Umowa nr Załącznik nr 4 zawarta w dniu r. w Nowym Targu pomiędzy: Gminą Miasto Nowy Targ ul. Krzywa 1, 34-400 Nowy Targ, NIP: 735-001-40-12, Regon: 000523956, reprezentowaną przez: Pana mgr Grzegorza Watychę Burmistrza Miasta Nowy Targ, zwaną dalej Zamawiającym a firmą..... z siedzibę w. ul. NIP: Regon: reprezentowaną przez:...... zwaną w dalszym ciągu umowy "Wykonawcą", została zawarta umowa o następującej treści: 1. 1. Niniejsza umowa zawierana jest w związku z realizacją przez Gminę Miasto Nowy Targ projektu pn. pt. Elektroniczne usługi przyszłością funkcjonowania Gminy Miasto Nowy Targ w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa 2. Cyfrowa Małopolska, Działanie 2.1 E- administracja i otwarte zasoby, Poddziałanie 2.1.1 Elektroniczna administracja 2. Do niniejszej umowy nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) na podstawie art. 4 pkt. 8 powyższej ustawy. 3. Zamawiający powierza Wykonawcy a Wykonawca przyjmuje do wykonania Świadczenie usługi Inżyniera Projektu wraz z pomocą doradczą w ramach projektu pn. pt. Elektroniczne usługi przyszłością funkcjonowania Gminy Miasto Nowy Targ. Szczegółowy zakres obowiązków Inżyniera Projektu określony został w załączniku nr 1 stanowiącym integralną część niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania warunków i zasad wnikających z Wytycznych w zakresie realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do udzielania Zamawiającemu, wszelkich wiadomości o przebiegu realizacji prac i umożliwienia dokonywania kontroli prawidłowości wykonania zakresu obowiązków wynikających z umowy. 2. 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług Inżyniera Projektu od dnia zawarcia 1
umowy do 29.06.2018 roku. 2. Strony dopuszczają zmianę terminu wykonania umowy w przypadku zmiany terminu okresu realizacji projektu i rozliczenia końcowego pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym. Zmiana terminu realizacji umowy pozostaje bez wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy. 3 1. Ze strony Wykonawcy osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy są:...dostępna/y pod nr telefonu.... i adresem mailowym:........dostępna/y pod nr telefonu.... i adresem mailowym:..... 2. Ze strony Zamawiającego osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy są:...dostępna/y pod nr telefonu...... i adresem mailowym:........dostępna/y pod nr telefonu.... i adresem mailowym:..... 3. Osoby odpowiedzialne za realizację umowy upoważnione są do uzgadniania bieżących spraw związanych z umową. Wszelkie istotne szczegóły mające wpływ na realizację projektu ustalane będą w formie pisemnej (e-mail). 1. Zamawiający zobowiązuje się do: 4 1) wydania Wykonawcy dokumentacji dot. realizacji projektu takiej jak: umowa o dofinansowanie, dokumentacja techniczna, wniosek o dofinansowanie; 2) współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji Umowy, a w szczególności do: umożliwienia Wykonawcy pracy na swoim terenie oraz uzgadniania z Wykonawcą rozwiązań problemów pojawiających się w trakcie realizacji Umowy; 3) zapewnienia współpracy pomiędzy innymi podmiotami realizującymi zadania w ramach projektu i pracownikami Zamawiającego w godzinach pracy Zamawiającego. 2. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zrealizowania usług określonych w niniejszej Umowie, zgodnie z Wytycznymi obowiązującymi dla projektów realizowanych w ramach EFRR na lata 2014-2020, z zachowaniem przepisów polskiego i europejskiego prawa, w szczególności prawa zamówień publicznych; 2) bieżącego informowania Zamawiającego o stanie realizacji projektu w szczególności o zdarzeniach i okolicznościach, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację projektu; 3) wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy z zachowaniem 2
