PROTOKÓŁ z kontroli w Przedszkolu Niepublicznym SMERFUŚ przy ul. Grottgera 10A w Słupsku Kontrolę przeprowadziła Pani Lidia Dębicka inspektor Biura Kontroli Zarządczej Urzędu Miejskiego w Słupsku na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska Nr 64/2011 z dn. 22.02.2011 r., kontrolę przeprowadzono w dniach 15.06 06.07.2011 roku. Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania i rozliczenia dotacji przyznanej z budżetu Miasta Słupska w okresie od maja 2009 roku do maja 2011 roku. W trakcie prowadzonych czynności ustalono, że Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ zgłoszone zostało do Wydziału Oświaty w Urzędzie Miejskim w Słupsku dnia 02 września 2006 r., a działalność swoją rozpoczęło od dnia 01 stycznia 2007 roku. Organem prowadzącym przedszkole jest Pani xxx xxx. Dotacja udzielana z budżetu Miasta Słupska przeznaczona jest na dofinansowanie realizacji zadań w zakresie kształcenia, wychowania i opieki w tym profilaktyki społecznej. Dotacja może być wykorzystywana wyłącznie na pokrycie wydatków bieżących. Dotacja przysługuje na każdego ucznia uczęszczającego do przedszkola. Dotacja przekazywana jest na rachunek bankowy przedszkola w 12 miesięcznych transzach w terminie do końca każdego miesiąca. Urząd Miejski w Słupsku przekazuje środki na podstawie złożonej w terminie do 20 dnia każdego miesiąca miesięcznej informacji ( WO-6 ) o ilości dzieci w przedszkolu w miesiącu poprzednim.
Dotacja przysługuje również w okresie przerwy wakacyjnej (tj. w miesiącu lipcu i sierpniu). Dotacja za w/w okres obliczana jest na podstawie liczby uczniów uczęszczających do przedszkola w miesiącu czerwcu rozliczanego roku. przedszkola. Ewidencja dzieci uczęszczających do przedszkola prowadzona jest w dziennikach zajęć Zgodnie z art. 80 i 90 ustawy z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. 2004 r. Nr 256, poz. 2572) dotacja przekazywana jest na pokrycie kosztów wydatków bieżących. bieżące definiuje przepis art. 124, pkt. 3 stawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240). Pani xxx xxx do rozliczenia dotacji na rok 2009, rok 2010 i rok 2011 (rok szkolny 2009/2010 i 2010/2011) przedstawiła kontrolującej dokumenty, które zostały spisane i dołączone do protokołu jako Załącznik nr 1. Po sprawdzeniu i analizie dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym, weryfikacji poddano wszystkie wydatki bieżące ponoszone w kontrolowanym okresie z dotacji na działalność przedszkola., które nie zostały zakwalifikowane przedstawione są w Załączniku nr 2. Kontroli poddano liczbę dzieci zgłaszanych na potrzeby otrzymania dotacji a faktycznie uczęszczających w roku szkolnym 2009/2010 (od maja 2009 r.) i 2010/2011 (do maja 2011). Weryfikacji dokonano na podstawie dzienników zajęć grup przedszkolnych. Zestawienie ilości dzieci obecnych wg dzienników zajęć przedszkola w rozliczanym okresie od maja 2009 do maja 2011 roku: Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień Wrzesień Październik Listopad Grudzień Rok 2009 3 - latki 11 11 - - - - - - 4 - latki 23 26 - - 19 20 20 20 5 - latki - - 14 14 13 13 Razem 34 37 0 0 33 34 33 33 Rozliczenie składane do WO Różnica -10 34 22 22 32 33 33 33 32 2
