Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia kompleksowa ochrona ubezpieczeniowa IMBiGS znak sprawy: TA-240-01/2016 Załącznik Nr 5do SIWZ UMOWA nr TA-240-01/2016 zawarta w.., w dniu.2016 r. pomiędzy: Instytutem Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego z siedzibą w Warszawie, 02-673 Warszawa, ul Racjonalizacji 6/8, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000043477, REGON: 000057773, NIP: 525-000-85-19 reprezentowanym przez: 1. 2. zwaną dalej Zamawiającym a. z siedzibą. prowadzącym działalność ubezpieczeniową zarejestrowaną w pod numerem KRS NIP:.. REGON:. posiadającym zezwolenie na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej obejmującej przedmiot zamówienia nr: z dnia.. reprezentowanym przez: 1. 2.... zwanym dalej Wykonawcą W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy, w trybie przetargu nieograniczonego nr TA-240-01/2016, została zawarta umowa o następującej treści:
1 Postanowienia ogólne Niniejsza umowa reguluje zasady współpracy pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, dotyczące wykonania zamówienia publicznego pod nazwą Kompleksowa ochrona ubezpieczeniowa IMBiGS 2 W ramach Umowy Strony zobowiązują się poprzez wspólne i zgodne działanie w dobrej wierze oraz zachowując przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku, Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2015 r. poz. 2164) dołożyć wszelkiej staranności niezbędnej przy wykonaniu Umowy. 3 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 2. W przypadku odstąpienia od Umowy, o którym mowa w pkt. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 4 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku wystąpienia n/w okoliczności, z uwzględnieniem podanych warunków ich wprowadzenia: a) wykonanie zamówienia lub jego części w określonym pierwotnie terminie nie leży w interesie Zamawiającego, b) zmiana treści umowy wynikać będzie z konieczności dostosowania do bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, znowelizowanego bądź wprowadzonego w trakcie wykonywania zamówienia, c) w danym rodzaju ubezpieczenia mienia systemem sum stałych, objętego zakresem zamówienia, nastąpi wzrost lub spadek ilości albo wartości przedmiotu ubezpieczenia, d) w ubezpieczeniu następstw nieszczęśliwych wypadków, objętego przedmiotem zamówienia nastąpi wzrost lub spadek ilości ubezpieczonych osób, e) w trakcie realizacji zamówienia nastąpi wyczerpanie sumy ubezpieczenia/sumy gwarancyjnej w objętym zakresem zamówienia ubezpieczeniu systemem pierwszego ryzyka, f) Zamawiający, najpóźniej na 2 miesiące przed końcem rocznego okresu wykonywania zamówienia, wyrazi pisemnie wolę kontynuowania umowy na tych samych warunkach w kolejnym, 12-miesięcznym okresie zamówienia; maksymalny okres wykonania 2
zamówienia wraz z przewidywaną jednokrotną, automatyczną kontynuacją umowy w kolejnym rocznym okresie nie może przekroczyć 24 miesięcy, g) zmiany stawki podatku od towarów i usług, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę, h) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2002 r., Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.), jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę, i) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę. 2. Warunkiem dokonania zmian, o których mowa w pkt. 1, jest złożenie wniosku przez stronę inicjującą zmianę, zawierającego: a) opis zmiany, b) uzasadnienie zmiany, c) obliczenie kosztów zmiany zgodnie z zasadami określonymi w 11 umowy, jeżeli zmiana będzie miała wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy. 3. W przypadku zmian określonych w pkt. 1 lit. g-i, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że zaistniała zmiana, ma bezpośredni wpływ na koszty wykonania Umowy oraz określić stopień, w jakim wpłynie ona na wysokość wynagrodzenia. 4. W przypadku zmiany, o której mowa w pkt. 1 lit. h) wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmianie jedynie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących Umowę do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Nie będą akceptowane koszty wynikające z podwyższenia wynagrodzeń pracowników wykonawcy, które nie są konieczne w celu ich dostosowania do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. 