ZAŁĄCZNIK nr 1 DO ZARZĄDZENIA nr 28/ 2015 r. DYREKTORA GENERALNEGO Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 18 listopada 2015 r. ZASADY KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH POJAZDÓW SAMOCHODOWYCH 1. Użyte w niniejszych zasadach określenia oznaczają: 1) Wojewoda Wojewoda Pomorski; 2) Wicewojewoda Wicewojewoda Pomorski; 3) Dyrektor Generalny - Dyrektor Generalny Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku lub osoba upoważniona; 4) Urząd - Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku; 5) WAG - Wydział Administracyjno-Gospodarczy w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku; 6) dyrektor wydziału dyrektor wydziału, biura oraz zespołu wchodzącego w skład Urzędu. 2. Pojazdy służbowe przeznaczone są do wykonywania zadań statutowych Urzędu przez: 1) Wojewodę; 2) Wicewojewodę; 3) Dyrektora Generalnego; 4) Biuro Wojewody; 5) pracowników Urzędu; 6) jednostki organizacyjne Urzędu wykonujące zadania publiczne, wg zasad określonych w niniejszym zarządzeniu. 3. 1. Osoby wymienione w pkt 1-3 z racji pełnionej funkcji i zajmowanego stanowiska mogą korzystać z codziennego dojazdu do pracy i powrotu do miejsca, w którym stale przebywają.
2. Jeżeli osoby o których mowa wyżej mieszkają na stałe w innej miejscowości, za przejazdy służbowe uznaje się dojazd do stałego miejsca zamieszkania. 4. 1. Dyrektor Generalny przydziela do dyspozycji: 1) Wydziałowi Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego - samochody osobowe oraz dostawcze do wykonywania statutowych obowiązków wydziału; 2) Państwowej Straży Łowieckiej - samochody służbowe do prowadzenia zadań związanych z zabezpieczeniem obwodów łowieckich województwa; 3) WAG - samochód służbowy do zabezpieczenia bieżących zadań wydziału. 2. Do eksploatacji przydzielonych samochodów stosuje się zasady ujęte w ZAŁĄCZNIKU nr 2 do zarządzenia. 5. 1. Pracownicy Urzędu w celu realizacji obowiązków służbowych korzystają z samochodów służbowych na podstawie składanych zapotrzebowań zatwierdzonych przez dyrektora wydziału, który stwierdza celowość wyjazdu (wzór druku zapotrzebowania stanowi załącznik nr 1 do niniejszych zasad). 2. Złożone zapotrzebowanie wymaga uzasadnienia wykorzystania pojazdu służbowego. 3. Zapotrzebowania należy składać z minimum dwudniowym wyprzedzeniem do Oddziału Transportu WAG, które następnie kierownik Oddziału Transportu WAG parafuje i przekazuje odpowiednio do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu, Dyrektorowi WAG lub jego zastępcy. 4. Wyjazdy służbowe poza teren województwa zatwierdza Dyrektor Generalny, natomiast w obrębie województwa akceptuje Dyrektor WAG lub jego zastępca. 5. Realizacja poszczególnych zapotrzebowań odbywa się po uzgodnieniu z Oddziałem Transportu WAG, w zależności od stanu ilościowego samochodów służbowych na dany dzień. 6. 1. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania samochodu będącego własnością Urzędu innym jednostkom organizacyjnym wykonującym zadania publiczne. 2. Użyczenie winno nastąpić protokołem zdawczo-odbiorczym (protokół stanowi załącznik nr 2 do niniejszych zasad), w oparciu o stosowną umowę użyczenia. 3. Jednostka organizacyjna biorąca do używania pojazd w celach służbowych, innych niż dotyczące przejść granicznych, ponosi opłaty związane z bieżącą eksploatacją samochodu
