INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Załącznik do Zarządzenia Nr 4/2008 Wójta Gminy Skąpe z d dnia 10 października 2008 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO PRZY URZĘDZIE GMINY W SKĄPEM 1

Spis treści 1.Przedmiot instrukcji... 3 2.Określenia uŝyte w instrukcji... 3 3.Podział dokumentacji... 3 3.1.Materiały archiwalne...3 3.2.Dokumentacja niearchiwalna...3 3.3.Oznaczanie kategorii dokumentacji:...3 4.Organizacja archiwum zakładowego... 4 5.Lokal archiwum zakładowego i jego wyposaŝenie... 4 5.1.Pomieszczenia archiwum zakładowego...4 5.2.WyposaŜenie i zabezpieczenie archiwum zakładowego...4 6.Zakres działania archiwum zakładowego... 4 7.Personel archiwum zakładowego... 5 7.1.Odpowiedzialność...5 7.2.Przygotowanie zawodowe...5 7.3.Obowiązki...5 8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe... 5 8.1.Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych...5 8.2. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych...5 9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum zakładowym... 6 9.1. Przechowywanie akt...6 9.1.1. Miejsce przechowywania...6 9.1.2. Układ akt...6 9.1.3. Nadawanie sygnatury...6 9.2.Środki ewidencyjne...6 10. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum zakładowym... 6 10.1. Udostępnianie akt...6 10.1.1. Udostępnianie akt dla celów słuŝbowych...6 10.1.2. Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych...7 10.1.3. Miejsce udostępniania i korzystania z akt...7 10.1.4. Odpowiedzialność za udostępnione akta...7 10.1.5. Odbiór udostępnionych akt...7 10.2.WypoŜyczanie akt poza lokal archiwum zakładowego...7 10.3. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt...7 11.Wydzielanie dokumentacji... 7 11.1. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację...7 11.1.1. Zadania komisji...8 11.1.2. Zmiana kwalifikacji akt przez komisję...8 12.Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego... 8 12.1.Sposób przekazywania...8 13.Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę... 8 13.1.Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę...8 13.2.Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej...8 13.3.Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt...8 14. Nadzór nad archiwum zakładowym... 9 14.1.Prawo do kontroli archiwum zakładowego...9 14.2.Kontrola wewnętrzna...9 14.3.Protokół z kontroli...9 15.Postępowanie w przypadku utraty akt... 9 2

16.Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe... 9 17.Postępowanie z komputerowymi nośnikami informacji... 9 1.Przedmiot instrukcji Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Skąpem oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstającymi w związku z działalnością Urzędu Gminy w Skąpem. 2.Określenia uŝyte w instrukcji Przez uŝyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się: 1) jednostka organizacyjna Urząd Gminy Skąpe 2) komórka organizacyjna wydział, dział, sekcja lub inne samodzielne stanowisko w jednostce organizacyjnej, 3) akta wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księgowa, statystyczna i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym. 3.Podział dokumentacji Dokumentacja powstająca w toku działalności jednostki organizacyjnej, z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. 3.1.Materiały archiwalne Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczne, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone. 3.2.Dokumentacja niearchiwalna Dokumentacją niearchiwalną określa się dokumentację inną niŝ wymieniona w podpunkcie 3.1., nie stanowiącą materiałów archiwalnych. 3.3.Oznaczanie kategorii dokumentacji: Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji: 1) symbolem A oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, 2) symbolem B oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym Ŝe: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych, b) symbolem Bc oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; c) symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. 3

Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które moŝe dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii moŝe wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 3) W szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe moŝe dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ppkt. 2), lit. a), uznając za materiały archiwalne. 4.Organizacja archiwum zakładowego Urząd Gminy w Skąpem posiada jedno archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej. 5.Lokal archiwum zakładowego i jego wyposaŝenie 5.1.Pomieszczenia archiwum zakładowego Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać: 1) pomieszczenie biurowe słuŝące do pracy biurowej pracowników archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych, 2) magazyn, słuŝący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, 3) pomieszczenie słuŝące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę. 5.2.WyposaŜenie i zabezpieczenie archiwum zakładowego Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym wymogom: 1) pomieszczenia archiwum zakładowego winny mieścić się na parterze, 2) lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt, jak i na stan zdrowia pracownika w nim zatrudnionego, 3) okna archiwum winny być zakratowane (kratami rozsuwanymi umoŝliwiającymi ich otwarcie i ewakuację zasobu archiwalnego w przypadku zagroŝenia), 4) drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne zamki i urządzenie do zakładania plomby plastelinowej, 5) instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a Ŝarówki powinny być w kloszach. Punkty oświetleniowe muszą być usytuowane w przejściach między regałami, 6) lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpoŝarowego, 7) archiwum winno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności powietrza, 8) w magazynie nie wolno palić tytoniu ani uŝywać grzejników elektrycznych, 9) podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn powinny posiadać gładką fakturę, 10) pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza w magazynie powinna mieścić się w granicach 14-18 o C, natomiast wilgotność w granicach 50-60%, 11) magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały metalowe, szafę na środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno-biurowe, 12) regały naleŝy ustawiać prostopadle do okien, a w przypadku innego ustawienia, okna naleŝy zasłonić lnianymi zasłonami, chroniącymi akta przed zbytnim nasłonecznieniem. Odstępy między regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość pomiędzy dokumentacją ustawioną na górnej półce a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm. Regały naleŝy ponumerować cyframi rzymskimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi, 13) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać Ŝadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposaŝenie. 4

6.Zakres działania archiwum zakładowego Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. A ) i dokumentację niearchiwalną (kat. B ) wymienione w rozdz. 3. Do zakresu działania archiwum zakładowego naleŝy: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu, 2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych, 3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji, 4) udostępnianie akt osobom upowaŝnionym, 5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi terminami, 6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę. 7.Personel archiwum zakładowego 7.1.Odpowiedzialność Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. 7.2.Przygotowanie zawodowe Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane. 7.3.Obowiązki Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe naleŝy: 1) prowadzenie prac wymienionych w rozdziale 6, 2) znajomość struktury organizacyjnej własnej jednostki organizacyjnej oraz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. 8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe 8.1.Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieŝących prac, komórka organizacyjna moŝe korzystać na prawach wypoŝyczenia z archiwum zakładowego. 8.2. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych: 1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym, 5

2) w pierwszym kwartale kaŝdego roku na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonych w trzech egzemplarzach przez komórkę zdającą, z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca akta. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A i kategorii B (wzór: załącznik nr 1). Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek. 9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum zakładowym 9.1. Przechowywanie akt 9.1.1. Miejsce przechowywania Do przechowywania akt słuŝą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi. 9.1.2. Układ akt W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych. Materiały archiwalne (kat. A ) układa się na osobnym regale (półce). 9.1.3. Nadawanie sygnatury Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczoodbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu. 9.2.Środki ewidencyjne Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek organizacyjnych (załącznik nr 1), 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych słuŝący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych ( załącznik nr 2), 3) karty udostępniania akt ( załącznik nr 3), 4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,(załącznik nr 7) 5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (załącznik nr 6), 6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę (6załączniki nr 4, 5). 10. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum zakładowym 10.1. Udostępnianie akt Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów słuŝbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na Ŝądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek. 6

10.1.1. Udostępnianie akt dla celów słuŝbowych Udostępnianie akt dla celów słuŝbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt naleŝy numerować kolejno w obrębie kaŝdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypoŝyczonych akt. 10.1.2. Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 10.1.3. Miejsce udostępniania i korzystania z akt Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę, na której naleŝy wpisać datę udostępnienia akt. 10.1.4. Odpowiedzialność za udostępnione akta Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 10.1.5. Odbiór udostępnionych akt Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta. 10.2.WypoŜyczanie akt poza lokal archiwum zakładowego W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta mogą być wypoŝyczone poza lokal archiwum zakładowego. 10.3. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt: 1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje równieŝ wypoŝyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce. 2) kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności. 11.Wydzielanie dokumentacji W drugim półroczu kaŝdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie naleŝy rozumieć: 1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. A ), podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego, 7

