WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Warszawa, 24 kwietnia 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-R.431.11.1.2014 Pan Piotr Papis Wójt Gminy Klwów Urząd Gminy w Klwowie ul. Opoczyńska 35 26 415 Klwów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1, kontrolerzy: Jolanta Chojnacka kierownik Oddziału oraz Kamil Karkułowski inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli w Delegaturze w Radomiu Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadzili w dniach od 30 września do 10 października 2014 r., kontrolę problemową w Urzędzie Gminy w Klwowie z siedzibą przy ul. Opoczyńskiej 35. Przedmiot kontroli obejmował realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 17 grudnia 2014 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą przyjęto 621 wniosków producentów rolnych o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. W pierwszym okresie składania wniosków, tj. od 1 do 28 lutego 2013 r., przyjęto 341 wniosków, natomiast w drugim okresie, tj. od 1 do 31 sierpnia 2013 r. 280 wniosków. Na podstawie 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.). 1

złożonych wniosków Wójt Gminy Klwów wydał 621 decyzji ustalających kwotę zwrotu podatku akcyzowego. Kontroli poddano 41 spraw, z czego 21 zakończonych w pierwszym okresie rozliczeniowym oraz 20 w drugim okresie rozliczeniowym. Wszystkie poddane kontroli wnioski o zwrot podatku akcyzowego zostały złożone na formularzach zgodnych z wzorem ustalonym w załączniku do rozporządzenia w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego 2 oraz w terminach wskazanych w art. 6 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego 3. Badane decyzje ustalające zwrot podatku akcyzowego zostały wydane z zachowaniem właściwości miejscowej i rzeczowej organu określonej w art. 5 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego oraz terminu przewidzianego w art. 5 ust. 4 ww. ustawy i podpisane z upoważnienia Wójta Gminy Klwów przez pana Piotra Regułę kierownika Referatu Rolnictwa, Zagospodarowania Przestrzennego, Infrastruktury Technicznej i Ochrony Środowiska lub panią Irenę Kopytowską specjalistę ds. wymiaru podatków i opłat w Referacie Finansowym. Na podstawie terminowo złożonych wniosków Gmina Klwów otrzymała dotację w łącznej kwocie 226 650,82 zł, z której 222 206,68 zł wykorzystano na wypłaty zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym, a 4 444,14 zł na pokrycie kosztów związanych z ustalaniem i wypłacaniem tych zwrotów. W poddanych kontroli sprawach wypłaty zwrotu podatku akcyzowego zostały dokonane w terminach określonych w art. 7 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego przelewami bankowymi na indywidualne rachunki producentów rolnych, w dniach 29 kwietnia 2013 r. oraz 29 października 2013 r. Okresowe i roczne sprawozdania rzeczowo-finansowe oraz rozliczenia dotacji celowej z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego zostały przekazane z zachowaniem terminów określonych w 6 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej 4. Zgodnie z art. 37 ust. 1 pkt 2 lit. g ustawy o finansach publicznych 5 Wójt Gminy Klwów podał do publicznej wiadomości wykaz podmiotów, którym udzielono pomocy publicznej w 2012 r., poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu w dniach od 30 kwietnia do 31 maja 2013 r. 2 Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17 stycznia 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 87) oraz rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 28 czerwca 2013 r. w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2013 r. poz. 789). 3 Ustawa z dnia z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379, z późn. zm.). 4 Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 sierpnia 2006 r. w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej na postępowanie w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej i jego wypłatę (Dz. U. Nr 160, poz. 1132 z późn. zm.). 5 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). 2

