Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (zwany dalej SOPZ) Realizacja kampanii promocyjnej dot. Funduszy Europejskich dla Małopolski załącznik nr 1 do umowy CZĘŚĆ OGÓLNA 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest realizacja kampanii promującej efekty Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Małopolsce. 2. Opis kampanii: Program Operacyjny Kapitał Ludzki Program Kapitał Ludzki to pieniądze na inwestycje w rozwój osobistych umiejętności i kwalifikacji. Wspiera zarówno osoby pracujące, jak i bezrobotne w podnoszeniu swoich kwalifikacji i zdobywaniu wykształcenia poprzez udział w szkoleniach, warsztatach i studiach podyplomowych. W ramach programu m.in. osoby bezrobotne oraz zagrożone wykluczeniem społecznym mogą zdobyć nowe kwalifikacje zawodowe i zwiększyć umiejętności związane z poszukiwaniem pracy. Informacje na temat Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Małopolsce można znaleźć na stronach internetowych: www.fundusze.malopolska.pl/pokl. Informacje na temat Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki można znaleźć na stronie: www.efs.gov.pl Kampania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Małopolsce - Życie to rozwój Przedmiotem promocji są przykładowe efekty wykorzystania przez Małopolskę Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a w szczególności korzyści wynikające z dotowania edukacji w perspektywie różnych grup wiekowych i zawodowych (od przedszkola po osoby, które mogą doskonalić swoje umiejętności jako pracownicy). Kampania 2013 r. kierowana jest głównie do młodych ludzi (15-45 lat). Konstrukcja i forma kampanii poprzez kolejne zdarzenia promocyjne ma zachęcać odbiorcę do podejmowania aktywności, wzbudzać ciekawość i wciągać w zabawę. Tworzymy wydarzenia medialne, które są okazją do prezentowania liczb. Strona 1 z 8
Etapy kampanii: Etap I Akcja prowadzona wspólnie z lokalnymi portalami ma na celu znalezienie zniszczonych przestrzeni miejskich, które można upiększyć, zmienić czy odnowić. W czterech lokalizacjach na wskazanych powierzchniach (Kraków, Tarnów, Nowy Sącz, Oświęcim) artysta namaluje graffiti nawiązujące do motywu spotu promocyjnego (kwiat). Na etapie tworzenia graffiti przewidziano udział mieszkańców pierwsze 100 osób, które przyjdzie określonego dnia i będzie wspierać artystę (mieszanie farb, malowanie, kibicowanie) otrzyma podwójne zaproszenie do lokalnego kina, w którym będzie emitowany spot. II etap Na tym etapie w kinach na terenie Małopolski oraz w telewizji o zasięgu na terenie co najmniej województwa małopolskiego emitowany będzie spot promocyjny. W części małopolskich kin w okresie emisji spotu, do biletów będzie dodawany materiał promocyjny, z którym związany jest ostatni etap kampanii. Materiał promocyjny to opakowanie nasion kwiatów nagietka (na opakowaniu zostanie zawarta informacja o konkursie). Dodatkowo w kinach pojawią się plakaty informujące o konkursie. III etap Na tym etapie przeprowadzony zostanie konkurs, w którym należy przesłać zdjęcie zrobione z pomarańczowym kwiatem w kontekście sytuacji związanej z PO KL. Zdjęcia spełniające wymogi konkursu zostaną opublikowane na fanpage u FUnMalopolska. Wygrywa zdjęcie, które otrzyma najwięcej głosów. Nagrodami w konkursie są: kurs jednego z języków obcych, zestawy materiałów promocyjnych. 3. Termin, zasięg i okres realizacji kampanii: Kampania będzie prowadzona na terenie województwa małopolskiego. Kampania musi rozpocząć się w maju 2013 r. Kampania będzie trwała 4 tygodnie, ale część działań (konkurs, raport) będzie prowadzona do 2 września 2013 r. 4. Grupy docelowe kampanii: a) główna grupa docelowa kampanii: mieszkańcy Małopolski 15-45 lat b) grupa docelowa: mieszkańcy Małopolski c) odbiorcy informacji o realizacji kampanii: media branżowe (reklama, marketing oraz fundusze europejskie), media o charakterze opiniotwórczym i społecznym, decydenci, przedstawiciele instytucji koordynujących wdrażanie funduszy w Polsce. Strona 2 z 8
