Zapytanie fertwe nr 04/AE/2013 na kmplekswą bsługę knferencyjn-htelw-gastrnmiczną w ramach prjektu Akademia EDUBAZUS" zgdnie z zasadą knkurencyjnści 1. Infrmacje gólne: BAZUS Sp. z.. zwana dalej Zamawiającym, stsując zasadę knkurencyjnści zaprasza d złżenia ferty, której celem jest wyłnienie Wyknawcy na kmplekswą bsługę knferencyjn htelw gastrnmiczną w związku z realizacją prjektu Akademia EDUBAZUS" współfinanswaneg z Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg w ramach Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki Prirytet VIII,.Reginalne kadry gspdarki", Działanie 8.1, Rzwój pracwników i przedsiębirstw w reginie", Pddziałanie 8.1.1. Wspieranie rzwju kwalifikacji zawdwych i dradztw dla przedsiębirstw. Okres realizacji prjektu d 01.01.2013r. d 30.06.2013r. Nazwa i adres Zamawiająceg: BAZUS Sp. z.. z siedzibą w Lublinie, ul. Wlska 11, NIP: 9461572590, REGON: 430666401 UWAGA: Zamawiający czekuje, że Wyknawcy zapznają się dkładnie z treścią dkumentu. Złżenie ferty będzie uważane za akceptację zasad prwadzenia pstępwania pisanych w niniejszym dkumencie 2. Pdstawa prawna: Zamawiający wyłączny na pdstawie art. 3 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Praw zamówień publicznych (Dz. U. nr 223 z 2007r., pz. 1655 ze zm.). Zasada knkurencyjnści w ramach Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki publikwana na strnie internetwej www.efs.lubelskie.pl. 3. Przedmit zamówienia: 1. Przedmitem zamówienia jest świadczenie usług na rzecz Zamawiająceg w zakresie: wynajmu sali szkleniwej wraz z wypsażeniem, całdbwe wyżywienie dla Uczestników, usług htelarskich nclegów dla Uczestników na terenie wjewództwa lubelskieg w związku z rganizacją i realizacją jedneg weekendweg szklenia z zakresu efektywnści sbistej przeprwadznych w ciągu jedneg weekendu w ramach prjektu Akademia EDUBAZUS". 2. Wspólny Słwnik Zamówień (CPV): 70220000-9 usługi wynajmu lub leasingu nieruchmści innych niż mieszkalne
55110000-4 htelarskie usługi nclegwe 98341000-5 usługi miejsc nclegwych 55270000-3 usługi świadczne przez placówki ferujące wyżywienie i miejsca nclegwe 39222000-4 artykuły cateringwe 15860000-4 kawa, herbata i pdbne prdukty 15812000-3 wyrby ciastkarskie i ciastka 15320000-4 ski wcwe 15831000-2 cukier 15981000-8 wdy mineralne 03222210-8 - cytryna 4. Szczegółwy pis przedmitu zamówienia 1. Wynajem sali szkleniwej wraz z wypsażeniem na terenie wjewództwa lubelskieg w celu realizacji 1 szklenia przeprwadznych w ciągu 1 tygdnia (2-3 marca 2013) w łącznym wymiarze 16 gdzin szkleniwych w ciągu 1 weekendu + niezbędne przerwy a) Zajęcia dbywać się będą w sbtę i niedzielę. b) Grupa szkleniwa składać się będzie z 16 sób (15 uczestników + wykładwca) c) Kryteria, jakie pwinny spełniać sale szkleniwe: Sala szkleniwa płżna na terenie wjewództwa lubelskieg, mgąca pmieścić w kmfrtwych warunkach c najmniej 16 sób; Sala szkleniwa znajdująca się w tej samej lkalizacji, c pzstałe części usługi tj. nclegi i wyżywienie; Dstępnść sal na 15 minut przed i p szkleniu w celu rzłżenia i złżenia niezbędneg sprzętu szkleniweg przez Wykładwcę; Każda sala pwinna być dpwiedni wypsażna tzn.: Psiadać 16 miejsc siedzących i 16 stlików dla uczestników szklenia; psiadać c najmniej 1 stół knferencyjny na ptrzeby wykładwcy; rzutnik i ekran d prezentacji multimedialnych; tablicę typu flip-chart i/lub tablicę ścieralną wraz z wypsażeniem (papier, pisaki); dstęp d sieci energetycznej zapewniającej pdłączenia laptpa, dstęp d internetu; stlik na sprzęt multimedialny, przedłużacz, itp. Sala autnmiczna;
