ARCHIWUM DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

Slajd 2 z 43 Dlaczego istnieją archiwa i czemu służą? Misją archiwów państwowych jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie do nich powszechnego dostępu w celu wspierania rozwoju państwa i społeczeństwa obywatelskiego

Slajd 3 z 43 Jeszcze do niedawna archiwa wyobrażano sobie tak:

Slajd 4 z 43 Jutro będą postrzegane tak:

Slajd 5 z 43 Dlatego już dziś musimy zrealizować projekt ADE Informatyzacja działalności podmiotów realizujących zadania publiczne powoduje, że w podmiotach tych zaczęła powstawać dokumentacja, która od początku do końca swojego cyklu życia posiada postać elektroniczną!

Slajd 6 z 43 aby archiwum wyglądało tak : 6

Slajd 7 z 43 Projekt ADE dla całej administracji Osiągnięcie gotowości do zachowania w długim czasie dokumentów elektronicznych powstających współcześnie w administracji publicznej jest wyzwaniem nie tylko dla archiwów państwowych...

Slajd 8 z 43 Projekt ADE dla całej administracji W równej mierze to wielkie wyzwanie dla: podmiotów zobowiązanych do przekazywania materiałów archiwalnych do tych archiwów producentów oprogramowania służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Slajd 9 z 43 Bez projektu ADE nie ma e-administracji: bo wszystkie projekty, które prowadzą do powstania i rozwoju e-administracji powinny mieć zapewnione miejsce bezpiecznego przechowywania wytworzonych materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, które zapewni możliwość udostępniania ich w przyszłości.

Slajd 10 z 43

Slajd 11 z 43 Informacje o projekcie Nazwa projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) Zakładany okres realizacji projektu Koszt realizacji projektu Beneficjent projektu Operator produktów projektu marzec 2015 grudzień 2018 (w zależności od uzyskania dofinansowania) 14 mln zł brutto Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Narodowe Archiwum Cyfrowe

Slajd 12 z 43 Uwarunkowania prawne Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

Slajd 13 z 43 Uwarunkowania prawne Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518). 15. 1. Materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia.

Slajd 14 z 43 Wszystkie drogi prowadzą do ADE SĄDY POWSZECHNE URZĘDY STANU CYWILNEGO CENTRALNE REJESTRY PAŃSTWOWE URZĘDY ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ INNE

Slajd 15 z 43 Pochodzenie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej Potencjalnym źródłem materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej jest 10 tys. podmiotów, w tym: Jednostki administracji publicznej, w których funkcjonują systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), Urzędy Stanu Cywilnego (Rejestr Aktów Stanu Cywilnego), Sądy powszechne (system elektronicznych protokółów rozpraw sądowych), Organy władzy rządowej prowadzące centralne rejestry państwowe (wycofywane z eksploatacji rejestry publiczne, np. zbiór PESEL), Podmioty sektora publicznego, w których powstały w postaci elektronicznej inne materiały o znaczeniu archiwalnym.

Slajd 16 z 43 Po co jest TEN projekt? Potrzeby klientów to: Umożliwienie wytwórcom materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej przekazywania takich materiałów do archiwum państwowego, Umożliwienie archiwom państwowym przejmowania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej powstałych w podmiotach sektora publicznego, ich zabezpieczenie i przechowywanie w długim okresie czasu oraz udostępnianie, Umożliwienie osobom fizycznym, osobom prawnym oraz instytucjom nieposiadającym osobowości prawnej dostępu do materiałów archiwalnych, w tym do ponownego wykorzystania informacji zawartej w tych materiałach.

Slajd 17 z 43 Garść danych:

Slajd 18 z 43 EZD w podmiotach realizujących zadania publiczne Odsetek urzędów administracji publicznej stosujących EZD (źródło: Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2012 r., na zlecenie MAC PBS, Warszawa, październik 2012)

Slajd 19 z 43 Ile dokumentacji w postaci elektronicznej? 350 300 250 200 150 100 2016 2017 2018 2019 2020 2021 50 0 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Rozmiar materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do przekazania archiwom państwowym w latach 2016 2021 w GB Źródło - badanie własne NDAP

Slajd 20 z 43 Ile dokumentacji w postaci elektronicznej 100 000 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Liczba spraw w przekazywanym do archiwów państwowych materiale archiwalnym w postaci elektronicznej Źródło - badanie własne NDAP

Slajd 21 z 43 Czego szukają użytkownicy w archiwach? 25 000 20 000 15 000 10 000 użytkownicy z zagranicy użytkownicy krajowi 5 000 0 Struktura kwerend w materiałach archiwalnych według rodzaju poszukiwanej informacji (KN-1 dane za rok 2013)

Slajd 22 z 43 Kto szuka informacji w archiwach? Struktura kwerend zlecanych archiwom państwowym w roku 2013 według rodzaju użytkowników (KN-1 dane za rok 2013) 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 instytucje osoby fizyczne 20 000 15 000 10 000 5 000 0 instytucje osoby fizyczne

Slajd 23 z 43 Cel nadrzędny projektu Zapewnienie materiałom archiwalnym w postaci elektronicznej miejsca do wieczystego przechowywania w warunkach gwarantujących zapewnienie informacji znajdującej się w tych materiałach: - integralności, - dostępności, - poufności.

