Russell Bedford Poland Legal Tax Audit Accounting Corporate Finance Business Consulting Training Blue Point Al. Stanów Zjednoczonych 61A 04-028 Warszawa, Poland, T: +48 22 516 26 80 F: +48 22 516 26 82 E: office@russellbedford.pl W: www.russellbedford.pl Memorandum wskazujące obowiązki spółki kapitałowej jako instytucji obowiązanej na gruncie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Warszawa, lipiec 2012 Russell Bedford Poland Sp. z o.o. adres: Aleja Stanów Zjednoczonych 61A, 04-028 Warszawa, Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS: 0000387915, NIP: 1132836115, REGON: 142937001, Kapitał zakładowy: 105.000,00 PLN. Russell Bedford Poland jest członkiem Russell Bedford International, międzynarodowej sieci niezależnych firm doradczych, posiadającej ponad 230 biur w 85 krajach na świecie. Biura w Polsce: Warszawa Poznań Katowice Gdynia
I. Założenia Niniejsze Memorandum ma na celu zobrazowanie obowiązków spółki kapitałowej jako instytucji obowiązanej na gruncie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W przypadku braku regulacji prawnych w danym zakresie bądź też z uwagi na niejasne regulacje prawne w danym zakresie, Russell Bedford dokonywało prawnie dopuszczalnych interpretacji przepisów prawnych, stanowiących tym samym opinię Russell Bedford, o wdrożeniu których finalnie każdorazowo zdecyduje klient, biorąc pod uwagę ryzyka wskazane przez Russell Bedford. Zastrzegamy, że z powodu występującej często niejasności przepisów prawa oraz ich różnej interpretacji w praktyce przez władze państwowe, nie można wykluczyć, że w sprawie niektórych zagadnień organ administracji państwowej może zająć stanowisko odmienne od zaprezentowanego. Podkreślić należy, że stanowisko to może być bardziej lub mniej korzystne od zaprezentowanego. Przedmiotowe Memorandum zostało sporządzone według stanu prawnego obowiązującego na dzień sporządzenia. II. Komentarz Zgodnie z ustaleniami poniżej przesyłamy informacje dotyczące obowiązków Spółki związanych z otrzymywaniem płatności od kontrahentów w gotówce. Na podstawie obowiązującej ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa), instytucje obowiązane, które wymienione zostały w ustawie mają obowiązek zachowania należytej staranności przy dokonywanych transakcjach z uwzględnieniem ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Innymi słowy instytucje obowiązane, czyli osoby upoważnione występujące w ich imieniu powinny stosować wobec swoich kontrahentów środki bezpieczeństwa finansowego. Nowelizacja ustawy z dnia 22 października 2009 r. rozszerzyła katalog instytucji obowiązanych o : przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej przyjmujących płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 15 000 euro, również gdy należność za określony towar jest dokonywana w drodze więcej niż jednej operacji. 2/6
Jednak przepisy wynikające ze zmiany ustawy weszły w życie z dniem 22 kwietnia 2010 r. pozwalając tym samym na dostosowanie się owym instytucją do nowo obowiązujących przepisów. Z dniem 22 kwietnia 2010 r. przedsiębiorca będący spółką kapitałową spełniający przesłanki uznania go za instytucję obowiązaną ma obowiązek: 1. wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 2. wyznaczyć z pośród członków zarządu osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy, 3. wyznaczyć osobę wykonującą obowiązki wynikające z ustawy (koordynatora), 4. zapewnić osobie wykonującej obowiązki wynikające z ustawy udziału w programach szkoleniowych, 5. prowadzić bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji i sporządzać raz na określony (w procedurze) czas informację o wynikach analizy, 6. prowadzić rejestr transakcji w formie papierowej lub elektronicznej: której równowartość jest równa lub przekracza 15 000 euro (tzw. progowych), również w przypadku, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji, bez względu na wartość i charakter transakcję, jeśli okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (tzw. podejrzane), 7. przechowywać wyniki analizy i rejestr transakcji progowych i podejrzanych przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zostały przeprowadzone, w przypadku likwidacji, połączenia, podziału oraz przekształcenia instytucji obowiązanej do przechowywania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy art. 76 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, 8. przekazywać GIIF informacje o zarejestrowanych transakcjach w postaci papierowej lub elektronicznej: dokonać rejestracji Spółki jako instytucji obowiązanej, przekazywać raz w miesiącu do 15 następnego miesiąca rejestr transakcji progowych (w postaci wypełnionych kart), przekazywać niezwłocznie informację o transakcja podejrzanych, 9. przekazywać GIIF na pisemne żądanie informację i potwierdzonych kopii dokumentów dotyczących transakcji objętych przepisami ustawy. Nowelizacja ustawy, wprowadziła obowiązek dla instytucji obowiązanych związany z koniecznością odbycia szkolenia w zakresie obowiązków z tytułu przeciwdziałania 3/6
praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przez osobę wskazana w instytucji obowiązanej jako odpowiedzialna za realizowanie obowiązków określonych w ustawie. Przepisy ustawy nie wskazują jednak częstotliwości konieczności przeprowadzania/ odbycia owego szkolenia. Nie istnieją również przepisy, które wykazywałby konkretne ramy czasowe tego obowiązku. Aby jednak ułatwić odbycie przedmiotowych szkoleń przez osoby do tego zobowiązane, na stronie internetowej GIIF został udostępniony kurs e- learningowy pt. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Kurs dostępny jest pod następującym adresem: http://www.giif.wortalszkoleniowy.pl Natomiast w przypadku obowiązku rejestracji transakcji, instytucja obowiązana stosuje się do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Informacja o wzorach rejestru i danych dotyczących sposobu ich wypełniania dostępna jest pod następującym adresem: http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=7&dzial=82&id=33813 Dla prowadzenia rejestru przy użyciu elektronicznych nośników informacji konieczne jest posiadanie systemu informatycznego wykorzystującego strukturę zapisu elektronicznego w formacie tekstowym określonym w załączniku do ww rozporządzenia. GIIF rekomenduje, że najprostszym sposobem przesłania danych instytucję obowiązaną zarejestrowaną w SI*GIIF jest zaszyfrowanie i podpisanie elektronicznie danych, a następnie przesłanie tych danych - przy pomocy narzędzi dostępnych nieodpłatnie na stronach: https://www.giif.mofnet.gov.pl/giif/. więcej informacji z których można skorzystać przesyłając dane w formie elektronicznej znajduje sie np. na stronie: http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=7&dzial=82&id=35592&typ= news 4/6
Rejestr w formie papierowej jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji sporządzonych i wypełnionych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji. Wskazać należy, że wprowadzając nowelizację ustawy ustawodawca wskazał obowiązek nowelizacji również rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Jednak do chwili obecnej nie zostało to zrealizowane. Projekty wskazują na obowiązek przekazywania danych i informacji do GIIF drogą elektroniczną. Za nieprzestrzeganie obowiązków instytucji obowiązanej wskazanych w ustawie przedsiębiorca (Spółka) a także osoba wskazana jako odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy ponosi określone konsekwencje. Instytucja obowiązana podlega karze pieniężnej w wysokości nie większej niż 750 000,00 zł a przy ustaleniu jej wysokości uwzględniany jest rodzaj i zakres naruszenia obowiązków ustawowych. Ponadto, osoba działająca w imieniu instytucji obowiązanej podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności w zależności od rodzaju i zakresu naruszenia obowiązków ustawowych. Kontrola wypełniania przez instytucję obowiązaną obowiązków wskazanych w ustawie sprawowana jest przez GIIF. Kontrolę tę mogą również realizować m. in. organy kontroli skarbowej (zgodnie z zasadami wskazanymi w odrębnych przepisach np. ustawie z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej - Dz. U. z 2011, nr 41, poz.214). Organy kontroli skarbowej (UKS) wyniki kontroli przekazują GIIF, który zgodnie z ustawą nakłada kary pieniężne oraz przekazuje zawiadomienie do prokuratora o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez osobę wskazana jako odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy. *** Przedmiotowa praca była zrealizowana z właściwą starannością zawodową, w oparciu o dostarczone informacje. Jeżeli jesteście Państwo w posiadaniu danych, które nie zostały nam przekazane i mogłyby mieć istotny wpływ dla sprawy, Państwa powinnością jest ich ujawnienie w celu dokonania ich analizy i zaktualizowania naszej opinii. Nasza porada została oparta na takim rozumieniu regulacji jakie obowiązuje w dacie jej wydania. Pragniemy dodatkowo zwrócić uwagę na fakt, iż nie możemy wykluczyć, iż organy państwa zajmą stanowisko odmienne od zaprezentowanego w naszej opinii. 5/6
6/6