U M O W A Wzór zawarta w dniu 2015 roku w Warszawie pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy z siedzibą w Warszawie (kod: 02-315), ul. Barska 28/30, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:...... a..., wpisaną do rejestru... prowadzonego przez... pod numerem...o kapitale zakładowym...(dotyczy spółek prawa handlowego), NIP numer:..., REGON numer:..., zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez:... wyłonioną w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego numer postępowania GOZ-2214-14/15 o następującej treści : 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest przygotowanie do druku, wydrukowanie i dystrybucja 3.600 egzemplarzy firmowych kalendarzy książkowych na rok 2016 oraz 2.200 egzemplarzy firmowych kalendarzy trójdzielnych (ściennych) na 2016 rok dla Państwowej Inspekcji Pracy, zwanych dalej kalendarzami. Szczegółowy opis przedmiotu umowy zawiera załącznik nr 1 do umowy. 2 1. Wykonawca zobowiązuje się do dystrybucji kalendarzy do podmiotów wskazanych w załączniku nr 2 do umowy. 2. Kalendarze muszą być dostarczone w zbiorczych, oznakowanych opakowaniach. Na każdej paczce musi być naklejona etykieta zawierająca dane: tytuł publikacji oraz ilość zapakowanych w niej egzemplarzy. 3 1. Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy materiały konieczne do wydrukowania kalendarzy jako pliki: a) logo w formacie wektorowym- jak w pkt I.9, i I.11 załącznika nr 1 do umowy, b) tekst niezbędny do wydrukowania jednego arkusza poprzedzającego kalendarium. Będzie to ustawa o PIP (w formie pliku doc) do złożenia przez Wykonawcę - jak w pkt I.11 i I.12 załącznika numer 1 do umowy. 2. Materiały, o których mowa w ust. 1 zostaną przekazane Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w dniu zawarcia umowy. Z powyższego zostanie spisany protokół. 3. Wykonawca nie ma prawa do samodzielnej sprzedaży i dystrybucji kalendarzy opatrzonych materiałami przekazanymi przez Zamawiającego. 4 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy w wersji elektronicznej na adres... oraz na płycie CD (protokolarnie) dane konieczne do wykonania personalizacji kalendarzy. Ustalenia w zakresie personalizacji kalendarzy Strony przyjmą protokolarnie. 1
2. Wykonawca w dniu zawarcia umowy przekaże protokolarnie Zamawiającemu wzornik, według którego Zamawiający dokona wyboru koloru i faktury wykładziny okładki kalendarza. O wyborze Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie/faksem w terminie 5 dni od podpisania protokołu przekazania wzornika. 5 1. Wykonawca przed rozpoczęciem druku każdego rodzaju kalendarza zobowiązany jest do uzyskania akceptacji upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego na jego wykonanie. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od zawarcia umowy okaże Zamawiającemu po 3 wzory każdego z rodzajów kalendarzy (trójdzielne i książkowe) celem wyboru wzoru przez Zamawiającego. Miejscem okazania każdego z wzorów kalendarzy jest siedziba Głównego Inspektoratu Pracy w Warszawie ul. Barska 28/30. Koszt okazania wzorów kalendarzy ( w tym w szczególności koszt dojazdu osób okazujących kalendarze) ponosi Wykonawca. 2. Zamawiający może zgłosić pisemnie/faksem uwagi do okazanych wzorów kalendarzy - w terminie 3 dni roboczych licząc od dnia następnego po dostarczeniu wzorów kalendarzy do okazania, wskazując jednocześnie, według których wzorów należy przygotować kalendarze dla Zamawiającego. Nie zgłoszenie uwag w ww. terminie należy traktować jako brak uwag. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego. 6 1. Przed rozpoczęciem dostawy do jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest okazać po 2 egzemplarze każdego z kalendarzy do ostatecznej akceptacji przedstawicieli Zamawiającego (dystrybucja kalendarzy bez ww. akceptacji odbywać się będzie na ryzyko Wykonawcy). Miejsce okazania kalendarzy siedziba Zamawiającego, Warszawa, ul. Barska 28/30. 2. Wykonawca zobowiązany jest poinformować pisemnie/faksem jednostki Państwowej Inspekcji Pracy o terminie dostawy kalendarzy z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem (3 dni robocze) wskazując rodzaj i liczbę kalendarzy, które będą dostarczone. 3. Wykonawca zobowiązuje się wnieść kalendarze do siedzib jednostek wskazanych w załączniku nr 2 do umowy i ułożyć je w miejscu wskazanym przez upoważnione osoby z ramienia tych jednostek. 4. Upoważnieni przedstawiciele w każdej jednostce wskazanej w załączniku nr 2 do umowy, odbiorą przedmiot umowy w terminie 3 dni roboczych od jego dostarczenia. Odbiór w każdej jednostce zostanie potwierdzony podpisaniem protokołu częściowego zawierającego co najmniej następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której kalendarze są przyjmowane, ilość i rodzaj odbieranych kalendarzy, datę odbioru oraz podpisy osób uprawnionych (w przypadku Wykonawcy osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, a w przypadku jednostek organizacyjnych PIP odpowiednio okręgowy inspektor pracy lub jego zastępca, dyrektor OSPIP lub jego zastępca, dyrektor Departamentu Prewencji i Promocji lub jego zastępca. 5. Ostateczny odbiór przedmiotu umowy nastąpi w siedzibie Zamawiającego, tj. w Warszawie przy ul. Barskiej 28/30 podpisaniem protokołu odbioru ostatecznego przedmiotu umowy. Protokół musi być podpisany przez obie Strony bez żadnych uwag, najpóźniej w ostatnim dniu wskazanym w 7 i musi zawierać co najmniej następujące informacje: nazwę Wykonawcy i Zamawiającego, datę dostawy kalendarzy do każdej jednostki organizacyjnej PIP, datę odbioru kalendarzy w każdej jednostce organizacyjnej PIP, ilość i rodzaj każdego z rodzajów kalendarzy, podpisy przedstawicieli obu Stron umowy ( po stronie Wykonawcy osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, po stronie Zamawiającego dyrektor Departamentu Prewencji i Promocji lub jego zastępca). Załącznikami do protokołu odbioru ostatecznego będą protokoły częściowe, o których mowa w ust. 4. 7 2
