ZASADY REALIZACJI SPRAWDZEŃ PRZESZŁOŚCI ORAZ KONTROLI PRZED ZATRUDNIENIEM Postanowienia ogólne 1. Zgodnie z pkt. 1.2.4 załącznika do n/w rozporządzenia (WE) 300/2008 osoby, muszą pozytywnie przejść kontrolę przeszłości przed wystawieniem im karty identyfikacyjnej portu lotniczego. Kontrola przeszłości przyjmuje formę: a) Sprawdzenia przeszłości przed wystawieniem osobom karty identyfikacyjnej portu lotniczego, która upoważnia do dostępu bez eskorty do stref zastrzeżonych lotniska lub przed nawiązaniem stosunku pracy z kandydatem oraz wystawieniem mu jako pracownikowi Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. karty identyfikacyjnej portu lotniczego, która upoważnia do dostępu bez eskorty do stref zastrzeżonych lotniska albo b) Kontroli przed zatrudnieniem przed nawiązaniem stosunku pracy z kandydatem oraz wystawieniem mu jako pracownikowi Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. karty identyfikacyjnej portu lotniczego, które upoważniają do dostępu do stref ogólnodostępnych lub nadzorowanych lotniska. 2. Sprawdzenie przeszłości oznacza sprawdzenie tożsamości oraz poprzednich doświadczeń danej osoby, w tym również w przypadkach, gdy jest to prawnie dopuszczalne, sprawdzenie jakiejkolwiek przeszłości kryminalnej, jako element oceny możliwości dopuszczenia danej osoby do stosowania środków kontroli w zakresie ochrony i/lub dopuszczenia takiej osoby bez eskorty do strefy zastrzeżonej lotniska. 3. Sprawdzenie przeszłości obejmuje: a) ustalenie tożsamości osoby na podstawie dokumentu potwierdzającego tożsamość; b) informacje z rejestrów karnych ze wszystkich państw pobytu, w rozumieniu pkt 11.0.3 załącznika do rozporządzenia (WE) 300/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 91 z 03.04.2009, str. 7, z późn. zm.), z co najmniej 5 poprzedzających lat albo uzyskanie informacji o braku negatywnych przesłanek na podstawie art. 188a ust. 4 ustawy; c) informacje o zatrudnieniu i kształceniu oraz o wszystkich okresach przerw w zatrudnieniu i kształceniu z co najmniej 5 poprzedzających lat; d) ewentualny wywiad z osobą sprawdzaną uzależniony od ustaleń procesu sprawdzenia przeszłości. Strona 1 z 5
4. Sprawdzenie przeszłości w Porcie Lotniczym Poznań-Ławica realizowane jest zgodnie z pkt 1 cz. J załącznika do rozporządzenia Komisji (WE) nr 272/2009 z dn. 2 kwietnia 2009 r. uzupełniającego wspólne podstawowe normy ochrony lotnictwa cywilnego określone w załączniku do rozporządzenia (WE) 300/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 91 z 03.04.2009, str. 7, z późn. zm.), właściwymi regulacjami zawartymi w załączniku do rozporządzenia 185/2010 oraz w 32 załącznika do Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dn. 31 lipca 2012 r. w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa Cywilnego (Dz.U. 2012.912). Zasady realizacji sprawdzeń przeszłości 5. Osoba jest obowiązana pozytywnie przejść sprawdzenie przeszłości: a) przed wydaniem jej upoważnienia do dostępu bez eskorty do strefy zastrzeżonej; b) podjęciem obowiązków związanych z prowadzeniem kontroli bezpieczeństwa, kontroli dostępu lub innych środków kontroli w zakresie ochrony w strefie zastrzeżonej lotniska, lub sprawowania odpowiedzialności za prowadzenie tych kontroli; c) podjęciem obowiązków związanych z prowadzeniem kontroli bezpieczeństwa, kontroli dostępu lub stosowania innych środków kontroli w zakresie ochrony w innym miejscu niż strefa zastrzeżona lotniska, lub sprawowania odpowiedzialności za przeprowadzanie tych kontroli. 6. Sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w pkt. 5, realizuje zarządzający lotniskiem w stosunku do osoby ubiegającej się o czasową kartę identyfikacyjną portu lotniczego w związku z dostępem do strefy zastrzeżonej lotniska. 7. Wobec osoby wyznaczonej do pełnienia obowiązków, o których mowa w pkt. 5 pkt b) oraz c), która nie podlega sprawdzeniu z tytułu ubiegania się o dokument, o którym mowa w pkt. 6, sprawdzenie przeszłości realizuje podmiot, na rzecz którego osoba ta będzie wykonywać obowiązki. 8. Sprawdzenie przeszłości jest powtarzane w regularnych odstępach czasu lecz nie rzadziej niż raz na 5 lat, a karty identyfikacyjne portu lotniczego wydaje się na okres nie dłuższy niż pięć lat. 9. Karta identyfikacyjna portu lotniczego może być wydana tylko ze względu na zadania wykonywane przez osobę, która pomyślnie przeszła sprawdzenie przeszłości zgodnie z pkt. 11.1.3 załącznika do rozporządzenia 185/2010. Strona 2 z 5
10. Karta identyfikacyjna osoby, która nie przejdzie pomyślnie sprawdzenia przeszłości, jest natychmiast unieważniana. 11. Sprawdzenia przeszłości odbywają się przed odbyciem przez osoby jakiegokolwiek szkolenia z zakresu ochrony obejmującego dostęp do informacji, które nie są ogólnodostępne. Wewnętrzne procedury sprawdzeń przeszłości 12. Sprawdzenie przeszłości wobec osoby ubiegającej się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego Poznań-Ławica przeprowadza się w oparciu o wniosek, którego wzór określono w załączniku nr 4 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. 13. Ponowne sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w pkt. 8 przeprowadza się w oparciu o formularz, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. 14. W toku sprawdzeń przeszłości w Porcie Lotniczym Poznań-Ławica Sp. z o.o. dokonuje się sprawdzenia osoby na podstawie uzyskanych od Komendanta Oddziału Nadodrzańskiego Straży Granicznej w Krośnie Odrzańskim informacji o braku negatywnych przesłanek na podstawie art. 188a ust. 4 Prawa lotniczego. 15. Osoba ubiegająca się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego Poznań-Ławica oraz osoba podlegająca ponownemu sprawdzeniu przeszłości, o którym mowa w pkt. 13 zobowiązane są do złożenia kompletnego, czytelnie wypełnionego i podpisanego formularza do Administratora Elektronicznych Systemów Bezpieczeństwa (tel. wew. 178, dalej Administrator ESB ). W przypadku ubiegania się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego Poznań-Ławica lub jej wymiany osoba zobowiązana jest do złożenia również aktualnej fotografii. 16. Wymagania dotyczące dołączanej do Wniosku o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej albo Formularza H: Wniosku o wymianę czasowej karty identyfikacyjnej zostały określone w załączniku nr 5 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. 17. W przypadku braków w formularzu osoba wzywana jest do ich niezwłocznego ich uzupełnienia lub dokumentacja zwracana jest do wnioskodawcy. 18. Administrator ESB lub jego zastępca zobowiązani są do: a) weryfikacji poprawności sporządzenia wniosku o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego Poznań-Ławica lub wypełnienia formularza, o którym mowa w pkt. 15; Strona 3 z 5
