WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Załącznik nr 10 do Regulaminu konkursu Dodatkowe wyjaśnienia 1. Wydatki niekwalifikowane Należy mieć na uwadze, iż niekwalifikowane w ramach działania 5.1 B System oświaty są m. in.: wydatki związane z budową sieci dostępowej, wydatki związane z bieżącą eksploatacją i utrzymaniem obiektów oraz wyposażenia, zakup środków transportu, wydatki związane z informatyzacją systemu zarządzania placówką np. zakup sprzętu informatycznego i oprogramowania dla potrzeb administracyjnych i księgowych placówki, wydatki na obiekty sportowe nie służące placówkom oświaty do działalności edukacyjnej (wsparcie tego rodzaju obiektów przewidziane jest w działaniu 5.3 Infrastruktura sportowa i rekreacyjna), wydatki na roboty budowlane i/lub wyposażenie w zakresie pomieszczeń, w których prowadzona jest administracja podmiotu wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia ruchomego, nie stanowiących środków trwałych. Wydatki związane z zakupem wyposażenia mogą zostać uznane jako koszt kwalifikowany projektu pod warunkiem, że służyć będą celom dydaktycznym. Możliwe jest zatem dofinansowanie wyposażenia sal dydaktycznych w sprzęt niezbędny do prowadzenia zajęć (ławki, krzesła, szafki, komputery wraz z oprogramowaniem itp.). Niekwalifikowalne są wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia ruchomego: - nie stanowiących środków trwałych oraz - poniżej 1500 zł, tj. niekwalifikowany będzie jednorodny asortyment na poziomie faktury (pozycje na jednej fakturze) o wartości mniejszej niż 1500 zł brutto. Powyższe zasady oznaczają, iż w przypadku np. zakupu krzeseł tego samego rodzaju, gdzie jedno krzesło ma cenę 150 zł brutto, kwalifikowanym wydatkiem będzie zakup 10 takich krzeseł na łączną wartość 1500 zł brutto. Niekwalifikowalny będzie wydatek na zakup 9 krzeseł na łączną wartość 1350 zł, gdyż łączna wartość jest mniejsza niż określony próg wynoszący 1500 zł. 2. Czy wydatkiem kwalifikowanym projektu obejmującego modernizację i wyposażenie hali sportowej, będzie zakup strojów sportowych do reprezentacji szkoły? Nie, zakup strojów nie będzie wydatkiem kwalifikowanym projektu. Kosztu zakupu strojów nie można uznać za niezbędny dla realizacji projektu ponieważ nie mają one wpływu na 1
funkcjonowanie obiektu, a związane są z bieżącą działalnością szkoły (udział w różnego rodzaju imprezach sportowych). 3. Czy, gdy przedmiotem wniosku jest remont przedszkola, w zakres rzeczowy projektu może wchodzić wyposażenie placu zabaw służące dzieciom oraz zieleń? Projekty realizowane w ramach wspomnianego działania mogą dotyczyć nie tylko obiektów dydaktycznych, ale także obiektów infrastruktury towarzyszącej. W związku z powyższym wydatki obejmujące zagospodarowanie terenu otaczającego budynki (np. budowa/wyposażenie placu zabaw, zieleń na placu), stanowiące element wniosku o dofinansowanie, mogą zostać uznane za kwalifikowane w ramach wspomnianego działania. 4. Czy kwalifikowane są wydatki w odniesieniu do pomieszczeń, zajmowanych przez administrację szkoły? Nie, wydatki na roboty budowlane i/lub wyposażenie w zakresie pomieszczeń, w których prowadzona jest administracja podmiotu, w tym np. sekretariat, gabinet dyrektora są wydatkami niekwalifikowanymi. Przykład: wydatkiem niekwalifikowanym będą koszty montażu nowej podłogi, czy malowanie ścian w pokoju dyrektora placówki, zakup komputera do sekretariatu. 5. Czy wszystkie koszty można zaliczyć do kosztów kwalifikowalnych w sytuacji, gdy dana infrastruktura będzie wykorzystywana w ramach publicznego systemu oraz komercyjnie np. sale lekcyjne w zmodernizowanym budynku szkoły wynajmowane będą prywatnej szkole językowej lub szkole nauki jazdy? Opracowane przez Instytucję Koordynującą RPO Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Stanowisko w sprawie sposobu oceny występowania pomocy publicznej w projektach z zakresu edukacji przewidzianych do dofinansowania w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych z dnia 1 kwietnia 2010 r. zawiera zapisy stanowiące, iż w sytuacji gdy na infrastrukturze