S P E C Y F I K A C J A I S T O T N Y C H W A R U N K Ó W Z A M Ó W I E N I A dotycząca zadania pn.: Wykonanie pamiątek klubowych dla Zagłębia Lubin S.A. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zmianami). 12.06.2019 r.
I. INFORMACJE OGÓLNE: 1. Zamawiający: Zagłębie Lubin Spółka Akcyjna ul. Marii Skłodowskiej - Curie 98, 59-301 Lubin, Polska zarejestrowana pod nr KRS 0000083600 w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie przechowywana jest dokumentacja spółki REGON: 390600870, NIP 692-20-63-609 Kapitał zakładowy: 161 724 000,00 (w całości wpłacony) 2. Wykonawca: Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. Tryb udzielenia zamówienia: postępowanie prowadzone będzie w trybie przetargu nieograniczonego. 3.1 W oparciu o przedmiotową Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, przekazaną Wykonawcom, Wykonawcy złożą w miejscu i w terminie wskazanym w pkt IX ust. 1 SIWZ ofertę. 3.2 Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, albo złożyli dokumenty lub oświadczenia w nieodpowiedniej formie, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 3.3 Zamawiający może wezwać Wykonawców, do złożenia, w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących wszelkich przedstawionych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów oraz treści oferty. 3.4 Złożone oferty podlegać będą ocenie komisji przetargowej. 3.5 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy / Wykonawcom, których oferty odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego i zostaną ocenione jako najkorzystniejsze w oparciu o kryteria oceny ofert.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie zadania pod nazwą: Wykonanie pamiątek klubowych dla Zagłębia Lubin S.A. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie projektu, produkcja i dostawa pamiątek klubowych. 2. Okres obowiązywania powyższej umowy: od 01.07.2019 r. do 30.06.2021 r. z opcją jednostronnego przedłużenia przez Zamawiającego okresu jej obowiązywania o jeden rok. 3. Do oferty należy dołączyć: a. Oświadczenie Wykonawcy dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem postępowania przetargowego w SWZ, zgodnie ze wzorem w Załączniku nr 3 do SIWZ; b. wycenę podanej specyfikacji asortymentowej (jak w załączniku nr 1 do SIWZ); c. próbki podlegające zwrotowi po zakończeniu postępowania: i. t-shirt bawełniany o gramaturze 190, ii. bluza gruba bawełniana, iii. kurtka poliestrowa; d. co najmniej 10 projektów (nie muszą być dedykowane dla Zagłębia Lubin). III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA WARUNKÓW: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki i złożą oświadczenie, że: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i czynności będących przedmiotem niniejszego zamówienia, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 2. Wymagane dokumenty i zaświadczenia: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (dopuszcza się możliwość przedstawienia odpisu pozyskanego z rejestrów internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości lub ewidencji CEIDG),
b) oryginał lub kopię postanowienia sądu, w stosunku do Wykonawców, co do których otwarto likwidację bądź których upadłość ogłoszono i którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu. 3. Wykonawca przedstawia dokumenty w oryginałach lub poświadczonych przez upoważnione osoby kopiach (odpisach). Pełnomocnictwa należy przedstawiać w oryginale. 4. Radcy prawni lub adwokaci mogą potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie (odpisy) pełnomocnictw. 5. Ocena spełnienia tych warunków zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia. Podstawą oceny będą dokumenty, o których mowa w punkcie III SIWZ. 6. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki. 7. Niespełnienie któregokolwiek z wyżej wymienionych warunków udziału w postępowaniu skutkować będzie odrzuceniem oferty i wykluczeniem Wykonawcy, po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów, potwierdzających spełnienie postawionych warunków. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Termin związania Wykonawcy złożoną ofertą wynosi 30 dni (licząc od dnia wskazanego jako termin składania ofert) a w przypadku wygrania przetargu do czasu zawarcia umowy. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Oczekiwany przez Zamawiającego termin realizacji zamówienia: do 30 dni licząc od daty złożenia zamówienia. VI. TERMIN PŁATNOŚCI: Zamawiający oczekuje 60-dniowego terminu płatności. W szczególnie uzasadnionych warunkach termin ten może podlegać negocjacjom. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW,
