Informacje ogólne o Programie

17 maja 2013 r. 1

Informacje ogólne o Programie program wspierający rozwój innowacji technologicznych w oparciu o współpracę sektora przemysłu z sektorem B+R ustanowiony w listopadzie 2011 r., wdrażany od lutego 2012 r. dofinansowanie obejmuje: badania przemysłowe, prace rozwojowe oraz prace przygotowawcze do wdrożenia (wsparcie komercjalizacji) budżet Programu: 650 mln PLN planowano 5 konkursów (z alokacją 130 mln PLN na konkurs) przeprowadzono 2 konkursy, nabór do II Konkursu odbył się w dniach 02.04.2012 r. 02.05.2012 r. 2 17 maja 2013 r.

Cele Zwiększenie liczby opracowanych i wdrożonych innowacji technologicznych Zwiększenie wydatków przedsiębiorstw na badania naukowe i prace rozwojowe służące gospodarce Wzmocnienie współpracy przedsiębiorstw z uczelniami i jednostkami badawczymi sektora publicznego 17 maja 2013 r. 3

Niefinansowe zmiany w realizacji przedmiotu Umowy (1/2) 4, ust. 3, pkt. 2 Umowy Wykonawca zobowiązuje się w szczególności: niezwłocznie informować Centrum o zamiarze dokonania takich zmian prawno-organizacyjnych w statusie swoim oraz Współwykonawcy, które mogą mieć bezpośredni wpływ na realizację Projektu 10, ust. 4, pkt. 2 Umowy Nie uważa się za zmianę warunków w realizacji Projektu: zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań Harmonogramu wykonania Projektu nie więcej niż o 4 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji Projektu oraz poszczególnych faz Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Centrum o dokonaniu zmian, o których mowa w 10, ust. 4 Umowy 17 maja 2013 r. 4

Niefinansowe zmiany w realizacji przedmiotu Umowy (2/2) Zmiany bez zmiany Umowy (zmiany zgodne z zapisami 10, ust. 4 Umowy oraz zmiana numeru rachunku bankowego) Konieczność niezwłocznego poinformowania Centrum o dokonaniu zmian http://www.ncbir.pl/programy-krajowe/innotech/innotech-ii/dokumenty-do-pobrania/ Zmiany skutkujące aneksem do Umowy (zmiany wykraczające poza 10, ust. 4 Umowy, np. zmiana opisu projektu, zmiana konsorcjanta, itp.) Konieczność podpisania aneksu do Umowy http://www.ncbir.pl/programy-krajowe/innotech/innotech-ii/dokumenty-do-pobrania/ 5 17 maja 2013 r.

17 maja 2013 r. Monitorowanie i sprawozdawczość (1/4) 8. Umowy 1. Raport roczny Wykonawca przedkłada w terminie do dnia 31 marca każdego roku realizacji Projektu po zawarciu Umowy, o ile realizacja Projektu trwała dłużej niż 6 miesięcy. Raport roczny dokumentuje postęp w realizacji Projektu wraz z wykorzystaniem Dofinansowania według stanu na dzień 31 grudnia. Raport roczny za poprzedni rok realizacji Projektu nie jest wymagany w przypadku, gdy termin zakończenia jego realizacji przypada najpóźniej 30 czerwca ostatniego roku realizacji Projektu. 6

Monitorowanie i sprawozdawczość (2/4) 2. Raport po zakończeniu fazy A Wykonawca przedkłada w terminie 30 dni od daty zakończenia fazy A. Ocena raportu po zakończeniu fazy A przeprowadzona przez Centrum ma na celu potwierdzenie możliwości zastosowania wyników fazy badawczej w działalności gospodarczej. 3. Raport końcowy Wykonawca przedkłada w terminie 60 dni od daty zakończenia realizacji Projektu. 4. Raport z wdrożenia Wykonawca przedkłada w terminie 30 dni po upływie 2 lat od daty zakończenia realizacji Projektu. 7 17 maja 2013 r.

Monitorowanie i sprawozdawczość (3/4) 5. Raport ex-post dotyczy obowiązku sprawozdawczego w zakresie ewaluacji, o którym mowa w 13 Umowy. Raport ex-post Wykonawca przedkłada w terminie 30 dni po upływie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu Do raportów, o których mowa w pkt 1-5, Wykonawca załącza informację dla celów ewaluacji, o której mowa w 13 Umowy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych przez Wykonawcę dokumentach, o których mowa w pkt 1-5, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. 17 maja 2013 r. 8

Monitorowanie i sprawozdawczość (4/4) 9 17 maja 2013 r.

In-Tech: Ścieżki programowe badania podejmowane w celu zastosowań praktycznych dla wyników badań Wnioskodawcy: wnioskodawcy wielopodmiotowi, tj. konsorcja naukowe (z koniecznym udziałem przedsiębiorstw) lub centra naukowo-przemysłowe oraz wnioskodawcy indywidualni, tj. przedsiębiorcy (MŚP i PD) Hi-Tech: badania ukierunkowane na innowacyjne rozwiązania dla określonych zastosowań praktycznych Wnioskodawcy: przedsiębiorcy z sektora MŚP 17 maja 2013 r. 10

II Konkurs statystyka liczby złożonych wniosków 83 20% In-Tech PD 7 2,2% PŚ 6 1,8% PM 23 7% In-Tech Konsorcja (K) In-Tech Duże Przedsiębiorstwa (PD) In-Tech Średnie Przedsiębiorstwa (PŚ) 331 80% In-Tech Hi-Tech K 295 89% In-Tech Małe i Mikro Przedsiębiorstwa (PM) Hi-Tech PM 72 87% PŚ 11 13% Hi-Tech Średnie Przedsiębior stwa (PŚ) Hi-Tech Małe i Mikro Przedsiębior stwa (PM) 11 17 maja 2013 r.

