Warszawa, 20 czerwca 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-C.431.12.1.2015 Pan Mieczysław Leszczyński Przewodniczący Zarządu Rejonowego Związku Spółek Wodnych w Ciechanowie ul. Niechodzka 2a 06-400 Ciechanów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy o finansach publicznych 1 oraz art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy o kontroli w administracji rządowej 2 Bogumiła Marut kierownik oddziału oraz Anna Kołakowska inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli w Delegaturze w Ciechanowie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziły kontrolę w Rejonowym Związku Spółek Wodnych w Ciechanowie. Przedmiot kontroli obejmował realizację warunków umów nr 93/z/2015 oraz 93 R/z/2015 z, odpowiednio 2 i 5 czerwca 2015 r., zawartych pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a Rejonowym Związkiem Spółek Wodnych w Ciechanowie w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z budżetu państwa w 2015 r. oraz w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z rezerwy celowej budżetu państwa w 2015 r. oraz prawidłowość wykorzystania dotacji przez ww. związek. Kontrolą objęto okres od 12 marca do 28 września 2015 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z 4 kwietnia 2016 r. oraz stanowiska wobec zastrzeżeń, przekazuję Panu Przewodniczącemu wystąpienie pokontrolne. 1 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). 2 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).
Rejonowy Związek Spółek Wodnych w Ciechanowie (dalej Związek) funkcjonował w oparciu o statut przyjęty w drodze Uchwały Nr 5/03 Walnego Zgromadzenia Rejonowego Związku Spółek Wodnych w Ciechanowie z 8 maja 2003 r., zatwierdzony przez Marszałka Województwa Mazowieckiego decyzją z 25 czerwca 2003 r., znak R.Ś.II.6215/St/6/03, oraz został wpisany do Katastru Wodnego Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Warszawie w dniu 18 lipca 2003 r. pod pozycją 203. Związek zrzeszał Gminne Spółki Wodne: Ciechanów, Czernice Borowe, Grudusk, Opinogóra i Regimin. Kontroli poddano działalność dwóch spółek zrzeszonych w Związku, tj. Gminnej Spółki Wodnej Grudusk (dalej GSW Grudusk) i Gminnej Spółki Wodnej Opinogóra (dalej GSW Opinogóra). GSW Grudusk zrzeszała 532 członków, a swoim działaniem obejmowała obszar gminy Grudusk o powierzchni 5513 ha zmeliorowanych użytków rolnych, na którym znajdowało się 95 km rowów melioracyjnych, natomiast GSW Opinogóra zrzeszała 1012 członków, a swoim działaniem obejmowała obszar gminy Opinogóra o powierzchni 11380 ha zmeliorowanych użytków rolnych, na którym znajdowało się 167,40 km rowów melioracyjnych. W terminie określonym przez przekazującego dotację, tj. do 31 marca 2015 r., Związek przekazał do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie wniosek o przyznanie dotacji podmiotowej z budżetu państwa, ze środków pochodzących z budżetu wojewody oraz z rezerwy celowej Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi dla spółek wodnych zrzeszonych w związku, realizujących zadania w zakresie utrzymania oraz eksploatacji urządzeń melioracji wodnych szczegółowych w 2015 r. Wniosek zawierał wymagane dane oraz został złożony na stosownym formularzu. W dniu 2 czerwca 2015 r. pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a Związkiem reprezentowanym przez Przewodniczącego oraz Zastępcę Przewodniczącego Zarządu została zawarta na podstawie art. 164 ust. 5 ustawy Prawo wodne 3 oraz w związku z art. 131 ustawy o finansach publicznych umowa nr 93/z/2015 w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z budżetu państwa w 2015 r. Na podstawie ww. umowy przyznano Związkowi dotację w wysokości 23 587,00 zł, w tym dla: GSW Grudusk 4 203,00 zł oraz GSW Opinogóra 9 070,00 zł. W dniu 5 czerwca 2015 r. pomiędzy wyżej wymienionymi podmiotami zawarto na podstawie art. 164 ust. 5 ustawy Prawo wodne oraz w związku z art. 131 ustawy o finansach publicznych umowę nr 93 R/z/2015 w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z rezerwy celowej budżetu państwa w 2015 r. w wysokości 137 848,00 zł, w tym dla: GSW Grudusk 24 827,00 zł oraz GSW Opinogóra 53 541,00 zł. 3 Ustawa z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (Dz. U. z 2015 r. poz. 469, z późn. zm.). 2
