ZARZĄDZENIE NR 501/A/2006 PREZYDENTA MIASTA SŁUPSKA z dnia 20 czerwca 2006r w sprawie obrotu drukami ścisłego zarachowania Na podstawie art. 33 ust.1 i 3 ustawy z 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz U z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zmianami ) zarządzam, co następuje: Ustalam instrukcję obrotu drukami ścisłego zarachowania, która stanowi załącznik do zarządzenia. 1 1. Powołuję Komisję Druków Ścisłego Zarachowania w składzie: Marek Downar Zapolski Agnieszka Gołębiowska Magdalena Wójcik 2. Komisję powołuję na okres jednego roku. 3. Zadania Komisji określa Instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 362/A/05 z dnia 30 maja 2005 roku w sprawie powołania Komisji w celu przyjmowania i przekazywania druków ścisłego zarachowania osobie odpowiedzialnej za gospodarkę tymi drukami. 3 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA SŁUPSKA ANDRZEJ OBECNY 1
Załącznik do Zarządzenia Nr... Prezydenta Miasta z dnia... INSTRUKCJA OBROTU DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA CZĘŚĆ I OGÓLNA 1. Instrukcja określa podstawowe zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Słupsku. 2. Nadzór nad prawidłowością obrotu drukami ścisłego zarachowania sprawuje Dyrektor Wydziału Administracyjnego. CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA 1 DRUKI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA 1. Ścisłej ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu podlegają druki ścisłego zarachowania wymienione w punkcie 2. 2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze druków powszechnego użytku ostemplowane pieczątką Druk ścisłego zarachowania takie jak: a) dowód wpłat KP b) dowód wypłat KW c) raport kasowy RK d) dowód przyjęcia PZ e) magazyn wyda WZ f) arkusze spisu z natury g) kwitariusz przychodowy h) książka kontroli pracy samochodu służbowego i) jednorazowa dzienna opłata targowa 2 zł j) jednorazowa dzienna opłata targowa 4 zł k) jednorazowa dzienna opłata targowa 6 zł 2 OSOBA ODPOWIEDZIALNA 1. Osobą odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania jest pracownik Wydziału Administracyjnego. 2. Odpowiedzialność rozpoczyna się z chwilą protokolarnego przejęcia druków, a kończy się z chwilą protokolarnego przekazania i rozliczenia. 2
3. Osoba odpowiedzialna przyjmuje druki ścisłego zarachowania od Komisji Druków Ścisłego Zarachowania powołanej przez Prezydenta Miasta Słupska. 4. Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należy: a) dbałość o właściwe zabezpieczenia druków przed samowolnym pobraniem, b) oznaczenie numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię, c) bieżące wpisywanie przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania. 5. Do obowiązków Komisji, o której mowa w ust. 3 należy: a) sprawdzenie zgodności ilości, ewentualnie serii i numerów druków dostarczonych do Urzędu Miejskiego. b) nadanie numerów ewidencyjnych drukom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię, c) przekazanie druków ścisłego zarachowania osobie odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, d) sporządzanie protokołów z czynności wymienionych w punktach a c. 3 PRZECHOWYWANIE DRUKÓW 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu, w odpowiednio zabezpieczonych szafach. 2. Szafy lub pomieszczenie powinny być tak zabezpieczone, aby uniemożliwiały samowolne pobranie druków bez wiedzy osoby odpowiedzialnej. 4 OZNAKOWANIE DRUKÓW 1. Formularze druków ścisłego zarachowania powinny być w miarę możliwości zakupywane z nadrukowanymi już seriami i numerami. 2. Jeżeli zakupiono druki nieoznakowane przez drukarnię należy: a) ponumerować druki każdego rodzaju, nadając im numer bieżący kolejno od początku roku: jeżeli druk wypełnia się w dwóch lub więcej egzemplarzach, tym samym numerem oznacza się oryginał i wszystkie kopie (najczęściej używa się do tego numeratora). b) ostemplować każdy egzemplarz druku pieczątką stosowaną wyłącznie do celów znakowania druków i dostępną tylko dla osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami Druk ścisłego zarachowania 3. W przypadku druków w formie bloków należy dodatkowo na okładce każdego bloku wpisać: - numer kolejny bloku, - numer karty bloku od nr... do nr..., - liczbę kart w bloku, która powinna być potwierdzona przez osobę upoważnioną. 5 3
EWIDENCJA OBROTU 1. Obrót drukami ścisłego zarachowania ewidencjonowany jest w książce druków ścisłego zarachowania. Na ostatniej stronie książki należy wpisać: książka zawiera... stron, słownie... kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem osób upoważnionych tj. głównego księgowego i kierownika jednostki. 2. Książkę druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków. 3. Strony w książce druków ścisłego zarachowania powinny być zbroszurowane (w sposób umożliwiający zszycie), ponumerowane, a ich ilość powinna być wpisana na ostatniej stronie i poświadczona przez osobę upoważnioną. 4. Podstawę zapisów w książce druków ścisłego zarachowania stanowią: a) dla przychodu - protokół komisji dokonującej przejęcia i ocechowania druków wraz z odpisem faktury dostawcy. b) dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków. 5. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane starannie i czytelnie. 6. Błędne zapisy poprawia się poprzez skreślenie omyłkowego zapisu i oparafowanie przez osobę dokonującą skreślenia oraz wpisanie nowego poprawnego zapisu. 7. Wydawanie druków ścisłego zarachowania następuje: a) na podstawie pisemnego zapotrzebowania, akceptowanego przez kierownika komórki, w której dane druki będą używane. b) po uprzednim zdaniu kopii wcześniej pobranych i wykorzystanych druków. 8. Zapotrzebowanie, o którym mowa w punkcie 7a) powinno zawierać: - żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, - imienne upoważnienie do odbioru druków, - rozliczenie z poprzednio pobranych druków. 6 KONTROLA OBROTU DRUKAMI 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Spisowi z natury podlegają druki ścisłego zarachowania będące na stanie magazynowym, jak również znajdujące się u osób korzystających z tych druków. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2. Obowiązkowo inwentaryzację druków ścisłego zarachowania należy przeprowadzać w przypadku: a) zmiany osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami, b) zaginięcia (zgubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania. 4
5