Projekty finansowane II Konkurs INNOTECH Konkurs 2 Projekty finansowane 108 In Tech (konsorcja+przedsiębiorcy) 84 (82+2) Hi-Tech 24 Wartość projektów Dofinansowanie projektów ~391 mln PLN ~280 mln PLN In Tech Hi-Tech Wkład własny In Tech Hi-Tech ~246 mln PLN ~34 mln PLN ~111 mln PLN ~95 mln PLN ~16 mln PLN 12 17 maja 2013 r.

17 maja 2013 r. 13

http://www.ncbir.pl/programy-krajowe/innotech/innotech-ii/dokumenty-do-pobrania/ 14 17 maja 2013 r.

ASPEKTY FINANSOWE REALIZACJI PROJEKTÓW W PROGRAMIE INNOTECH II

PLAN PREZENTACJI UMOWA I CO DALEJ? SCHEMAT REALIZACJI WYPŁAT SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA KOSZTY KWALIFIKOWANE PRZESUNIĘCIA

UMOWA I CO DALEJ? Umowa Wypłata zaliczki automatycznej Wniosek o płatność/zmiany w umowie Raport końcowy

WYPŁATA ŚRODKÓW PROJEKTY FINANSOWANE SĄ W SYSTEMIE ZALICZKOWYM Środki przekazywane są zgodnie z Harmonogramem płatności Pierwsza zaliczka wypłacana jest Beneficjentowi w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy o finansowanie projektu Kolejne zaliczki wypłacane są na podstawie złożonego wniosku o płatność. Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest wykorzystanie przez Beneficjenta co najmniej 70 % wszystkich przekazanych dotychczas zaliczek Otrzymane środki finansowe (zaliczki) niewykorzystane w danym roku budżetowym mogą być wykorzystane w kolejnym roku realizacji projektu bez konieczności zmiany umowy Niewykorzystane środki finansowe po zakończeniu realizacji projektu podlegają zwrotowi na rachunek Centrum

WYPŁATA ŚRODKÓW Wniosek o płatność składany jest najczęściej raz do roku w terminie do 15 listopada roku którego dotyczy zaliczka w momencie rozliczenia odpowiedniego progu Wniosek składany jest w wersji papierowej i elektronicznej (tożsamych) wraz z wymaganymi załącznikami do opiekuna finansowego projektu Wstępna ocena wniosku ( wypłata ) to ocena formalna oraz sprawdzenie progu rozliczenia zaliczek: terminowość kompletność poprawność pod względem formalnym Ocena właściwa to ocena sprawozdanych kosztów zawartych w tabelach 1 i 2 wniosku

WYPŁATA ŚRODKÓW Środki wypłacone będą pod warunkiem dostępności środków na koncie Centrum (zgodnie z Umową) Dotyczy ścieżki In-Tech: W projektach, w których na dany rok przewidziana jest również wypłata środków na fazę B niezbędne będzie złożenie 2 wniosków jednego na fazę A i drugiego na fazę B w momencie zakończenia fazy A. ocena i wypłata na podstawie wniosku na fazę A zostanie przeprowadzona zgodnie z zasadami. ocena i wypłata związana z wnioskiem na fazę B zostanie przeprowadzona dopiero po pozytywnej ocenie raportu po fazie A i spełnieniu kryteriów otrzymania pomocy de minimis zawartych w Umowie. LINK: http://www.ncbir.pl/programy-krajowe/innotech/innotechii/aktualnosci/art,1757,informacja-dzialu-finansowego-o-trybie-skladaniawnioskow-o-platnosc-oraz-wyplacie-srodkow-w-ii-edycji-programu-innotech.html

ROZLICZANIE PROJEKTÓW POD WZGLĘDEM FINANSOWYM W przypadku niezłożenia wniosku o płatność w wymaganym terminie Wykonawca zobowiązany jest do skorygowania Harmonogramu płatności. Brak odpowiedniej korekty Harmonogramu płatności może oznaczać utratę prawa do Dofinansowania w wysokości niewypłaconych środków na dany rok bez zmiany rzeczowego zakresu realizowanego projektu. Wypłata zaliczki nie oznacza zatwierdzenia wniosku o płatność w zakresie rozliczenia kosztów. O ostatecznej kwocie na jaką wniosek został rozliczony Wykonawcy/Liderzy zostaną powiadomieni za pomocą poczty elektronicznej.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

WERYFIKACJA KOSZTÓW SPRAWOZDANYCH WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ Wnioski nie zawierają specyfikacji kosztów, nie ma wymogu dołączania kopii dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów. Sprawozdane koszty będą weryfikowane w poszczególnych kategoriach w każdym zadaniu; w przypadku odstępstw od zaplanowanego kosztorysu z Umowy (aneksu) brane są pod uwagę wnioski o zmianę nie wymagające aneksu W sytuacji rozbieżności w sprawozdaniu Centrum będzie kontaktowało się z Wykonawcą/Liderem projektu Weryfikowany jest również poziom dofinansowania jaki został obliczony w poszczególnych zadaniach.