b) ustalenia tożsamości osoby na podstawie dokumentu wskazanego w formularzu potwierdzającego tożsamość; c) skierowania wystąpienia do PSG w sprawie udzielenia informacji o braku negatywnych przesłanek na podstawie art. 188a ust. 4 Prawa lotniczego; d) skierowania wystąpienia do Zespołu Zarządzania Ochroną w sprawie udzielenia informacji o odbyciu przez osobę sprawdzaną wymaganych szkoleń; e) przeprowadzenia ewentualnego wywiadu z osobą sprawdzaną w przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji dotyczących państw pobytu, zatrudnienia, kształcenia lub okresów przerw w zatrudnieniu i kształceniu - z co najmniej 5 poprzedzających lat; f) przedłożenia wyników sprawdzeń do akceptacji Szefa ochrony lub jego Zastępcy; g) kontroli upływu terminu, o którym mowa w pkt. 7 i przygotowania stosownej dokumentacji w tym zakresie; h) prowadzenia niezbędnej dokumentacji i wykazów związanych z realizacją sprawdzeń przeszłości. 19. Administrator ESB lub jego zastępca w sytuacji uzyskania informacji z wywiadu z osobą sprawdzaną istotnych dla sprawdzeń przeszłości sporządza notatkę lub potwierdza sporządzoną przez osobę sprawdzaną notatkę, dołączając ją do dokumentacji sprawdzeń przeszłości. W przypadku niedających się usunąć wątpliwości Administrator ESB lub jego zastępca wyraźnie określa je w notatce dołączanej do dokumentacji sprawdzeń przeszłości przed przedłożeniem tej dokumentacji Szefowi ochrony lub jego Zastępcy. 20. Administrator ESB lub jego zastępca w przypadku zidentyfikowania - podczas dokonywania sprawdzeń przeszłości faktu przebywania danej osoby w krajach, o których mowa w Dodatku 6-I załącznika do Decyzji 774/2010, informuje o tym niezwłocznie Szefa ochrony lub jego Zastępcę, sporządzając pisemną informację. 21. Przeprowadzenie czynności sprawdzeń przeszłości potwierdzane jest pieczęcią i podpisem przez wskazane w dokumentacji osoby lub organy. 22. Szef ochrony lub jego Zastępca po otrzymaniu dokumentacji ze sprawdzeń przeszłości dokonuje jej weryfikacji. W przypadku konieczności powtórzenia wybranych czynności zwraca dokumentację z odpowiednią dyspozycją do Administratora ESB lub sam przeprowadza niezbędne czynności. 23. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia w zakresie sprawdzeń przeszłości Szef ochrony lub jego Zastępca składa podpis we właściwej części formularza i przekazuje dokumentację do Strona 4 z 5
Administratora ESB celem wydania karty identyfikacyjnej portu lotniczego lub/i archiwizacji dokumentacji ze sprawdzeń przeszłości osoby. 24. W przypadku negatywnego rozstrzygnięcia w zakresie sprawdzeń przeszłości oraz wystąpienia przypadku, o którym mowa w pkt. 19, Szef ochrony lub jego Zastępca przygotowuje stosowną dokumentację pod podpis Dyrektora ds. operacyjnych oraz włącza jej egzemplarz do dokumentacji z dokonanych sprawdzeń przeszłości. Wewnętrzne procedury kontroli przed zatrudnieniem 25. Zgodnie z pkt. 11.1.4 załącznika do rozporządzenia 185/2010, kontrola przed zatrudnieniem: a) ustala tożsamość osoby na podstawie dokumentacji potwierdzającej tożsamość, b) obejmuje zatrudnienie, kształcenie i wszystkie przerwy z co najmniej 5 poprzedzających lat, c) wymaga podpisania przez tę osobę deklaracji opisującej szczegółowo wszelką przeszłość kryminalną we wszystkich państwach pobytu z co najmniej 5 poprzedzających lat. 26. Zgodnie z pkt. 11.1.5 załącznika do rozporządzenia 185/2010 kontrola przed zatrudnieniem odbywają się przed odbyciem przez tę osobę jakiegokolwiek szkolenia z zakresu ochrony obejmującego dostęp do informacji, które nie są ogólnodostępne. 27. Kontrolę przeszłości w toku procesu rekrutacji przeprowadza w imieniu Zarządzającego lotniskiem Dział Personalny w oparciu o formularz, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. 28. W toku kontroli przeszłości zasady określone powyżej w wewnętrznych procedurach sprawdzeń przeszłości stosuje się odpowiednio. Strona 5 z 5