Protokół z Posiedzenia Rady Fundacji 1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad Na bieżącym posiedzeniu Rada Fundacji obradowała w składzie wszystkich członkiń Rady, łącznie 3 osoby, lista obecności w załączeniu. Posiedzenie Rady Fundacji otworzyła Prezes Zarządu Anna Siemianowska i przekazała prowadzenie posiedzenia Pani Przewodniczącej Rady Fundacji Marzenie Szałwińskiej. Na protokolanta wybrano Joannę Sidorowicz Członka Zarządu Fundacji - Sekretarza. 2. Przyjęcie porządku obrad Przewodnicząca posiedzenia zapytała czy uczestnicy wnoszą zmiany do propozycji porządku obrad. Zmian nie zgłoszono, postawiono więc pod głosowanie przyjęcie porządku obrad w wersji zaproponowanej przez Zarząd. Uchwałą Rady Fundacji Nr.01/07/2011 przyjęto jednogłośnie następujący porządek obrad: 1. Otwarcie, 2. Przyjęcie porządku obrad, 3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Fundacji 4. Sprawozdanie z merytorycznej działalności Fundacji w roku 2010. 5. Zatwierdzenie sprawozdania merytorycznego z działalności Zarządu Fundacji za rok 2010 6. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2010 Fundacji oraz sposobu pokrycia straty. 7. Udzielenia absolutorium poszczególnym Członkom Zarządu Fundacji za rok 2010 8. Omówienie wyników konkursu PO FIO i projektu Kompas Moralny-CV. 9. Omówienie propozycji wdrożenia w Fundacji nowych narzędzi finansowoksięgowo-zarządczych. 10. Omówienie zmian zasad wykonywania obowiązków sprawozdawczych przez opp. 11. Omówienie bieżących spraw oraz pozyskanych programów na rok 2011 12. Dyskusja i wolne wnioski 13. Zakończenie obrad. 3. Przyjęcie Protokołu Rady Fundacji z poprzedniego posiedzenia Uchwałą Rady Fundacji Nr.02/07/2011 przyjęto protokół z poprzedniego posiedzenia Rady Fundacji. Uchwałę przyjęto jednogłośnie. 4. Sprawozdanie z merytorycznej działalności Fundacji w roku 2010 Prezes Zarządu złożyła sprawozdanie z merytorycznej działalności Fundacji w roku 2010 oraz najważniejsze dane dotyczące finansów za rok 2010, wskazując wynik 1
finansowy w kwocie 2 366,41 zł, a sumę aktywów i pasywów w wysokości 144 469,49 zł. Prezes Siemianowska poinformowała, że w 2010 Fundacja obsługiwała 22 programy Pomocy, wszystkie są wyszczególnione w Sprawozdaniu Zarządu z merytorycznej działalności. Zwróciła uwagę, że w roku 2010 rozliczono większość Programów Pomocy z roku 2008 i 2009, chociaż dysponowanie środkami na rzecz konkretnego programu było możliwe, podobnie jak w roku ubiegłym dopiero w ostatnim kwartale 2010 roku. Prezes Siemianowska poinformowała, że zakończono i całkowicie rozliczono Program Pomocy Nadzieja tj. przeszczep szpiku kostnego dla Filipka. Program był prowadzony przez 4 lata i obecnie Filipek ma już 6 lat i wyleczony jest całkowicie. Rada Programowa Fundacji otrzymała podziękowania od rodziców Chłopca. Pani Siemianowska potwierdziła, że ponad 80% otrzymanych wpłat z tyt.1 % jest już bezpośrednio identyfikowana do Programu pomocy przez podany przez darczyńcę cel w PIT. Wiceprezes Sidorowicz wskazała, że ciągle jednak niewielu darczyńców zgadza się na przekazanie danych osobowych, co uniemożliwia przesłania podziękowań. Członkinie Zarządu podkreśliły jednak, że najwięcej problemów w bieżących rozliczeniach powstaje na styku fundacja urzędy skarbowe, z tytułu dokonywanych przelewów 1% podatku. Rozbiegają się dwie informacje otrzymywane z Urzędów skarbowych. Obie informacje są kluczowe dla rzetelnego przypisania wpłat do poszczególnych programów. Urzędy skarbowe najpierw przekazują środki pieniężne na rachunek Fundacji, a przekazywanie ich odbywa się na różne sposoby, czasem sa to pojedyncze kwoty zadeklarowane przez podatnika w PIT i jak wyraził on zgodę to z kwota przekazana jest informacja o celu wpłaty. Czasem jednak dany urząd przelewa środki pieniężne zbiorczo np. od 30 podatników i wówczas nie mamy informacji ani o celu ani danych darczyńcy. Informacje otrzymywane