A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 1. Forma i zasady porozumiewania się: a) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem, b) strony zobowiązane są informować siebie nawzajem o każdej zmianie adresów oraz innych danych teleadresowych, w tym adresów e-mailowych. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje przekazane na ostatnio podany adres Wykonawcy będą uznawane za skutecznie złożone. 2. Udzielenie informacji dotyczących SIWZ, wprowadzenie ewentualnych zmian oraz modyfikacje SIWZ: a) Wykonawca może zwrócić się pisemnie do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ w terminie nie później niż minimum 4 dni robocze przed końcowym terminem składania ofert; po tym terminie Zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia takiego pytania bez odpowiedzi. b) w uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazano SIWZ. c) jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawcę, któremu przekazano SIWZ. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Ewelina Kasznicka ewelina.kasznicka@zaglebie.com tel. 076/746/96/19 fax. 076/746/96/01 VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy stanowiący Załącznik Nr 2 do SIWZ wraz z wymaganymi załącznikami. Musi on być sporządzony przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszej SIWZ. Formularz Ofertowy oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory, muszą być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 3. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim zgodnie z treścią Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SIWZ. Wymagane dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez
Wykonawcę. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione czytelnie oraz parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę w przeciwnym wypadku nie będą uwzględnione. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej. 6. Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zamówień uzupełniających. 7. Oferta wraz z załącznikami winna być sporządzona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, w języku polskim oraz w formie zapewniającej trwałość i czytelność jej treści. 8. Oferta i wszystkie załączone do niej dokumenty i oświadczenia (również te złożone na załączonych do SIWZ wzorach) muszą być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy, określoną w dokumencie rejestrowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej oraz do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis lub podpis wraz z pieczątką pozwalającą na zidentyfikowanie podpisu. 9. Wskazane jest aby wszystkie strony oferty zawierające informacje były kolejno ponumerowane, podpisane oraz trwale połączone w sposób uniemożliwiający ich przypadkowe zdekompletowanie. 10. Jeżeli w terminie określonym w SIWZ Wykonawca nie złoży wymaganych pełnomocnictw, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, bądź złoży dokumenty zawierające błędy Zamawiający może wezwać go do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że pomimo ich uzupełnienia oferta i tak zostałaby odrzucona lub konieczne będzie unieważnienie postępowania. 11. Ofertę wraz z załącznikami należy umieścić w dwóch nieprzejrzystych, zamkniętych kopertach. Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana na adres: Zagłębie Lubin Spółka Akcyjna ul. Marii Skłodowskiej - Curie 98, 59-301 Lubin oraz oznakowana następująco: Oferta w sprawie zamówienia niepublicznego pn. Wykonanie pamiątek klubowych dla Zagłębia Lubin S.A. - Nie otwierać przed dniem 27.06.2019 przed godz. 12:00. Na kopercie zewnętrznej należy również umieścić nazwę Wykonawcy. 12. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian powinno być złożone w zamkniętej kopercie, z dodatkowym oznaczeniem: ZMIANA OFERTY w sprawie zamówienia niepublicznego Wykonanie pamiątek klubowych dla Zagłębia Lubin S.A.. 13. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert wycofać złożoną ofertę składając odpowiednie oświadczenie w zamkniętej kopercie, z dodatkowym oznaczeniem: WYCOFANIE OFERTY w sprawie zamówienia niepublicznego Wykonanie pamiątek klubowych dla Zagłębia Lubin S.A.. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT: 1. Oferty należy składać do 27.06.2019 r. do godz. 12:00 w Sekretariacie Zamawiającego znajdującej się przy ul. Marii Skłodowskiej - Curie 98, 59-301 Lubin.