Związek w terminie określonym przez przekazującego dotację, niezwłocznie po wykonaniu prac, przesłał Wojewodzie Mazowieckiemu sprawozdanie z wykorzystania dotacji podmiotowej przyznanej na podstawie ww. umów wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami wymaganych dokumentów rozliczeniowych zrzeszonych w nim spółek, tj.: protokołów odbioru końcowego robót konserwacyjnych oraz kosztorysów powykonawczych. Związek dysponował kompletną dokumentacją potwierdzającą wydatkowanie dotacji, zgodną z materiałami przekazanymi do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. Stosownie do przedstawionej dokumentacji rozliczeniowej Związek wykorzystał przyznane dotacje dla GSW Grudusk i GSW Opinogóra w wysokości 91 641,00 zł na konserwację bieżącą rowów melioracyjnych. Kontrolującym przedstawiono dokumenty rozliczeniowe na łączną kwotę 91 831,79 zł. Dowody księgowe będące podstawą dokonanych wydatków spełniały wymogi określone w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości 4 i zostały ujęte w ewidencji księgowej, z zastosowaniem przepisów ww. ustawy. Dane wykazane w sprawozdaniu z wykorzystania dotacji były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej wydatków. Prace konserwacyjne zostały wykonane we własnym zakresie w systemie gospodarczym, za wynagrodzeniem. Zgodnie z poddaną kontroli dokumentacją w ramach umowy nr 93/z/2015 z 2 czerwca 2015 r. Związek wykonał prace polegające na: na terenie GSW Grudusk ręcznym wykoszeniu wraz z odłożeniem w wałek porostów ze skarp rowu RG-23/1 na długości 1,7 km na łączną kwotę 4 222,32 zł, na terenie GSW Opinogóra ręcznym wykoszeniu wraz z odłożeniem w wałek porostów ze skarp rowu RSW-69 na długości 0,5 km oraz odmuleniu mechanicznym dna rowów RSZ-61 (2,68 km) i RSZ-61/3 (0,86 km) na łącznej długości 3,54 km na łączną kwotę 9 081,29 zł. W ramach umowy nr 93 R/z/2015 z 5 czerwca 2015 r. Związek wykonał prace polegające na: na terenie GSW Grudusk ręcznym wykoszeniu wraz z odłożeniem w wałek porostów ze skarp rowów: RŁ-54, RŁ-54/1, RG-23, RG-23/1 na łącznej długości 9,724 km oraz odmuleniu mechanicznym dna rowu RŁ-54 na długości 1 km na łączną kwotę 24 946,97 zł, na terenie GSW Opinogóra ręcznym wykoszeniu wraz z odłożeniem w wałek porostów ze skarp rowów: RSW-60 (3,4 km), RSW-59 (2,6 km), RSP-21/4 (1,8 km), RSP-21/5 (1,35 km), RSW-69 (4,6 km), RSW-64 (3,3 km), RSW-64/4 (0,8 km), RSZ-62/2 (0,96 km), 4 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.). 3
RSW-65 (3 km), RSP-28 (1,67 km) RSW-64/1 (1,8 km), RSW-68 (0,76 km), RSZ-64 (2,4 km), RSZ-61/2 (1,2 km), RSZ-61/3 (0,96 km), RSZ-15/5 (0,9 km), RSP-21 (4,0 km) na łącznej długości 35,5 km na łączną kwotę 53 581,21 zł. Oględzinom w toku kontroli poddano stan wybranych urządzeń melioracji wodnych szczegółowych, których konserwacja została dofinansowana z dotacji podmiotowych z budżetu państwa. Przegląd wykonanych prac potwierdził wykonanie robót konserwacyjnych na rowach RG-23/1, RŁ-54, RŁ-54/1, RG-23 znajdujących się na terenie działalności GSW Grudusk oraz RSZ-64, RSW-68, RSW-64/1, RSZ-15/5 na terenie działalności GSW Opinogóra. Z przedstawionej w trakcie kontroli dokumentacji oraz przeprowadzonych oględzin wynika, że przyznane środki dotacji podmiotowych z budżetu państwa zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. W wyniku kontroli stwierdzono poniższe nieprawidłowości: 1) Wskazanie we wniosku o przyznanie dotacji podmiotowej z budżetu państwa w 2015 r. błędnych kwot dotyczących: a) wartości wykonanych robót konserwacyjnych w 2014 r. GSW Grudusk i Opinogóra ujmowały w ww. pozycji nie tylko koszty odpowiadające robotom konserwacyjnym, ale również koszty obsługi administracyjnej spółek, takie jak zakup art. biurowych, energii, obsługa finansowa i biurowa, inkaso sołtysów, opłaty bieżące, bankowe czy koszty windykacji składek członkowskich oraz wydatki socjalne; b) wartości planowanych robót konserwacyjnych w 2015 r. GSW Grudusk i Opinogóra ujmowały w ww. pozycji nie tylko koszty odpowiadające robotom konserwacyjnym, ale również koszty obsługi administracyjnej spółek, takie jak obsługa finansowo-księgowa, inkaso sołtysów, koszty windykacji składek członkowskich oraz wydatki socjalne, a także remont sprzętu mechanicznego. Ponadto we wniosku w części dotyczącej wysokości zrealizowanego budżetu za rok 2014 dla GSW Opinogóra pomyłkowo wskazano, że wysokość środków pochodzących z innych źródeł wynosiła 17 262,00 zł, podczas gdy zgodnie z dokumentami źródłowymi była ona równa 17 263,00 zł. Powyższe wpłynęło na wskazaną we wniosku wysokość zrealizowanego budżetu za rok 2014. 2) Niezgodność w dokumentach rozliczeniowych dotacji, tj. w kosztorysie powykonawczym robót nr 2/2015 w zakresie prac dofinansowanych z rezerwy celowej budżetu państwa w 2015 r. dla GSW Grudusk w poz. 2, kolumnie nr 7 ilość nakładów wskazano 37,596 zamiast 36,2946 (15,06 x 2,41), w związku z czym w kolumnie nr 9 koszt robocizny wyliczono 4
