Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Zasady opracowywania, uaktualniania i wydawania procedur i instrukcji SZJ PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P I-01 Wydanie 7 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad opracowywania, uaktualniania, wydawania, wdrażania, udostępniania procedur w Urzędzie Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg PN EN ISO 9000:2006) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości. 3.2. DOKUMENT (wg PN EN ISO 9000:2006) Informacja i przekazujący ją nośnik 3.3. ZAPIS (wg PN EN ISO 9000:2006) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. 3.4. PROCEDURA (wg PN EN ISO 9000:2006) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. 3.5. INSTRUKCJA Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Instrukcja odnosi się lub jest uzupełnieniem procedury. Instrukcja zawiera określone stałe polecenia lub szereg poleceń, wymagających wykonywania ich przez pracownika, którego dotyczy dana instrukcja. 3.6. ALGORYTM - graficzny schemat przebiegu czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników organizacji. Zasady tworzenia algorytmu procedury zawarte są w Wytycznych pisania procedur załączonych w tej procedurze. 3.7. AUTOR procedury (opracowujący) - osoba tworząca koncepcję dokumentu i/lub opracowująca procedurę merytorycznie zgodnie z Wytycznymi pisania procedur. OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Iwona Łabaziewicz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 / 6
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy opracowaniu, uaktualnianiu i wydaniu procedury 1. Zmiany organizacyjne w urzędzie 2. Zmiany norm serii ISO 9000, 9001 3. Zmiany w Księdze Jakości 4. Uwagi z auditów 5. Zmiany dokumentów funkcjonujących w Urzędzie 1.Potrzeby ze strony wydziału lub biura 2.Stwierdzone niezgodności w funkcjonowaniu systemu jakości w danym wydziale, biurze 3.Potrzeba zmiany opisu przebiegu danego procesu Pełnomocnik ds. SZJ 4.1. 1.Opracowuje nową procedurę/instrukcję lub wprowadza zmianę do już istniejącej 2.Nadaje numer nowej procedurze/instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do już istniejącej Pracownik Urzędu 4.2. Zgłasza potrzebę opracowania/zmiany procedury/ instrukcji swojemu przełożonemu Prezydent Dyrektorzy Kierownicy 4.3. 1.Analizuje zgłoszenie pracownika dotyczące opracowania / zmiany procedury / instrukcji 2.Sporządza elektroniczny Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury/instrukcji - wyznacza autora 3.Przesyła w formie elektronicznej wniosek do Pełnomocnika ds. SZJ Pełnomocnik ds. SZJ 4.4. 1. Zatwierdza Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji 2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do już istniejącej 3. Informuje osobę zgłaszającą o zatwierdzeniu Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji 4. W przypadku braku zatwierdzenia wniosku powiadamia o tym fakcie osobę zgłaszającą wniosek 5. Przechowuje wszystkie wnioski w formie elektronicznej na dysku sieciowym w folderze z dokumentami Systemu Zarządzania Jakością. Autor procedury / instrukcji 4.5. 1.Opracowuje treść nowej procedury / instrukcji 2.Przekazuje nową lub zmienioną procedurę w formie zapisu elektronicznego Pełnomocnikowi ds. SZJ 1 Strona 2 / 6
1 Pełnomocnik ds. SZJ 4.6. 1. Sprawdza poprawność nowej / zmienionej procedury / instrukcji. 2. Wprowadza poprawki do nowej / zmienionej procedury / instrukcji. 3. Informuje autora procedury / instrukcji o wprowadzonych zmianach. 4. Wpisuje w rubryce Opracował autora procedury wraz z datą opracowania. 5. Wpisuje w rubryce Sprawdził swoje nazwisko wraz z datą sprawdzenia procedury /instrukcji (w przypadku, gdy opracowującym procedurę jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania jakością, to sprawdzającym i zatwierdzającym jest Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta). 6. Przesyła drogą elektroniczną procedurę / instrukcję do sprawdzenia i akceptacji Prezydentowi Miasta lub w jego imieniu Sekretarzowi Miasta. 7. Uaktualnia ewidencję procedur / instrukcji w Uminecie, na stronie Miasta oraz ogólnodostępnym dysku sieciowym W. Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta 4.7. 1. Sprawdza opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję. 2. Akceptuje procedurę / instrukcję lub zwraca ją do poprawienia Pełnomocnikowi ds. SZJ 3. Przekazuje sprawdzoną i zaakceptowaną procedurę / instrukcję Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu wydania Pełnomocnik ds. SZJ 4.8. 1. Przechowuje oryginały procedur. 2. Przekazuje sprawdzoną procedurę w formie elektronicznej do wydziału informatyki w celu umieszczenia w Uminecie, na stronie Miasta oraz dysku sieciowym W. 3. Uaktualnia wykaz procedur / instrukcji w sieci komputerowej. 4. Informuje wszystkich pracowników UM za pośrednictwem poczty elektronicznej o wprowadzeniu procedury / instrukcji do stosowania lub zmianach w już istniejącej procedurze / instrukcji. Dyrektor Wydziału Informatyki 4.9. 1.Umieszcza procedurę w formie elektronicznej w Uminecie, na stronie internetowej Miasta Szczecin oraz dysku sieciowym W. 2.W celu zabezpieczenia danych SZJ przed utratą stosuje procedurę BACKUP ów wg instrukcji tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa. Dyrektorzy wydziałów Kierownicy biur 4.10. Wdrażają nowo opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję Strona 3 / 6
4.1. Pełnomocnik ds. SZJ 4.1.1. W przypadku zaistnienia jednego ze zdarzeń z grupy I opracowuje/zmienia procedurę /instrukcję bez konieczności wypełniania Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury/instrukcji (zał. nr 2/P-I-01). Procedura/instrukcja opracowywana jest zgodnie z Wytycznymi pisania procedur (Załącznik nr 1 / P-I-01, Załącznik nr 3 / P-I-01). 4.1.2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany i przystępuje do opracowania treści nowego dokumentu lub wprowadza zmiany do już istniejącego. 4.2. Pracownik urzędnik W przypadku zaistnienia jednego ze zdarzeń z grupy II zgłasza ustnie potrzebę opracowania nowej lub zmiany już istniejącej procedury / instrukcji bezpośrednio do swojego przełożonego Kierownika lub Dyrektora wydziału / biura. 4.3. Prezydent Miasta, Dyrektor/Kierownik Wydziału/Biura, 4.3.1. Analizuje zgłoszenie pracownika dotyczące opracowania lub wprowadzenia zmiany do procedury / instrukcji, biorąc pod uwagę powyższe podstawy. 4.3.2. Sporządza elektroniczny Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji. Jeżeli zgłoszenie jest bezpodstawne powiadamia zgłaszającego motywując swoją decyzję. Wypełniając wniosek wyznacza osobę odpowiedzialną za opracowanie nowej procedury / instrukcji lub wpisuje propozycję zmiany treści w przypadku wprowadzania zmian. 4.3.3. Wypełniony Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej do Pełnomocnika ds. SZJ. 4.4. Pełnomocnik ds. SZJ 4.4.1. Zatwierdza Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji określając termin realizacji. 4.4.2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do już istniejącej. 4.4.3. Informuje osobę zgłaszającą o zatwierdzeniu Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji. 4.4.4. W przypadku braku zatwierdzenia wniosku powiadamia o tym fakcie osobę zgłaszającą wniosek wraz z uzasadnieniem swojej decyzji. 4.4.5. Przechowuje wszystkie Wnioski nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji w formie elektronicznej na dysku sieciowym w folderze z dokumentami Systemu Zarządzania Jakością. 4.5. Autor procedury / instrukcji 4.5.1. Opracowuje treść nowej procedury / instrukcji lub wprowadza zmianę na podstawie elektronicznego Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji przestrzegając następujących zasad: forma graficzna procedury / instrukcji i kolejność punktów musi być zachowana zgodnie z Wytycznymi pisania procedur / instrukcji, każda merytoryczna zmiana treści procedury / instrukcji wiąże się z koniecznością napisania i wydania kolejnej edycji procedury / instrukcji i zaktualizowania jej w Uminecie, na stronie Miasta oraz dysku sieciowym. teksty procedur / instrukcji powinny być pisane językiem zwięzłym, jednoznacznym, zrozumiałym, w czasie teraźniejszym, aktualna procedura / instrukcja nie może posiadać w treści żadnych poprawek ani skreśleń. Strona 4 / 6