ROZLICZANIE PROJEKTÓW POD WZGLĘDEM FINANSOWYM Wykonawca zobowiązany jest do złożenia Raportu końcowego w terminie 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu. Raport końcowy w części finansowej: pokazuje realizację całości projektu od strony finansowej pełni funkcję korekty złożonych wcześniej wniosków o płatność (jeśli zajdzie taka konieczność w wyniku sprawdzenia przez opiekuna finansowego zgodności poniesionych kosztów pod względem rachunkowym z poszczególnymi częściami raportu)

WERYFIKACJA KOSZTÓW Wykonawcy projektów poniżej i równej 2 mln wartości dofinansowania projektu zobowiązani będą do złożenia pełnej specyfikacji poniesionych kosztów jako załącznika do części B raportu końcowego Weryfikacja kosztów będzie odbywała się za pomocą algorytmu Projekt, w którym wartość dofinansowania przekracza 2 mln zł, podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu zgodnie z art. 44 Ustawy o finansowaniu nauki. Koszt przeprowadzonego audytu stanowi koszt kwalifikowany jeżeli audyt rozpoczął się co najmniej po zrealizowaniu 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu.

WERYFIKACJA KOSZTÓW Wykonawca przekazuje wraz z raportem końcowym sprawozdanie z przeprowadzonego audytu zewnętrznego. Wykonawca zobowiązany jest dostosować się do zaleceń wynikających z audytu i uwzględnić je w raporcie końcowym. Sprawozdanie z audytu o którym mowa powyżej jest jednoznaczne z weryfikacją kosztów kwalifikowanych projektu.

DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW Koszty powinny być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem finansowym i merytorycznym. Beneficjent oraz Partnerzy realizujący projekt zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych. Beneficjenci niezobowiązani do prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie obowiązujących przepisów, mają obowiązek ewidencjonowania dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu. Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące ponoszonych kosztów bezpośrednich muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z realizowanym projektem. W opisie dokumentu należy uwzględnić informacje takie jak: nr Umowy, nr zadania/etapu zgodnie z Harmonogramem projektu, w ramach którego koszt został poniesiony, kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do danego zadania/etapu, kategorię kosztu.

DOKUMNETOWANIE KOSZTÓW Decydująca w przypadku kwalifikacji kosztu pod względem terminów jest data wystawienia /księgowania dokumentu Zapłata za dany towar lub usługę może nastąpić w terminie późniejszym Nie ma konieczności wystawiania oddzielnej listy płac czy faktury dla projektu Jeżeli zdarza się sytuacja w której dokument za dany koszt jest wystawiony i księgowany po zakończeniu zadania lub nawet projektu jeżeli wynika to np. z przyjętych w jednostce zasad to jest to prawidłowe działanie Rozliczenia finansowe związane z realizacją wypłat w sytuacji posiadania dodatkowego konta wypłaty można ponosić z konta podstawowego i następnie refundować część odpowiadającą dofinansowaniu z konta na które wpływają zaliczki Centrum, bądź odwrotnie wypłaty realizować z konta zaliczkowego a następnie refundować część środków odpowiadającą wkładowi własnemu.

PODWÓJNE FINANSOWANIE Podwójne sfinansowanie, całkowite lub częściowe danego kosztu jest niedozwolone Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: wykazanie tego samego kosztu w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych, sfinansowanie kosztów podatku VAT ze środków projektu, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o Ustawę o VAT, zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub dofinansowania innego projektu, a następnie wykazanie kosztów amortyzacji tego środka w projekcie objętym dofinansowaniem. podwójnym finansowaniem będzie wykazanie tego samego kosztu w ramach rozliczenia dotacji lub dofinansowania innego projektu a następnie wykazanie tego kosztu w ramach realizowanego projektu. Nie uważa się za podwójne finansowanie wykazanie w projekcie poniesionego kosztu jeżeli został on sfinansowany ze środków własnych (przychody uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością, inne źródła) Wykonawcy nawet jeśli stanowią one środki publiczne zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o finansach publicznych.

KWALIFIKOWALNOŚĆ VAT Podatek VAT stanowi koszt kwalifikowany jedynie wówczas, gdy został poniesiony przez Beneficjenta w związku z kosztami kwalifikowalnymi, zaś Beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT. Ocenę kwalifikowalności VAT Wykonawca dokonuje samodzielnie biorąc pod uwagę swój status, profil działalności oraz przewidywane do osiągnięcia przychody w projekcie W przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających odzyskanie podatku VAT przez jednostkę, Beneficjent zobowiązuje się do poinformowania Centrum o tym fakcie oraz dokonania korekty w zakresie rozliczeń, po zakończeniu realizacji projektu także do zwrotu podatku zrefundowanego ze środków dofinansowania Korekty rozliczeń związane ze zmianą kwalifikowalności podatku VAT, zmianą wskaźnika struktury podatku VAT dokonywane są kumulatywnie w bieżącym wniosku o płatność (lub w Raporcie Końcowym). Korekty wynikające ze zmiany struktury podatku VAT dokonywane są jedynie w okresie trwania Umowy.