5. Dodatkowe informacje: a) wszystkie projekty, harmonogramy i miejsca emisji wymagają akceptacji Zamawiającego. Wykonawca musi je przedłożyć do akceptacji w takim terminie, aby Zamawiający mógł wnieść swoje uwagi, a zaakceptowany przedmiot zmieniony zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego. Brak akceptacji Zamawiającego dla poszczególnych części zamówienia oznacza nie zrealizowanie tych części. b) Wszelkie konsultacje związane z realizacją zlecenia na życzenie Zamawiającego będą się odbywać w siedzibie Zamawiającego w godzinach jego pracy tj. od 8 do 16. c) Informacja o współfinansowaniu: Wszystkie działania oraz projekty realizowane i wytworzone w trakcie kampanii muszą zostać odpowiednio oznaczone informacją o współfinansowaniu ze środków unijnych (obowiązkowe logotypy) zgodnie z zasadami promocji projektu współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Za oznaczenie projektów odpowiada Wykonawca. Zasady promocji PO KL określa Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013; dokument dostępny na stronie: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx 6. W zakresie realizacji poszczególnych etapów kampanii, Wykonawca jest zobowiązany do: a) zakupu mediów (telewizja, kina) b) zakupu biletów do kin; c) dystrybucji materiałów promocyjnych; d) dystrybucji plakatów; e) organizacji i przeprowadzenia konkursu na Facebooku; f) przygotowania raportu z realizacji kampanii (m.in. zdjęcia, zasieg). Strona 3 z 8
CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA I. Etap pierwszy W pierwszym etapie kampanii do zadań Wykonawcy należy zakup biletów do kin w których będzie emitowany spot w Krakowie, Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu, łącznie co najmniej 900 biletów. Wymogi dotyczące biletów: po 200 biletów na dowolny seans do wykorzystania w terminie emisji spotu promocyjnego w Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu; 300 biletów na dowolny seans do wykorzystania w terminie emisji spotu promocyjnego w Krakowie; Bilety muszą zostać przekazane w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy. II. Etap drugi W tym etapie kampanii do zadań Wykonawcy należy: 1. emisja 60 s spotu promocyjnego w telewizji obejmującej zasięgiem co najmniej województwo małopolskie; 2. emisja 60 s spotu promocyjnego w małopolskich kinach (z wyłączeniem kin należących do Małopolskiej Sieci Kin Cyfrowych, lista kin sieci: http://www.mskc.pl/index.php); 3. zakup usługi polegającej na dodaniu do każdego biletu sprzedawanego w kasach kin w Krakowie, Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu materiału promocyjnego; 4. zakup usługi polegającej na ekspozycji plakatów o formacie B1 lub B2 w kinach w których będzie emitowany spot. TRZEBA DOPRECYZOWAĆ NA JAKI CZAS ad1. Wymogi dotyczące emisji spotu 60 s na antenie telewizji obejmującej zasięgiem co najmniej województwo małopolskie Zamawiający przekaże Wykonawcy spot na kasecie DVCAM. Wykonawca powinien potwierdzić zgodność materiału otrzymanego od Zamawiającego z wymogami telewizji (a tym samym możliwość i prawidłowość emisji) co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem emisji. Wszelkie zmiany w materiale zgłoszone po tym terminie, Wykonawca musi wykonać na własny koszt. Wymogi dotyczące emisji: emisja co drugi dzień, minimalna liczba emisji: 15, emisja powinna rozpocząć się w maju, emisje w paśmie między głównym wydaniem wiadomości a prognozą pogody. Strona 4 z 8