oraz naprawami jak również koszty związane z ubezpieczeniem pojazdu w zakresie OC, AC, NW, liczone proporcjonalnie do czasu użyczenia. 7. 1. Z Oddziału Transportu wydziela się następujące samochody, które wykonują zadania służbowe Urzędu, bez potrzeby składania zapotrzebowań na wyjazdy: 1) samochody przeznaczone dla Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego, Biura Wojewody; 2) samochód tzw. kurier paszportowy, w sytuacji gdy obsługuje sprawy dot. Oddziału Paszportów i poczty specjalnej Urzędu w Gdańsku i Delegatury w Słupsku; 3) samochód tzw. dyżurny, w sytuacji gdy obsługuje bieżące potrzeby Biura Wojewody, WAG i Delegatury w Słupsku; 4) samochody przydzielone Państwowej Straży Łowieckiej; 5) samochody przydzielone Wydziałowi Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego; 6) samochód przydzielony WAG. 2. Samochody wymienione w ust. 1 lit. 2, 3 i 6 zostają włączane do dyspozycji Oddziału Transportu w okresie niewykonywania zadań, do realizacji których zostały z niego wyłączone. Obowiązuje wówczas zasada składania zapotrzebowań na wyjazdy, o której mowa w 5. 3. Dyrektorzy wydziałów, o których mowa w ust.1 lit. 4-6 wyznaczają na piśmie kierowców odpowiedzialnych za obsługę samochodów oraz przekazują powyższą informację do WAG. 8. 1. Normy zużycia paliwa dla samochodów służbowych określane są przez WAG po przyjęciu samochodu na stan, po jednym roku eksploatacji, w oparciu o pomiar drogowy wykonany przez uprawnionego rzeczoznawcę samochodowego. 2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość dokonania dodatkowego badania. 3. Tankowanie samochodów służbowych Urzędu odbywa się w obrocie bezgotówkowym w sieci stacji benzynowych wyłonionej w stosownej procedurze. 4. W uzasadnionych przypadkach, gdy nie jest możliwe tankowanie w obrocie bezgotówkowym, dopuszczalne jest tankowanie pojazdów służbowych w obrocie gotówkowym. 5. Wyjazdy służbowe finansowane w ramach projektów unijnych rozliczane są na podstawie faktur za zakup paliwa w obrocie gotówkowym.
9. 1. W celu zapewnienia sprawnej i właściwej obsługi służbowych pojazdów samochodowych jak i realizacji nałożonych zadań funkcjonuje Oddział Transportu WAG. 2. Kierownika Oddziału Transportu zobowiązuje się do: 1) nadzoru nad eksploatacją pojazdów; 2) analizy i kontroli zapisów w kartach eksploatacji pojazdu; 3) dokonywania rozliczeń ilościowych zakupionego paliwa za gotówkę oraz w obrocie bezgotówkowym; 4) dokonywania raz w miesiącu rozliczeń wszystkich pojazdów, zgodnie z miesięczną kartą kontroli i zużycia paliwa; 5) planowania obowiązkowych przeglądów taboru samochodowego; 6) sprawowania kontroli nad dokumentacją związaną z ubezpieczeniem pojazdów, rejestracją i wyrejestrowaniem; 7) koordynowania i sprawowania nadzoru nad pracą kierowców. 3. Kierowców oraz pracowników, którym przydzielono samochód służbowy, zobowiązuje się do: 1) rzetelnego wykonywania obsługi codziennej eksploatowanych pojazdów; 2) właściwego i starannego dokonywania zapisów w karcie eksploatacji pojazdu; 3) odnotowania w karcie eksploatacji pojazdu wszelkich zdarzeń drogowych oraz usterek w użytkowanym pojeździe i niezwłoczne zgłaszanie ich przełożonym. 