najwyższej staranności i terminowości; 4) należytego zabezpieczenia i przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących realizacji umowy i przekazywania ich bez zbędnej zwłoki Zamawiającemu. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych tekst jednolity z dnia 28 czerwca 2016 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). 4. Wszystkie informacje dotyczące działalności Zamawiającego włączając w to zebrane dane i inne materiały zebrane w trakcie realizacji umowy pozostają poufne i nie mogą być przekazywane osobom trzecim, jak i wykorzystywane do celów innych niż określone w niniejszej umowie. 5 1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie... netto +...% podatek VAT, co stanowi kwotę brutto w wysokości:......zł (słownie:.......złotych 00/100), zgodnie ze złożoną ofertą. 2. Wynagrodzenie uzgodnione w formie jak wyżej obejmuje wszelkie koszty Wykonawcy związane z wykonaniem umowy i jest niezmienne. 3. Zamawiający dopuszcza fakturowanie częściowe, jednak nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. 4. Suma wystawionych faktur częściowych nie może przekroczyć 80% wynagrodzenia umownego, o którym mowa w ust. 1. Pozostałe 20% wartości wynagrodzenia umownego zostanie wypłacone Wykonawcy po końcowym odbiorze przedmiotu umowy. 5. Podstawą do wystawienia faktury częściowej jest sprawozdanie okresowe przyjęte przez Zamawiającego, które powinno zwierać między innymi: 1) opis postępu prac w ramach projektu, 2) zaangażowanie finansowe z podziałem na kategorię prac objętych projektem w powiązaniu z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu, 3) wynikłe w tym okresie problemy wraz z podjętymi środkami zaradczymi, 4) planowane działania do czasu przedstawienia kolejnego sprawozdania okresowego. 5) protokół odbioru częściowego podpisany przez Zamawiającego oraz Wykonawcę. 6. Podstawą do wystawienia faktury końcowej jest sprawozdanie końcowe przyjęte przez zamawiającego, które powinno zwierać m.in: 1) elementy sprawozdania okresowego, o których mowa w ust. 5, 2) krótki opis zrealizowanych prac w ramach projektu, 3) końcowe rozliczenie robót (rzeczowe i finansowe), 4) podsumowanie projektu, 5) Protokół odbioru końcowego podpisany przez Zamawiającego oraz Wykonawcę. 3
7. Dokumenty, o których mowa w ust. 5 i 6 powinny zostać złożone przez Wykonawcę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. 8. Faktury będą płatne w terminie 30 dni od daty wpływu do Zamawiającego faktury. Za termin zapłaty ustala się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Płatność nastąpi przelewem na konto bankowe Wykonawcy określone na fakturze. 9. Wierzytelność wynikająca z niniejszej umowy nie może być przedmiotem cesji na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego. 10. Zamawiający oświadcza, że został zarejestrowany jako podatnik podatku od towarów i usług NIP: 735-001-40-12. Faktura VAT powinna zostać wystawiona na: Gmina Miasto Nowy Targ, ul. Krzywa 1, 34-400 Nowy Targ. 11. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując przedmiot umowy nie naruszy praw autorskich osób trzecich. 12. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania, tak w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej zakończeniu, tajemnicy, co do wszystkich danych i informacji nieujawnionych do informacji publicznej pozyskanych przy wykonywaniu niniejszej umowy, a także innych informacji mogących mieć charakter poufny, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy. 13. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy współfinansowane jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. 6 1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją przedmiotu umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kar umownych za rozwiązanie umowy z winy Wykonawcy 30% wartości umownej wynagrodzenia wskazanej w 5 ust. 1 bez względu na przyczynę odstąpienia. 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi on odpowiedzialność, w wysokości 30% wynagrodzenia umownego, za wyjątkiem sytuacji zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 4. Z wynagrodzenia Wykonawcy zostaną potrącone należne Zamawiającemu z tytułu niniejszej umowy kary umowne lub odszkodowania. 5. W przypadku, gdy szkoda spowodowana niewykonaniem obowiązku wynikającego z niniejszej umowy przekracza wysokość kar umownych, poszkodowana tym Strona może, niezależnie od kar umownych, dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. 7 1. Umowa może być rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym tylko w przypadku niezrealizowania warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę. 2. W przypadku zmian przepisów bezwzględnie obowiązujących, na które umowa się powołuje, a w szczególności przepisów dotyczących stawki podatku od towarów 4
