipotecznie nie może być mniejsza niż opłata sądowa od zabezpieczenia chyba, że zabezpieczenie to jest konieczne ze względu na szczególnie ważny interes publiczny. 34. W przypadkach gdy zaległość jest zabezpieczona hipotecznie należy wszcząć egzekucję z nieruchomości. Przed złożeniem wniosku o wszczęcie egzekucji z nieruchomości należy przeanalizować: czy Gmina posiada mieszkania socjalne dla wyeksmitowanych mieszkańcówjeśli egzekucja z nieruchomości ma dotyczyć mieszkania; jaki jest stosunek kwoty zaległości możliwej do wyegzekwowania do kosztów możliwych do poniesienia. 35. W przypadku niemożności ustalenia adresu zamieszkania podatnika występuje się z wnioskiem do Sądu o ustalenie Kuratora na podstawie art. 138 1 ustawy Ordynacja Podatkowa w związku z art. 184 1 K.R.O. oraz w związku z art. 601 KPC dokonawszy wcześniej wszystkich możliwych działań w zakresie wykazania najwyższej staranności w sprawie ustalenia adresu zamieszkania podatnika. 36. W razie konieczności pracownik wymiaru podatków wydaje decyzję o umorzeniach z urzędu. 37. W przypadku śmierci podatnika pracownik wymiaru podatków w imieniu organu podatkowego: gdy rodzina zmarłego w ciągu 6 miesięcy nie przeprowadzi postępowania spadkowego, występuje z urzędu do Sądu o przeprowadzenie postępowania spadkowego w celu ustalenia spadkobierców, wydaje decyzję nakazową na następcę prawnego, określa w decyzji odpowiedzialność spadkobiercy za długi spadkodawcy. II. Procedura kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia egzekucji zaległości podatkowych, oraz księgowości podatkowej: 1. Pracownik wymiaru podatków winien objąć kontrolą wewnętrzną wyrywkową terminowość zapłaty zobowiązań pieniężnych w zakresie płacenia następujących podatków: a) od osób prawnych w zakresie płacenia następujących podatków: - podatek od nieruchomości, - podatek od środków transportowych, - podatek rolny, - podatek leśny, b) od osób fizycznych w zakresie płacenia następujących podatków: - podatek od nieruchomości, - podatek od środków transportowych, - podatek rolny, 5

- podatek leśny. 2. Pracownik powinien: Ustalić, czy na należności niezapłacone w terminie określonym w decyzjach lub wynikających z przepisu prawa zostały wysłane zobowiązanym upomnienia z zagrożeniem wszczęcia egzekucji, Sprawdzić wyrywkowo otrzymane potwierdzenia odbioru upomnienia i czy w przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia w ciągu dwudziestu dni od daty nadania jest składana reklamacja w siedzibie Poczty Polskiej. Sprawdzić wyrywkowo terminowość wystawiania tytułów wykonawczych do Urzędów Skarbowych Ustalić, czy właściwy pracownik ds. Księgowości podatkowej i windykacji należności gminnych współpracuje z Urzędami Skarbowymi w sprawach związanych ze sposobem załatwiania wniosków egzekucyjnych. Ustalić, czy właściwy pracownik ds. księgowości podatkowej i windykacji należności gminnych zawiadamia na bieżąco organ egzekucyjny o każdej zmianie wysokości egzekwowanej należności, jej odroczeniu, rozłożenia na raty, umorzeniu lub zapłaceniu. Sprawdzić, czy osoba prowadząca analityczną ewidencję księgową dokonuje przeglądu zapisów kont podatników w zbiorze, sprawdzając czy należności zostały zapłacone oraz czy nie występuje na koncie podatnika nadpłata. 3. Kontrolę terminową realizacji zobowiązań podatkowych wykonuje się przez analizę kont podatników będącymi zarówno osobami prawnymi jak i fizycznymi, oraz opłaty za psy, według stanu na koncie podatnika na koniec każdego kwartału, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu. 4. Kontrola kont winna być dokonana przez pracownika wymiaru w terminie nie dłuższym niż 10 dni po upływie każdego kwartału. 6