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Brak uzasadnienia prawnego we wszystkich poddanych kontroli decyzjach. Działaniem takim naruszono wymogi określone w art. 107 1 k.p.a., zgodnie z którymi Decyzja powinna zawierać (...) uzasadnienie faktyczne i prawne ( ), przy czym uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. 2. Brak w ośmiu poddanych kontroli decyzjach 6 z pierwszej tury 2013 r. rozstrzygnięcia o odmowie przyznania zwrotu podatku akcyzowego w wysokości przekraczającej roczny limit, a wynikającej z załączonych faktur VAT. Zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w art. 5 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego, który stanowi, że Wójt ( ) właściwy ze względu na miejsce położenia gruntów będących w posiadaniu lub współposiadaniu producenta rolnego przyznaje, na wniosek tego producenta w drodze decyzji, zwrot podatku oraz art. 104 2 k.p.a., zgodnie z którym Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji. Należy wskazać, że organ prowadzący postępowanie powinien zająć stanowisko wobec całego materiału procesowego zgromadzonego w sprawie 7. Powyższe oznacza, że w przypadku, gdy ze złożonych dokumentów wynika zwrot podatku w wysokości przekraczającej roczny limit, o którym mowa w art. 4 ust. 2 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego organ powinien rozstrzygnąć co do części przekraczającej limit i wydać decyzję odmawiającą zwrotu w tej części. 3. Brak wskazania w rozstrzygnięciu wszystkich poddanych kontroli decyzji wydanych w drugiej turze 2013 r. 8 wymaganego ustawowo zapisu dotyczącego części limitu pozostałej do wykorzystania. Zaniechaniem takim naruszono wymóg określony w art. 5 ust. 3 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego, zgodnie z którym Decyzja zawiera limit ustalony w sposób określony w art. 4 ust. 2, kwotę zwrotu podatku oraz część limitu pozostałą do wykorzystania. 4. Wystąpienie rozbieżności w zakresie liczby litrów oleju napędowego wykazanej w dwóch decyzjach wydanych w pierwszej turze 2013 r. i w jednej decyzji wydanej w drugiej turze 2013 r. oraz załączonych do wniosków faktur VAT, tj.: w przypadku dwóch decyzji wydanych w pierwszej turze 2013 r. oznaczonych RPŚ.I.86.2013 i RPŚ.I.103.2013 różnica wyniosła 0,01 l, w związku z czym 6 7 8 Decyzje oznaczone: RPŚ.I.120.2013, RPŚ.I.137.2013, RPŚ.I.154.2013, RPŚ.I.171.2013, RPŚ.I.205.2013, RPŚ.I.222.2013, RPŚ.I.290.2013, RPŚ.I.324.2013. A Wróbel, Komentarz do art. 104 Kodeksu postępowania administracyjnego, Lex/el. 2013. Decyzje oznaczone: FN.IV.3153.1.2013, FN.IV.3153.15.2013, FN.IV.3153.29.2013, FN.IV.3153.43.2013, FN.IV.3153.57.2013, FN.IV.3153.71.2013, FN.IV.3153.85.2013, FN.IV.3153.99.2013, FN.IV.3153.113.2013, FN.IV.3153.127.2013, FN.IV.3153.141.2013, FN.IV.3153.155.2013, FN.IV.3153.169.2013, FN.IV.3153.183.2013, FN.IV.3153.197.2013, FN.IV.3153.211.2013, FN.IV.3153.225.2013, FN.IV.3153.239.2013, FN.IV.3153.253.2013, FN.IV.3153.267.2013. 3