Sala pwinna psiadać mżliwść zaciemnienia; Zapewnienie sali zastępczej nie niższym standardzie niż wymieniny w przedmicie zamówienia w przypadku niemżliwści krzystania z wybranej sali szkleniwej z przyczyn lswych; Taleta usytuwana w niewielkiej dległści d sali szkleniwej; Miejsca parkingwe dla uczestników, wykładwcy i bsługi szklenia. 2. Usługa gastrnmiczna przygtwanie i pdanie wyżywienia dla uczestników szkleń 1 weekend x 15 sób. D ferty prsimy dłączyć prpzycje menu. a) Kryteria usługi gastrnmicznej: Zapewnienie wyżywienia dla 15 sób pdczas 1 weekendu; Wyżywienie całdniwe na sbtę i niedzielę. b) Wyżywienie pdczas szkleń rzpczyna się biadem w sbtę i kńczy biadem w niedzielę. c) Zamawiający dpuszcza mżliwść przeprwadzenia wyżywienia w frmie stłu szwedzkieg. d) Realizacja zamówienia dbywać się będzie w miejscu prwadzenia szklenia. e) Każda z ferwanych pzycji w ramach usługi gastrnmicznej (śniadania, biady i klacje) ma być pdana w takiej ilści, by była dstępna dla każdeg z uczestników szklenia. f) Usługa dstępna z gdnie z ustalnym harmngramem. 3. Przygtwanie i dstarczenie przerw kawwych dla grupy szkleniwej 1 weekend x 15 sób. a) Wyknanie usługi przerw kawwych na łączna liczbę 8 przerw według wyliczeń: 2 przerwy kawwe na dzień x 2 dni = 4 przerwy Przerwa kawwa bejmuje usługę dla 15 sób pdczas jedneg dnia szkleniweg. b) Zapewnienie przerwy kawwej każdrazw dla 15 sób; c) Organizacja przerw kawwych znacza świadczenie każdeg dnia szkleniweg usług w zakresie: przygtwania (przygtwanie stłu pprzez ułżenie ciastek na talerzach, innych prduktów na salaterkach, talerzykach, miseczkach, zapewnienie termsów z wrzątkiem lub czajnika elektryczneg w pmieszczeniu szkleniwym, zapewnienie dstępu d wdy pitnej, zapewnienie dpwiedniej ilści szklanek d napjów grących i zimnych dla uczestników szklenia, zapewnienie dpwiedniej ilści talerzyków deserwych i sztućców dla uczestników szklenia itp.) i dstarczenia dla uczestników szklenia każdeg dnia szkleniweg następujących surwców: kawa (parzna i rzpuszczalna), herbata (minimum 2 rdzaje), cukier, śmietanki, cytryna d herbaty, wda mineralna (minimum 3 litry/każde szklenie), ski wcwe (min. 2 litry/każde szklenie), ciastka (kruche, w czekladzie, paluszki), wce, itp. Wyknawca zapewnia serwis sprzątający p zakńcznej przerwie kawwej. Przygtwana przerwa kawwa dstępna jest pdczas trwania daneg dnia szkleniweg w spsób ciągły, c znacza, ze uczestnicy szkleń mają dstęp d przygtwanej przerwy kawwej w spsób ciągły w kreślnych gdzinach szkleniwych.
4. Usługa htelwa przygtwanie i zapewnienie uczestnikm grupy szkleniwej nclegów. Kryteria, jakie pwinna spełniać usługa htelwa: a) 1 ncleg dla 15 uczestników, w pkjach nie więcej niż dwusbwych (1 weekend x 15 uczestników) b) Ncleg bejmuje dni: sbta/niedziela c) Każdy pkój pdwyższnym standardzie z własnym węzłem sanitarnym d) Pkje htelwe pwinny dpwiadać standardwi htelu c najmniej trzech gwiazdek 5. Przewidywany termin realizacji zamówienia: 2-3 marca 2013. 6. Wyknawca na terenie biektu, w którym będzie realizwana usługa szkleniwa zapewni uczestnikm szklenia mżliwść dstępu d basenu, sauny itp. 7. Zamawiający zastrzega mżliwść zmiany zamawianej ilści usług (przedmitu zamówienia). 8. Z wybranym Wyknawcą uzgdniny zstanie szczegółwy harmngram szklenia. 9. Z wybranym Wyknawca zstanie pdpisana umwa wg wzru stanwiąceg załącznik nr 3 D Zapytania fertweg. Zamawiający zastrzega sbie mżliwść wprwadzenia drbnych zmian d wzru umwy, które nie będą dtyczyć warunków realizacji zamówienia kreślnych w zapytaniu fertwym. 10. Wyknawca jest zbwiązany d zapewnienia wyskieg pzimu świadczenia usług raz warunków zgdnych z przepisami BHP w trakcie trwania szkleń. 5. Termin wyknywania zamówienia: Zamówienie pwinn zstać wyknane w kresie d 02 marca 2013 r. d 03 marca 2013 r. 6. Opis warunków udziału w pstępwaniu. 1. W zapytaniu fertwym nie mgą brać udziału Oferenci, którzy są pwiązani sbw lub kapitałw z Zamawiającym. Przez pwiązania kapitałwe lub sbwe rzumie się wzajemne pwiązania między Zamawiającym lub sbami upważninymi d zaciągania zbwiązań w imieniu Zamawiająceg lub sbami wyknującymi w imieniu Zamawiająceg czynnści związane z przygtwaniem i przeprwadzeniem prcedury wybru ferty a Oferentem, plegające w szczególnści na: a. Uczestniczeniu w spółce jak wspólnik spółki cywilnej lub spółki sbwej; b. Psiadaniu c najmniej 10% udziałów lub akcji; c. Pełnieniu funkcji człnka rganu nadzrczeg lub zarządzająceg, prkurenta, pełnmcnika; d. Pzstawaniu w związku małżeńskim, w stsunku pkrewieństwa lub pwinwactwa w linii bcznej d drugieg stpnia lub w stsunku przyspsbienia, pieki lub kurateli. 2. O udzielenie zamówienia mgą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:
a. Psiadają biekty, w których zgdnie z przepisami prawa mgą być świadczne usługi htelarskie i prwadzą działalnść gspdarczą w zakresie bjętym zamówieniem; b. Wypełnią i złżą w terminie fertę załącznik nr 1 d zapytania fertweg Oferta Wyknawcy c. Psiadają niezbędna wiedzę i dświadczenie raz ptencjał techniczny, a także dyspnują sbami zdlnymi d wyknania całści usługi zgdnie z przedmitem zamówienia należy załączyć wypełnine świadczenie załącznik nr 2 d zapytania fertweg 3. Zamawiający nie dpuszcza fert wiązanych. 7. Kryteria ceny ferty, tryb ceny, spsób bliczania ceny ferty. Zamawiający wybierze jedną - najkrzystniejszą fertę spełniającą warunki kreślne w zapytaniu fertwym. Ocenie będą pdlegały następujące kryteria: Cena fertwa - waga 100% 1. Ocena wg wzru; najniższa _ ferwana _ cena (nett) C - liczba punktów za cenę = ------------------------------------------------------ x100 cena _ ferty _badanej_(nett) UWAGA: płata klimatyczna (jeśli taka bwiązuje) pwinna być wliczna w cenę nclegów. Maksymalna liczba punktów, jaką mże uzyskać ferta - 100 punktów. Cena fertwa brutt pwinna zawierać wszystkie kszty i pdatki związane z ferwaną realizacją zamówienia. Pdana cena zawiera wszystkie kszty prac i materiałów kniecznych d prawidłweg zrealizwania przedmitu zamówienia. Ostateczna cena pwinna być liczna z dkładnścią d dwóch miejsc p przecinku, pdana w złtych plskich brutt, cyfrw i słwnie. Cena mże być tylk jedna i bwiązuje przez cały kres trwania umwy. Rzliczenia między Wyknawcą a Zamawiającym prwadzne będą wyłącznie w złtych plskich. 2. Za najkrzystniejszą zstanie uznana ferta, która trzyma najwyższą ilść punktów. 3. Pdana cena fertwa bwiązuje przez cały kres trwania umwy. Rzliczenia między Wyknawcą a Zamawiającym prwadzne będą wyłącznie w złtych plskich. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wyknawcy, który zaferwał najkrzystniejszą fertę bliczną zgdnie z zasadami kreślnymi w pkt. 1. 5. W przypadku nie wybrania Wyknawcy (np. brak fert, drzucenie fert) Zamawiający dpuszcza mżliwść pnwneg rzpczęcia prcedury zapytania fertweg. 6. Jeżeli nie będzie mżna dknać wybru ferty najkrzystniejszej zgdnie z pwyższymi zasadami, ze względu na złżenie fert takiej samej liczbie punktów, zamawiający mże wezwać wyknawców, którzy złżyli ferty, d złżenia w terminie kreślnym przez zamawiająceg fert ddatkwych lub zaprsić ich
d negcjacji. Wyknawcy, składając ferty ddatkwe lub przystępując d negcjacji, nie mgą zaferwać cen wyższych niż zaferwane w złżnych fertach. 8. Opis przygtwania ferty: 1. Wypełnina OFERTA WYKONAWCY pdpisana przez sby upważnine zgdnie z dkumentem rejestrwym - Załącznik Nr 1 d Zapytania fertweg. 2. Złżna ferta pwinna zawierać: a. Nazwę i adres ferenta b. Cenę nett za wynajem sali szkleniwej w przeliczeniu na dzień (2 dni) c. Cenę nett usługi gastrnmicznej w przeliczeniu na jedneg uczestnika 15 sób x 2 dni (biad, 2 przerwy kawwe na dzień) d. Cenę nett za usługi htelwe nclegi dla uczestników - 15 sób x 1 ncleg e. Wskazanie sby i spsbu kntaktu f. Miejsce płżenia sal szkleniwych i pki (adres) 3. Oświadczenie Wyknawcy załącznik nr 2 d zapytania fertweg. 4. Prpnwane menu 9. Miejsce raz termin składania fert 1. Oferty należy złżyć nie później niż d dnia 25.02.2013 r. d gdziny 14.00, na adres biura prjektu:. 2. Złżna ferta pwinna zawierać: a) Nazwę i adres ferenta; b) Cenę nett za wyknanie usługi na frmularzu fertwym zgdnie z Załącznikiem nr 1 d zapytania fertweg c) Wskazanie sby i spsbu kntaktu; d) Pzstałe kreślne w zapytaniu fertwym załączniki. 3. Oferta winna być złżna w frmie pisemnej pd rygrem nieważnści, sprządzna w języku plskim, czytelnie, w jednym egzemplarzu. Wyknawcy złżą swje ferty w zamkniętej, nieprzezrczystej kpercie z napisem: Zapytanie fertwe na kmplekswą bsługę knferencyjn htelw gastrnmiczną zgdnie z zasadą knkurencyjnści. Każdy Wyknawca mże złżyć tylk jedną fertę.