na wyciągach bankowych to jeden typ informacji. Ale na koniec okresu rozliczania 1% przez Urzędy Skarbowe, macierzysty Urząd Fundacji (W-wa Praga Pn jagiellońska) przesyła informacje zbiorczą, zestawioną na podstawie danych otrzymanych od wszystkich urzędów z Polski których podatnicy zadeklarowali wpłatę dla naszej Fundacji. I ta informacja bardzo rozbiega się z informacja z wyciągów bankowych. Zarząd Fundacji w tej sytuacji w pierwszej kolejności kieruje się informacją z wyciągów bankowych, a w następnej kolejności informacją zbiorczą otrzymaną po rozliczeniu przez Urząd macierzysty. Dane nie dające się zidentyfikować wpadają do puli tzw. brak danych i rozliczane są kluczem liczba uczniów. Skala rozbieżności wynosi ok. 15%, jednak nie skala jest dla Fundacji kłopotem a konieczność poświęcania czasu na uzgadnianie danych zbieżnych i rozbieżnych otrzymywanych z Urzędów skarbowych. Kolejnym zadaniem obsługiwanym przez Zarząd Fundacji było przygotowanie projektu i biznesplanu pod dotację z programu operacyjnego Funduszu Inicjatyw Obywatelskich, obsługiwanego przez MPiPS. W związku z faktem, ze jest to odrębny punkt posiedzenia, przeniesiono przekazanie informacji w tej kwestii do punktu 8 posiedzenia. Zarząd przedstawił też Radzie Programowej informacje o planowanym uruchomieniu małego biura Fundacji w Centrum warszawy przy ul Świętokrzyskiej w biurowcu lokali użytkowych, blisko poczty. Uruchomienie biura będzie możliwe na zasadzie nieodpłatnego użytkowania w określonych kilku godzinach tygodniowo. Biuro to obecnie będące Kancelaria, jest w małym stopniu wykorzystywane i jest możliwość wykonywania tam prac związanych z dokumentacja Fundacji, a przede 2
wszystkim spotkań z Klientami, co stanowi obecnie największą słabość Fundacji. Istnieje możliwość wywieszenia przed budynkiem i na drzwiach lokalu szyldu. Jedyne co trzeba, to doposażyć lokal w stanowisko pracy (biurko, krzesło, szafka, lampka, środki gospodarcze). Oczywiście Fundacja będzie wykorzystywała własny sprzęt komputerowy i używała własne materiały biurowe. Rozwiązanie to wydaje się w związku z rozrastaniem się działalności fundacji bardzo korzystnym organizacyjnie i ekonomicznie. Zarząd w 2010 roku podjął już działania przygotowujące do uruchomienia tego rozwiązania. Jeśli sprawa dojdzie do skutku, uruchomienie powinno odbyć się przed rozpoczęciem roku szkolnego 2011/2012. Zarząd poinformował również radę Fundacji o prowadzonych wstępnych pracach związanych z wdrożeniem profesjonalnego oprogramowania finansowo-zarządczego umożliwiającego współpracę Członków zarządu i woluntariuszy nad danymi projektami na odległość. Temat będzie pokrótce omówiony w pkt. 9 posiedzenia Rady Fundacji. Na tym Zarząd zakończył sprawozdanie merytoryczne. 5. Zatwierdzenie sprawozdania z działalności Zarządu Fundacji za rok 2010 Uchwałą Rady Fundacji Nr.03/07/2011 Rada Fundacji zatwierdziła sprawozdanie z merytorycznej działalności Zarządu Fundacji za rok 2010. 6. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2010 Fundacji Uchwałą Rady Fundacji Nr.04/07/2011 Rada Fundacji zatwierdziła sprawozdanie finansowe Fundacji za rok 2010, na które składają się: rachunek wyników za 2010 rok w wersji kalkulacyjnej zamykający się wynikiem netto strata 2366,41 zł; bilans za 2010 rok zamykający się sumą bilansową 144 469,49 zł oraz informacja dodatkowa za 2010 rok 7 stron. Uchwałą Rady Fundacji Nr. 05/07/2011 Rada Fundacji zdecydowała o zarachowaniu wyniku finansowego za rok 2010 stanowiącego stratę w wysokości 2 366,41 zł na poczet zmniejszenia Funduszu Statutowego. 7. Podjęcie uchwał udzielenia absolutorium poszczególnym Członkom Zarządu za rok obrotowy 2010. Uchwałą Rady Fundacji Nr. 06/07/2011 Rada Fundacji udzieliła absolutorium Pani Prezes Annie Siemianowskiej za sprawowanie Zarządu w Fundacji w roku obrotowym 2010. Uchwałą Rady Fundacji Nr. 07/07/2011 Rada Fundacji udzieliła absolutorium Pani Członkowi Zarządu Pani Joannie Sidorowicz za sprawowanie Zarządu w Fundacji w roku obrotowym 2010. 8. Omówienie wyników konkursu PO FIO i projektu Kompas Moralny-CV 3