Rok 2010 3, 4 latki 21 20 22 21 19 19 18-20 19 19 19 5 latki 11 11 11 13 13 13 12-19 19 19 19 Razem 32 31 33 34 32 32 30 0 39 38 38 38 Rozliczenie składane do WO 32 32 32 32 32 24 24 38 38 38 38 37 Różnica -1-14 Rok 2011 3, 4 latki 20 20 19 19 19 19 5 latki 19 18 189 18 18 17 Razem 39 38 37 37 37 36 Rozliczenie składane do WO 38 38 38 36 34 Różnica -1 Zgodnie z 1 pkt. 1 Zarządzenia Nr 428/O/09 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 04 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia wysokości dotacji udzielonej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu miasta Słupska w 2009 roku kwota dotacji miesięcznej na jednego ucznia uczęszczającego do przedszkola niepublicznego wynosiła 555,70 zł. Zarządzeniem Nr 407/O/10 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 04 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia wysokości dotacji udzielonej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu miasta Słupska w 2010 roku kwota dotacji miesięcznej na jednego ucznia uczęszczającego do przedszkola niepublicznego wynosiła 575,60 zł., natomiast Zarządzeniem Nr 421/O/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 04 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia wysokości dotacji udzielonej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu miasta Słupska w 2011 roku kwota dotacji miesięcznej na jednego ucznia uczęszczającego do przedszkola niepublicznego wynosiła 611,30 zł. Podczas kontroli stwierdzono niezgodność w ilości dzieci wykazywanej w składanych rozliczeniach (WO-6) do Wydziału Oświaty Urzędu, a ilością dzieci wykazywanych w dziennikach zajęć przedszkola. Powyższe zestawienie przedstawia różnicę w ilości 26 dzieci tj. rok 2009 10 dzieci x kwota 550,70 zł. = 5.507,00 zł. rok 2010 15 dzieci x kwota 575,60 zł. = 8.634,00 zł. rok 2011 1 dziecko x kwota 611,30 zł. = 611,30 zł. razem: = 14.752,30 zł. 3
Rozliczenie wydatków na podstawie dokumentacji przedstawionej przez prowadzącą Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ w Słupsku za 2009 rok: Tabela nr 1 Rok 2009 ogółem z przedstawionej dokumentacji dotacji otrzymanej Wynagrodzenia i pochodne na utrzymanie niekwalifikowane dotacji niewykorzystana bazy przedszkolnej Wg dokumentacji składanej do Wydziału Oświaty Umowy o pracę (wg dokumentów- listy płac) Wg dokumentów (faktury zakupu) Wg dokumentów (faktury zakupu) Wg rozliczenia Styczeń 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Luty 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Marzec 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Kwiecień 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Maj 29.644,00 2.552,00 9.293,43 2.417,00 15.381,57 Czerwiec 18.894,00 2.552,00 12.038,24 2.460,50 1.843,26 Lipiec 12.225,00 2.552,00 8.445,54 5.492,84 minus 4.265,38 Sierpień 12.225,00 2.552,00 11.100,90 - minus 1.427,90 Wrzesień 17.782,00 3.828,00 12.792,15-1.161,85 Październik 18.338,00 3.828,00 6.374,67 3.693,80 4.441,43 Listopad 18.338,00 3.828,00 8.698,39 4.432,10 1.379,51 Grudzień 18.338,00 3.828,00 5.884,39 3.184,50 5.449,19 Razem 211.720,00 25.520,00 74.627,71 21.680,74 23.963,63 Tabela nr 2 Rok 2009 dotacji otrzymanej zakwalifikowane, poniesione na utrzymanie bazy przedszkola (Wynagrodzenia pracowników, dzierżawa i media, książki i art. biurowe, sprzęt i akcesoria komputerowe, wyposażenie przedszkola, środki czystości, opłaty pocztowe, art. spożywcze) Styczeń 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Luty 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Marzec 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Kwiecień 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) 4