KOSZTY KWALIFIKOWANE 1. Koszty kwalifikowane spełniają łącznie następujące warunki: 1. są niezbędne do zrealizowania celów Projektu, 2. są zgodne z Kosztorysem Projektu, 3. są zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowanych 4. są zaksięgowane i udokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz przyjętą polityką rachunkowości; 5. zostały poniesione w terminach realizacji projektu 6. zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów Koszty kwalifikowane Umowa o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie Ocena eksperta merytorycznego Katalog kosztów i przewodnik po kwalifikowalności

KOSZTY KWALIFIKOWANE FAZA A/ZADANIA BADAWCZE KOSZTY BEZPOŚREDNIE W wynagrodzenia A aparatura naukowo-badawcza G grunty i budynki OP koszty operacyjne E/D koszty ekspertyz KOSZTY POŚREDNIE O koszty ogólne

KOSZTY KWALIFIKOWANE FAZA B KOSZTY BEZPOŚREDNIE W wynagrodzenia A aparatura naukowo-badawcza G grunty i budynki OP koszty operacyjne E/D koszty ekspertyz U opłaty urzędowe L pomoc prawna KOSZTY POŚREDNIE O koszty ogólne

KOSZTY KWALIFIKOWANE PRACE PRZYGOTOWAŃ DO WDROŻENIA KOSZTY BEZPOŚREDNIE E/D koszty usług doradczych i usług wsparcia innowacji

W Koszty wynagrodzeń KOSZTY KWALIFIKOWANE Wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych (pracowników badawczych, pracowników technicznych, pozostałych pracowników pomocniczych i kierownika projektu), w części, w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją projektu objętego dofinansowaniem. Nagrody, premie, dodatki przewidziane w regulaminie pracy/regulaminie wynagradzania danej instytucji, które obejmują wszystkich pracowników instytucji, wynikają wprost z systemu wynagradzania pracowników jednostki. Dokumentowanie wydatków: w przypadku umowy o pracę lista płac. Jeżeli dany pracownik nie jest zaangażowany w projekt w wymiarze pełnego etatu, określenie kwalifikowanej części wynagrodzenia dokonuje się na podstawie jednego z poniższych wariantów: oddelegowania pracownika do projektu w częściowym wymiarze etatu, ze wskazaniem zakresu obowiązków w ramach projektu (najbardziej optymalne rozwiązanie) karta czasu pracy z opisem wykonywanych zadań - dla osób, które pracują nieregularnie na rzecz projektu objętego dofinansowaniem w przypadku umowy zlecenia lub umowy o dzieło rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru

A Aparatura naukowo-badawcza 1) Koszty aparatura kwalifikowana w 100 %: KOSZTY KWALIFIKOWANE zakup wyłącznie jednostki naukowe spełniające art. 2 pkt 9 Ustawy o finansowaniu nauki; aparatura nie stanowiąca dużej infrastruktury zgodnie z art. z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki tj. nie przekraczająca wartości 500 000zł (dla nauk ścisłych, inżynieryjnych i nauk o życiu) lub 150 000 zł (dla nauk humanistycznych i społecznych) jednorazowa amortyzacja lub całkowite zamortyzowanie aparatury w trakcie realizacji projektu oraz po spełnieniu poniższych warunków aparatura wykorzystywana jest w 100% na potrzeby przedmiotowego projektu będzie włączona w rejestr środków trwałych podmiotu realizującego projekt, a koszt zakupu lub wytworzenia zostanie ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości. w części Uzasadnienie Wniosku o dofinansowanie projektu zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń (sprzętu) służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem jednostka nie dysponuje aparaturą która mogłaby zostać użyta zamiennie. Jeżeli spełnione są wszystkie powyższe przesłanki, Beneficjent wykazuje jednorazowo we wniosku o płatność 100 % wartości zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym.

A Aparatura naukowo-badawcza 2) Amortyzacja. KOSZTY KWALIFIKOWANE Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu. Odpisy amortyzacyjne stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpis amortyzacyjny został ustalony zgodnie z przepisami o rachunkowości aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z projektem aparatura, inne urządzenia (sprzęt), służące celom badawczym są ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów realizującego projekt zakup aparatury nie był sfinansowany ze środków publicznych. Koszt wykorzystania aparatury, innych urządzeń (sprzętu) stanowiącego dużą infrastrukturę badawczą zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki, rozliczany może być w projekcie tylko za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Wartość rezydualna środka trwałego po zakończeniu realizacji projektu nie jest kosztem kwalifikowanym. 3) Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń. W przypadku leasingu operacyjnego kosztem kwalifikowanym są jedynie raty kapitałowe, w przypadku leasingu finansowego wyłącznie odpisy amortyzacyjne

KOSZTY KWALIFIKOWANE G koszty gruntów i budynków (kwalifikowane w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji projekt) Budynki koszty amortyzacji Grunty koszty transferu handlowego, raty kapitałowe, raty dzierżawne, raty użytkowania wieczystego E koszty usług badawczych Usługi badawcze wykonane na podstawie umowy Wiedza techniczna, licencje i patenty zakupione lub użytkowane od osób trzecich na warunkach rynkowych (również oprogramowanie specjalistyczne) Usługi doradcze lub równorzędne Kwalifikowane są koszty na podstawie faktury wystawionej przez osobę prawną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą; w uzasadnionych przypadkach także na podstawie umowy cywilno-prawnej Jeżeli zakupione wartości niematerialne i prawne (WNiP) nie są wykorzystywane w 100% na potrzeby projektu i/lub ich całkowity okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie pokrywa się z okresem realizacji projektu, kosztem kwalifikowanym są odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości danej WNiP ujęte proporcjonalnie do okresu i części w jakiej są wykorzystywane w ramach projektu.