Członkinie Zarządu zaprezentowały rezultaty działań zmierzające do pozyskania dotacji budżetowych i z funduszy unijnych pod nowe projekty i działania własne służące realizacji celów Fundacji jako dalszego rozwoju działalności statutowej Fundacji. Pani Sidorowicz opisała w szczegółach opracowany całościowo projekt pt. Kompas moralny i poczucie własnej wartości ucznia Cool Values (CV). Projekt ten polega na stworzeniu systemowego rozwiązania uczenia wartości takich jak szacunek, uczciwość, odpowiedzialność, odwaga, pokojowość, sprawiedliwość, optymizm, humor, przyjaźń itp. jako elementu wspomagającego proces dydaktyczny oraz rozwój osobisty uczniów z wykorzystaniem Internetu i social mediów. Projekt wraz z biznesplanem złożono w formie oferty Fundacji w lutym 2011 roku w ramach ogłoszonego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej konkursu z programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. Projekt, po przejściu kryteriów formalnych, uzyskał wysoka ocenę merytoryczną, jednak niewystarczającą by uzyskać dofinansowanie. Powyższy projekt został wysoko oceniony przez członków Rady Programowej Fundacji. Zarząd został zobowiązany do opracowania pomysłu jego prezentację innym podmiotom niż MPiPS. 9. Omówienie propozycji wdrożenia w Fundacji nowych narzędzi finansowoksięgowo-zarządczych Anna Siemianowska poinformowała, że nowym zadaniem o charakterze administracyjnym będzie wybór i wdrożenie nowego programu finansowoksięgowego umożliwiającego prowadzenie działalności w ujęciu projektowym z wbudowanym modułem zarządzania projektem i jego dokumentacją. Obecnie wykorzystywane w Fundacji rozwiązanie, jako że jest darmowe i w znacznej mierze rozwijane wewnętrznymi siłami Fundacji staje się niewystarczające do obsługi stale rosnącej ilości projektów, a szczególności o do bezpiecznej obsługi środków pozyskanych z dotacji. Przygotowania w tym zakresie uruchomiono już w roku 2010, prace są dość zaawansowane: dokumentacja finansowo-ksiegowa została przygotowana z uwzględnieniem uzgodnień wszystkich analityk, powstało sporo procedur potrzebnych do zaszycia w architekturze takiego programu. Do wdrożenia potrzebna będzie pomoc profesjonalisty wdrożeniowca znającego się na zarządzaniu firma przez projekty. Zarząd ma jednak nadzieje, że część swojej pracy taki wdrożeniowiec wykona w charakterze woluntariusza. 10. Omówienie zasad wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych Fundacji. Prezes Siemianowska poinformowała o miejscach i zakresie dokumentów złożonych na dzień 31 marca 2011 oraz niezbędnych do złożenia do MPiPS w ciągu 14 dni od zatwierdzenia przez Radę Fundacji sprawozdania za rok 2010. Prezes podkreśliła, z zgodnie z nowym brzmieniem art. 27a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, zmienionym zmiana ustawy z sierpnia 2010 minister ds. zabezpieczenia społecznego otrzymał więcej uprawnień i obowiązków związanych z nadzorem nad organizacjami pożytku publicznego. Poza dokumentacja papierową minister prowadzi tez elektroniczna bazę organizacji pożytku publicznego i ich rocznych sprawozdań. Baza ta jest 4
zasilona we wszystkie dane Fundacji Wyrównywanie Szans od początku jej działalności, co zostało uczynione w 2010 roku pod jej nadzorem. W dalszym ciągu Fundacja ma obowiązek składania sprawozdań do Ministra Kultury opiekuna Fundacji. Dodatkowo sprawozdanie merytoryczne Zarządu oraz sprawozdanie finansowe za rok 2010 wraz z kompletem uchwał je zatwierdzających zostaną opublikowane na stronach internetowych Fundacji WWW.wyrownywanieszans.pl, podobnie jak w latach ubiegłym. 