i usług, postanowienia niniejszej umowy podlegają automatycznie zmianie. Wszelkie inne zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia, gdy jest ona spowodowana: 4. wprowadzeniem zmian w obowiązujących przepisach prawnych mających wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, 5. zmianami terminu realizacji projektu wprowadzone aneksem do umowy o dofinansowanie. 6. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 7. Sądem właściwym dla rozstrzygnięcia ewentualnych sporów będzie Sąd Rejonowy w Nowym Targu. 8. Umowa niniejsza sporządzona została w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 egzemplarzu dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 5
Szczegółowy zakres obowiązków Inżyniera Projektu Załącznik nr 1 1. Bieżące doradzanie Zamawiającemu w zakresie metodyki zarządzania projektem tj: 1) organizacji i zarządzania projektem, 2) sposobie jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem, 3) wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w ramach projektu, 4) identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych. 2. Wsparcie Zamawiającego jako członka komisji Przetargowej w procedurze wyboru Wykonawców w ramach zamówień publicznych w zakresie: 1) czynności związanych z przygotowaniem postępowania, a w tym: określenia wspólnie z Zamawiającym szacunkowej wartości zamówienia, 2) opracowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia(SIWZ), a w tym: a) wyboru trybu postępowania, b) właściwego określenia przedmiotu zamówienia ( zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz wymogami prawa zamówień publicznych), c) właściwego określenia warunków udziału w postępowaniu w sposób nienaruszający zasady równego traktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji, a jednocześnie pozwalający na wyłonienie kręgu wykonawców dających rękojmię prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, d) właściwego określenia kryteriów oceny ofert aby przy możliwie jak najlepszym bilansie ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia możliwy był wybór oferty najkorzystniejszej, e) sporządzenia projektu (wzoru) umowy w sprawie zamówienia publicznego, 3) czynności podejmowanych przez Zamawiającego w toku postępowania, a w tym: a) udzielanie odpowiedzi (w przeciągu max. 2 dni roboczych od dnia przekazania przez zamawiającego zapytań wykonawców) w porozumieniu z autorem dokumentacji technicznej na zapytania wykonawców dot. części technicznej projektu na etapie wyboru Wykonawcy rzeczowej realizacji projektu, b) wskazanie możliwych działań w zakresie postępowania odwoławczego, c) rozstrzyganie innych problemów prawnych pojawiających się w toku postępowania oraz przygotowanie pism i decyzji w tym zakresie, 4) czynności związanych z badaniem i oceną ofert, a w tym: a) sporządzenie ewentualnych informacji o wykluczeniu z postępowania, b) sporządzanie ewentualnych informacji o odrzuceniu oferty, c) udział w wyborze oferty najkorzystniejszej, 3. Opracowanie szczegółowego planu realizacji i wdrożenia Projektu, w tym: 1) przygotowanie harmonogramu prac w Projekcie w szczególności uwzględniających optymalną realizację prac projektowych, uzyskanie ewentualnych zgód/decyzji 6
