Załącznik nr 2 do projektu umowy SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Świadczenie usług promocyjno informacyjnych w ramach Projektu Rozbudowa PMG Husów CRZ: 2013/05/000305/OS/EP część druga - organizacja cyklicznych oraz uroczystych konferencji wraz z dostawą gadżetów 1. Terminy oraz lokalizacje poszczególnych konferencji: a) Konferencja cykliczna nr 1 Termin realizacji wrzesień 2013 Miejsce PMG Husów b) Konferencja cykliczna nr 2 Termin realizacji marzec 2014 Miejsce Sanok c) Konferencja uroczysta nr 1 otwierająca realizację Projektu Termin realizacji przełom lipca/sierpnia 2013 Sugerowane miejsce Zamek Dubiecko nad Sanem d) Konferencja uroczysta nr 2 zamykająca realizację Projektu Termin realizacji wrzesień 2014 Sugerowane miejsce Zamek w Łańcucie Uwagi: 1. Zamawiający informuje, że ostateczne konkretne daty realizacji poszczególnych konferencji, o których mowa w pkt 1 lit. a), b), c) i d) powyżej ustalone zostaną z wyłonionym w postępowaniu przetargowym Wykonawcą. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę sugerowanych miejsc dla uroczystych konferencji, o których mowa w pkt 1 c) i d) powyżej pod warunkiem, że zaproponowane miejsca będą równoważne tj. nie będą odbiegały standardem oraz jakością świadczonych usług od zaproponowanych zmiana miejsca konferencji wymaga pisemnej akceptacji Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji cyklicznych. Liczba uczestników w każdej z konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 60 osób. Lista osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. Czas trwania 1 dzień W ramach każdej z konferencji Wykonawca winien: 1. Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań co do jej organizacji (w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa sekretariatu i sprzętu multimedialnego). Strona 1 z 8
2. Wynająć salę konferencyjną (w uzgodnionej lokalizacji) taką, aby wszyscy uczestnicy mieli zapewnione miejsca siedzące. Wskazane jest, aby sala była klimatyzowana. 3.2. Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać potwierdzenia uczestnictwa (zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk więcej niż planowanych uczestników). Zaproszenia powinny również być przygotowane w wersji elektronicznej. 4.3. Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety. 5.4. Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji, projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego trzech prelegentów na każdej konferencji. 6.5. Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji. 7.6. Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych 20. 8.7. Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007 2013). 9.8. Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne), a następnie zebrać materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji. 10.9. Zapewnić catering zgodnie z ofertą. 10. Gadżety konferencyjne dla konferencji cyklicznych winny zawierać logotypy określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ. Ostateczne oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione przez realizacją z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5. 11. Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną na terenie PMG Husów. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji uroczystej nr 1 otwierającej realizację Projektu. Liczba uczestników w konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 80 osób. Lista osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy, co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. Czas trwania 1 dzień. W ramach organizacji konferencji Wykonawca winien: 1. Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań do jej organizacji (w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa sekretariatu i sprzętu multimedialnego). 2. Zapewnić w wyznaczonym miejscu klimatyzowaną salę konferencyjną, taką aby wszyscy uczestnicy mieli miejsca siedzące. 3. Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać potwierdzenia uczestnictwa (zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk więcej niż planowanych uczestników). Zaproszenia powinny również być przygotowane w wersji elektronicznej. 4. Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety. 5. Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji, projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego pięciu prelegentów. Strona 2 z 8
6. Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji. 7. Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych 20. 8. Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007 2013). 9. Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne, ogólnopolskie), a następnie zebrać materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji. 10. Zapewnić catering w miejscu konferencji zgodnie z ofertą. 11. Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu minimum dwie propozycje urozmaicenia konferencji w czasie wolnym np. po zakończeniu obrad. Zamawiający skorzysta z jednej propozycji. 12. Gadżety konferencyjne dla przedmiotowej konferencji winny zawierać poniższe logotypy określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ. Ostateczne oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione przez realizacją z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji uroczystej nr 2 zamykającej realizację Projektu. Liczba uczestników w konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 100 osób. Lista osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy, co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. Czas trwania 2 dni, w tym: Pierwszy dzień seria wykładów oraz zwiedzanie PMG Husów Drugi dzień śniadanie i wyjazd uczestników. W ramach organizacji konferencji Wykonawca winien: 1. Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań do jej organizacji (w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa sekretariatu i sprzętu multimedialnego). 2. Zapewnić w wyznaczonym miejscu klimatyzowaną salę konferencyjną, taką aby wszyscy uczestnicy mieli miejsca siedzące. 3. Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać potwierdzenia uczestnictwa wraz z informacją o ilości koniecznych noclegów (zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk więcej niż planowanych uczestników). Zaproszenia powinny również być przygotowane w wersji elektronicznej. 4. Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety. 5. Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji, projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego pięciu prelegentów. 6. Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji. 7. Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych 40. 8. Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007 2013). Strona 3 z 8
9. Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne, ogólnopolskie), a następnie zebrać materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji. 10. Zapewnić noclegi wraz ze śniadaniem (w ilości wynikającej z potwierdzeń, o których mowa w pkt 3) wszystkim przyjezdnym w pokojach jednoosobowych w standardzie przynajmniej 3***, najlepiej w miejscu/ okolicy konferencji (do 15 km od miejsca konferencji). 11. Zapewnić catering w miejscu konferencji zgodnie z ofertą. 12. Po obiedzie planowany jest wyjazd do PMG Husów. Dlatego, tez niezbędne jest zapewnienie transportu dla uczestników konferencji (autokarów, busów). 13. W przypadku wyboru przez Wykonawcę lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zwiedzanie zamku. Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu minimum dwie propozycje urozmaicenia konferencji w czasie wolnym np. po zwiedzaniu PMG Husów. Zamawiający skorzysta z jednej propozycji. 14. W przypadku wyboru przez Wykonawcę równoważnej lokalizacji niż wskazana przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu minimum trzy propozycje urozmaicenia konferencji w czasie wolnym. Zamawiający skorzysta z dwóch propozycji. 15. Wieczorem należy zorganizować uroczystą kolację dla uczestników konferencji z udziałem zespołu muzycznego. 16. W trakcie i po kolacji powinien być zapewniony transport dla gości, jeśli noclegi zapewnione będą poza miejscem konferencji. 