w obu przypadkach przyznano producentom rolnym zwrot podatku wyższy o 0,01 zł od należnego, w przypadku decyzji wydanej w drugiej turze 2013 r. oznaczonej FN.IV.3153.85.2013 różnica wyniosła 30 l, w związku z czym przyznano producentowi rolnemu zwrot podatku wyższy o 28,50 zł od należnego, w przypadku decyzji wydanej w pierwszej turze 2013 r., oznaczonej RPŚ.I.137.2013 różnica wyniosła 48,657 l, jednakże powyższa rozbieżność nie miała wpływu na wysokość przyznanego producentowi rolnemu zwrotu, ponieważ organ do wyliczenia kwoty zwrotu uwzględnił taką ilość zakupionego oleju napędowego, która nie spowodowała przekroczenia limitu. 5. Wskazanie w jednej decyzji wydanej w pierwszej turze 2013 r. oznaczonej RPŚ.I.239.2013 nieprawidłowej kwoty rocznego limitu zwrotu podatku akcyzowego przysługującego producentowi rolnemu, tj. 1196,08 zł zamiast 1196,09 zł, co spowodowało zaniżenie kwoty rocznego limitu o 0,01 zł. W konsekwencji nieprawidłowości opisanych w punktach 5. i 6. niniejszego dokumentu pokontrolnego, we wnioskach o przekazanie dotacji celowej, okresowych sprawozdaniach rzeczowo-finansowych oraz rozliczeniach dotacji, a także w rocznym sprawozdaniu rzeczowofinansowym oraz rozliczeniu dotacji z realizacji wypłat zwrotu podatku wykazano nieprawidłowe wartości liczbowe dotyczące dotacji na postępowanie w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku akcyzowego. 6. Nieprawidłowe określenie we wniosku gminy o przekazanie dotacji celowej za okres od 1 do 28 lutego 2013 r. powierzchni użytków rolnych zgłoszonych przez producentów rolnych we wnioskach o zwrot podatku akcyzowego, tj. wskazano 2515,0720 ha, podczas gdy z zestawienia wydanych decyzji wynika, że powyższa powierzchnia powinna wynosić 2525,4915 ha. W konsekwencji błędnie ustalono łączną kwotę rocznego limitu zwrotu podatku przysługującego producentom rolnym oraz łączną kwotę limitu zwrotu podatku do wykorzystania w okresie, za który zostały złożone wnioski w ramach rocznego limitu, wskazując 205481,38 zł zamiast 206332,70 zł; błędne wartości przeniesiono do sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego za okres od 1 do 30 kwietnia 2013 r. Ponadto we wniosku o dotację celową za okres od 1 do 31 sierpnia 2013 r. nieprawidłowo określono łączną kwotę limitu do wykorzystania w okresie, za który zostały złożone wnioski o zwrot podatku akcyzowego w ramach rocznego limitu, tj. wskazano 124327,66 zł zamiast 112159,38 zł; powyższą wartość przeniesiono do sprawozdania rzeczowo-finansowego oraz rozliczenia dotacji za okres od 1 do 31 sierpnia 2013 r. 4

7. Nieprawidłowe określenie w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego za okres za okres od 1 do 30 kwietnia 2013 r. powierzchni użytków rolnych w gminie (wskazano 53366,99 ha, zamiast 6259 ha) oraz kwoty zwrotu podatku akcyzowego do wykorzystania w okresie, za który składane jest sprawozdanie (130636,80 zł zamiast 206332,70 zł), a w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego za okres za okres od 1 do 31października 2013 r. kwoty dokonanego zwrotu podatku akcyzowego w poprzednim okresie sprawozdawczym roku, za który jest składane sprawozdanie (wskazano 50510,22 zł zamiast 62678,50 zł). 8. Nieprawidłowe określenie w rocznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym za rok 2013 liczby złożonych wniosków o zwrot podatku akcyzowego (wskazano 449 zamiast 621), łącznej powierzchni użytków rolnych zgłoszonej przez producentów rolnych we wnioskach, (3107,0256 ha, zamiast 3099,765 ha) oraz łącznej kwoty rocznego limitu (253843,99 zł zamiast 253250,80 zł); powyższe błędy przeniesiono do rocznego rozliczenia dotacji za 2013 r. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono: 1. Brak adnotacji o treści przyjęto w dniu... do zwrotu części podatku akcyzowego na dwóch fakturach VAT stanowiących załączniki do wniosku, na podstawie którego wydano w pierwszej turze 2013 r. decyzję oznaczoną RPŚ.I.222.2013. Ponadto na wszystkich załączonych fakturach VAT nie stwierdzono przy ww. adnotacji podpisu upoważnionego pracownika. Obowiązek umieszczania adnotacji na fakturach VAT załączonych do wniosków o zwrot podatku akcyzowego przez upoważnioną do tego osobę wynika z art. 6 ust. 4 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego. Mając na uwadze, że faktury powinny być przyjmowane przez osoby dysponujące stosownym upoważnieniem, konieczne jest opatrywanie takiej adnotacji podpisem osoby, która dokonała czynności. 