OP inne koszty operacyjne KOSZTY KWALIFIKOWANE Koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów oraz usług ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu objętego pomocą. materiały - środki nietrwałe niezbędne do realizacji projektu np. surowce, odczynniki, drobny sprzęt laboratoryjny (co do zasady wszystkie zakupy nie spełniające wymogu środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z przyjęta polityką rachunkowości) elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej wynagrodzenia członków zespołu badawczego (danej jednostki) prowadzących działalność gospodarczą i rozliczanych na podstawie faktury/rachunku usługi obce - usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe koszty uczestnictwa w konferencjach dla ścieżki In-Tech wyłącznie w fazie B projektu koszty szkoleń związanych z obsługą zakupionej aparatury naukowo-badawczej/oprogramowania koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego (prowizje i inne opłaty) koszty promocji projektu dla ścieżki In-Tech wyłącznie w fazie B projektu (publikacje, koszt strony internetowej itp.) koszty delegacji koszt audytu zewnętrznego jeżeli rozpoczął się on po zrealizowaniu 50% planowych wydatków związanych z projektem koszty obsługi administracyjnej projektu jeżeli jest to usługa świadczona przez firmę zewnętrzną/osobę zewnętrzną prowadzącą działalność gospodarczą

O - Dodatkowe koszty ogólne KOSZTY KWALIFIKOWANE Koszty związane z projektem, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub, których przyporządkowanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziału W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: wynajem, czynsz, sprzątanie i ochrona adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu utrzymania infrastruktury koszty mediów (elektryczności, gazu, ogrzewania, wody), utylizacji odpadów, okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP) usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie materiały biurowe i piśmiennicze, usług drukarskich i ksero koszty urządzeń i sprzętu biurowego koszty ubezpieczeń majątkowych

O - Dodatkowe koszty ogólne Koszty ogólne rozliczane są ryczałtem, jako procent od pozostałych kosztów kwalifikowanych projektu, obowiązujące stawki ryczałtu: do 15% dla przedsiębiorstw KOSZTY KWALIFIKOWANE więcej dla jednostek naukowych o ile przedstawią odpowiednią metodologię Wartości kosztów ogólnych liczymy zgodnie ze wzorem: O = (W + A + G + E + Op) x właściwa stawka procentowa Koszty ogólne rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne.

KOSZTY KWALIFIKOWANE FAZA B (DODATKOWE KATEGORIE) U koszty opłat urzędowych ponoszonych w związku z realizacją czynności objętych projektem L koszty pomocy prawnej bezpośrednio związanej z realizacją czynności objętych projektem

KOSZTY KWALIFIKOWANE PRACE PRZYGOTOWAŃ DO WDROŻENIA E/D koszty doradztwa oraz wsparcia innowacji usługi doradcze w zakresie innowacji doradztwa w zakresie zarządzania; pomocy technicznej; transferu technologii doradztwa w zakresie nabywania i ochrony praw własności intelektualnej oraz handlu tymi prawami; doradztwa w zakresie umów licencyjnych; doradztwa w zakresie postępowań dotyczących uzyskania certyfikatu zgodności upoważniającego do znaczenia wyrobu znakiem zgodności z normą krajowa lub ponadnarodową oraz w zakresie korzystania z tego certyfikatu. usługi wsparcia innowacji badania rynku; korzystania z laboratoriów lub wyspecjalizowanej aparatury; uzyskanie certyfikatu zgodności upoważniającego do oznaczenia wyrobu znakiem zgodności z norma krajową lub ponadnarodową; certyfikacji w rozumieniu ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie zgodności (Dz.U. z 2010 r. Nr 138, poz. 935).

KOSZTY ZWIĄZANE Z ZAKUPEM USŁUG NIEZBĘDNYCH DO OSIĄGNIĘCIA CELU KOMERCYJNO-WDROŻENIOWEGO Zatrudnienie pracowników merytorycznych świadczących usługi brokera technologii, rzecznika patentowego lub osobę zarządzającą procesem komercjalizacji i innych pracowników/usługodawców niezbędnych do osiągnięcia celu komercyjno - wdrożeniowego. Przedmiotowe koszty mogą być planowane i rozliczane w ramach następujących kategorii kosztów W; E; Op i O, w zależności od formy zatrudnienia/nabycia danej usługi: Wynagrodzenia (W) kwalifikowane są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Ekspertyzy (E) kwalifikowane są koszty zakupu usług eksperckich oraz doradczych świadczonych przez brokera technologii doraźnie, na postawie faktury wystawionej przez osobę prawną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą; w uzasadnionych przypadkach także na podstawie umowy cywilno-prawnej Koszty operacyjne (Op) kwalifikowane są koszty zakupu usług eksperckich oraz doradczych świadczonych przez brokera technologii o charakterze ciągłym, na postawie faktury wystawionej przez osobę prawną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą; w uzasadnionych przypadkach także na podstawie umowy cywilno-prawnej (umowa o dzieło, umowa zlecenia); Jeżeli kosztów tych nie ma możliwości bezpośrednio przyporządkować do ww. kategorii istnieje możliwość wykazania poniesionych kosztów w kategorii Koszty ogólne (O).