wytworzonej w ramach projektu będzie prowadzona działalność wykraczająca poza cele statutowe finansowane ze środków publicznych należy zastosować mechanizm ograniczający wielkość wsparcia. Instytucja Koordynująca RPO zaproponowała przyjęcie rozwiązania, zgodnie z którym przyznanie środków będzie dokonywane w sposób proporcjonalny do zakresu, w jakim infrastruktura wytworzona w ramach projektu będzie wykorzystywana do zadań podstawowych (wydatki kwalifikowalne proporcjonalnie). W ramach powyższego proponuje się rozważenie dwóch sposobów wyliczania proporcji, w jakiej dana infrastruktura będzie wykorzystywana w ramach publicznego systemu oraz komercyjnie: a) na podstawie szacunkowej kalkulacji proporcji, w jakiej dana infrastruktura będzie wykorzystywana w ramach systemu finansowanego ze środków publicznych i komercyjnie (na przykład w przypadku sal lekcyjnych wyliczenia osobogodzin tj. liczba osób korzystających pomnożona przez liczbę godzin planowanych do wykorzystania w ramach systemu publicznego i komercyjnie), 2
b) na podstawie kalkulacji proporcji przychodów uzyskiwanych ze środków publicznych oraz przychodów uzyskiwanych w związku z działalnością komercyjną (w zakresie, w jakim dotyczy to przedmiotu projektu). Zadeklarowany przez wnioskodawcę stosunek działalności komercyjnej do działalności publicznej związanej z infrastrukturą wytworzoną w ramach projektu będzie musiał być utrzymany w okresie trwałości projektu, tak aby nie doszło do nadmiernego wykorzystania infrastruktury do działalności komercyjnej. Stanowisko w sprawie sposobu oceny występowania pomocy publicznej w projektach z zakresu edukacji przewidzianych do dofinansowania w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych dostępne jest na stronie internetowej http://www.wrota.podkarpackie.pl /pl/rpo/vademecum 6. Zasady wnoszenia i rozliczania dodatkowych źródeł zewnętrznych w montażu finansowym projektu Wnoszenie dodatkowych źródeł finansowania wydatków kwalifikowanych do montażu finansowego w projekcie Wnoszenie dodatkowych źródeł finansowania wydatków kwalifikowanych do montażu finansowego w projekcie jest dozwolone na warunkach przedstawionych poniżej. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych, wkład krajowy w projekcie nie może w 100% pochodzić z dodatkowych źródeł zewnętrznych (np. PFRON, Fundusz Rozwoju Kultury Fizycznej, itd.) jednostki te muszą przynajmniej 5% całkowitych kosztów projektu wnieść ze środków własnych lub pożyczek. Pozostali wnioskodawcy mogą natomiast wkład krajowy w projekcie wykazać w całości z dodatkowych pozyskanych dotacji, dotacje wymagają udokumentowania - wnioskodawca zobowiązany jest przedstawić wraz z wnioskiem o dofinansowanie umowę dotacji lub decyzję, potwierdzającą fakt pozyskania zadeklarowanego we wniosku o dofinansowanie dodatkowego źródła zewnętrznego, dotacje udzielone z budżetu Województwa Podkarpackiego lub z innych źródeł (np. PFRON), będących w dyspozycji jednostek organizacyjnych województwa podkarpackiego i Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wymagają pisemnego potwierdzenia ze strony podmiotu udzielającego dotacji, iż dotacja ta może stanowić część wkładu własnego w projekcie. Pisemne potwierdzenie należy przedstawić wraz z wnioskiem o dofinansowanie, pozostałe dotacje (np. z budżetu Ministra Sportu i Turystyki) nie wymagają ww. potwierdzenia. W przypadku jednak, gdy umowa dotacji lub decyzja zawierałaby zapis zakazujący wykorzystania dotacji, jako wkładu własnego w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE, wówczas taka dotacja nie będzie mogła zostać włączona w montaż finansowy projektu, dodatkowe dotacje należy uwzględnić przy zachowaniu warunków określonych powyżej - we wniosku o dofinansowanie (tab. D.7 i D.8 Źródła finansowania kosztów). 3