W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji propozycję harmonogramu emisji spotów. Brak akceptacji harmonogramu oznacza niezrealizowanie tej części zlecenia. Po zakończeniu emisji spotu Wykonawca zwróci Zamawiającemu kasetę DVCAM. Ad2 Wymogi dotyczące emisji spotu 60 s w kinach na terenie województwa małopolskiego (z wyłączeniem kin należących do Małopolskiej Sieci Kin Cyfrowych, lista kin sieci: http://www.mskc.pl/index.php) Spot musi zostać wyemitowany na co najmniej 45 ekranach przez co najmniej 28 dni: co najmniej 30 ekranów w Krakowie, min. liczba publiczności 100 tys.; co najmniej 15 ekranów w kinach poza Krakowem przy czym po co najmniej 2 (a nie więcej niż 5 w jednej lokalizacji) w Tarnowie, Oświęcimiu i Nowym Sączu oraz co najmniej 1 w Nowym Targu lub Zakopanem; spot musi zostać wyemitowany przez co najmniej 14 dni na wszystkich ekranach w tzw. specjalnym bloku reklamowym to znaczy okres między emisją filmu a emisją spotu nie może być dłuższy niż 5 min. Emisja w specjalnym bloku powinna odbywać się w czasie dystrybucji materiałów promocyjnych tj. w pierwszym i trzecim tygodniu emisji; emisje muszą rozpocząć się w maju (na przynajmniej 50% ekranów). W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji propozycję kin, w których zostanie wyemitowany spot oraz harmonogram emisji. Brak akceptacji przez Zamawiającego listy kin lub harmonogramu oznacza niewykonanie tej części zlecenia. W dniu podpisania umowy Zamawiający udostępni Wykonawcy spot w wersjach: kopia cyfrowa DCP 4K i 2K Przygotowanie odpowiedniej ilości i jakości kopii emisyjnych leży po stronie Wykonawcy. Ad 3 Wymogi dotyczące usługi polegającej na dodaniu do każdego biletu w kinach (w których będzie emitowany spot) w Krakowie, Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu materiału promocyjnego. Łączna liczba sztuk materiału promocyjnego: 40 tys. Materiały promocyjne powinny zostać rozdystrybuowane w pierwszym i trzecim tygodniu emisji spotu w kinach. Strona 5 z 8
W krakowskich kinach, w których będzie emitowany spot musi zostać rozdystrybuowane nie mniej niż 25 tys. sztuk materiałów promocyjnych. W Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu po nie mniej niż 3 tys. sztuk). W ramach zlecenia Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego lub innego miejsca w Małopolsce 40 tys. sztuk materiałów promocyjnych i przekaże do odpowiednich kin. W dniu podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę i harmonogram kin, w których będzie dystrybuowany film (wraz ze wskazaniem ilości materiałów promocyjnych). Brak akceptacji przez Zamawiającego listy kin lub harmonogramu oznacza niewykonanie tej części zlecenia. Ad4. Wymogi dotyczące usługi polegającej na ekspozycji plakatów o formacie B1 lub B2 w kinach w których będzie emitowany spot. Druk odpowiedniej ilości plakatów leży po stronie Wykonawcy. Plakaty powinny zostać wydrukowane na papierze kredowym, gramatura min. 250 gram lub gdy poszczególne kina wymagają innych parametrów, zgodnie z zaleceniami kin. Minimalna liczba plakatów w jednym kinie: 2 sztuki. Projekt plakatu dostarczy Zamawiający w ciągu 3 dni od dnia podpisania umowy. Plakaty powinny być eksponowane w centralnych punktach kina lub miejscach o największym przepływie odwiedzających kino. Plakaty powinny być eksponowane we wszystkich kinach, w których będzie emitowany spot przez cały okres emisji spotu. Zamawiający dopuszcza ekspozycję plakatów w wersji elektronicznej na odpowiednich nośnikach tylko w sytuacji, gdy dane kino oferuje tylko taką możliwość ekspozycji plakatu reklamowego. III. Etap III Wymogi dotyczące przeprowadzenia konkursu. Za wszystkie sprawy organizacyjne (w tym opracowanie regulaminu), prawne, podatkowe i finansowe związane z organizacją i przeprowadzeniem konkursu odpowiada Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do utworzenia i obsługi aplikacji konkursowej zamieszczonej na Facebooku fanpage FUnMalopolska. Aplikacja konkursowa powinna zostać utworzona do dnia pierwszej emisji spotu promocyjnego. Wykonawca odpowiada również za promocję konkursu i fanpage FUnMalopolska na Facebooku. Po zakończonej akcji Wykonawca przekaże Zamawiającemu kod aplikacji. Strona 6 z 8