Slajd 24 z 43 Cele cząstkowe projektu Dostarczenie podmiotom sektora publicznego kompleksowej usługi umożliwiającej przekazanie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do archiwum państwowego Dostarczenie obywatelom, przedsiębiorcom oraz podmiotom sektora publicznego kompleksowej usługi umożliwiającej dostęp do informacji zawartej w materiałach archiwalnych

Slajd 25 z 43 Wskaźniki projektu Wskaźniki produktu Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości 3 dwustronna interakcja Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4 pełne załatwienie sprawy Jednostka miary Wartość bazowa Wartość docelowa (rok 2018) szt. 0 1 szt. 0 3 Liczba zakupionych serwerów kasetowych szt. 0 10 Pojemność archiwum TB 0 100 Wskaźniki rezultatu Jedn. miary Postęp w osiąganiu docelowej wartości wskaźnika rok bazowy "0" (2015r.) 2019r*. 2020r. 2021r. 2022r. 2023 r. Ilość przekazywanej corocznie dokumentacji GB 0 225 80 350 500 1000 Liczba przekazanych corocznie akt spraw szt. 0 132 500 74 000 93 000 120 000 240 000 Liczba podmiotów przekazujących materiały archiwalne szt. 0 20 20 20 20 40 *wartości skumulowane za lata 2016-2019

Slajd 26 z 43 E-usługi tworzone w ramach projektu Przekazanie spisu zdawczoodbiorczego materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. Typ A2A, Poziom 4. Przekazanie do archiwum państwowego materiałów archiwalnych. Typ A2A, Poziom 4.

Slajd 27 z 43 E-usługi tworzone w ramach projektu Umożliwienie wyszukiwania i bezpośredniego udostępniania treści materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej przekazanych do archiwów państwowych i jednocześnie stanowiących otwarte zasoby. Typ A2C A2B A2A, poziom 3. Umożliwienie wyszukiwania i zamówienia materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej przekazanych do archiwów państwowych i jednocześnie niestanowiących otwartych zasobów (np. zawierających dane osobowe). Typ A2C A2B A2A, poziom 4.

Slajd 28 z 43 Proces przekazania materiałów archiwalnych z podmiotu zobowiązanego do Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Slajd 29 z 43 Co poprzedza proces przekazywania? Przed wszczęciem procesu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego podmiot zobowiązany musi przekazać do ADE rzeczowy wykaz akt w postaci elektronicznej, właściwy dla dokumentacji zarządzanej w systemie EZD. Przekazany wykaz akt będzie stanowił materiał porównawczy podczas procedury automatycznej weryfikacji spisu zdawczoodbiorczego.

Slajd 30 z 43 Proces przekazywania przebieg główny Przekazanie przez podmiot zobowiązany spisu zdawczoodbiorczego do archiwum merytorycznego. Automatyczna kontrola przez ADE spisu zdawczoodbiorczego pod względem formalnym z obowiązującym wykazem akt. Kontrola merytoryczna spisu zdawczoodbiorczego przez archiwum merytoryczne i akceptacja spisu w przypadku braku uchybień.

Slajd 31 z 43 Przebieg procesu przekazywania (ciąg dalszy) Przesłanie przez podmiot zobowiązany sumy kontrolnej materiału archiwalnego (wartości funkcji haszującej) przekazywanego według zatwierdzonego spisu zdawczo-odbiorczego (paczki archiwalnej) do ADE. Przesłanie przez podmiot zobowiązany paczki archiwalnej do ADE. Weryfikacja przez ADE paczki archiwalnej na zgodność ze spisem zdawczo-odbiorczym i sumą kontrolną.

Slajd 32 z 43 Przebieg procesu przekazywania (ciąg dalszy) Wprowadzenie przez archiwum techniczne materiałów archiwalnych do ADE. Weryfikacja merytoryczna materiałów archiwalnych przez archiwum merytoryczne i akceptacja paczki archiwalnej w przypadku braku uchybień.

Model BPMN procesu przekazania materiałów archiwalnych z podmiotu zobowiązanego do ADE za pośrednictwem właściwego terytorialnie lub podmiotowo archiwum państwowego 33

Slajd 34 z 43 Udostępnianie materiałów archiwalnych Zapewnienie publicznego dostępu do informacji znajdujących się w materiałach archiwalnych z możliwością jej ponownego wykorzystania Zapewnienie dostępu do informacji znajdującej się w materiałach archiwalnych, która posiada ochronę prawną, po złożeniu wniosku o dostęp

Model BPMN procesu poszukiwania i udostępniania materiałów archiwalnych w ADE.