17. Wykonawca zobowiązany jest we współpracy i akceptacji Zamawiającego do przygotowania przed terminem uroczystej konferencji na zakończenie Projektu krótkiego 10-15 min filmu multimedialnego. Film powinien obrazować rozbudowę PMG Husów od rozpoczęcia do zakończenia realizacji projektu. Film powinien zawierać również podstawowe wiadomości o podziemnym magazynowaniu gazu ziemnego, wypowiedzi osób nadzorujących rozbudowę itp. Film powinien być zaprezentowany na początku konferencji oraz przekazany wszystkim uczestnikom na pamięci przenośnej stanowiącej gadżet. Film powinien stanowić podsumowanie działań dotyczących rozbudowy i zawierać informacje o współfinansowaniu projektu ze środków UE. Szczegółowe wymagania w zakresie filmu multimedialnego: przygotowanie scenariusza filmu w porozumieniu z Zamawiającym i jego akceptacji, 2 dni zdjęciowe realizowane w technice HD 1080p, dzień zdjęciowy z wykorzystaniem HEXACOPTERA ujęcia lotnicze realizowane przy odpowiedniej pogodzie, postprodukcję obejmującą przygotowanie i naczytanie ewentualnych tekstów lektorskich, przygotowanie grafik, komputerowy montaż całości oraz przygotowanie materiału wyjściowego w dowolnym formacie i na dowolnym nośniku wskazanym przez Zamawiającego (DVD, BluRay, HDD XDCAm). 18. Gadżety konferencyjne dla przedmiotowej konferencji winny zawierać poniższe logotypy określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ. Ostateczne oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione przez realizacją z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5. 5. Wymagane gadżety dla konferencji: a) Konferencja cykliczna wrzesień 2013 Pamięć przenośna USB, 8GB, z obrotową głowicą i nadrukiem w jednym kolorze po obu stronach 80 sztuk Strona 4 z 8
Zestaw grillowy 2in1, zapinana na zamek izotermiczna torba na artykuły spożywcze i napoje ze zdejmowanym i regulowanym paskiem na ramię oraz zestaw 10 sztućców do grilla. Torba posiada kieszeń na przodzie. Nadruk w jednym kolorze. Łącznie 80 kpl. b) Konferencja cykliczna marzec 2014 Kubek termiczny, mały termoizolowany kubek z uszczelnianym wieczkiem i otworem do picia w wieczku, z uchem, 380 ml. Wymiary: 19,5 x Ø8 cm, grawer 80 sztuk Stacja pogodowa z wtyczką (również możliwość zasilania bateriami). Pokazuje czas, temperaturę, poziom wilgotności powietrza oraz wykres ukazujący te wskaźniki w przeciągu 12 poprzedzających godzin. Wymiary: 18,1 x 8 x 5,5 cm. Nadruk w jednym kolorze 80 sztuk Strona 5 z 8
c) Konferencja uroczysta 1 Scyzoryk + etui, preferowany Victorinox Mountaineer, logotypy grawerowane laserowo na oprawie scyzoryka lub wykonane na etui 100 sztuk Parametry charakterystyczne: Długość: 91mm Oprawa: czerwona Ilość warstw narzędzi: 4 1. duże ostrze 2. małe ostrze 3. korkociąg 4. otwieracz do puszek z: 5. - małym śrubokrętem (także do wkrętów gwiazdkowych) 6. otwieracz do kapsli ze: 7. - śrubokrętem 8. - przyrządem do zdejmowania izolacji 9. szpikulec-szydło 10. kółko 11. pęseta 12. wykałaczka 13. nożyczki 14. hak wielofunkcyjny 15. pilniczek do paznokci z: 16. - pilnikiem do metalu 17. - przyrządem do czyszczenia paznokci 18. - piłką do metalu d) Konferencja uroczysta 2 Strona 6 z 8
Pamięć przenośna 8 GB w formie karty USB zawierająca zdjęcie PMG Husów oraz wymagane logotypy. Pamięć powinna mieć nagrany film zawarty w pkt. 14. Nadruk full kolor 200 sztuk Walizka podróżna np. firmy PUCCINI kolor szary. Wysuwana teleskopowo rączka. Uchwyt na górnej powierzchni walizki. Wewnątrz znajduje się jedna kieszeń zamykana na suwak i elastyczne pasy zapobiegające przemieszczaniu się garderoby. Walizka zamykana na zamek szyfrowy TSA. Nadruk logotypów w jednym kolorze 105 sztuk Parametry charakterystyczne: Wykonanie: Polipropylen, Wymiary: 55 x 28 x 38 cm, Pojemność: 45 Litrów, Waga: 3.32 kg. e) Dla wszystkich konferencji Wykonawca dodatkowo zakupi poniższe gadżety, które Wykonawca winien wręczać poszczególnym uczestnikom. Notes, format A5, notes klejony (50 kartek), kratka z nadrukiem na każdej stronie, full kolor, papier min 80 g (jak poniżej) 400 sztuk Strona 7 z 8
Długopis metalowy, kolor srebrny, długość 135mm, średnica 10mm, zadruk w jednym kolorze, logotypy zgodnie z wymaganiami 400 sztuk Torba papierowa ekologiczna, nadruk jeden kolor, na jednej stronie, logotypy zgodnie z wymaganiami, wymiary 30x10x40 400 sztuk Smycz reklamowa wraz z plakietkami/holderami dla uczestników konferencji. Plakietki powinny zawierać imię i nazwisko uczestnika, nazwę i datę konferencji oraz zestaw logotypów UE, PGNiG i Programu Infrastruktura i Środowisko. Smycz w kolorze granatowym/niebieskim z klamrą i karabińczykiem, zawierająca zestaw logotypów, full kolor, szerokość do 20 mm 400 sztuk Uwaga: Niewykorzystane gadżety z poszczególnych konferencji objętych przedmiotem zamówienia należy przekazać Zamawiającemu za pisemnym potwierdzeniem. Strona 8 z 8