Wykonawca musi uwzględnić konieczność weryfikacji zgłoszeń pod kątem spełnienia warunków udziału przez uczestników oraz publiczny dostęp tylko do zweryfikowanych zdjęć. Weryfikacja powinna się odbywać co najmniej raz na 24 godziny. Termin konkursu: od pierwszego dnia emisji spotu do 15.08.2013 r. Promocja konkursu na Facebooku musi uwzględniać następujące wymogi: Grupa docelowa to Małopolanie 15+ (co najmniej 900 tys. osób), Termin promocji: co najmniej 4 tygodnie w okresie emisji spotu oraz ostatnie 4 tygodnie trwania konkursu, Promocja konkursu powinna zostać optymalizowana pod kątem pozyskania kliknięć. Limit dzienny powinien umożliwiać co najmniej 120 kliknięć. Celem działań promocyjnych jest udział co najmniej 50 osób w konkursie. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia frekwencji min. 3000 fanów fanpage u FUnMalopolska (w okresie trwania konkursu). Zapisy regulaminu konkursu muszą uwzględniać: 1. Zasady udziału w konkursie a. Aby wziąć udział w konkursie należy: i. Wykonać zdjęcie pomarańczowego kwiatu w kontekście osoby lub zdarzenia związanego z PO KL oraz przesłać zdjęcie na wskazany adres e-mail lub zamieścić zdjęcie na fanpage FUnMałopolska w aplikacji konkursowej ii. Wypełnić formularz zgłoszeniowy zawierający co najmniej: dane teleadresowe (co najmniej e-mail i nr telefonu kontaktowego), informację w jakim mieście, uczestnik będzie chciał skorzystać z nagrody, opis kontekstu/tła zdjęcia i jego związku z PO KL, zgodę na upublicznienie nazwiska w przypadku wygrania nagrody lub uzyskania wyróżnienia, zgodę na wykorzystanie zdjęcia w celu promocji PO KL przez Województwo Małopolskie w przypadku uzyskania nagrody lub wyróżnienia. iii. Polubić fanpage FUnMalopolska. 2. Konkurs wygrywa osoba, która uzyska najwięcej głosów. Ta sama osoba nie może głosować częściej niż raz dziennie. Zamawiający może przyznać wyróżnienia (zestawy materiałów promocyjnych) za kreatywne podejście do tematu 3. W konkursie nie mogą brać udziału osoby pracujące na rzecz Zamawiającego oraz Wykonawcy i Wykonawca. 4. Informacje na temat: Strona 7 z 8
a. Nagrody głównej (4 miesięczny kurs języka angielskiego z opcją dojazdu lektora do ucznia, 2x w tygodniu w Krakowie lub Nowym Sączu lub Tarnowie lub Oświęcimiu) oraz wyróżnień (zestawy materiałów promocyjnych), b. stron internetowych i miejsc, gdzie można uzyskać informacje na temat PO KL i projektów finansowanych z Programu c. możliwości wyhodowania z dołączanych do biletów do kin nasion dodatkowo premiowanego pomarańczowego kwiatu nagietka (w przypadku uzyskania takiej samej liczby głosów nagrodę otrzyma osoba, która zrobiła zdjęcie kwiatu nagietka; wyróżnienie przyznane przez organizatora) Na etapie tworzenia regulaminu Zamawiający dopuszcza zmianę wymienionych wyżej zasad konkursu ale tylko pod warunkiem, że ich wprowadzenie będzie służyło zwiększeniu liczby osób, które mogą wziąć udział w konkursie lub ułatwieniu zgłoszenia udziału w konkursie. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania pisemnej akceptacji regulaminu przez radcę prawnego i przedstawienia jej do wglądu Zamawiającemu. Regulamin wymaga akceptacji Zamawiającego. Zaakceptowany regulamin musi zostać opublikowany najpóźniej w dniu zamieszczenia aplikacji konkursowej. Zakup nagrody leży po stronie Zamawiającego. Za sprawy prawno-podatkowe związane z przekazaniem nagrody odpowiada Wykonawca. Regulamin, aplikacja, forma promocji na Facebooku wymagają akceptacji Zamawiającego. Brak akceptacji oznacza niezrealizowanie tej części zlecenia. IV. Etap IV - Raport z kampanii Wykonawca opracuje raport z kampanii i przekaże go Zamawiającemu do 2.09.2013 r. Raport musi zawierać co najmniej: 1. wyniki monitoringu mediów za okres realizacji kampanii (prasa, telewizja, radio, internet) zawierający tylko dane dotyczące kampanii i jej poszczególnych elementów; 2. całościowy zasięg kampanii oraz zasięg na poszczególnych nośnikach; 3. materiał dokumentujący działania promocyjne na Facebooku (zrzuty z ekranu, statystyki, raporty) 4. zdjęcia dokumentujące realizację poszczególnych etapów zamówienia na płycie CD lub innym nośniku (m.in. plakatowanie w kinach, dystrybucja materiałów promocyjnych). Strona 8 z 8