2. Brak pieczęci urzędu oraz podpisu osoby przyjmującej wniosek, wymaganych przez wzór formularza stanowiący załącznik do rozporządzenia w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego we wszystkich poddanych kontroli sprawach z pierwszej tury 2013 r. 3. Brak w okresowych i rocznych sprawozdaniach rzeczowo-finansowych oraz rozliczeniach dotacji za rok 2013 r. czytelnego podpisu osoby upoważnionej do ich złożenia. Istotą czytelnego podpisu jest możliwość identyfikacji osoby, która go złożyła. Przyjmuje się, że czytelny podpis oznacza imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego. Zgodnie z wzorami okresowych i rocznych rozliczeń dotacji celowej oraz sprawozdań rzeczowo-finansowych z realizacji wypłat producentom rolnym zwrotu podatku akcyzowego, stanowiącymi załączniki nr 1, 2, 3 i 4 do rozporządzenia w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej, nadesłane do wojewody dokumenty powinny zostać opatrzone pieczęcią i czytelnym podpisem wójta. 5

4. Niezgodności wynikające ze składanych przez producentów rolnych podań/braki we wnioskach, takie jak: a) niewskazanie numeru PESEL albo numeru dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość wnioskodawcy będącego osobą fizyczną w jednej sprawie z pierwszej tury 2013 r. zakończonej wydaniem decyzji oznaczonej RPŚ.I.341.2013 oraz jednej sprawie z drugiej tury 2013 r. zakończonej wydaniem decyzji oznaczonej FN.IV.3153.71.2013; w opisanych przypadkach wnioskodawca wskazał numer NIP, b) wskazanie niewłaściwego roku określającego stan ewidencji gruntów i budynków w oświadczeniu o powierzchni użytków rolnych w dwóch sprawach z pierwszej tury 2013 r. zakończonych wydaniem decyzji oznaczonych RPŚ.I.239.2013 oraz RPŚ.I.256.2013, c) niewskazanie w oświadczeniu o powierzchni użytków rolnych nazwy gminy, w której objęte wnioskiem grunty są położone w jednej sprawie z pierwszej tury 2013 r. zakończonej wydaniem decyzji oznaczonej RPŚ.239.2013, d) niewskazanie liczby załączników w części wniosku dotyczącej informacji o załącznikach w dwóch sprawach z pierwszej tury 2013 r. zakończonych wydaniem decyzji oznaczonych RPŚ.I.273.2013 i RPŚ.I.341.2013, e) wystąpienie rozbieżności pomiędzy liczbą faktur VAT wskazanych w trzech wnioskach producentów rolnych złożonych w pierwszej turze 2013 r., na podstawie których wydano decyzje oznaczone RPŚ.I.137.2013, RPŚ.I.222.2013, RPŚ.I.239.2013, oraz w jednym wniosku złożonym w drugiej turze 2013 r., na podstawie którego wydano decyzję oznaczoną FN.IV.3153.57.2013, a liczbą załączników znajdujących się w aktach. Przedstawiając powyższe informuję, że ustalenia kontroli wskazują na brak zachowania należytej staranności przy weryfikacji wniosków, wydawaniu objętych badaniem decyzji oraz sporządzaniu wniosków gminy o dotację celową, a także sprawozdań rzeczowo-finansowych i rozliczeń z wykorzystania dotacji, co skutkowało powstaniem opisanych powyżej uchybień i nieprawidłowości. W związku z powyższym realizację zadania w przedmiocie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w zakresie: - weryfikacji kompletności wniosków producentów rolnych oraz terminowości ich składania, zachowania właściwości miejscowej i rzeczowej organu, terminowości wydawania decyzji, kompletności wniosków gminy o przekazanie dotacji celowej oraz terminowości składania przedmiotowych wniosków, terminowości wypłat zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym oraz terminowości podawania do publicznej wiadomości wykazu podmiotów, którym 6

