Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM 2014-2020? SPORZĄDZANIE HARMONOGRAMU PŁATNOŚCI I. Umowa Standardowa 1. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności obrazujący wysokość wnioskowanych transz oraz daty złożenia wniosków o płatność. 2. Harmonogram powinien zawierać w kolumnie Kwota transzy dofinansowania wyłącznie kwoty dofinansowania z uwzględnieniem kwoty na zakupy inwestycyjne i wydatki inwestycyjne. Kolumna Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia powinna uwzględniać zarówno kwoty transz dofinansowania, jak i wkład własny. 3. IP zaleca, aby w przypadku pierwszego wniosku o płatność okres rozliczeniowy był możliwie krótki np. jednodniowy. W przypadku pozostałych wniosków o płatność okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie trzy miesiące 1. 4. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy powinny zostać ujęte w drugim wniosku o płatność rozliczającym przekazaną zaliczkę składanym do IP. 5. W przypadku wskazanym w pkt. 4 IP dopuszcza, aby okres rozliczeniowy był dłuższy niż 3 miesiące i obejmował wydatki poniesione od początku realizacji projektu do dnia podpisania umowy. Gdy okres pomiędzy dniem rozpoczęcia realizacji projektu a podpisaniem umowy jest krótszy niż 3 miesiące wniosek o płatność może zostać złożony za okres do 3 miesięcy. Przykład: Okres realizacji projektu 01.07.2015-31.12.2017 Data podpisania umowy 01.12.2015 W harmonogramie płatności: Transza kwota okres rozliczeniowy 01.07-01.07.2015 Transza 1 Np. 30 000,00 dla pierwszego wniosku o płatność (tzw. zerowy ) Transza 2 Np. 40 000,00 02.07.2015-01.12.2015 Transza 3 Np. 50 000,00 02.12.2015-1 Nie dotyczy sytuacji opisanej w pkt. 5
31.12.2015 Transza 4 Np. 130 000,00 01.01.2016-31.03.2016 Transza 4 0,00 01.04.2016-31.05.2016 6. Wyłącznie w Poddziałaniach 9.1.1, 10.1.1 i 10.1.2 IP dopuszcza możliwość, aby okresy rozliczeniowe nie zamykały się w danym roku kalendarzowym tj. możliwe jest złożenie wniosków np. za okres 02.12.2015-29.02.2016. 7. Wydatki w ramach projektu ponoszone są w pierwszej kolejności z najwcześniej otrzymanej transzy dofinansowania. Ostateczne rozliczenie zaliczki następuje w końcowym wniosku o płatność. PRZY WYPEŁNIANIU POSZCZEGÓLNYCH WIERSZY HARMONOGRAMU NALEŻY WZIĄĆ POD UWAGĘ NASTĘPUJĄCE KWESTIE: 1. Przekazanie pierwszej płatności (Transza 1) dokonywane jest na podstawie pierwszego wniosku o płatność (tzw. wniosek zerowy nie rozliczający wydatków). Środki mogą zostać przekazane dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie i złożeniu przez Beneficjenta wymaganego zabezpieczenia 2. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony w pierwszym dniu realizacji projektu i obejmować jednodniowy okres sprawozdawczy np. dla projektu realizowanego w okresie 01.07.2015-31.12.2017 pierwszy wniosek o płatność może być złożony za okres 01.07.2015-01.07.2015 (kolejny wniosek będzie składany np. za okres 02.07.2015-30.09.2015 i będzie rozliczał wydatki poniesione w okresie 01.07.2015-30.09.2015). 2. Termin złożenia wniosku o płatność ustala się następująco: w przypadku pierwszego wniosku o płatność (tzw. zerowy wniosek o płatność ) niezwłocznie po podpisaniu umowy, jednak nie wcześniej niż w pierwszym dniu realizacji projektu, w przypadku kolejnych wniosków o płatność w terminie do 8 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, w przypadku końcowego wniosku o płatność w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. 3. Kwota dofinansowania na dany rok kalendarzowy przekazywana jest co najmniej w trzech transzach. Wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% dotychczas otrzymanego dofinansowania w projekcie. 2 Jeśli dotyczy.