KOMERCYJNE WYKORZYSTANIE PROTOTYPU W regulaminie konkursu zawarty został zapis wynikający z art. 30 pkt. 4 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008, mówiący iż w przypadku gdy projekty pilotażowe lub demonstracyjne mają być następnie wykorzystywane do celów komercyjnych, wszelkie dochody uzyskane z tego tytułu należy odjąć od kwoty kosztów kwalifikowanych pomocy publicznej. W umowie o dofinansowanie projektu w 6 określono, iż W przypadku powstania w wyniku realizacji Projektu prototypu, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej Wykonawca może ją wykorzystywać do celów komercyjnych. Wszelkie dochody, wynikające z rozporządzania prototypem, instalacją pilotażową lub demonstracyjną podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.

KOMERCYJNE WYKORZYSTANIE PROTOTYPU Obowiązek zwrotu dotyczy tylko beneficjentów objętych pomocą publiczną. Centrum odzyskuje dochody uzyskane jedynie z tytułu komercyjnego wykorzystania prototypu, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej, przez co należy rozumieć każde odpłatne nimi rozporządzanie generujące przychody. Nie podlegają zwrotowi dochody uzyskane z innych źródeł takich jak np.: komercjalizacja know-how uzyskanego w wyniku realizacji projektu komercyjne wykorzystanie instalacji i urządzeń zbudowanych bez dofinansowania Centrum na bazie rozwiązań przetestowanych w prototypie lub instalacji pilotażowej/demonstracyjnej. Centrum odzyskuje rzeczywiście uzyskany dochód (ex post). Na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie nie należy pomniejszać wartości kosztów kwalifikowanych o prognozowane do uzyskania w przyszłości kwoty dochodu.

KOMERCYJNE WYKORZYSTANIE PROTOTYPU Dochód oznacza różnicę pomiędzy przychodami, a rzeczywistymi kosztami operacyjnymi, zgodnie ze wzorem: Dochód = suma przychodów suma kosztów operacyjnych Zwrotowi podlega wartość dochodu przyporządkowana proporcjonalnie do udziału wydatków kwalifikowanych w projekcie poniesionych w ramach prac rozwojowych w związku z powstaniem prototypu oraz proporcjonalnie (pro rata) do poziomu dofinansowania udzielonego na prace rozwojowe w wyniku, których powstał prototyp lub instalacja pilotażowa/demonstracyjna. Łączna kwota zwrotu z tytułu uzyskanego dochodu nie przekracza wartości dofinansowania udzielonego przez Centrum na wytworzenie prototypu lub instalacji pilotażowej/demonstracyjnej.

KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE Co do zasady za koszty niekwalifikowalne uważa się: koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności koszty nieudokumentowane lub nienależycie udokumentowane koszty poniesione niezgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych podatek od towarów i usług (VAT), który w świetle prawa może być odzyskany premie i dodatki o charakterze czysto uznaniowym inne niż wynikające z regulaminu wynagrodzeń straty związane z różnicami kursowymi grzywny, mandaty, kary finansowe, opłaty i odsetki karne składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych koszt audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę przeprowadzony przed zrealizowaniem min. 50% planowanych wydatków koszty niespełniające warunków kwalifikowalności określonych w Przewodniku w przypadku leasingu - podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe, koszty ogólne Koszty niekwalifikowane nie mogą stanowić części ani całości wymaganego wkładu własnego Beneficjenta/Partnera realizującego projekt.

ZMIANY W REALIZACJI PROJEKTU Nie uważa się za zmianę warunków umowy: 1) przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 15% kwoty w ramach kategorii z jakiej następuje przesunięcie i w ramach kategorii do jakiej następuje przesunięcie (+/- 15%), z zastrzeżeniem, że koszty ogólne są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone; 2) zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań Harmonogramu wykonania Projektu nie więcej niż o 4 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji Projektu oraz poszczególnych faz; 3) przesunięć środków między kolejnymi latami budżetowymi, o ile nie wpływają na ustalenia Harmonogramu wykonania Projektu i Kosztorysu; 4) przesunięcia kosztów pomiędzy poszczególnymi zadaniami Projektu do 20 % kwoty Dofinansowania zadania, z którego dokonywane jest przesunięcie, przy zachowaniu dopuszczalnych poziomów intensywności; BRAK MOŻLIWOŚCI DOKONYWANIA PRZESUNIĘĆ ŚRODKÓW MIĘDZY POSZCZEGÓLNYMI FAZAMI

MIĘDZY ZADANIAMI: PRZESUNIĘCIA PRZED: Maksymalna wartość przesunięcia z zad. 1 to 531.812zł x 20% = 106.362,40zł PO:

MIĘDZY KATEGORIAMI: PRZED: PRZESUNIĘCIA Maksymalna kwota przesunięcia z kat. W (2.063.839zł) do kat. Op ( 125.692zł) to: 18.853,80zł 15% kat. W to 309.575,85zł; 15% kat. Op to 18.853,80zł PO:

MIĘDZY ZADANIAMI I KATEGORIAMI: PRZED: PRZESUNIĘCIA Maksymalna kwota do przesunięcia z zadania 1 to 531.812zł x 20% = 106.362,40zł; maksymalnie między kategorią W a Op można przesunąć 18.853,80zł między zadaniem 1 kat. W a zadaniem 4 kat. Op można przesunąć 18.853,80zł PO:

ZMIANY HARMONOGRAMU PŁATNOŚCI W przypadku gdy zmiany dotyczą Harmonogramu płatności Beneficjent zobowiązany jest przedłożyć do Centrum aktualizację harmonogramu w celu akceptacji w formie pisemnej (wniosek o zmiany bądź oficjalne pismo) maksymalnie 15 listopada danego roku. Aktualizacja Harmonogramu płatności nie wymaga formy aneksu do Umowy o finansowanie projektu. Nie ma możliwości zmiany kwot zaliczek w zamkniętych latach budżetowych W przypadku zmiany harmonogramu w danym roku (gdy zaliczka przewidziana w kosztorysie jest już wypłacona) Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu nadpłaconej kwoty jeżeli zmniejsza zaliczkę Wykonawca może wnioskować o podwyższenie zaliczki w momencie rozliczenia 70% zaliczki otrzymanej w danym roku. Dodatkowa kwota jest wypłacana automatycznie po akceptacji nowego Harmonogramu

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KONTAKT: NATALIA PIESIO Starszy Specjalista ds. rozliczeń Sekcja finansowania projektów B+R Dział Finansowy email: natalia.piesio@ncbr.gov.pl tel.: (22) 39 07 128

Podstawa prawna kontroli projektu art. 42 ust. 2 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz. U. Nr 96 poz. 616 z późn. zm.); procedury wewnętrzne (oparte na ogólnie przyjętych standardach kontroli, stale doskonalone wraz z doskonaleniem zasad nadzoru nad projektami); umowa o wykonanie i finansowanie projektu realizowanego w ramach programu INNOTECH w poszczególnych ścieżkach programowych In- Tech oraz Hi-Tech.

Kontrola projektu Cel: ustalenie stanu faktycznego i porównanie ze stanem wymaganym, sformułowanie wniosków oraz w uzasadnionych przypadkach zaleceń pokontrolnych. Kryteria oceny stanu faktycznego: legalność, rzetelność, celowość, gospodarność. Rodzaje kontroli: planowa, doraźna, sprawdzająca, uzupełniająca, krzyżowa Zakres: merytoryczny i/lub finansowy.

Kontroli projektu w zakresie merytorycznym podlega: stopień realizacji celu projektu; terminowość realizacji poszczególnych zadań w projekcie i ich zgodność z umową; celowość i gospodarność wydatków poniesionych na realizację projektu; zgodność działań podjętych w celu promocji projektu i/lub wdrożenia/komercjalizacji wyników, z założeniami projektu; A także w przypadku stwierdzenia, że istnieje ryzyko nieosiągnięcia celów projektu: adekwatność przyjętych przez Wykonawcę sposobów monitorowania postępów projektu do stopnia trudności jego realizacji; skuteczność działań zapobiegawczych i naprawczych podejmowanych w przypadku pojawienia się problemów w trakcie realizacji projektu.

Kontroli projektu w zakresie finansowym podlega: prawidłowość ewidencjonowania poniesionych wydatków; prawidłowość udzielania zamówień publicznych (gdy wymagane); ocena prawidłowości kwalifikowania kosztów; zachowanie trwałości projektu (gdy wymagane).

Wykaz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Kopie dokumentów do przekazania kontrolerom: 1) dokumenty (procedury i instrukcje) dla ww. projektu obejmujące: obieg dokumentów finansowo-księgowych, nadawanie pełnomocnictw, odbiór prac zamawianych, dokonywanie płatności; 2) wnioski o płatność dla ww. projektu; Dokumenty wydruki z systemu przygotowane do przekazania kontrolerom: 3) wydruki analityczne z programu finansowo-księgowego kosztów poniesionych w ramach realizacji projektu z kont kosztowych (w przypadku kontroli realizowanej po zakończeniu projektu niniejsze wydruki powinny być dodatkowo sporządzone wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, w którym zakończono realizację projektu); 4) wydruki analityczne z programu finansowo-księgowego dotyczące ewidencji przepływów pieniężnych w ramach realizacji projektu konto rachunku bankowego; 5) wydruk z kont (przychody / przychody przyszłych okresów) dotyczący ewidencji przychodów związanych z realizacja projektu; 6) imienna lista osób zaangażowanych w realizację projektu z podaniem stanowiska i komórki organizacyjnej w której jest zatrudniona dana osoba oraz funkcji w projekcie;

Wykaz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli c.d. Dokumenty i inne dowody przygotowane do wglądu: 7) umowy pracowników zaangażowanych w realizację ww. projektu; 8) zakładowy plan kont z wyodrębnionymi kontami na realizację ww. projektu oraz faktury VAT, rachunki, rozliczenia delegacji lub inne dokumenty o podobnej mocy dowodowej dla ww. projektu; 9) dokumenty związane z kosztami wynagrodzeń umowy o pracę, umowy cywilno-prawne, listy płac, karty czasu pracy (jeśli są prowadzone), rozdzielniki wynagrodzeń na projekty (jeśli są prowadzone); 10) dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty (wyciąg bankowy, przelew lub dowód kasowy) dla ww. projektu; 11) wyposażenie, sprzęt komputerowy i inne aktywa zakupione w ramach realizacji projektu do wglądu w trakcie kontroli; 12) plany finansowe na poszczególne lata w których realizowany był projekt wraz ze zmianami.

Kontrola projektu organizacja procesu kontroli Kontrola może być przeprowadzona w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu oraz przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie Wykonawcy/Współwykonawców, jak i w miejscach realizacji projektu. Zawiadomienie o kontroli jest przekazywane Wykonawcy nie później niż 7 dni przed terminem jej rozpoczęcia (termin kontroli może zostać przesunięty na uzasadniony pisemny wniosek Wykonawcy). Za dzień, w którym Wykonawca zostaje poinformowany o kontroli, uznaje się dzień otrzymania pisma/fax-u/e-maila.