Maj 29.644,00 11.845,00 Czerwiec 18.894,00 14.590,24 Lipiec 12.225,00 10.997,54 Sierpień 12.225,00 13.652,90 Wrzesień 17.782,00 16.620,15 Październik 18.338,00 10.202,67 Listopad 18.338,00 12.526,39 Grudzień 18.338,00 9.712,31 Razem 211.720,00 100.147,20 Tabela nr 3-2009 Rok dotacji otrzymanej niekwalifikowane Wyżywienie dzieci Reklama Inne Styczeń 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Luty 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Marzec 16.723,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Kwiecień 16.245,00 nie objęte kontrolą (brak podstawy prawnej) Maj 29.644,00 2.417,00 - - Czerwiec 18.894,00 2.460,50 - - Lipiec 12.225,00 4.307,00 1.185,84 - Sierpień 12.225,00 - - - Wrzesień 17.782,00 - - - Październik 18.338,00 3.218,00 475,8 - Listopad 18.338,00 4.419,00-13,1 Grudzień 18.338,00 1.964,50 1.220,00 - Razem 211.720,00 18.786,00 2.881,64 13,1 5
Rozliczenie wydatków na podstawie dokumentacji przedstawionej przez prowadzącą Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ w Słupsku za 2010 rok: Tabela nr 1 Rok 2010 dotacji otrzymanej Wg dokumentacji składanej do Wydziału Oświaty ogółem z przedstawionej dokumentacji Wynagrodzenia i pochodne na utrzymanie bazy przedszkolnej niekwalifikowane dotacji niewykorzystana Umowy o pracę Wg dokumentów Wg dokumentów Wg rozliczenia (wg dokumentów- listy (faktury zakupu) (faktury zakupu) płac) Styczeń 17.782,00 3.292,50 5.703,57 1.788,99 6.997,44 Luty 17.782,00 3.292,50 4.772,03 1.900,00 3.045,44 Marzec 17.782,00 3.292,50 8.394,21 4.040,50 2.055,29 Kwiecień 17.782,00 3.292,50 8.119,39 4.257,92 2.112,19 Maj 20.968,00 3.292,50 8.669,57 47,35 8.958,58 Czerwiec 18.410,00 3.292,50 5.762,91 2.400,00 9.954,59 Lipiec 13.814,00 3.292,50 1.255,44 2.352,00 6.914,06 Sierpień 13.814,00 3.292,50 4.241,41 0,00 6.280,09 Wrzesień 21.873,00 2.634,00 7.477,18 148,00 11.613,82 Październik 21.873,00 2.634,00 8.839,36 4.917,46 5.482,18 Listopad 21.873,00 2.634,00 8.721,06 5.455,65 5.062,29 Grudzień 21.873,00 2.634,00 5.995,41 3.657,20 9.586,39 Razem 225.626,00 36.876,00 77.951,53 30.965,07 78.062,36 Tabela nr 2 Rok 2010 dotacji otrzymanej zakwalifikowane, poniesione na utrzymanie bazy przedszkola (Wynagrodzenia pracowników, dzierżawa i media, książki i art. biurowe, sprzęt i akcesoria komputerowe, wyposażenie przedszkola, środki czystości, opłaty pocztowe, art. spożywcze) Styczeń 17.782,00 8.996,07 Luty 17.782,00 8.064,53 Marzec 17.782,00 11.686,71 Kwiecień 17.782,00 11.411,89 Maj 20.968,00 11.962,07 Czerwiec 18.410,00 9.055,41 Lipiec 13.814,00 4.547,94 6
Sierpień 13.814,00 7.533,91 Wrzesień 21.873,00 10.111,18 Październik 21.873,00 11.473,36 Listopad 21.873,00 11.355,06 Grudzień 21.873,00 8.629,41 Razem 225.626,00 114.827,54 Tabela nr 3-2010 Rok dotacji otrzymanej niekwalifikowane Wyżywienie dzieci Reklama Inne Styczeń 17.782,00 1.759,50-29,49 Luty 17.782,00 1.900,00 - - Marzec 17.782,00 1.356,50 2.684,00 - Kwiecień 17.782,00 3.995,00-262,92 Maj 20.968,00 - - 47,35 Czerwiec 18.410,00 2.400,00 - - Lipiec 13.814,00 2.352,00 - - Sierpień 13.814,00 - - - Wrzesień 21.873,00-148 - Październik 21.873,00 4.761,50-155,96 Listopad 21.873,00 4.174,65 1.281,00 - Grudzień 21.873,00 3.657,20 - - Razem 225.626,00 26.356,35 4.113,00 495,72 7