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, 3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy. 11.1. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przełoŝonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt. Skład komisji ustala kierownik jednostki organizacyjnej. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe. 11.1.1. Zadania komisji Do zadań komisji naleŝy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania, 2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach. 11.1.2. Zmiana kwalifikacji akt przez komisję Komisja nie moŝe zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. A ), moŝe natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat. B ) do kat. A oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. 12.Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego Archiwum zakładowe, po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym, moŝe przekazać własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie właściwemu terenowo archiwum państwowemu na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach. 12.1.Sposób przekazywania Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale 12, przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, bezpośredni jego zwierzchnik oraz kierownik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do archiwum państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. JeŜeli archiwum państwowe nie zgłosi zastrzeŝeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego pokrywa w całości jednostka organizacyjna przekazująca akta. 13.Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę 13.1.Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę Akta przeznaczone do zniszczenia naleŝy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę (zał. nr 4) do czasu uzyskania akceptacji archiwum państwowego. 8

13.2.Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 5) wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę, komisja przesyła do właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania akceptacji. 13.3.Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu akceptacji i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt. 14. Nadzór nad archiwum zakładowym 14.1.Prawo do kontroli archiwum zakładowego Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upowaŝnieniem do przeprowadzania kontroli oraz osoby upowaŝnione przez kierownika jednostki organizacyjnej. 14.2.Kontrola wewnętrzna Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. 14.3.Protokół z kontroli JeŜeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i kierownik jednostki organizacyjnej. 15.Postępowanie w przypadku utraty akt W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania. 16.Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protokolarnie. 17.Postępowanie z komputerowymi nośnikami informacji 17.1. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173 z późn.zm.) oraz akty wykonawcze do niej odnoszą się do dokumentacji oryginalnej, a więc takiej formy jaka wynika ze statutowej działalności jednostki organizacyjnej. Wszelkie reprodukcje dokumentacji traktowane są jako materiał wtórny, wytworzony dla określonego celu. Jednostki organizacyjne w ramach swojej działalności statutowej tworzą dokumentację na papierze i to jest oryginał. Zapis na nośniku komputerowym jest materiałem wtórnym wytwarzanym w celu usprawnienia działalności jednostki. Ochronie przewidzianej w przepisach archiwalnych podlega dokumentacja oryginalna. UŜyty termin dokumentacja wyraźnie stanowi, iŝ jest to zapis na papierze. 9

17.2. Ze względu na ochronę dokumentacji w formie oryginalnej czyli na nośniku papierowym niedopuszczalne jest jej niszczenie i pozostawienie zapisu tylko na nośniku komputerowym. Dopuszcza się przechowywanie informacji księgowych tylko na nośniku komputerowym pod warunkiem przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn.zm.), rozdział 8 ochrona danych (artykuły 71-76). 17.3. UŜytkownicy systemów pracujących w sieci lokalnej jednostki organizacyjnej ze względu na bezpieczeństwo wprowadzanych danych powinni kaŝdorazowo po wprowadzeniu większej ilości danych nie rzadziej jednak niŝ raz w miesiącu powinni wykonać kopie swojego systemu. 17.4. Administrator sieci raz w tygodniu dokonuje kontroli poprawności skopiowanych systemów oraz składuje je na taśmie strimera. Taśmy strimera przechowuje się w odpowiednio zabezpieczonej szafie (przy większej ilości danych wskazana jest szafa pancerna lub sejf), w temperaturze od 10 do 30 o C, z dala od źródeł elektromagnetycznych, źródeł ciepła, w suchym miejscu zabezpieczonym od kurzu. 17.5. Taśmy układa się w kolejności chronologicznej składowanych kopii na strimerze. 17.6. Taśmy strimera udostępnia się w celu ponownego wprowadzania danych do sieci po ewentualnej awarii serwera sieciowego. 17.7. Za odpowiednie zabezpieczenie, przechowywanie i udostępnianie taśm strimera odpowiedzialny jest administrator sieci. 17.8. Dane (informacje) zapisane na taśmie strimera, których okres przydatności praktycznej upłynął moŝna skasować. Decyzję o skasowaniu danych podejmuje prezes spółki na pisemny wniosek administratora sieci oraz kierownika komórki organizacyjnej, która jest głównym uŝytkownikiem danego systemu. W pracach związanych z wydzieleniem danych do kasowania naleŝy kierować kryterium ich praktycznej przydatności w pracy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz kategoriami archiwalnymi zawartymi w rzeczowym wykazie akt. 10