Kontrola projektu organizacja procesu kontroli Podstawą do przeprowadzenia kontroli jest upoważnienie wystawione przez Dyrektora Centrum. Członek Zespołu kontrolującego na mocy udzielonego upoważnienia ma prawo do: wstępu i poruszania się po terenie siedziby Wykonawcy; zapoznania się ze strukturą organizacyjną Wykonawcy, stanem i strukturą zatrudnienia, obowiązującymi regulaminami oraz innymi wewnętrznymi regulacjami prawnymi; wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów dowodowych związanych z przedmiotem kontroli; kontaktu z pracownikami Wykonawcy; zlecania niezbędnych kopii dokumentów; uzyskiwania od Wykonawcy informacji, danych, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego; pobierania za pokwitowaniem, zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych związanych z kontrolą; przeprowadzania oględzin wyposażenia, aparatury lub innych składników majątkowych Wykonawcy, mających związek z realizowanym projektem.

Dokumentowanie ustaleń z kontroli Ustalenia z kontroli dokumentowane są w protokołach z kontroli merytorycznej lub finansowej. Protokół z kontroli, w szczególności: zawiera opis obszaru/-ów realizacji projektu poddanego/-ych kontroli; wskazuje na wielkość zbadanej próby oraz metodologię jej doboru (kontrola finansowa);

Dokumentowanie ustaleń z kontroli c.d. w sposób wyczerpujący udziela rzetelnej informacji o stanie faktycznym realizacji projektu; zawiera ocenę zgodności stanu faktycznego ze stanem wymaganym; Protokół z kontroli merytorycznej Protokół z kontroli finansowej

Dokumentowanie ustaleń z kontroli c.d. w przypadku wykrytych nieprawidłowości zawiera ewentualne wnioski i zalecenia mające na celu ich wyeliminowanie. Protokół z kontroli merytorycznej Protokół z kontroli finansowej Wykonawca może zgłosić zastrzeżenia do treści protokołów w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.

Wyniki kontroli Na podstawie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz po rozpatrzeniu uwag i zastrzeżeń zgłoszonych przez Wykonawcę, Centrum przygotowuje wnioski z kontroli zawierające ewentualne zalecenia pokontrolne. Wykonawca w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosków z kontroli na piśmie informuje Centrum o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych (jeżeli takie zostały zawarte we wnioskach z kontroli); W przypadku nieprzekazania w wyznaczonym terminie stosownej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych bądź też niezaakceptowania tych informacji przez Centrum, Dyrektor ma prawo do przeprowadzenia kontroli doraźnej/sprawdzającej/uzupełniającej lub nałożenia na Wykonawcę sankcji przewidzianych w Umowie.

Zamknięcie kontroli Kontrola może być uznana za zamkniętą po spełnieniu jednego z następujących warunków: po wystosowaniu wniosków z kontroli do Wykonawcy, jeżeli nie wykazano uchybień oraz nieprawidłowości lub nie sformułowano zaleceń pokontrolnych oraz nie zobligowano Wykonawcy do przekazania informacji o sposobie wykonania zaleceń; po zaakceptowaniu informacji przekazanej przez Wykonawcę o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych; jeżeli Wykonawca nie poinformował Centrum o sposobie wdrożenia zaleceń pokontrolnych bądź odmówił wykonania zaleceń pokontrolnych.

Najczęstsze rodzaje nieprawidłowości/uchybień - przykłady Nieprawidłowości/uchybienia o charakterze merytorycznym: realizacja projektu przebiega niezgodnie z zakresem planowanych działań/nieosiągnięcie zakładanego celu; błędy metodologiczne (np. mniejsza próba poddana badaniu niż zakładana i zgodna z przyjętą metodologią); działania promocyjne prowadzone niezgodnie z zapisami umowy/brak promocji wyników projektu; przekroczenie terminu realizacji zadania badawczego; naruszenie zasad racjonalnego gospodarowania środkami pieniężnymi (np. zakup drogich ekspertyz, mimo możliwości wykorzystania dostępnej powszechnie wiedzy); uchybienia w zarządzaniu projektem (np. brak ustandaryzowanej dokumentacji merytorycznej z przeprowadzonych eksperymentów).

Najczęstsze rodzaje nieprawidłowości/uchybień przykłady c. d. Nieprawidłowości/uchybienia o charakterze formalno-finansowym: nieprawidłowe księgowanie wydatków; błędne dane nabywcy na fakturach VAT (np. tylko nazwa i adres wydziału zamiast nazwy i adresu uczelni); niedostatecznie/niewłaściwie określony przedmiot umów o dzieło (np. nadzór nad realizacją zadania nr 3 ); uchybienia w zakresie dokumentowania kosztów podróży służbowej; uchybienia w opisie dowodów księgowych/niedostateczna kontrola formalna ze strony Wykonawcy; nieuzasadnione zakwalifikowanie poniesionych kosztów w koszty projektu.

Dziękuję za uwagę Maciej Grzegorzewski p.o. Zastępcy Kierownika Działu Dział kontroli projektów Narodowe Centrum Badań i Rozwoju email: maciej.grzegorzewski@ncbr.gov.pl tel.: +48 515 061 533