Rozliczenie wydatków na podstawie dokumentacji przedstawionej przez prowadzącą Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ w Słupsku za 2011 rok: Tabela nr 1 Rok 2011 dotacji otrzymanej Wg dokumentacji składanej do Wydziału Oświaty ogółem z przedstawionej dokumentacji Wynagrodzenia i pochodne na utrzymanie bazy przedszkolnej niekwalifikowane dotacji pozostająca do wykorzystania Umowy o pracę Wg dokumentów Wg dokumentów Wg rozliczenia (wg dokumentów- listy (faktury zakupu) (faktury zakupu) płac) Styczeń 21.297,00 2.772,00 7.866,21 3.550,04 7.108,75 Luty 21.873,00 2.772,00 8.869,14 5.758,85 4.473,01 Marzec 21.873,00 2.772,00 4.762,46 2.795,20 11.543,34 Kwiecień 21.873,00 2.772,00 5.011,85 3.974,15 10.115,00 Maj 27.398,00 2.772,00 1.259,07 3.852,00 19.514,93 Razem 114.314,00 13.860,00 27.768,73 19.930,24 52.755,03 Tabela nr 2 Rok 2011 dotacji otrzymanej zakwalifikowane, poniesione na utrzymanie bazy przedszkola (Wynagrodzenia pracowników, dzierżawa i media, książki i art. biurowe, sprzęt i akcesoria komputerowe, wyposażenie przedszkola, środki czystości, opłaty pocztowe, art. spożywcze) Styczeń 21.297,00 10.638,21 Luty 21.873,00 11.641,14 Marzec 21.873,00 7.534,46 Kwiecień 21.873,00 7.783,85 Maj 27.398,00 4.031,07 Razem 114.314,00 41.628,73 8
Tabela nr 3-2011 Rok dotacji otrzymanej niekwalifikowane Wyżywienie dzieci Reklama Inne Razem Styczeń 21.297,00 2.566,04 984-3.550,04 Luty 21.873,00 2.314,85 3.444,00-5.758,85 Marzec 21.873,00 2.795,20 - - 2.795,20 Kwiecień 21.873,00 3.974,15 - - 3.974,15 Maj 27.398,00 3.709,25 142,75-3.852,00 Razem 114.314,00 15.359,49 4.570,75 0,00 19.930,24 Wysokość poniesionych wydatków na podstawie przedstawionych dokumentów źródłowych wykazano w powyższych tabelach. Na drukach rozliczeniowych WO-6 (za dany miesiąc) składanych do Wydziału Oświaty wykazywano numery dowodów księgowych oraz kwoty poniesione w poszczególnych miesiącach. Ponadto na w/w drukach zamieszczana jest kwota otrzymanej dotacji przez przedszkole jak i suma wykorzystanej dotacji w danym miesiącu. Stwierdzono różnice pomiędzy kwotą dotacji otrzymywanej z Urzędu Miejskiego, a kwotą wydatkowaną przez Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ w wysokości 102.025,99 zł. w okresie od maja 2009 r. do grudnia 2010 r. Za okres styczeń-maj 2011r. Pozostaje do rozliczenia kwota w wysokości 52. 755,03 zł. Wykazane wydatki na wynagrodzenia pracowników dotyczące zawartych umów z nauczycielami prowadzącymi zajęcia edukacyjne związane z prowadzoną działalnością przedszkola niepublicznego są zgodne z listami płac i wypłacane w terminie na konta bankowe pracowników ogółem w wysokości 76.248,00 zł. Do rozliczenia wydatków z dotacji wykazano koszty reklamy w wysokości 11.565,15 zł. Dotacja przekazywana na postawie art. 90 ust 3d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty jest przeznaczona na dofinansowanie realizacji zadań szkoły lub placówki (przedszkola) w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Przepis ten wskazuje wyraźnie, na jakie cele dotacja może być wykorzystana są to cele ściśle związane z procesem kształcenia poszczególnego ucznia szkoły/przedszkola. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na pokrycie wydatków bieżących przedszkola. Wobec powyższego kosztów rozpowszechniania informacji o ofercie edukacyjnej, mających charakter reklamy 9