udzielono pomocy publicznej, kompletności okresowych i rocznych sprawozdań rzeczowofinansowych i rozliczeń dotacji z realizacji wypłat zwrotu podatku ocenia się pozytywnie, - weryfikacji kompletności i zgodności załączników opisanych we wnioskach z dołączonymi dokumentami ocenia się pozytywnie z uchybieniami, - kompletności decyzji oraz prawidłowości rozpatrzenia wniosku, rzetelności sporządzenia wniosków o przekazanie dotacji oraz okresowych i rocznych sprawozdań rzeczowofinansowych i rozliczeń dotacji z realizacji wypłat zwrotu podatku ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Wskazywania w decyzjach ustalających zwrot podatku akcyzowego uzasadnienia prawnego, zgodnie z art. 107 1 k.p.a. 2. Określania w rozstrzygnięciach decyzji ustalających zwrot części limitu pozostałej do wykorzystania, zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego, a w przypadkach, gdy ze zgromadzonych w postępowaniu dowodów wynika taka konieczność informacji o odmowie zwrotu podatku akcyzowego ponad roczny limit, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego oraz art. 104 2 k.p.a. 3. Określania w wydawanych decyzjach wysokości limitu zwrotu podatku akcyzowego zgodnie z art. 4 ust. 2 ww. ustawy. 4. Określania wysokości zwrotu podatku akcyzowego w wydawanych decyzjach zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego, a w przypadku decyzji oznaczonych RPŚ.I.86.2013, RPŚ.I.103.2013, FN.IV.3153.85.2013 i RPŚ.I.239.2013, przyznających producentom rolnym zwrot podatku w nieprawidłowej wysokości rozważenia ich weryfikacji w jednym z trybów nadzwyczajnych określonych w k.p.a. 5. Rzetelnego sporządzania wniosków o przekazanie gminie dotacji na postępowanie w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku akcyzowego, a także okresowych oraz rocznych sprawozdań rzeczowo-finansowych, stosownie do 2 i 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej. Ponadto zwracam uwagę Pana Wójta na potrzebę: weryfikacji wniosków o zwrot podatku akcyzowego składanych przez producentów rolnych pod kątem prawidłowości i kompletności ich wypełnienia, zgodnie z art. 6 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego, a w przypadku stwierdzenia niezgodności wzywania wnioskodawców do złożenia wyjaśnień w trybie art. 50 k.p.a., 7

umieszczania na oryginałach faktur VAT adnotacji o treści: przyjęto w dniu... do zwrotu części podatku akcyzowego wyłącznie przez osoby posiadające stosowne upoważnienie, zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego oraz opatrywania ww. adnotacji podpisem osoby, która dokonała czynności, zamieszczania na okresowych i rocznych rozliczeniach dotacji oraz sprawozdaniach rzeczowofinansowych czytelnego podpisu wójta, a na wnioskach o zwrot podatku akcyzowego podpisu pracownika przyjmującego ww. wnioski oraz pieczęci urzędu, zgodnie z wzorem formularza stanowiącego załącznik do rozporządzenia w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego. W związku ze zwrotem na konto Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie kwoty dotacji celowej na postępowanie w sprawie zwrotu podatku akcyzowego pobranej w nadmiernej wysokości odstępuje się od wydania zalecenia pokontrolnego we wskazanym zakresie. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 9 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Wójta do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wykorzystania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 9 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 8