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy w terminie...dni licząc od dnia następnego po zawarciu umowy. 8 1. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od zawarcia umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji wzory: protokołu częściowego i protokołu odbioru ostatecznego przedmiotu umowy, spełniające wymogi określone w 6 ust.4 i ust. 5 umowy. 2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o konieczności wprowadzenia zmian/braku uwag w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania ww. wzorów. Nie zgłoszenie uwag w ww. terminie traktuje się jako brak uwag. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić uwagi Zamawiającego. 9 1. Wykonawca wskazuje następujące osoby, jako uprawnione do kontaktów z Zamawiającym na etapie realizacji przedmiotu umowy:...... 2. Zamawiający w terminie 5 dni od zawarcia umowy przekaże Wykonawcy pisemnie/faksem informacje o osobach uprawnionych do kontaktu z Wykonawcą ze wszystkich jednostek Państwowej Inspekcji Pracy wskazując imię i nazwisko, numer telefonu i faksu, adres e-mail. 10 1. Za datę wykonania przedmiotu umowy uważa się datę podpisania bez żadnych uwag protokołu odbioru ostatecznego, o którym mowa w 6 ust.5. 2. Protokół odbioru ostatecznego stanowić będzie podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury. 11 1. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje i uprawnienia, jak również wyposażenie techniczne wymagane do wykonania przedmiotu umowy oraz zobowiązuje się do jego wykonania zgodnie z zasadami współczesnej sztuki drukarskiej, obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz obowiązującymi normami. 2. Wykonawca oświadcza, że będzie/nie będzie korzystał przy realizacji niniejszej umowy z podwykonawców. Za działania lub zaniechania podwykonawcy Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. 3. Jeżeli Wykonawca korzystał z doświadczenia i wiedzy, o której mowa w art. 22 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 z późn. zm.) innych podmiotów przy składaniu oferty na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązany jest w przypadku zmiany podwykonawców przedstawić dokumenty, potwierdzające, że nowy podwykonawca posiada co najmniej takie samo doświadczenie i wiedzę jak ten wskazany w ofercie na podstawie, której oferta Wykonawcy została uznana za najkorzystniejszą. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Zamawiającego, na własny koszt dokumenty wskazane w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2013 poz. 231) - odnoszące się do nowego podwykonawcy. Nie dostarczenie ww. dokumentów lub dostarczenie dokumentów nie potwierdzających, że nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 24 ust. 1 ustawy- Prawo zamówień publicznych stanowiło będzie podstawę do odmowy zmiany podwykonawcy oraz do odstąpienia od umowy i naliczenia kary umownej, o której mowa w 14 ust.1 lit.b umowy. 12 3
1. Za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie...zł (słownie złotych:... z należnym podatkiem VAT. Formularz cenowy stanowi załącznik numer 3 do umowy. 2. Płatność nastąpi przelewem z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, po wykonaniu przedmiotu umowy stosownie do postanowień 10 umowy i odbiorze całego nakładu kalendarzy przez wszystkich odbiorców wymienionych w załączniku nr 2. Za datę realizacji płatności uważa się datę obciążenia przez bank należnością konta Zamawiającego. 3. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia w stosunku do terminu określonego w ust. 2 Wykonawcy będzie służyło prawo dochodzenia od Zamawiającego odsetek ustawowych od kwoty nieuregulowanej w terminie. 13 Do zgłaszania (faksem lub pisemnie) wad ilościowych i jakościowych przedmiotu umowy po dystrybucji kalendarzy uprawnione są jednostki wskazane w załączniku nr 2 do umowy. Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisemnego/faksem zgłoszenia reklamacji, dostarczyć jednostce reklamującej, na własny koszt i ryzyko, kalendarze wolne od wad. Koszt wymiany i dostawy kalendarzy w wyniku reklamacji do siedziby jednostki reklamującej i wniesienie ich do pomieszczeń wskazanych przez uprawnionych przedstawicieli tej jednostki pokrywa Wykonawca. 14 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących wypadkach i wysokości: a) za opóźnienie w terminie wykonania przedmiotu umowy oraz za opóźnienie w usunięciu wad w wysokości 2 % łącznej kwoty wynagrodzenia z podatkiem VAT, określonego w 12 ust. 1, - za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w stosunku do terminów, o których mowa w 7 i w 13, b) w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca, - w wysokości 20% łącznej kwoty wynagrodzenia określonego w 12 ust.1. 