5. W przypadku zmiany, o której mowa w pkt. 1 lit. i) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponosić w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób wykonujących Umowę na rzecz Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany wykazać związek pomiędzy wnioskowaną kwotą podwyższenia wynagrodzenia umownego a wpływem zmiany zasad, o których mowa w pkt. 1 lit. i), na kalkulację ceny ofertowej. Wniosek powinien obejmować jedynie te dodatkowe koszty realizacji zamówienia, które wykonawca obowiązkowo ponosi w związku ze zmianą zasad, o których mowa w pkt. 1 lit. i) 6. Zmiana postanowień umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu stron wyrażoną w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności (z zastrzeżeniem pkt 1 lit. f). 7. Zmiany umowy, o których mowa w pkt. 1, muszą być dokonywane z zachowaniem przepisu art. 140 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiącego, że umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji. 3
8. Umowa realizowana będzie przy udziale brokera ubezpieczeniowego, BASTION BROKER - Czesław Kalicki z siedzibą w Warszawie przy ul. Żabińskiego 12, który jako pośrednik ubezpieczeniowy działa w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Broker będzie pośredniczył przy zawarciu umowy, a następnie będzie ją realizował. 5 Przedmiot i zakres zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na ubezpieczeniu wg Programu Ubezpieczeniowego IMBiGS mienia stanowiącego własność Instytutu Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego lub będącego w jego posiadaniu na podstawie tytułu prawnego, oraz innych zagrożeń wynikających z jego działalności statutowej prowadzonej w 6 lokalizacjach: a) 02-673 Warszawa, ul. Racjonalizacji 6/8 siedziba główna Instytutu b) 04-697 Warszawa, ul. Mrówcza 212 c) 04-687 Warszawa, ul. Mrówcza 243 d) 02-676 Warszawa, ul. Suwak 4 e) 05-800 Pruszków, ul. Żbikowska 22 f) 40-157 Katowice Al. W. Korfantego 193 A 2. Zakres ubezpieczenia obejmuje: a) Ubezpieczenie budynków i budowli wraz z nakładami inwestycyjnymi od ognia i innych zdarzeń losowych w pełnym zakresie, b) Ubezpieczenie mienia ruchomego od ognia i innych zdarzeń losowych w pełnym zakresie, c) Ubezpieczenie mienia ruchomego od wszystkich ryzyk znajdującego się poza miejscem ubezpieczenia w czasie transportu do i z lokalizacji głównej, d) Ubezpieczenie mienia ruchomego od kradzieży z włamaniem i rabunku z dewastacją oraz za koszty akcji ratowniczej i koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, e) Ubezpieczenie nakładów inwestycyjnych od skutków kradzieży z włamaniem i rabunku z dewastacją oraz za koszty akcji ratowniczej i koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, f) Ubezpieczenie szyb i przedmiotów szklanych od stłuczenia oraz za koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, g) Ubezpieczenie sprzętu elektronicznego stacjonarnego i mobilnego wg wartości odtworzeniowej od wszystkich ryzyk oraz za koszty akcji ratowniczej i koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, 4
h) Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (deliktowa i kontraktowa), i) Ubezpieczenie gotówki od kradzieży z włamaniem i rabunku we wszystkich siedzibach Zamawiającego oraz za koszty akcji ratowniczej i koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, j) Ubezpieczenie gotówki od ognia i innych zdarzeń losowych w pełnym zakresie w lokalach we wszystkich siedzibach Zamawiającego oraz za koszty akcji ratowniczej i koszty uprzątnięcia pozostałości po szkodzie do wysokości sumy ubezpieczenia, k) Ubezpieczenie gotówki od rabunku w transporcie w obrębie jednej miejscowości we wszystkich siedzibach Zamawiającego, l) Ubezpieczenie NNW uczestników szkoleń i wykładowców, m) Ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej, n) Ubezpieczenia komunikacyjne. 