11. Omówienie bieżących spraw oraz pozyskanych Programów Pomocy 2011 Zarząd wskazał, że z Programu Pomocy 2011 skorzysta 21 podmiotów. Jednocześnie Prezes Siemianowska przedstawiła w jakim zakresie Programy Pomocy 2009 zostały zrealizowane i rozliczone do końca czerwca 2011. Przedstawiono listę placówek pozyskanych do współpracy. W roku 2011 Fundacja Wyrównywanie Szans będzie chciała kontynuować akcję Komputery dla Szkół. Jednak obecnie nie mamy informacji o możliwości ich nabycia w najbliższym czasie. 12. Dyskusja i wolne wnioski Członkowie Rady wyrazili satysfakcję z sprawnej obsługi programów i skali wzrostu działalności Fundacji w kolejnym roku działalności. Podkreślili potrzebę wykorzystania opracowanego projektu Kompas Moralny-CV. Każdy z Członków Rady wyraził podziękowanie Zarządowi za jego działania na rzecz Fundacji Na tym posiedzenie Rady Fundacji zakończono. Protokolant: Joanna Sidorowicz Przewodniczący Rady Fundacji Marzena Szałwińska 5
Lista Obecności Członków Rady Fundacji Posiedzenie z dnia 15/07/2011: Przewodnicząca - Marzena Szałwińska Członek - Agnieszka Dmowska Baculewska Członek - Barbara Makowska Zaproszeni goście: Prezes Zarządu - Anna Siemianowska Członek Zarządu - Joanna Sidorowicz 6
Uchwała Rady Fundacji Nr.01/07/2011 Dotyczy: przyjęcia porządku obrad posiedzenia Rady Fundacji z dnia 15.07.2011 Rada Fundacji przyjmuje porządek obrad posiedzenia Rady Fundacji z dnia w brzmieniu następującym: 1. Otwarcie, 2. Przyjęcie porządku obrad, 3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Fundacji 4. Sprawozdanie z merytorycznej działalności Fundacji w roku 2010. 5. Zatwierdzenie sprawozdania merytorycznego z działalności Zarządu Fundacji za rok 2010 6. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2010 Fundacji oraz sposobu pokrycia straty. 7. Udzielenia absolutorium poszczególnym Członkom Zarządu Fundacji za rok 2010 8. Omówienie wyników konkursu PO FIO i projektu Kompas Moralny-CV. 9. Omówienie propozycji wdrożenia w Fundacji nowych narzędzi finansowoksięgowo-zarządczych. 10. Omówienie zmian zasad wykonywania obowiązków sprawozdawczych przez opp. 11. Omówienie bieżących spraw oraz pozyskanych programów na rok 2011 12. Dyskusja i wolne wnioski 13. Zakończenie obrad. 7
Uchwała Rady Fundacji Nr.02/07/2011 Dotyczy: przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Fundacji z dnia : Rada Fundacji przyjmuje protokół z posiedzenie Rady Fundacji z dnia 31.12.2010 w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały 8
Uchwała Rady Fundacji Nr.03/07/2011 Dotyczy: Zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z merytorycznej działalności Fundacji za rok 2010: Rada Fundacji zatwierdza sprawozdanie Zarządu z merytorycznej działalności Fundacji za rok obrotowy 2010 zgodny z rokiem kalendarzowym 2010. Przedmiotowe sprawozdanie stanowi załącznik do niniejszej Uchwały. 9
Uchwała Rady Fundacji Nr.04/07/2011 Dotyczy: Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2010 Fundacji Wyrównywanie Szans Rada Fundacji zatwierdza sprawozdanie finansowe Fundacji za rok 2010 tj. bilans na sumę bilansową aktywów oraz pasywów w kwocie 144 469,49 zł, rachunek wyników z wynikiem-stratą netto 2 366,41 zł oraz informację dodatkową za rok 2010. Przedmiotowe sprawozdanie finansowe stanowi Załącznik do niniejszej Uchwały. 10
Uchwała Rady Fundacji Nr.05/07/2011 Dotyczy: sposobu zarachowania wyniku finansowego za rok 2010 Rada Fundacji uchwala sposób zarachowania wyniku finansowego Fundacji za rok obrachunkowy 2010, w wysokości strata netto 2 366,41 zł w poczet zmniejszenia Funduszu Statutowego. 11
Uchwała Rady Fundacji Nr.06/07/2011 Dotyczy: udzielenia absolutorium Prezesowi Fundacji za rok 2010 Rada Fundacji udziela absolutorium Prezesowi Fundacji Pani Annie Siemianowskiej za rok obrachunkowy 2010. 12
Uchwała Rady Fundacji Nr.07/07/2011 Dotyczy: udzielenia absolutorium Członkowi Zarządu Fundacji za rok 2010 Rada Fundacji udziela absolutorium Członkowi Zarządu Fundacji Pani Joannie Sidorowicz za rok obrachunkowy 2010. 13