Kwestionarisz samooceny 1) Przynajmniej raz w roku należy przeprowadzić samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarzadzające, tj. Dyrektora jednostki, Kierowników jednostek organizacyjnych. Proces dokonania samooceny oraz jego wyniki należy udokumentować. Samoocena powinna stanowić podstawę corocznej aktualizacji rejestru ryzyk. 2) Kwestonariusz samooceny kontroli zarządczej jest jednym z narzędzi pomagającym Dyrektorowi jednostki w uzyskaniu informacji na temat stanu kontroli zarządczej, w tym w szczególności zidentyfikowania obszarów lub zagadnień wymagających usprawnień. 3) Na pytania można odpowiadać TAK lub NIE albo zastosować 3 stopniwą skalę ocen, gdzie 1- oznacza ocenę słabą, 2- ocenę średnią, 3- ocenę wysoką. Lp. Pytanie TAK NIE Uwagi ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Przestrzeganie wartości etycznych 1 Czy osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postepowaniem i podejmowanymi decyzjami? 2 Czy pracownicy przestrzegają wartości etyczne przy wykonywaniu powierzonych zadań? Kompetencje zawodowe 3 Czy zadbano, aby pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania? 4 Czy zadbano, aby osoby zarzadzające posiadały wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania?
5 Czy proces zatrudniania jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy? Struktura organizacyjna 6 Czy struktura organizacyjna jest dostosowana do aktualnych celów i zadań? 7 Czy zakres zadań, poszczególnych komórek organizacyjnych jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny? 8 Czy zakres uprawnień, podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny? 9 Czy aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika? Delegowanie uprawnień 10 Czy precyzyjnie określono zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom? 11 Czy zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stonia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego? 12 Czy delegowanie uprawnień jest potwierdzone podpisami? CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Misja 13 Czy wskazano cel istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji? Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 14 Czy cele i zadania określono jasno?
15 Czy cele i zadania określono co najmniej w rocznej perspektywie? 16 Czy realizacja celów i zadań monitorowana jest za pomocą wyznaczonych mierników? 17 Czy przeprowadzając ocenę realizacji celów i zadań uwzględnia się kryterium oszczędności? 18 Czy przeprowadzając ocenę realizacji celów i zadań uwzględnia się kryterium efektywności? 19 Czy przeprowadzając ocenę realizacji celów i zadań uwzględnia się kryterium skuteczności? 20 Czy zadbano, aby określając cele i zadania wskazać komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie? 21 Czy zadbano, aby określając cele i zadania wskazać zasoby przeznaczone do ich realizacji? Identyfikacja ryzyka 22 Czy nie rzadziej niż raz w roku dokonuje się identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań? 23 Czy w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka dokonuje się ponownej analizy ryzyka? Analiza ryzyka 24 Czy zidentyfikowane ryzyka poddano analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków? Reakcja na ryzyko 25 Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka określono rodzaj reakcji ( tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie )?
26 Czy określono działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu? MECHANIZMY KONTROLI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 27 Czy regulacje wewnętrzne ( instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne ) stanowią dokumentację kontroli zarządczej? 28 Czy dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna? Nadzór 29 Czy prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań ( w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji )? Ciągłość działania 30 Czy zapewniono istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki wykorzystując, między innymi, wyniki analizy ryzyka? Ochrona zasobów 31 Czy zadbano, aby dostęp do zasobów miały wyłącznie upoważnione osoby? 32 Czy pracownikom jednostki powierzono odpowiedzialność za zapewnienie ochrony jak i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki?
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 33 Czy istnieją mechanizmy kontroli dotyczace operacji finansowych i gospodarczych, które zapewniają rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych? 34 Czy istnieją mechanizmy kontroli dotyczace operacji finansowych i gospodarczych, które zapewniają podział kluczowych obowiązków? 35 Czy istnieją mechanizmy kontroli dotyczace operacji finansowych i gospodarczych, które zapewniają weryfikację przed i po ich realizacji? Mechanizmy kontroli dotyczace systemów informatycznych 36 Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych systemów informatycznych? INFORMACJA I KOMUNIKACJA Bieżąca informacja 37 Czy osobom zarządzającym zapewniono, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań? 38 Czy pracownikom zapewniono, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań? Komunikacja wewnętrzna 39 Czy zapewniono efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki? Komunikacja zewnętrzna 40 Czy zapewniono efektywny system wymiany ważnych informacji z
podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na realizację zadań i osiąganie celów? MONITOROWANIE I OCENA Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 41 Czy skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej jest monitorowana, co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów? Samoocena 42 Czy co najmniej raz w roku przeprowadza się samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające? Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 43 Czy określono w jednostce źródła uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarzadczej ( np. wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli )? Data : Sporządził :