2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez ich otwierania. 3. Zamawiający otworzy oferty w dniu 27.06.2019 r. o godz. 13:00. 4. Otwarcie ofert nie jest jawne. X. OPIS SPOSOBU OCENY OFERTY: 1. Ocena ofert zostanie przeprowadzona poprzez analizę: a) ceny, b) jakości zaoferowanych produktów, c) projektu, d) czasu realizacji. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru do 10 dostawców, których oferty były najkorzystniejsze i podpisania z nimi umów ramowych. 3. Ceny zawarte w Ofercie muszą być kompletne, jednoznaczne i obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami określonymi w SIWZ i wszystkich załącznikach do SIWZ. 4. Ceny winny być podane w PLN. Ceny należy podać z dokładnością do pełnych jednostek walutowych cyfrowo i słownie. 5. Ocena finansowa ofert będzie dokonywana na podstawie cen jednostkowych netto. 6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferty to dotyczy. XI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT: 1. Zamawiający przy wyborze oferty kierował się będzie następującymi kryteriami: 1.1. Waga dla kryterium ceny: - 30 % 1.2. Waga dla jakości zaoferowanych produktów: - 20% 1.3. Waga dla projektu 40%, 1.4. Waga dla czasu realizacji 10%. 2. Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Zamawiający zastosuje ocenę punktową (OP) wg następującego wzoru:
OP= C + J + P + R C cena rozumiana jako ogólny koszt pamiątek (wg załącznika nr 1 do Formularza Ofertowego) J jakość rozumiana jako średnia arytmetyczna ocen poszczególnych członków komisji przetargowej przy zastosowaniu skali od 0 do 5, przy czym 0 oznacza jakość najgorszą, a 5 jakość najlepszą P projekt rozumiany jako średnia arytmetyczna ocen poszczególnych członków komisji przetargowej przy zastosowaniu skali od 0 do 5, przy czym 0 oznacza projekt najgorszy, a 5 projekt najlepszy R czas realizacji rozumiany jako okres od złożenia zamówienia do otrzymania pamiątek OP max=100 pkt. 3. Każda oferta będzie oceniana dla każdego kryterium wg wymienionych wzorów: C = (najniższa cena oferty spośród złożonych ofert / cena badanej oferty )* 100 pkt. * 30% J = (jakość w ofercie badanej / jakość najwyżej oceniona spośród złożonych ofert) * 100 pkt * 20% P = (projekt w ofercie badanej / projekt najwyżej oceniona spośród złożonych ofert) * 100 pkt * 40% R = (najkrótszy czas realizacji spośród złożonych ofert / czas realizacji badanej oferty )* 100 pkt. * 10% 4. Zamawiający spośród ofert wybierze do 10 ofert najkorzystniejszych tj. ofert, które uzyskały największą liczbę punktów. XII. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA: 1. Zamawiający udzieli zamówienia wybranym przez siebie Wykonawcom, których oferty zostały uznane za najkorzystniejsze, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań określonych w SIWZ. XIII. INFORMACJE KOŃCOWE: 1. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli: a) została złożona z naruszeniem postanowień Kodeksu Cywilnego lub Kodeksu Spółek Handlowych albo innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa regulujących zasady reprezentacji podmiotów prowadzących działalność gospodarczą,
b) treść oferty nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, c) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, d) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - zmiany lub odwołania postępowania w sprawie zamówienia (przetargu); -zmiany lub odwołania warunków postępowania; - unieważnienia lub zamknięcia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo wykluczenia z przetargu i odrzucenia z przyczyn formalnych w kolejnych przetargach Wykonawcę, który złoży oświadczenia lub poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym. 4. Dokumenty i informacje zawarte w SIWZ mogą być wykorzystane jedynie zgodnie z ich przeznaczeniem. Dane zawarte w poszczególnych punktach SIWZ są poufne i nie mogą być wykorzystane do innych celów. 5. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami w niej określonymi. 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawca zobowiązuje się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. 7. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego w przypadku odrzucenia oferty. 8. Jakiekolwiek ustalenia dokonane przed zawarciem umowy nie dają podstaw prawnych do składania roszczeń finansowych wobec Zamawiającego. XIV. ZAŁĄCZNIKI DO SIWZ: Załącznik nr 1 Specyfikacja asortymentu pamiątek klubowych Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy dotyczące przetwarzania danych osobowych