ZAPYTANIE OFERTOWE (postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD lub Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym na świadczenie usługi: bieżąca obsługa systemu kontroli dostępu (zwany dalej systemem KD) PORD w Gdańsku, Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21, Gdańsk (80-067), Oddział Gdynia, ul. Opata Hackiego 10A, Gdynia (81-213), Ośrodek Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze, ul. Żuławska 5, (83 032) Pszczółki. I. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest bieżąca obsługa systemu kontroli dostępu PORD w Gdańsku, we wszystkich wymienionych lokalizacjach: a) ZADANIE 1 Administrowanie systemem KD: nadawanie/zmienianie/cofanie uprawnień w systemie KD, zgodnie z obowiązującymi procedurami PORD, wydawanie nośników dostępu typu: karty, chipy, opaski itp. pracownikom i osobom wskazanym przez Zamawiającego, sporządzanie raportów z systemu KD, informowanie Zamawiającego o zaistniałych zdarzeniach (incydentach) dotyczących próby nieuprawnionego dostępu do pomieszczeń PORD we wszystkich lokalizacjach. b) ZADANIE 2 Serwisowanie systemu KD: stałe, bieżące utrzymanie systemu KD w pełnej sprawności, naprawa w przypadku zaistnienia awarii systemu: czas reakcji na zgłoszenie maksimum do 8 godzin, wszelkie koszty związane z zakupem części, zespołów, podzespołów itp. ponosi Zamawiający, wszelkie koszty związane z wymianą części, zespołów, podzespołów itp. ponosi Wykonawca. II. Zamawiający posiada w swoich lokalizacjach następujące rodzaje czytników kontroli dostępu: 1. Jednostka Gdańsk: Satel, 2. Oddział Gdynia: Satel, 3. ODTJ Autodrom Pomorze w Pszczółkach: Roger Strona 1 z 9
III. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca: przed złożeniem oferty dokonał wizji lokalnej we wszystkich wymienionych lokalizacjach, w przypadku awarii systemu kontroli dostępu do pomieszczeń, usunął awarię niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 8 godzin od zgłoszenia awarii w przypadku awarii, w wyniku której konieczna będzie wymiana urządzeń lub systemu, sporządził ocenę techniczną uszkodzonego urządzenia lub systemu i kalkulację kosztów zakupu nowych urządzeń, niezbędnych do prawidłowego działania systemu, następnie przedstawił kalkulację do akceptacji Zamawiającego, a po zakupie i dostarczeniu urządzenia Wykonawca jest zobowiązany do montażu urządzenia w ramach niniejszego postępowania przeprowadził co najmniej raz na kwartał, pełny przegląd kontroli dostępu do pomieszczeń, licząc od daty podpisania umowy, w terminie wcześniej uzgodnionym z pracownikiem Wydziału Technicznego w Jednostce Gdańsk, Oddział Gdynia i ODTJ Autodrom Pomorze posiadał co najmniej 2 letnie doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia przyjmował zgłoszenia awarii od poniedziałku do soboty w godzinach: 06:00-22:00 każda wizyta Wykonawcy odnotowana została w zeszycie wizyt, znajdującym się w Wydziale Technicznym PORD w Gdańsku, Oddziale w Gdyni i ODTJ Autodrom Pomorze. IV. Kryteria wyboru oferty: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryteria: 1. Cena 80% Sposób obliczenia ilości punktów dla badanej oferty: najniższa cena ofertowa brutto spośród nieodrzuconych ofert Ilość punktów x 100 x waga kryterium 80% cena ofertowa brutto badanej oferty 2. Czas reakcji: 20% Strona 2 z 9
W ramach kryterium czas reakcji punkty będą przyznawane w zależności od zaoferowanego przez Wykonawcę czasu reakcji na zgłoszoną awarię. Wykonawca może uzyskać maksymalnie 20 pkt. Czas reakcji nie może być dłuższy niż do 8 godzin. Zamawiający przyzna punkty zgodnie z tabelą poniżej: ILOŚĆ Lp. CZAS REAKCJI PUNKTÓW 1 do 4 godzin 20 2 do 6 godzin 10 3 do 8 godzin 0 W przypadku nie zakreślenia żadnej albo zakreślenia kilku pozycji w formularzu oferty, Zamawiający uzna, że Wykonawca deklaruje czas reakcji w maksymalnym wymiarze (tj. do 8 godzin). Wykonawca otrzyma wówczas 0 pkt w kryterium czas reakcji. Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą ilość punktów. IV. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. V. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia. VI. Okres realizacji przedmiotu zamówienia: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. VII. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, budynek A (dwukondygnacyjny) I piętro, pok. nr 101 (sekretariat) lub mailem na adres: pord@pord.pl w terminie do dnia 06.02.2019r. do godz. 13:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. VIII. Informacji w sprawie zapytania udziela p. Małgorzata Bąkiewicz tel. 663 655 001 IX. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: formularz ofertowy kwestionariusz oświadczenie według wzoru Strona 3 z 9
O F E R T A (pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/21 80-067 Gdańsk Nawiązując do ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej PORD w Gdańsku, składam/składamy* ofertę na świadczenie usługi: bieżąca obsługa systemu kontroli dostępu (zwany dalej systemem KD) PORD w Gdańsku, Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21, Gdańsk (80-067), Oddział Gdynia, ul. Opata Hackiego 10A, Gdynia (81-213), Ośrodek Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze, ul. Żuławska 5, (83 032) Pszczółki. Ja / My* niżej podpisani: działając w imieniu i na rzecz: (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję/oferujemy* wykonanie ww. przedmiotu zamówienia (80 % wagi Lp. kryterium), za cenę ofertową, która wynosi: nazwa Cena netto za 1 m-c wykonywanej usługi 1 2 5 a. ZADANIE 1 b. ZADANIE 2 RAZEM CENA NETTO Strona 4 z 9
Podatek VAT.% zł Cena ofertowa brutto. zł Słownie cena ofertowa brutto: zł 2. Zobowiązuję / zobowiązujemy* się, że czas reakcji na zgłoszoną awarię (20% wagi kryterium) nastąpi: do 4 godzin, do 6 godzin, do 8 godzin, 3. Oświadczam / oświadczamy*, że posiadam / posiadamy letnie doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zapytania. 4. Oświadczam / oświadczamy*, że zapoznałem/ zapoznaliśmy się* z zapytaniem ofertowym. Uznaję / uznajemy* się za związanego / związanych* określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. 5. Oświadczam / oświadczamy*, że wypełniłem / wypełniliśmy* obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o zamówienie w niniejszym zapytaniu. 6. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania kierować należy na poniższy adres Wykonawcy: tel. e-mail Rachunek bankowy Wykonawcy: Nr konta bankowego 7. Załącznikami do niniejszej Oferty są: 1. 2. 3. * ) - niepotrzebne skreślić Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy/ Wykonawców lub pełnomocnika) Strona 5 z 9
KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu e-mail (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu jakim jest zawarcie i realizacja umowy. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: Strona 6 z 9
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, zwany dalej PORD; z administratorem można się skontaktować poprzez adres email: pord@pord.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora; zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: 58 300 15 43, fax 58 300 15 14, drogą elektroniczną na adres email: iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; Strona 7 z 9
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) (podpis osoby składającej oświadczenie) * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Strona 8 z 9
OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a a. posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c c. posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 9 z 9