Slajd 36 z 43 Koncepcja systemu teleinformatycznego Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Slajd 37 z 43 Horyzontalne powiązania ADE w skali systemów TI całej administracji. Produkty informatyczne projektu zostaną zrealizowane w technologii umożliwiającej pracę w środowisku wirtualnym, a zatem będą gotowe do przeniesienia do prywatnej chmury obliczeniowej administracji działającej na poziomie IaaS. Projekt nie tworzy infrastruktury, która mogłaby być wykorzystywana przez produkty innych projektów. W celu zapewnienia interoperacyjności na poziomie organizacyjnym w zakresie bezpieczeństwa informacji w projekcie przewidziano wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w oparciu o Polską Normę PN ISO/IEC 27001

Slajd 38 z 43 Horyzontalne powiązania ADE w skali systemów TI całej administracji. W celu zapewnienia interoperacyjności na poziomie semantycznym przewiduje się publikację w repozytorium interoperacyjności struktur metadanych dokumentów elektronicznych, struktury danych wykazu akt oraz struktury danych spisu zdawczoodbiorczego. Do celów uwierzytelniania użytkowników usług przewiduje się wykorzystanie podpisu kwalifikowanego oraz podpisu potwierdzonego profilem zaufanym epuap. W celu zapewnienia interoperacyjności na poziomie technicznym przewiduje się publikację w repozytorium interoperacyjności opisu API.

Slajd 39 z 43 Zamówienia publiczne w projekcie Modyfikacja studium wykonalności Zamówienie udzielone firmie Centrum Doradztwa w Zarządzaniu i Informatyce Sp. z o.o. w dniu 19-03-2015. Przetarg na projekt logiczny systemu ADE i nadzór nad wykonaniem i ewentualne zmiany w projekcie przygotowanie przetargu IV kwartał 2015 r. przeprowadzenie przetargu I kwartał 2016 r. Wykonanie projektu w okresie II - IV kwartał 2016 r. nadzór nad wykonaniem systemu ADE i wprowadzanie ewentualnych modyfikacji projektu logicznego w okresie I kwartał 2017 r. do IV kwartału 2018 r. Przetarg na opracowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC, zgodnego z wymaganiami aktualnej wersji normy PN ISO/IEC 27001 i wsparcie jego wdrożenia przygotowanie przetargu - I kwartał 2016 r. przeprowadzenie przetargu - II kwartał 2016 r. planowana realizacja w okresie III-IV kwartał 2016 r. wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC I - II kwartał 2017 r.

Slajd 40 z 43 Zamówienia publiczne w projekcie Przetarg na projekt techniczny, dostawy sprzętu i oprogramowania systemowego oraz na wykonanie oprogramowania aplikacyjnego, systemu e-learning'u, integrację systemu wraz dokumentacją powykonawczą i eksploatacyjną oraz asystę techniczną przygotowanie przetargu IV kwartał 2016 r., przeprowadzenie przetargu w okresie I kwartał 2017 r. dostawy sprzętu i oprogramowania systemowego - II kwartał 2017r. wykonanie oprogramowania aplikacyjnego IV kwartał 2017 IV kwartał 2018 r. integracja systemu - przygotowanie dokumentacji powykonawczej I kwartał IV kwartał 2018 r. testy odbiorcze - wyniki testów III IV kwartał 2018 r. szkolenie personelu NAC w zakresie eksploatacji systemu III IV kwartał 2018 r. asysta techniczna systemu III IV kwartał 2018 r. wykonanie systemu e-learning'u III kwartał 2018 r. przeprowadzenie szkoleń e-learning'owych dla użytkowników w okresie III IV kwartał 2018 r. przeprowadzenie próbnej eksploatacji systemu IV kwartał 2018 r.

Slajd 41 z 43 Zamówienia publiczne w projekcie Przetarg na wynajem serwerowni planowane przygotowanie przetargu II kwartał 2017 r. przeprowadzenie przetargu III kwartał 2017 r. wynajem serwerowni - III kwartał 2017 - IV kwartał 2018 r.

Slajd 42 z 43 Podsumowanie Z początkiem XXI w. pojawiło się w sferze podmiotów sektora publicznego nowe zjawisko w postaci dokumentów i dokumentacji powstałej i istniejącej wyłącznie w postaci elektronicznej, dla której archiwa są końcowym etapem jej cyklu życiowego. Aby archiwa państwowe mogły w nowej rzeczywistości spełnić swoją misjęniezbędne jest osiągnięcie powodzenia przez prezentowany projekt.

Slajd 43 z 43 DZIĘKUJEMY