przedszkola, nie można zaliczyć do bezpośrednio związanych z procesem kształcenia, a tym samym nie ma możliwości kwalifikowania kosztów reklamy w rozliczeniu dotacji. Ponadto do rozliczenia wydatków z dotacji przedstawiono koszty wyżywienia dzieci w wysokości 60.501,84 zł. Stawka na jednego ucznia przedszkoli niepublicznych wyliczana jest przez Wydział Oświaty Urzędu na podstawie wydatków ponoszonych na finansowanie przedszkoli publicznych i jest pomniejszona o koszty żywności (przedszkola niepubliczne nie posiadają kuchni) oraz remonty. Tak więc wykazywane w rozliczeniu dotacji koszty za wyżywienie dzieci w przedszkolu niepublicznym nie mogą być zakwalifikowane do kosztów rozliczanych z dotacji. W trakcie kontroli Pani xxx xxx przedstawiła dokumenty potwierdzające wpłaty na poczet zwrotu dotacji na konto bankowe Miasta Słupska w następujących kwotach: data płatności - 20.03.2011 r. kwota - 7.000,00 zł. za 2009 rok data płatności 15.04.2011 r. kwota - 2.800,00 zł. za 2009 rok data płatności 14.06.2011 r. kwota - 5.000,00 zł. za 2009 rok data płatności 16.06.2011 r. kwota - 2.000,00 zł. za 2009 rok razem kwota -16.800,00 zł. Podczas przeprowadzonej kontroli, z ogólnej kwoty przekazanej dotacji w wysokości 485.724,00 zł. nie zakwalifikowano do rozliczenia wydatków: Rok 2009: wydatki niezakwalifikowane-dotacja wykorzystana niezgodne z przeznaczeniem 21.680,74 zł. kwota dotacji niewykorzystana 23.963,63 zł. kwota nienależnie pobranych dotacji z tytułu zawyżonej ilości dzieci 5.507,00 zł. razem kwota do zwrotu = 51.151,37 zł. Rok 2010: wydatki niezakwalifikowane-dotacja wykorzystana niezgodne z przeznaczeniem 30.965,07 zł. kwota dotacji niewykorzystana 78.062,36 zł. kwota nienależnie pobranych dotacji z tytułu zawyżonej ilości dzieci 8.634,00 zł. razem kwota do zwrotu = 117.661,43 zł. 10
Rok 2011: wydatki niezakwalifikowane wg przedstawionych dokumentów styczeń-maj 2011 r. dotacja- wykorzystana niezgodne z przeznaczeniem 19.930,24 zł. kwota nienależnie pobranych dotacji z tytułu zawyżonej ilości dzieci w okresie od stycznia do maja 2011 r. 611,30 zł. razem do zwrotu = 20.541,54 zł. kwota dotacji pozostała do rozliczenia (okres styczeń-maj 2011r.) 52.755,03 zł. W wyniku przeprowadzonej kontroli przypisuje się osobie prowadzącej Przedszkole,,SMERFUŚ''do zwrotu ogółem kwotę 189 354,34 zł., w sposób następujący: dotacja niewykorzystana ( rok 2009-23 963,63zł., rok 2010 78 062,36 zł ) kwota 102 025,99 złotych dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem ( rok 2009 21 680,74 zł, rok 2010 30 965,07, rok 2011 19 930,24 zł.) kwota 72 576.05złotych dotacja pobrana w nadmiernej wysokości ( rok 2009 5 507,00, rok 2010 8 634,00, rok 2011 611,30 zł.) kwota 14 752,30 złotych RAZEM: 189 354,34 złotych Na poczet kwoty dotacji przypisanej prowadzącej przedszkole do zwrotu należy uwzględnić wpłaty na sumę 16 800.00 złotych wymienione na str. 10 niniejszego protokołu. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden pozostawiono w kontrolowanym przedszkolu. Prowadzącą Przedszkole Niepubliczne SMERFUŚ poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania, zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Kontrolowany: xxx xxx Kontrolujący: Inspektor mgr Lidia Dębicka Słupsk, dnia 06 lipca 2011 roku. Jawność danych została wyłączona na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101, poz. 926 z 2002 r. z póź. zm.). 11