2. Niezależnie od kar umownych, Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego - na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego do wysokości szkody rzeczywistej, w przypadku gdy szkoda przekroczy wysokość kar umownych. 3. Zapłata kary umownej i odszkodowania, o których mowa w ust.1 lit.a) i ust.2 nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wywiązania się ze zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, z zastrzeżeniem postanowień ust.4. 4. Jeżeli opóźnienie, w stosunku do terminu określonego w 7 przekroczy 7 dni, Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od umowy zachowując prawo do kar umownych i odszkodowania, o których mowa w ust.1 i ust.2. 5. Zamawiający uprawniony jest do potrącania kwot wynikających z regulacji dotyczących kar umownych z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy. O naliczeniu kar umownych (uzasadnienie faktyczne i prawne ) Wykonawca będzie informowany faksem. Dostawca w terminie 3 dni roboczych może wskazać przyczyny, dla których kary nie powinny być mu naliczone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. W przypadku braku w w.w. terminie informacji przesłanej faksem o negacji kar umownych przyjmuje się, że Wykonawca je akceptuje. 15 1. Strony zgodnie oświadczają, że Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie... zł (słownie:...), co stanowi 5% łącznej kwoty wynagrodzenia z podatkiem VAT, o którym mowa w 12 ust.1. 4
2. Za termin wniesienia zabezpieczenia w formie pieniężnej uważa się termin obciążenia rachunku bankowego Wykonawcy. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy będzie ważne przez okres wykonywania umowy. 4. Zabezpieczenie zostanie zwrócone Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane, z zastrzeżeniem ust.5. 5. Na poczet zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady, Zamawiający pozostawi kwotę równą 30% wysokości zabezpieczenia. Zabezpieczenie to zostanie zwrócone nie później niż w 15 dniu od upływu okresu rękojmi za wady. 16 Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 17 1. Wykonawca zobowiązuje się do: a) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy pochodzących od tych jednostek oraz od instytucji i osób z nimi związanych jakimkolwiek stosunkiem faktycznym lub prawnym, b) przestrzegania zaleceń Zamawiającego o ochronie udostępnionych informacji, c) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez Zamawiającego w formie pisemnej. 3. Wykonawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych i do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim, jak również do trwałego ich zniszczenia niezwłocznie po wykonaniu przedmiotu umowy lub na każde żądanie Kupującego. 4. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.). 5. Wykonawca oświadcza, że w ramach umowy będzie działał na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i że nie zleci przetwarzania innemu podmiotowi. 6. Wykonawca odpowiada za szkody jakie powstaną wobec Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową przekazaniem powierzonych danych. 18 Niedopuszczalne jest wykorzystywanie przez Wykonawcę do własnych celów materiałów przygotowanych przez niego na rzecz Zamawiającego. 19 1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zgody obu Stron wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 2. Do umowy mogą być wprowadzone zmiany w przypadku / w zakresie: 1) wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy w zakresie dostosowania postanowień umowy do zmiany przepisów prawa ( w tym w zakresie stawki VAT) 2) zmian w wykazie podwykonawców, którzy będą brali udział w wykonaniu umowy w zakresie dostosowania umowy do tych zmian, 3) zmiany nazwy oraz formy prawnej Stron - w zakresie dostosowania umowy do tych zmian; 4) wystąpienia siły wyższej ( siła wyższa zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości 5
zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych) w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych, 5) konieczności usunięcia rozbieżności lub niejasności bądź doprecyzowanie postanowień umowy w celu jednoznacznej jej interpretacji. 20 W przypadku zmiany siedziby którejkolwiek z jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy (w obrębie miasta, w którym jednostka ma w chwili obecnej siedzibę) po zawarciu umowy, a przed wykonaniem dostawy Wykonawca zostanie powiadomiony pisemnie/faksem o zaistnieniu tej sytuacji, z co najmniej 21 dniowym wyprzedzeniem. Dostawa wówczas ma być wykonana na nowy adres. Powyższe nie wymaga wprowadzeniu aneksu do umowy. 21 Za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy wymienionych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2015r. poz. 90). 22 W zakresie nieuregulowanym w umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2013.907 z późn. zm.) 23 Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 24 Załączniki nr 1, 2 i 3 stanowią integralną część niniejszej umowy. 25 Umowa została sporządzona w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 6