na 522,58 zł zamiast 504,49 zł, a w konsekwencji jako ogólny koszt prac wskazano 24 946,97 zł zamiast 24 921,82 zł. Mając na uwadze, że różnica pomiędzy wysokością kosztów prac ogółem wyniosła 25,15 zł, a Spółka przeznaczyła na sfinansowanie prac konserwacyjnych również środki inne niż pochodzące z dotacji, opisana nieprawidłowość nie miała wpływu na rozliczenie dotacji. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono niezgodności pomiędzy kosztorysami powykonawczymi i protokołami odbioru robót konserwacyjnych, stanowiącymi załączniki do sprawozdań z wykorzystania dotacji przyznanej w ramach umowy nr 93 R/z/2015, tj.: w protokole odbioru robót konserwacyjnych wykonanych przez GSW Grudusk z 23 czerwca 2015 r., nie ujęto rowu RG-23 wskazanego w kosztorysie robót nr 2/2015, a długość wskazanego w protokole rowu RG 23-1 nie odpowiadała długości określonej w kosztorysie; w protokole odbioru robót konserwacyjnych wykonanych przez GSW Opinogóra z 3 sierpnia 2015 r., nie ujęto części rowów wskazanych w kosztorysie robót nr 2/2015, a mianowicie: RSW-60, RSW-59, RSW-64, RSW-64/4, RSZ-62/2, RSW 64/1, RSP-21, a długość części wskazanych w protokole rowów nie odpowiadała długości określonej w kosztorysie w przypadku rowów: RSP-21/4, RSP-21/5, RSW-69, RSW-65, RSZ-64, RSZ-61/2. Kontrolowany wyjaśnił, że odbiór robót nastąpił jedynie na wytypowanych obiektach, zgodnie z ogólnie przyjętą procedurą, przez komisję mającą rozeznanie i wiedzę odnośnie wykonanych prac w terenie oraz wskazał, że treść protokołów odbioru robót dotyczyła przyjęcia wszystkich prac określonych w kosztorysach powykonawczych, pomimo że nie wszystkie roboty zostały wprost wskazane w protokole. Odnosząc się do powyższych wyjaśnień wskazać należy, że ze względu na dbałość o finanse publiczne prace dofinansowane z budżetu państwa powinny być szczegółowo udokumentowane, a ich wykonanie w pełni potwierdzone. Przedstawiając powyższe informuję, że ustalenia kontroli wskazują na brak zachowania należytej staranności przy sporządzaniu wniosku o przekazanie dotacji oraz dokumentów rozliczeniowych z jej wykonania. W związku z powyższym realizację warunków umów nr 93/z/2015 oraz 93 R/z/2015 z, odpowiednio, 2 i 5 czerwca 2015 r. zawartych pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a Rejonowym Związkiem Spółek Wodnych w Ciechanowie w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z budżetu państwa w 2015 r. oraz w sprawie przekazania dotacji 5
podmiotowej z rezerwy celowej budżetu państwa w 2015 r. na podstawie art. 164 ust. 5 ustawy Prawo wodne oraz w związku z art. 131 ustawy o finansach publicznych, w zakresie: kompletności wniosku o przekazanie dotacji oraz kompletności dokumentów rozliczeniowych dotacji, terminowości przekazania dokumentów rozliczeniowych dotacji oraz zgodności wykonanych prac konserwacyjnych z odpowiadającą im dokumentacją rozliczeniową ocenia się pozytywnie, rzetelności sporządzenia wniosku o przekazanie dotacji oraz poprawności dokumentów rozliczeniowych dotacji ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Przewodniczącego do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności do rzetelnego sporządzania wniosków o przekazanie spółkom wodnym zrzeszonym w Związku dotacji podmiotowych z budżetu państwa, poprzez wskazywanie prawidłowych danych dotyczących ich działalności, tj. wartości wykonanych i planowanych robót konserwacyjnych oraz wysokości zrealizowanego budżetu, a także do dokonywania rzetelnych obliczeń w dokumentach przedkładanych do rozliczenia dotacji. Ponadto zwracam uwagę na potrzebę potwierdzania wykonania wszystkich prac dofinansowanych z budżetu państwa i szczegółowego dokumentowania zrealizowanych robót. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 5 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Przewodniczącego na podstawie art. 49 ww. ustawy do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 5 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 6