w pkt. 1, 2 i 3 określany jest cel procedury / instrukcji, zakres i terminologia, w pkt. 4 opisuje się przebieg realizacji / opis czynności procedury / instrukcji lub zaczyna się go od narysowania algorytmu, w pkt. 5 procedury / instrukcji przywołuje się wykaz dokumentów związanych i załączników przywołanych w procedurze / instrukcji 4.5.2. Przekazuje nowo opracowaną procedurę / instrukcję w formie zapisu elektronicznego Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu jej sprawdzenia pod kątem merytorycznym i graficznym, opracowania jej ostatecznej wersji i wydania w formie elektronicznej. 4.5.3. W przypadku zgłoszenia na Wniosku nr... o opracowanie procedury / instrukcji propozycji wprowadzenia niewielkich zmian do procedury / instrukcji dopuszcza się ich naniesienie i opracowanie nowej edycji przez Pełnomocnika ds. SZJ. 4.6. Pełnomocnik ds. SZJ 4.6.1. Sprawdza poprawność i zgodność opracowanej / zmienionej przez siebie lub autora procedury z Wytycznymi pisania procedur / instrukcji. 4.6.2. Wprowadza poprawki do opracowanej / zmienionej procedury / instrukcji na podstawie: a) przesłanego i zatwierdzonego elektronicznego Wniosku nr... o opracowanie / zmianę procedury/ instrukcji, b) uwag zawartych na sprawdzonych i cofniętych do poprawy procedurach / instrukcjach przez Prezydenta lub inne wskazane osoby. c) wystawionej Karty Niezgodności i Działań Korygujących / Zapobiegawczych dotyczącej treści danej procedury / instrukcji (procedura P-VI-02). 4.6.4. Wpisuje w rubryce Opracował autora procedury / instrukcji wraz z datą opracowania lub wprowadzenia zmiany do dokumentu. 4.6.5. Wpisuje w rubryce Sprawdził swoje nazwisko wraz z datą sprawdzenia procedury / instrukcji (w przypadku, gdy opracowującym procedury jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania jakością to sprawdzającym i zatwierdzającym jest Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta). 4.6.6. Przekazuje procedurę do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub Sekretarzowi Miasta. 4.6.7. Uaktualnia ewidencję procedur / instrukcji w Uminecie, na stronie Miasta oraz ogólnodostępnym dysku sieciowym W. 4.7. Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta 4.7.1. Sprawdza opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję 4.7.2. Informuje Pełnomocnika ds. SZJ o akceptacji treści procedury / instrukcji lub konieczności jej poprawy zgodnie z uwagami. 4.7.3. Przekazuje sprawdzoną procedurę / instrukcję Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu wydania. 4.8. Pełnomocnik ds. SZJ 4.8.1. Przechowuje nową/poprawioną procedurę / instrukcję procedurę. 4.8.2. Kopię procedury w formie elektronicznej przekazuje do Wydziału informatyki Urzędu Miasta celem umieszczenia jej na ogólnodostępnych nośnikach. 4.8.3. Wysyła za pośrednictwem poczty elektronicznej informację do wszystkich pracowników UM o funkcjonowaniu i obowiązywaniu nowej/ poprawionej procedury. 4.9. Dyrektor Wydziału Informatyki 4.9.1. Umieszcza procedurę w wersji elektronicznej w wewnętrznej sieci Uminet, na stronie internetowej Miasta www.szczecin.pl oraz na dysku sieciowym W. 4.9.2. W celu zabezpieczenia danych SZJ przed utratą stosuje procedurę BACKUP ów wg instrukcji tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa. Strona 5 / 6
4.10. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur Wdrażają nowo opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury / instrukcji Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją Nr P-VI-02 Działania korygujące Nr P-II-03 Zabezpieczenie zasobów sieciowych przed niepowołanym dostępem 5.2. Inne dokumenty: - normy serii ISO 9000, 9001 - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - protokoły z auditów wewnętrznych. 5.3. Załączniki: 5.3.1. Wzór strony procedury - zał. nr 1/ P-I-01 5.3.2. Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji - zał. nr 2 / P I-01 5.3.4. Graficzny opis procedury / instrukcji - zał. nr 3 / P-I-01 Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 6 / 6