Rozliczanie dodatkowych źródeł finansowania wydatków kwalifikowanych w ramach wniosków o płatność Przy rozliczaniu wniosków o płatność, na poziomie faktury nie ma konieczności zachowania montażu finansowego określonego w umowie o dofinansowanie, tj. możliwe jest wykazanie we wniosku o płatność faktur zapłaconych nawet w 100% z dodatkowej pozyskanej przez beneficjenta dotacji. Konieczne jest jednak zachowanie montażu finansowego wynikającego z umowy o dofinansowanie na poziomie danego wniosku o płatność. Wszelkie faktury zapłacone przez beneficjenta ze środków zewnętrznych, gdzie udział tych środków w danej fakturze przewyższa udział wkładu krajowego w projekcie powinny być skumulowane we wniosku o płatność z fakturami nie płaconymi z takiej dotacji, tak, by w sumie we wniosku o płatność łączny udział tych dotacji nie przewyższał %-owego udziału krajowego w projekcie. Na przykład w projekcie, w którym dofinansowanie z RPO WP wynosi 70% wydatków kwalifikowanych, a pozostałe 30% to wkład krajowy (w całości dotyczący wydatków kwalifikowanych) możliwe jest ujęcie we wniosku o płatność wydatków w 100% sfinansowanych z zewnętrznego źródła krajowego (faktura 1 i faktura 2) w poniższy sposób: Wniosek o płatność Źródło, z którego sfinansowano RAZEM wydatki objęte fakturami, przed ich refundacją ze środków RPO WP krajowa dotacja zewnętrzna środki własne beneficjenta faktura 1 150 000,00 zł 0,00 zł 150 000,00 zł faktura 2 150 000,00 zł 0,00 zł 150 000,00 zł faktura 3 0,00 zł 100 000,00 zł 100 000,00 zł faktura 4 0,00 zł 100 000,00 zł 100 000,00 zł faktura 5 0,00 zł 500 000,00 zł 500 000,00 zł SUMA 300 000,00 zł 700 000,00 zł 1 000 000,00 zł 30% 70% Wydatki nie podlegające refundacji ze środków RPO WP Wydatki, które mogą być zrefundowane w 100% ze środków RPO WP 7. Realizacja projektu siłami własnymi Ponieważ realizacja projektu tzw. siłami własnymi od początku realizacji RPO jest problematyczna i powoduje liczne trudności (brak możliwości weryfikacji spełnienia zasady racjonalności wydatku, liczne braki i wady w dokumentacji potwierdzającej wykonanie prac i poniesienie wydatków), w ramach niniejszego konkursu nie ma możliwości realizacji projektu siłami własnymi. 8. Wskazówki dotyczące wskaźników produktu i rezultatu Należy zwrócić uwagę, iż konieczne jest uzupełnienie we wniosku o dofinansowanie wszystkich wskaźników z rozwijanej listy umieszczonej we wniosku, które odpowiadają 4
zakresowi rzeczowemu projektu. Oznacza to np., że w przypadku, gdy projekt obejmuje swymi rezultatami wyłącznie uczniów z terenów wiejskich, to we wniosku o dofinansowanie muszą w tym względzie zostać ujęte dwa nw. wskaźniki: - Wskaźnik kluczowy: R.75.1.1 infrastruktury wspartej w wyniku realizacji. - Wskaźnik regionalny: RR.75.1.4 korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji, Ponieważ w powyższym przykładzie projekt obejmuje swymi rezultatami wyłącznie uczniów z terenów wiejskich, oba ww. wskaźniki będą miały identyczną wartość. Takie ujęcie wskaźników zapewni prawidłową agregację danych na potrzeby sprawozdań kierowanych do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i Komisji Europejskiej, w których sumuje się wielkości poszczególnych wskaźników. Pominięcie jednego ze wskaźników (najczęściej popełniany błąd polega na podaniu wyłącznie wskaźnika szczegółowego, tutaj: Liczba uczniów z terenów wiejskich korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji, z pominięciem wskaźnika ogólnego: infrastruktury wspartej w wyniku realizacji ) powoduje nieprawidłową agregację danych na poziomie programu, gdyż w takim wypadku wartość wskaźnika liczby uczniów ogółem nie zawiera w sobie, w których nie wykazano tego właśnie wskaźnika ogólnego, a jedynie szczegółowy, związany z uczniami z terenów wiejskich. Przykłady skutków braku ujęcia wskaźników we wniosku o dofinansowanie POZIOM PROJEKTÓW SUMA NA POZIOMIE PROGRAMU Projekt 1 Projekt 2 infrastruktury wspartej w wyniku realizacji korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji infrastruktury wspartej w wyniku realizacji Nie podano we wniosku o dof. 100 os. 500 os. JEST: infrastruktury wspartej w wyniku realizacji 500 os., korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji 350 os. POWINNO BYĆ: korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji 250 os. infrastruktury wspartej w wyniku realizacji 600 os., korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji - 350 os. Ponadto wybierając wskaźniki kluczowe należy mieć na uwadze, iż wskaźnikom produktu o kodzie P.75.1 odpowiada wskaźnik rezultatu o kodzie R.75.1 (analogicznie w przypadku wskaźników P.75.2 i R.75.2). 5