4. Kierowca oraz pracownik, któremu został przydzielony samochód służbowy, zobowiązany jest do przejęcia samochodu protokołem zdawczo-odbiorczym (załącznik nr 2 do niniejszych zasad), złożenia oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (załącznik nr 3 do niniejszych zasad) oraz dostosowania się do zapisów zawartych w zarządzeniu. 5. Kierowca oraz pracownik, któremu został przydzielony samochód służbowy musi spełniać wymagania zawarte w Prawie o Ruchu Drogowym, posiadać aktualne prawo jazdy oraz badania lekarskie dopuszczające do kierowania pojazdami służbowymi. 10. 1. Pojazdy służbowe powinny być garażowane na terenie Urzędu lub jednostki organizacyjnej w garażach bądź na terenie specjalnie do tego wyznaczonym. 2. W jednostkowych, uzasadnionych przypadkach, jeżeli wymaga tego wykonanie zadania służbowego (np. wyjazd we wczesnych godzinach rannych lub powrót w późnych godzinach nocnych) za zgodą kierownika Oddziału Transportu dopuszcza się parkowanie samochodu służbowego na publicznym parkingu strzeżonym. Warunkiem jest jego właściwe zabezpieczenie przed kradzieżą lub uruchomieniem przez osoby niepowołane. 3. Zabrania się nieuzasadnionego parkowania pojazdów w miejscu zamieszkania kierowcy oraz pracownika, któremu został przydzielony samochód służbowy.
4. Dopuszcza się stałe garażowanie lub parkowanie poza Urzędem samochodów będących w dyspozycji: Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego lub Biura Wojewody, w miejscu zamieszkania kierowcy odpowiedzialnego za samochód służbowy, pod warunkiem właściwego zabezpieczenia go przed kradzieżą lub uruchomieniem przez osoby niepowołane. 5. Zgodę na stałe parkowanie poza siedzibą Urzędu wydaje Dyrektor Generalny.
Załącznik nr 1 do Zasad korzystania ze służbowych pojazdów samochodowych Gdańsk, dnia (nazwa wydziału zamawiającego) Wydział Administracyjno-Gospodarczy w/m Z A P O T R Z E B O W A N I E na samochód służbowy na dzień (wymienić rodzaj) w celu wykonania następującego zadania służbowego: uzasadnienie wykorzystania pojazdu służbowego: kontrola w zakresie właściwości rzeczowej: (wypełnić tylko w przypadku wyjazdu na kontrolę: MSW; MAC lub INNE) trasa przejazdu: miejsce i godzina podstawienia pojazdu: przewidywany powrót pojazdu: (data i godzina) Nazwiska, imiona i stanowiska służbowe (nr tel.) osób korzystających z pojazdu: 1., nr tel.: budżet zadaniowy: 2., nr tel.: budżet zadaniowy: 3., nr tel.: budżet zadaniowy: 4., nr tel.: budżet zadaniowy: (Imię i nazwisko)
Załącznik nr 2 do Zasad korzystania ze służbowych pojazdów samochodowych Gdańsk, dnia.. r. PROTOKÓŁ ZDAWCZO - ODBIORCZY 1. PRZYJMUJĄCY : 2. ZDAJĄCY : 3. Nazwa sprzętu : 4. Marka : 5. Typ : 6. Nr rejestracyjny : 7. Rok produkcji : 8. Nr nadwozia : 9. Nr silnika : 10. Stan licznika : 11. Stan paliwa : 12. Wyposażenie 13. Stan sprzętu : 14. Uwagi : ZDAJĄCY PRZYJMUJĄCY
Załącznik nr 3 do Zasad korzystania ze służbowych pojazdów samochodowych... Gdańsk, dnia... (imię i nazwisko) OŚWIADCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ ZA POWIERZONE MIENIE Na podstawie art. 124 Kodeksu pracy przyjmuję na siebie odpowiedzialność materialną za powierzony mi pojazd służbowy marki, nr rej. GD.., zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym z dnia.. Oświadczam, że zapoznałem się z przepisami art. 114-127 Kodeksu pracy. (podpis)