4. Zamawiający dkna ceny fert pd względem frmalnym raz zgdnie z treścią pwyższeg zapytania fertweg. 5. Pprawki w fercie muszą być sygnwane pdpisem Wyknawcy. Zamawiający pprawia w fercie: czywiste myłki pisarskie, czywiste myłki rachunkwe z uwzględnieniem knsekwencji rachunkwych dknywanych pprawek, inne myłki plegające na niezgdnści ferty z zapytaniem fertwym, nie pwdujące isttnych zmian w treści ferty - niezwłcznie zawiadamiając tym Wyknawcę, któreg ferta zstała pprawina. Zamawiający drzuci fertę, jeżeli Wyknawca w terminie 2 dni d dnia pwiadmienia (frma pisemna, elektrniczna lub faksem) nie wyrazi zgdy (frma pisemna lub elektrniczna lub faksem) na pprawienie myłki -dtyczy innych myłek plegających na niezgdnści ferty z zapytaniem fertwym, nie pwdujących isttnych zmian w treści ferty. 5. Zamawiający nie przewiduje zwrtu ksztów udziału w pstępwaniu. 6. Wyknawca mże wycfać złżną przez siebie fertę, pd warunkiem, że Zamawiający trzyma pisemne pwiadmienie wycfaniu przed terminem składania fert. 7. Zamawiający mże zwrócić się d Wyknawcy wyjaśnienie treści ferty lub dkumentów wymaganych d Wyknawcy. 8. Zamawiający drzuci fertę niezgdną z przepisami prawa. 10. Miejsce, termin i tryb twarcia fert. Otwarcie fert nastąpi jawnie w dniu 25.02.2013r. gdzinie 14.15 w biurze prjektu. Oferty d mmentu twarcia są jawne. 11. Ogłszenie wyników pstępwania. 1. Wyknawcy, którzy złżą ferty zstaną zawiadmieni wybrze najkrzystniejszej ferty wraz z pdaniem uzasadnienia. Infrmacja wybrze ferty zstanie upublicznina pprzez zamieszczenie jej w biurze Zamawiająceg raz na jeg strnie internetwej. 2. Wyknawcy mgą zgłaszać wnisek pnwne rzpatrzenie ferty w terminie 2 dni d dnia trzymania zawiadmienia wybrze najkrzystniejszej ferty (tzn. d daty umieszczenia infrmacji na strnie internetwej Zamawiająceg) pdając niezgdnść wybru ferty z zapytaniem fertwym. Zamawiający niezwłcznie rzstrzyga wniesiny wnisek infrmując tym Wyknawców, którzy złżyli ferty. 3. Zamawiający sprządzi pisemny prtkół z pstępwania. 12. Przesłanki drzucenia ferty. Zamawiający drzuci fertę, jeżeli: 1. Jej treść nie będzie dpwiadać treści zapytania fertweg;
2. Zstanie złżna p terminie składania fert; 3. Będzie zawierała rażąc niską cenę; 4. Będzie nieważna na pdstawie drębnych przepisów; 5. Pdmit składający fertę nie spełnia warunków udziału w pstępwaniu wskazanych w pkt 9 zapytania fertweg. 13. Unieważnienie pstępwania. 1. Zamawiający zastrzega sbie praw d unieważnienia pwyższeg pstępwania bez kniecznści pdania przyczyny unieważnienia. 2. Zamawiający unieważni pstępwanie, gdy pstępwanie barczne jest wadą uniemżliwiającą zawarcie ważnej umwy lub gdy nastąpi rzwiązanie umwy pmiędzy Fundacją a Instytucją Pśredniczącą.