administracyjnych, 2) uczestniczenie w naradach koordynacyjnych, organizowanych przez zamawiającego co najmniej raz w miesiącu, proponowanie rozstrzygnięć w przypadku zgłaszanych przeszkód związanych z realizacją i wdrażaniem Projektu. 4. Nadzorowanie terminowości oraz poprawności realizacji projektu przez Wykonawcę zgodnie z opracowanym harmonogramem oraz dbanie o jego ewentualne uaktualnienia. 5. Wsparcie Zamawiającego na etapie wykonawstwa i odbioru prac projektu w zakresie: 1) kontroli procesu realizacji całego projektu oraz poszczególnych kontraktów, 2) kontroli jakości wykonania projektu co do zgodności z założeniami, dokumentacją techniczną i harmonogramem, 3) monitoringu, kontroli i udziału w odbiorach wykonania poszczególnych kontraktów pod względem technicznym, organizacyjnym i czasowym, 4) wsparcie Zamawiającego w kwestiach technicznych dotyczących realizacji Projektu (w tym nadzór nad integracją systemów dziedzinowych z systemem e-urząd) 5) przegląd i opiniowanie kompletnej dokumentacji po wykonawczej, 6) informowanie Zamawiającego o wszystkich faktach mających znaczenie dla realizacji inwestycji, a zwłaszcza o wszystkich zagrożeniach terminu zakończenia robót/dostaw, 7) informowanie Zamawiającego o wszystkich występujących oraz przewidywanych problemach oraz proponowanie działań zapobiegawczych i naprawczych, 8) kompletowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji uprawniającej do korzystania ze świadczeń gwarancyjnych w zakresie dostarczanego przez Wykonawcę sprzętu, wykonanych prac oraz wdrożonych rozwiązań teleinformatycznych, 9) sporządzaniu okresowych sprawozdań z realizacji projektu i końcowego sprawozdania oraz przedstawianie ich Zamawiającemu, w terminach wzajemnie uzgodnionych, 10) udział w okresowych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego w celu wsparcia Zamawiającego w podejmowaniu bieżących decyzji dotyczących wszystkich zagadnień mających wpływ na postęp realizacji projektu, 11) koordynacja procesu wdrażania systemu oraz prawidłowości zaznajamiania użytkowników z funkcjami oprogramowania, 12) nadzór nad procesem testowania systemu przed odbiorem właściwym, 13) w sytuacji zaistnienia wad niezwłoczne informowanie Zamawiającego oraz Wykonawcy prac oraz wyznaczenia terminu ich usunięcia, 14) skompletowanie 2 egzemplarzy dokumentacji po wykonawczej Projektu z wszystkimi wymaganymi elementami, 15) gromadzenie oraz weryfikowanie certyfikatów licencyjnych oraz innych dokumentów potwierdzających prawo do użytkowania systemów informatycznych oraz usług uruchamianych w ramach Projektu wykorzystanych w Projekcie oraz przekazanie je przedstawicielowi Zamawiającego, 16) weryfikacja zgodności i kompletności dokumentacji dostarczonej przez Wykonawcę 7
oprogramowania (podręcznik użytkownika, podręcznik administratora, instrukcje bezpieczeństwa), 17) współpraca z Wykonawcą systemu podczas przygotowywania i przeprowadzania szkoleń użytkowników i administratorów systemu, 18) uczestniczenie w odbiorze końcowym robót i przygotowanie Protokołu z odbioru końcowego, 19) zawiadamianie przedstawiciela Zamawiającego o wszelkich sprawach odnoszących się do wykonania umów, w tym również ustaleń dotyczących roszczeń Wykonawców, 20) uczestniczenie w kontrolach przeprowadzanych przez organy uprawnione do kontroli oraz dopilnowanie realizacji ustaleń i decyzji dotyczących spraw technicznych podjętych podczas tych kontroli, 21) inne czynności i zadania nie wymienione w niniejszym zakresie, które okażą się konieczne dla prawidłowej technicznej realizacji projektu. 6. Opracowanie założeń polityki rachunkowości dla potrzeb realizacji i rozliczenia projektu uwzględniającej zasady polityki rachunkowości Zamawiającego oraz zasady rozliczania i kwalifikowania wydatków z dofinansowaniem środkami Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 2020. Wszystkie ważne informacje i decyzje niezbędne do realizacji projektu przekazywane między Inżynierem Projektu, a Wykonawcą usług niezbędnych do realizacji projektu wymagają formy pisemnej, aby można uznać je za wiążące. Wszystkie pisma Inżyniera do Wykonawców winny być w kopii przekazywane do wiadomości Zamawiającemu. Usługa Inżyniera Projektu będzie weryfikowana przez Zamawiającego na każdym etapie realizacji. 8