W związku z powyższym w przypadku projektu polegającego np. na: 1) dobudowie skrzydła szkoły podstawowej - należy wybrać wskaźnik kluczowy produktu P.75.1.3 Liczba przebudowanych obiektów infrastruktury szkół wyższych/szkół i odpowiadający mu wskaźnik kluczowy rezultatu R.75.1.1 infrastruktury wspartej w wyniku realizacji 2) zakupie wyposażenia dydaktycznego - należy wybrać wskaźnik kluczowy produktu P.75.2.2 Liczba szkół doposażonych w sprzęt na potrzeby dydaktyki i odpowiadający mu wskaźnik kluczowy rezultatu R.75.2.2 infrastruktury dydaktycznej wspartej w wyniku realizacji 3) równocześnie dobudowie skrzydła szkoły podstawowej i zakupie wyposażenia dydaktycznego należy wybrać wszystkie wskaźniki kluczowe wskazane w pkt. 1) i 2). Nr kat int. Nazwa kategorii interwencji Kod typu projek tu Nazwa typu Kod wskaźnika produktu Nazwa wskaźnika produktu j.m. Kod wskaźnika rezultatu Nazwa wskaźnika rezultatu j.m. P.75.1.1 Liczba wybudowanych obiektów infrastruktury szkół wyższych/szkół 75 Infrastruktura systemu oświaty 75.1 Budowa/Przebudo wa obiektów infrastruktury szkolnictwa wyższego/pozostał ych szkół P.75.1.2 P.75.1.3 Liczba obiektów infrastruktury szkół wyższych/szkół zapewniających dostęp dla osób niepełnosprawnych Liczba przebudowanych obiektów infrastruktury szkół wyższych/szkół R.75.1.1 Liczba uczniów korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku realizacji osoby 75.2 Wyposażenie w aparaturę naukowobadawczą na potrzeby dydaktyki P.75.2.2 Liczba szkół doposażonych w sprzęt na potrzeby dydaktyki R.75.2.2 Liczba uczniów korzystających z infrastruktury dydaktycznej wspartej w wyniku realizacji osoby 9. Wskazówki dotyczące kosztów dokumentacji Określając kategorie wydatków związane z przygotowaniem dokumentacji, należy pamiętać, iż zawężenie nazwy kategorii wydatków do konkretnego dokumentu opisanego w przepisach prawa (np. projekt budowlany) uniemożliwia rozliczenie kosztu jakiegokolwiek innego niż projekt budowlany dokumentu (np. kosztorysu, przedmiaru, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru). Dlatego prosi się, by albo w sposób wyczerpujący wymienić w ramach odrębnych kategorii kosztów wszystkie dokumenty, w tym m. in: - Projekt budowlany, - Projekt wykonawczy, - Mapa do celów projektowych, - Kosztorys, - Przedmiar, - Specyfikacja techniczna wykonania i odbioru, - SIWZ, 6
- Opłaty za uzgodnienia przez ZUD, albo zastosować jedną ogólną kategorię, np. Dokumentacja (techniczna i przetargowa). 10. Wydatki bieżące, wydatki majątkowe W przypadku uzyskania dofinansowania, na etapie kontraktacji projektu każdy beneficjent zobowiązany jest określić właściwą klasyfikację budżetową wydatków. Kilkakrotnie zdarzało się, iż beneficjenci określali wydatki w projekcie, jako bieżące. W niemal wszystkich tych przypadkach, na późniejszym etapie realizacji projektu wnioskowali o zmianę klasyfikacji wydatków na majątkowe, co niejednokrotnie okazało się z uwagi na zamknięcie roku budżetowego niemożliwe do wykonania poprzez przeksięgowanie. Występowały także przypadki odwrotne, gdy na etapie realizacji projektu wnioskowano o wydatki inwestycyjne, podczas gdy wydatki ponoszone były jako bieżące np. wydatki na remonty. Prosi się z tych względów o przemyślenie klasyfikacji budżetowej celem uniknięcia problemów związanych z ewentualną zmianą. 11. Projekty realizowane w partnerstwie W przypadku realizowanych w partnerstwie partnerów należy wybierać zgodnie z art. 28a ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z późn. zm. Szczegółowe uregulowania ww. kwestii zawierają Wytyczne w zakresie zawierania umów / porozumień o partnerstwie dla realizowanych w ramach osi priorytetowych II VII Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013 dostępne na stronie internetowej www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum. 7