Opracował zespół w składzie: Sprawdził: Zatwierdził: Przyjął stosowania: do Imię i nazwisko Data Podpis 11

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr...... (nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat.akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 1 2 3 4 5 6 7 8 12

13

Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem Nr spisu Data przyjęcia akt WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH Nazwa komórki przekazującej akta Poz. spisu Liczba teczek Uwagi 1 2 3 4 5 6 14

15

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem Karta udostępniania akt Nr.**) (nazwa wnioskodawcy)...... Data 20 r. (Termin zwrotu akt) Proszę o udostępnienie wypoŝyczenie wykonanie uwierzytelnionej kserokopii akt powstałych w komórce organizacyjnej: z lat O znakach I upowaŝniam do ich wykorzystania odbioru Pana / Panią. (imię i nazwisko) (data) (podpis) Zezwalam na udostępnienie wypoŝyczenie wymienionych wyŝej akt. (data i podpis) Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt ** Akt tomów. Kart. Data 20 r. Podpis. Adnotacje o zwrocie akt: (podpis oddającego) Akta zwrócono do archiwum Dnia... 20.r.... (podpis odbierającego) **) wypełnia archiwum Załącznik Nr 4 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem... 16

Nazwa i adres jednostki organizacyjnej PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska słuŝbowe członków komisji):............ dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, Ŝe stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania w określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Podpisy: Przewodniczący Komisji:... Członkowie Komisji:... Załączniki: -... kart spisu, -... pozycji spisu.......... 17

Załącznik Nr 5 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczo-odb iorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Kat. akt 1 2 3 4 5 6 7 18

Załącznik Nr 6 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego Lp. Nr i lp. spisu zdawczo-odb iorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Kat. akt 1 2 3 4 5 6 7 19

Załącznik Nr 7 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Skąpem... (pieczęć zakładu) PROTOKÓŁ sporządzony dnia........... r. w sprawie 20

stwierdzenia braków/uszkodzenia/zaginięcia* dokumentacji wypoŝyczonej z Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy w Skąpem Akta nr... teczka/i... wypoŝyczona/e z Archiwum Urzędu w dniu:... przez... (imię, nazwisko) zaginęła/y*); uległa/y zniszczeniu, a mianowicie*):......... ma/mają niŝej wykazane braki/uszkodzenia stwierdzone przy odbiorze dokumentacji*):......... miejscowość data Podpisy:...... Pracownik Archiwum Urzędu WypoŜyczający akta * niepotrzebne skreślić 21

ZARZĄDZENIE W SPRAWIE WARUNKÓW I TRYBU SKŁADANIA WNIOSKÓW DOTYCZĄCYCH BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Zarządzenie naczelnego dyrektora archiwów państwowych z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M.P. z dnia 18 czerwca 1988 r. Nr 17, poz. 145) Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173) oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa WyŜszego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje: 1. Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej jednostkami organizacyjnymi, brakują i przekazują na makulaturę lub zniszczenie wszelką dokumentację niearchiwalną wyłącznie na podstawie zezwolenia. 2.1. Wnioski o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kierownicy jednostek organizacyjnych składają do właściwego archiwum państwowego. 2. Przez właściwe archiwum państwowe, o którym mowa w ust. 1, rozumie się: 1) dla jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym, 2) dla pozostałych jednostek organizacyjnych archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę. 3.1. W razie ubiegania się o zezwolenie jednorazowe, do wniosku naleŝy dołączyć: 1) protokół, sporządzony na formularzu Pu-A-34 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, sporządzony na formularzu Pu-A-33a Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie bądź Pu-A-33b Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, w zaleŝności od rodzaju dokumentacji. 2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca bądź prowadząca archiwum zakładowe lub składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu. 3. W razie trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, kierownik jednostki organizacyjnej zwraca się do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. 4.1. Wniosek o wydanie zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiego zezwolenia, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych i innej dokumentacji w danej jednostce organizacyjnej oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu. 2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zezwolenie generalne na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w 3 ust. 2. 5. Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przechowywania w archiwach zakładowych lub w składnicy akt dokumentów brakowania wymienionych w 3 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia. 6. Zarządzenie dotyczy równieŝ dokumentacji niearchiwalnej tajnej i poufnej, której niszczenie następuje zgodnie z odrębnymi przepisami. 7. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem ogłoszenia. 22