3. Ubezpieczeniem objęte jest także: a) mienie stanowiące własność osób trzecich, jeżeli przekazane zostało Ubezpieczonemu w celu wykonania usługi (do używania w ramach dzierżawy, najmu, leasingu, użyczenia lub innego rodzaju umów), lub przechowywania, b) mienie osobiste pracowników zatrudnionych u Ubezpieczonego, tj. przedmioty osobistego użytku pracowników, które znajdują się w miejscu pracy (z wyłączeniem wartości pieniężnych). 4. Wartość sum ubezpieczenia dla poszczególnych przedmiotów i rodzajów ubezpieczenia określono w Programie ubezpieczeniowym IMBiGS, 6 Warunki wykonania zamówienia Warunki wykonania zamówienia określa oferta złożona przez Wykonawcę oraz Program ubezpieczeniowy IMBiGS Załącznik nr 1 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wykonawca: 7 1. Przyjmuje warunki wymagane dla poszczególnych rodzajów ubezpieczeń we wszystkich lokalizacjach Zamawiającego wymienione w załączniku nr 1 do umowy - Program ubezpieczeniowy IMBiGS, który był tez załącznikiem do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Gwarantuje niezmienność stawek rocznych wynikających ze złożonej oferty przez cały okres wykonania zamówienia i we wszystkich rodzajach ubezpieczeń, 5
3. Akceptuje proporcjonalną zmianę ceny ochrony ubezpieczeniowej w stosunku do ceny oferowanej z uwagi na zmienność w czasie ilości i wartości przedmiotu ubezpieczenia, 4. Wyraża zgodę na zamieszczanie swojego logo na drukach firmowych Zamawiającego, dokumentach i wystawianych certyfikatach, w miejscach do tego przewidzianych. 5. Zobowiązuje się do pisemnego informowania brokera ubezpieczeniowego, o każdej decyzji odszkodowawczej. 8 Termin wykonania zamówienia 1. Termin wykonania zamówienia: 12 miesięcy począwszy od dnia 01.04.2016 r., z możliwością automatycznego przedłużenia umowy na kolejny okres 12 miesięczny w przypadku, gdy Zamawiający wyrazi pisemnie wolę jej przedłużenia najpóźniej na 2 miesiące przed końcem drugiego rocznego okresu wykonywania zamówienia; wykonawcy nie przysługuje prawo odmowy przedłużenia umowy. Maksymalny okres wykonania zamówienia wraz z przewidywaną, automatyczną kontynuacją umowy w kolejnym jednorocznym okresie nie może przekroczyć 24 miesięcy. 2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ubezpieczenia po upływie pierwszego jednorocznego okresu jej obowiązywania, z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. 3. Polisy ubezpieczeniowe będą wystawiane na okres roczny, zgodny z terminem wykonania zamówienia, z wyjątkiem ubezpieczeń aktualnych, zawartych wcześniej, w odniesieniu do których dokumenty ubezpieczeniowe będą wystawione od dnia wygaśnięcia tych umów do końca okresu wykonania zamówienia. 9 Podwykonawcy 1. Wykonawca oświadcza, iż zamierza / nie zamierza* powierzyć podwykonawcom następujący zakres usług, objętych przedmiotem zamówienia: a)... (* niepotrzebne skreślić) 2. Wynagrodzenie podwykonawców za powierzone im usługi pokryje Wykonawca ze środków własnych. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za usługi, które wykonuje przy pomocy podwykonawców. 10 Forma wykonania zamówienia 1. Poświadczeniem udzielenia ochrony ubezpieczeniowej będą dokumenty ubezpieczeniowe (polisy) wystawione przez Wykonawcę na pełen roczny okres ubezpieczenia (rozpoczynający się w terminie wykonania zamówienia) odrębnie dla każdego rodzaju ubezpieczenia i przekazane Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni przed dniem wygaśnięcia dotychczasowych umów. 6
2. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia wymaganych polis ubezpieczeniowych najpóźniej w przeciągu 6 dni od otrzymania od brokera ubezpieczeniowego wniosków, a w odniesieniu do pojazdów mechanicznych - do wystawienia polis na wniosek brokera ubezpieczeniowego przed początkiem ochrony ubezpieczeniowej każdego pojazdu. W razie niemożliwości wystawienia polis przed 01.04.2016 r. oraz dla pojazdów, których ubezpieczenie rozpoczyna się od 01.04.2016 r. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia do dnia 29.03.2016 r. noty pokrycia ubezpieczeniowego, gwarantującej bezwarunkowo i nieodwołalnie wykonanie zamówienia w zakresie i na warunkach zgodnych ze złożoną ofertą od dnia 1.04.2016 r. oraz certyfikatów potwierdzających obowiązkowe ubezpieczenie OC każdego pojazdu. Nota pokrycia ubezpieczeniowego będzie obowiązywała do czasu wystawienia polis lub innych dokumentów ubezpieczeniowych. 3. Wnioski o wystawienie dokumentów ubezpieczeniowych potwierdzających zawarcie poszczególnych umów ubezpieczenia, określające m.in. niezbędny okres ubezpieczenia, każdorazowo składał będzie broker ubezpieczeniowy działający w imieniu i na rzecz zamawiającego. 11 Składka i stawki ubezpieczeniowe 1. Łączna cena (składka) za okres ubezpieczenia stanowi sumę składek za rodzaj i wartość przedmiotu ubezpieczenia we wszystkich rodzajach ubezpieczenia, zaoferowanych przez Ubezpieczyciela w formularzu cenowym oferty. 2. Łączna składka za wszystkie rodzaje ubezpieczeń wymienione w 5 pkt 2 i 3 wynosi: PLN (słownie: ), z zastrzeżeniem możliwych zmian, określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i w niniejszej umowie. 3. Składki za poszczególne rodzaje i wartości majątku stanowią podstawę obliczania rocznych stawek jednostkowych. 4. Obliczone w sposób określony w pkt. 3 i obowiązujące stawki jednostkowe ubezpieczenia stanowią podstawę naliczania składek co do dnia za faktyczny okres ubezpieczenia w przypadku rozliczeń zwrotu składki za niewykorzystany okres ubezpieczenia, wg wzoru: ilość dni stawka jednostkowa roczna suma ubezpieczenia --------------- 365 5. Określony w pkt. 4 sposób wyliczenia składki nie dotyczy ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych, w którym należna składka do zwrotu za niewykorzystany okres ubezpieczenia wyliczona zostanie zgodnie z formułą Pro Rata Temporis wg wzoru: ilość miesięcy składka roczna -------------------- 12 przy czym miesiąc rozpoczęty uważa się za pełny. 7
12 Warunki płatności 1. Składki ubezpieczeniowe za pełny roczny okres ubezpieczenia będą płatne w 2 ratach (półrocznych) na podstawie dostarczonych przez Wykonawcę dokumentów ubezpieczeniowych (polis) na każdy rodzaj ubezpieczenia. 2. Terminy i wartości zapłaty rat składki zostaną określone w dokumentach ubezpieczeniowych (polisach) 3. Składka płatna będzie przelewem na rachunki bankowe Wykonawcy wskazane w wystawianych polisach na każdy rodzaj ubezpieczenia. 13 Klauzula udziału w zysku 1. Po zakończeniu każdego rocznego okresu ubezpieczenia w przypadku, gdy wysokość wypłaconych odszkodowań oraz rezerw utworzonych na szkody zgłoszone, a nie wypłacone w okresie obowiązywania umowy ubezpieczenia, nie przekroczy 50% zapłaconych składek, Zamawiającemu przysługuje zwrot części składki. 2. Zwrot składki za dany roczny okres ubezpieczenia będzie wynosił % zapłaconej przez Zamawiającego składki. 3. Niniejsza klauzula ma zastosowanie dla wszystkich ryzyk. 4. Wykonawca dokona zwrotu składki w terminie 3 miesięcy od zakończenia danego rocznego okresu ubezpieczenia. 14 Osoby odpowiedzialne za realizacje niniejszej umowy 1. Osobami wyznaczonymi do współpracy z Wykonawcą, odpowiedzialnymi za realizację umowy są: 1) nr tel: e-mail: 2) nr tel: e-mail: 2. Osobami wyznaczonymi do współpracy z Zamawiającym, odpowiedzialnymi za realizację umowy są: 1) nr tel: e-mail: 2) nr tel: e-mail: 15 Zapisy końcowe 1. Prawa i obowiązki wynikające z niniejszej umowy oraz innych ustaleń pomiędzy Stronami nie mogą być bez uprzedniej zgody Zamawiającego zbyte, scedowane lub w jakiejkolwiek innej formie przeniesione na osoby trzecie. 8
2. Spory wynikające z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie Ogólne Warunki Ubezpieczenia wraz z ich zmianami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i złożonej przez Wykonawcę ofercie, przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Integralną częścią niniejszej umowy jest: 1) Program ubezpieczeniowy IMBiGS, który jest załącznikiem nr 1 do SIWZ 2) Oferta (kopia) z dnia złożona do przetargu nr 3) Ogólne Warunki Ubezpieczenia Firmy ubezpieczeniowej.. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 1... 1... 2... 2... 9