4. Suma transz, którą chce otrzymać Beneficjent w danym roku budżetowym (np. 2016) powinna być równa przewidywanym wydatkom określonym w budżecie w tym roku we wniosku o dofinansowanie. 5. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania należy mieć na uwadze zapis 5 Umowy o dofinansowanie projektu wskazujący, iż w przypadku niezłożenia wniosku o płatność w terminie lub nierozliczenia 70% przekazanych środków z kwoty dofinansowania będą naliczane odsetki zgodnie z art. 189 ustawy o finansach publicznych. 6. Istnieje możliwość złożenia przez Beneficjenta wniosku rozliczającego zaliczkę, tj. wniosku, którym Beneficjent będzie rozliczał mniej niż 70% dotychczas otrzymanych środków i jednocześnie nie będzie wnioskował o kolejną transzę. 7. Zgodnie z zapisami 3 Umowy o dofinansowanie, wydatki poniesione po zakończeniu realizacji projektu można ująć w końcowym wniosku o płatność obejmującym ostatni okres rozliczeniowy pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu. 8. Kwota transzy dofinansowania przekazana Beneficjentowi może zawierać wydatki w ramach: a. kwot na zakupy inwestycyjne i wydatki inwestycyjne cross-financing 3 na zakup środków trwałych 4 o wartości jednostkowej równej lub wyższej niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako zakup inwestycyjny ), zakup wartości niematerialnych i prawnych 5 o wartości jednostkowej równej lub wyższej niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako zakup inwestycyjny ), cross-financing 3 na dostosowanie budynków i pomieszczeń (prace remontowowykończeniowe), których wartość stanowi ulepszenie środka trwałego 3 (w tabeli nazwane jako wydatki inwestycyjne ), środki trwałe 4 o wartości równej lub wyższej niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako wydatki inwestycyjne ), b. kwot środków bieżących przeznaczonych na pozostałe wydatki. Sporządzając harmonogram płatności należy zweryfikować wykazane w budżecie projektu wydatki i zakwalifikować je odpowiednio jako wydatki inwestycyjne/na zakupy inwestycyjne i/lub wydatki bieżące. 9. Po otrzymaniu od Wnioskodawcy wersji elektronicznej harmonogramu płatności w Systemie e-rpo pracownik Referatu ds. Wyboru (ZW.I) weryfikuje jego poprawność. W przypadku stwierdzenia braku uchybień, harmonogram ten stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie. 3 W projektach współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń. 4 Środki trwałe - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 tej ustawy. 5 Wartości niematerialne i prawne zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
II. Umowa ryczałtowa 1. Przy wypełnianiu harmonogramu płatności należy wziąć pod uwagę rekomendacje zawarte w części I niniejszego dokumentu (Umowa standardowa) z uwzględnieniem poniższych punktów zawierających specyfikę harmonogramów płatności umów ryczałtowych. 2. Przekazanie pierwszej płatności (Transza 1) dokonywane jest na podstawie pierwszego wniosku o płatność (tzw. wniosek zerowy nie rozliczający wydatków), analogicznie jak w przypadku umowy standardowej. 3. W przypadku projektów, których zadania realizowane są na przełomie lat transze mogą zostać wypłacone w kilku częściach tj. wysokość części transzy wnioskowanej w danym roku odpowiada wysokości wydatków określonej w budżecie WND w danym roku. 4. Wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% dotychczas otrzymanego dofinansowania w projekcie. Przekazanie kolejnej transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność, co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków w ramach kwoty dofinansowania tj. rozliczenia kwoty ryczałtowej przez Beneficjenta we wniosku o płatność i jej zatwierdzenie przez IP. 5. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania i okresów rozliczeniowych należy mieć na uwadze termin zakończenia realizacji poszczególnych zadań objętych kwotami ryczałtowymi. Przykład: Okres realizacji projektu 01.07.2015-15.08.2016 Data podpisania umowy 01.12.2015 W harmonogramie płatności: Transza kwota okres rozliczeniowy Transza 1 część 1 Transza 1 część 2 Np. 30 000,00 (środki potrzebne do realizacji projektu w 2015 roku) Np. 40 000,00 (środki potrzebne do realizacji projektu w I p. 2016 roku) 01.07-01.07.2015 dla pierwszego wniosku o płatność (tzw. zerowy ) 02.07.2015-01.12.2015 okres rozliczeniowy dla drugiego wniosku o płatność- wniosek sprawozdawczy tj. nierozliczający kwot ryczałtowych Transza 2 Np. 50 000,00 02.12.2015-15.02.2016
Transza 3 Np. 130 000,00 (środki potrzebne do realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o transze) 0,00 (wniosek o kolejną transzę rozliczający min. jedną kwotę ryczałtową/zadanie oraz 70% dofinansowania) 16.02.2016-15.05.2016 (wniosek o kolejną transzę rozliczający min. jedną kwotę ryczałtową/zadanie oraz 70% dofinansowania) 16.05.2016-15.08.2016 wniosek sprawozdawczy tj. rozliczający kwotę ryczałtową oraz 100% dofinansowania AKTUALIZACJA HARMONOGRAMU PŁATNOŚCI 1. Na etapie realizacji projektu harmonogram płatności może ulec aktualizacji i jest składany wraz z wnioskiem o płatność lub odrębnym pismem. 2. Co do zasady harmonogram płatności, może podlegać aktualizacji ze skutkiem na kolejny okres rozliczeniowy. Aktualizacja harmonogramu płatności wymaga akceptacji przez IP. 3. Wraz z wnioskiem o płatność w szczególności należy aktualizować kolumnę kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia, w oparciu o dotychczas zatwierdzone wydatki tak, aby suma poniesionych wydatków wraz z planowanymi była równa całkowitej wartości projektu. 4. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Dotyczy to wniosków o płatność, które zgodnie z harmonogramem płatności składane są w celu przekazania kolejnej transzy dofinansowania oraz końcowego wniosku o płatność. 5. Aktualizacja harmonogramu płatności, złożona w związku z zaistnieniem okoliczności, o których mowa w pkt. 4 (zagrożenie niewydatkowania 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania), aby mogła zostać uznana za skuteczną od początku następnego okresu rozliczeniowego, powinna zostać przekazana do IP do końca poprzedzającego go okresu rozliczeniowego, zgodnie z zapisami 5 umowy o dofinansowanie. 6. Sporządzając aktualizację harmonogramu płatności należy dotrzymać warunku zawartego w 9 umowy o dofinansowanie, zgodnie z którym Beneficjent wnosi zabezpieczenie prawidłowej
realizacji umowy 6 na kwotę stanowiącą co najmniej 150% najwyższej transzy dofinansowania projektu, wskazanej w harmonogramie płatności będącym załącznikiem do umowy. 6 Jeśli dotyczy.